Drobnosti obchodní telefonní komunikace

Umění obchodní komunikace je důležitým aspektem vyjednávání a po mnoho let neztrácí svůj význam. Intenzita obchodní komunikace telefonicky roste z roku na rok. A s rozvojem mobilní komunikace se stává jedním z hlavních způsobů komunikace. Pro získání telefonních dovedností je důležité znát složitost a pravidla obchodní komunikace.

Telefon v moderním světě hraje důležitou roli, protože s ním komunikujeme s rodinou, přáteli, kolegy, managementem a obchodními partnery.

Při rozhovoru s určitým okruhem lidí tedy člověk používá vhodný způsob komunikace a například nikdy nevede dialog se svým šéfem, jako s blízkým přítelem. V této situaci se používá formálnější typ komunikace.

Zaměstnanci, kteří provádějí sociologické průzkumy populace, přijímají hovory od zákazníků nebo jednají telefonicky, by také měli používat obchodní etiketu. Úspěšné telefonní hovory se často stávají klíčem k dobrému obchodnímu vztahu. A dokonce i image společnosti může zcela záviset na schopnosti zaměstnanců vést kompetentní dialogy po telefonu.

V současné době se většina hovorů uskutečňuje přes mobilní zařízení. Pomocí tohoto komunikačního nástroje musíte dodržovat některá pravidla.

• Při obchodním jednání s klientem, v kině, na semináři vždy telefon vypněte nebo jej nastavte do vibračního režimu.
• Mobilní zařízení je citlivější na zvuk než pevný telefon. Proto v situaci, kdy je třeba na veřejném místě vést osobní konverzaci bez vnějších zásahů, můžete mluvit tiše a partner vás určitě uslyší.

• Na telefon neprovádějte hlasitý hovor. Může to vyděsit ostatní.
• Zkuste krátce promluvit. V přítomnosti třetích stran by konverzace neměla trvat déle než 30 sekund, v opačném případě hrozí riziko, že se před osobou někdo nebude dívat. Pokud existují dobré důvody pro telefonní rozhovor, například nemoc příbuzného nebo velká transakce, měli byste o této situaci informovat přítomné.
• Během pracovního oběda se vyhněte telefonickým rozhovorům. Pokud existuje naléhavá potřeba přijmout hovor, měli byste opustit stůl a mluvit na méně přeplněném místě.

Etické standardy v telefonní komunikaci jsou důležité pro efektivní fungování společnosti. Kultura telefonních rozhovorů je zvláštní druh obchodní komunikace. Znalost pravidel etikety pomůže posílit obchodní vztahy a zvýšit ziskovost organizace.

• Je třeba pozdravit osobu, se kterou bude telefonický rozhovor probíhat. Nejvhodnější pro to jsou věty vztahující se k denní době („Dobré ráno“, „Dobré odpoledne“ nebo „Dobrý večer“).
• Během oficiálního telefonního hovoru je důležité sledovat vlastní intonaci. Aby nedošlo k odstrčení partnera, musíte mluvit zdvořile a klidně a vyhýbat se zbytečným emocím.

• Po uvítání se doporučuje představit se a uvést své jméno, postavení a organizaci.
• Pokud zavoláte osobu, měli byste vždy vyjasnit, zda je pro něj nyní vhodné mluvit.
• Podle etických standardů je třeba telefon vyzvednout po druhém nebo třetím hovoru.
• Během rozhovoru nekuřte, nejezte jídlo ani pití.
• Pokud má volající účastník zájem o jiného zaměstnance organizace, musí mu být konverzace přesměrována nebo musí být aktivována pohotovostní funkce.
• V situaci, kdy jste s číslem udělali chybu, se musíte, aniž byste položili příliš mnoho otázek, omluvit partnerovi a okamžitě se rozloučit.
• Nikdy nevolajte brzy ráno, během polední přestávky nebo před koncem pracovního dne.
• Tajemník nebo asistent může místo manažera volat nebo přijímat hovory.

• Partnerovi nebo klientovi můžete zavolat pouze na základě osobního čísla, pokud vám sám dal své kontakty. Ale o víkendech a svátcích jsou taková volání zakázána.
• Jsou chvíle, kdy je konverzace přerušena kvůli špatné komunikaci. V této situaci by měl ten, kdo zavolal první, zavolat zpět.
• Netahejte konverzaci. Dlouhá konverzace může vést partnera a způsobit rozhořčení. Pokud byla komunikace zpožděna, ale účel rozhovoru nebyl dosažen, můžete klienta zavolat zpět další den nebo si domluvit osobní schůzku.
• Po skončení rozhovoru se doporučuje poděkovat partnerovi a zdvořile se s ním rozloučit, poté, co se zeptal, zda má nějaké otázky. Tato jednoduchá akce dokončí konverzaci a podpoří další spolupráci.

Měli byste se pečlivě připravit na telefonický rozhovor a provést řadu konkrétních akcí. Podívejme se na hlavní body podrobněji.

• Volání účastníka je teprve poté, co byl vytvořen jasný plán konverzace. Chcete-li vyloučit drobné detaily, můžete vytvořit grafické nebo schematické náčrtky.
• Zapište důležité otázky, které si budete muset zapamatovat v procesu vyjednávání.
• Připravte dokumenty, které mohou být v procesu komunikace potřebné (korespondence, zprávy, smlouvy).

• Požádejte svého partnera předem o vhodné množství času na uskutečnění hovoru.
• Chcete-li zaznamenané informace zaznamenat, připravte si notebook nebo deník.
• Zjistěte obecný seznam lidí, kteří se budou konverzace účastnit, kontaktovat je podle jména a patronymie.
• Před vytočením čísla zkuste naladit pozitivní náladu, pak by váš emoční stav měl samozřejmě způsobit, že bude lokalizován partner.
• Při telefonním rozhovoru zvažte bezpečnost komunikace v kanceláři, protože cenné informace mohou spadat do rukou konkurentů.

Existují také body, které by měly být v nadcházejícím telefonním rozhovoru vyloučeny.

• Není třeba diskutovat o obchodních záležitostech s neznámým nebo příležitostným člověkem. Je lepší se domluvit.
• Nedoporučuje se vyžadovat rozhodnutí od osoby, která k tomu nemá pravomoc nebo která myslí jinak. Na telefonu může dát souhlas, i když bude proti tomuto rozhodnutí oponent.
• Pokud si nejste jisti, že osoba, se kterou mluvíte, s vámi souhlasí a chce vám pomoci, nestojí to za vyjádření vašich požadavků.

Role telefonu v obchodní komunikaci je dvojí. Velmi často odvádí pozornost od naléhavých úkolů prováděných během dne, ale zároveň urychluje řešení mnoha úkolů. Proto je nutné se naučit principům telefonních rozhovorů, které přispívají k jeho efektivnějšímu využívání.

Je velmi důležité mít k dispozici techniku ​​obchodní komunikace pro zaměstnance, jejichž práce je specifická při telefonických rozhovorech s potenciálními zákazníky. Mnoho společností se snaží od prvních slov navázat kontakt s volajícím, aby se stal skutečným zákazníkem.

Firmy soutěží různými způsoby, aby přilákaly zákazníky. Důležitou fází v propagaci služeb je prodej telefonů, a proto musí manažeři správně a taktně vést dialog se zákazníky, jinak ziskové smlouvy půjdou konkurentům.

Tipy níže vám pomohou uspět v telefonním rozhovoru pro vaši firmu.

• Doporučujeme vám volat osobu, která vám poskytla užitečnou službu. Slova vděčnosti jsou pro budoucí spolupráci velmi důležitá.
• Při rozhovoru se vždy usmívej. Předplatitel jistě ucítí váš úsměv a optimismus.
• V procesu vyjednávání se pokuste předpovídat průběh myšlenek partnera.
• Nikdy nepoužívejte vulgární nebo hovorový slovník. To je v rozporu s kulturou komunikace.
• Používejte výrazy a výrazy, kterým volající rozumí.
• Nezakrývejte sluchátko, pokud s někým mluvíte paralelně. Projevuje se tak neúcta k partnerovi.
• Vysvětlete svou pozici s důvěrou a přesností, protože přesnost je zdvořilost králů.

• Jednání je důležité vést rychle, odpovídat na položené otázky bez prodlení a matoucí návrhy. Pauza může být odůvodněna, pouze pokud odborník hledá dokumentaci nezbytnou pro jednání. Je-li pauza prodloužena, má dotyčná osoba právo přerušit komunikaci.
• V okamžiku telefonické, skutečné nebo virtuální komunikace musíte být velmi zdvořilí. Křičet a mluvit zvýšeným hlasem je považováno za porušení etiky.
• Řekněte rozloučení se správcem správně, protože dovedné dokončení rozhovoru není o nic méně významné než hlavní část dialogu. Můžete povolit, aby druhá osoba zavěsila první. Tím se konverzace ukončí přátelskou vlnou.

Samozřejmě, pro úspěšnou komunikaci v telefonu musíte mít dobrý slovník.Použijte lekce z následujícího videa, aby byla vaše řeč expresivní a váš hlas byl příjemný.