Etiketa a etika obchodní korespondence

Současná obchodní realita je taková, že pouze 15% středních a velkých podnikatelů usilujících o posílení své pozice na trhu dosahuje tohoto cíle. Z tohoto důvodu se význam obchodní etikety několikrát zvyšuje, protože nedodržování jejích standardů mimo jiné často vede k rozpadu užitečných obchodních vztahů.

V široké interpretaci etiky se jedná o soubor obecných principů zaměřených na regulaci sociálních vztahů. V souladu s tím etika obchodních vztahů zvažuje problémy související s přijatým řádem a stylem interakce v obchodní sféře.

Podrobným popisem etických aspektů obchodních vztahů je obchodní etiketa, která zahrnuje například vyjednávací řízení, pravidla podnikového chování, obchodní tradice a rituály, prvky podřízenosti, způsoby chování a styly komunikace a psaní, jakož i otázky správnosti při jednání s partnery a obchodními kolegy.

Význam etiky a etikety, jako její nedílné součásti, spočívá v tom, že regulační rámec, který vznikl v důsledku dlouhodobé praxe, značně zjednodušuje komunikaci, vytváří jasný a přístupný kontext v podnikatelském sektoru, který umožňuje správnému dosažení cílů a výrazně šetří čas.

Jinými slovy mluvíme o speciálním algoritmu pro řešení obchodních problémů, který umožňuje racionálně a bez konfliktů stanovit a úspěšně dosáhnout požadovaných obchodních cílů. Úroveň vlastnictví tohoto algoritmu vám umožňuje vyvodit přímé závěry o stupni profesionality obchodního partnera nebo oponenta v obchodním sporu.

V této souvislosti je důležité dodržovat následující obecné zásady:

• přesnost všude a ve všem;
• dodržování bezpečnosti informací;
• zvukový altruismus;
• příznivý obraz odpovídající podnikatelskému prostředí;
• kompetentní mluvený a psaný jazyk;
• dodržovat pravidla obchodní řečové kultury.

Druhy obchodní korespondence jsou rozmanité a lze je s jistým stupněm konvenčnosti rozdělit do dvou hlavních odrůd:

• mezistátní - mezi státními organizacemi, zahraničními misemi a funkcionáři (různé poznámky, memoranda a jiné formy) - prvky diplomatických vztahů;
• komerční - dopisy polooficiálního statusu používané v oblasti obchodních vztahů mezi institucemi a organizacemi.

Styl psaní servisního dopisu, navzdory jazykovým a některým tradičním rozdílům, má určitý obecný základ a skupinu zařízení vyvinutých zavedenou praxí. Například řada požadavků na protokol, určovaná polohou odesílatele a adresáta, je založena na počátečním nastavení vzájemného respektu a správnosti. Proto, bez ohledu na typ dokumentu, musí strukturálně obsahovat následující prvky:

• odvolání (oficiální status adresáta);
• kompliment (zdvořilé zakončení dopisu);
• podpis
• datum (den, měsíc, rok a místo psaní zprávy);
• adresa odesílatele (příjmení, oficiální status, adresa jsou umístěny v horní nebo dolní části první stránky dopisu).

Kromě toho existuje řada ustanovení přímo souvisejících s písmeny:

• obchodní dopisy jsou umístěny na hlavičkách nebo listech papíru výhradně na jejich přední straně;
• stránkování je provedeno arabskými číslicemi;
• zprávy jsou prováděny v tištěné podobě;
• mazání a opravy nejsou v textu dokumentu povoleny;
• dokument je složen dovnitř;
• čekací doba na odpověď na dopis není delší než deset dnů.

Obchodní sdělení by mělo být zaměřeno výslovně a účelně a mělo by obsahovat jednu otázku a celý význam textu by měl být zcela a zcela podřízen jeho obsahu, ať už jde o návrh transakce, obchodní žádost nebo jednoduše relevantní informace.

Klasifikace obchodních sdělení je různorodá a závisí na jejich funkčně zaměřené orientaci. Například písmena jsou:

• informování;
• připomínající;
• pozvánky
• informační přehledy;
• objednávky;
• doprovodný;
• jiné typy.

V komerční korespondenci jsou nejtypičtější:

• dotazy;
• návrhy;
• objednávky;
• stížnosti;
• záruční dopisy.

Jako jedna z forem obchodní komunikace jsou v přísném slova smyslu rozdělena písmena na 2 typy - obchodní a soukromoprávní.

Podle podnikání patří korespondence, která probíhá mezi organizacemi a institucemi. Soukromoprávní dopis je zpráva, kterou do instituce zasílá soukromá osoba, nebo naopak instituce - soukromá osoba.

Existuje řada pravidel obchodní korespondence.

• Dopis by měl podněcovat vznik obchodního zájmu u příjemce, jasně a na základě přesvědčivých důkazů prokazujících výhody partnerství a nevhodnost přerušení partnerství. Text by měl být motivační, motivující ke spolupráci.
• Projev nadměrných osobních emocí v obchodním dopise není nejlepším způsobem, jak prokázat svůj případ a vyřešit problém.
• Aby se předešlo přetížení a ucpání textu dopisu, je třeba se vyvarovat jakýchkoli obrazových srovnání, metafor, alegorií a hyperbolas.
• Pro jasnou a stručnou prezentaci tématu je lepší používat jednoduché věty, vyhýbat se podrobnostem a přílišným detailům. Hlavní myšlenku zprávy by měly podpořit výhradně relevantní argumenty, které jsou obvykle umístěny v přílohách dopisu (diagramy, grafy, digitální data).
• Text by měl zdůrazňovat odstavce, z nichž každý, představující nezávislou myšlenku, začíná novým řádkem.

• Obchodní písemná zpráva by neměla používat popisná přídavná jména, zbytečná vysvětlení a podrobnosti. Na konci psaní je vhodné dokument zkontrolovat a odstranit fráze, které neobsahují relevantní sémantický obsah.
• Gramotnost je základním prvkem textu. Přítomnost pravopisu a dalších chyb ve zprávě je nepřijatelná.
• Vyžaduje se uvedení předmětu dopisu. Téma v dokumentech by se mělo stručně a stručně promítnout, což šetří čas při čtení a pozitivně charakterizuje odesílatele. Pokud je dopis zaslán e-mailem a obsahuje zvláště důležité informace, měl by být vybaven speciální „příznakem“ dostupným v elektronické službě.
• Dobrou čitelnost textu zajišťují písma Arial nebo Times New Roman s průměrnou velikostí písma. Pokud existuje zvláštní potřeba, je možné zvýraznit klíčové myšlenky kurzívou nebo tučně.

• V textu je užitečné použít titulky (3-4), které poskytují snadnější porozumění textu.
• Výpočty, seznamy a seznamy je lepší sestavit pomocí speciálních značek.
• Šablona firemní identity (schéma) je vynikajícím ukazatelem efektivity a objektivity v obchodní komunikaci. Je to obzvláště vhodné z hlediska společnosti, protože vám umožňuje vyniknout v příznivém světle a dodržovat zavedenou oficiálnost.

Struktura obchodního sdělení je typická. Tradičně obsahuje:

• úvod;
• hlavní část;
• závěr.

Úvod shrnuje účel tohoto dopisu. Hlavní část popisuje podstatu problému. Závěrem je žádoucí shrnout obsah hlavní části, například ve formě závěrů. „Postscripty“ a různé druhy poznámek pod čarou jsou nežádoucí.

Závěrem lze říci, že fráze, které se podobají manipulaci, jsou nevhodné, například: „Doufám v oboustranně prospěšné partnerství“ atd. Je lepší se rozloučit v obchodním dopise s jednoduchými frázemi - „Pozdravy“, „Nejlepší pozdravy“ atd.

V dolní části zprávy je uvedeno: F. I. O., je uveden oficiální status, název společnosti, podpis. Kontaktní čísla jsou také uvedena.

Tabulky a grafy jsou připojeny jako samostatný soubor (balíček), což ukazuje na konci dopisu. Pokud existuje skupina příloh, je jejich inventář uveden se jmény.

Zkratky a speciální zkratky můžete použít pouze v případě, že jste si jisti, že jim příjemce porozumí.

Pro větší logickou přísnost a konzistentnost textu v obchodní slovní zásobě se jako pojiva používají následující tahy řeči:

• z tohoto důvodu;
• na základě výše uvedeného;
• na základě toho;
• v souladu s údaji;
• na základě toho;
• uvažování;
• a další.

Ve virtuálním prostoru je obchodní interakce představující miniaturní komunikaci specifická a neméně vyžaduje dodržování příslušných standardů etikety. Kompetentní práce s dopisem v souladu s praxí zahrnuje následující poznámky týkající se objemu, jazyka, struktury a formátu.

• Vzorec tématu musí naprosto přesně odpovídat tématu uvedenému v textu. To vám umožní rychle přizpůsobit čtenáře požadovanému obchodnímu duchu.
• Optimální objem dokumentu odeslaného e-mailem se vejde do „jedné obrazovky“ s maximálním množstvím textu - jeden list ve formátu A4.
• Optimální velikost investic není více než 3 Mb.
• Doporučuje se, aby odeslané soubory byly „zabaleny“ do standardních archivů ZIP nebo Rar. Ostatní jsou během přepravy často blokováni.
• Hypertextové odkazy musí být standardní (modré, podtržené níže).
• Odpověď adresátovi by měla být umístěna nahoře, na začátku dopisu a ne níže. To vylučuje nutnost, aby partner korespondence redundantně a násilně procházel předchozí text.

• Je nutné použít psací jazyk, který je pro partnera nejsrozumitelnější. Otázka vhodnosti použití profesionality, interní slovní zásoby, slangových výrazů a zkratek (zejména v externí korespondenci) ve zprávě se rozhoduje samostatně, v závislosti na kontextu a kvalitách korespondentských partnerů.
• Je důležité informovat partnera o přijetí jeho zprávy - jedná se o známku dobrého vkusu a součást obchodní etikety, která k němu respektuje.
• Odpověď by měla být co nejrychlejší. Pokud z nějakého důvodu není možné rychle odpovědět, měl by být partner informován o přijetí svého dopisu a uvést čas odpovědi. Etická a pohodlná pauza před odpovědí je 48 hodin po přijetí zprávy. Po uplynutí této doby se osoba obvykle domnívá, že zpráva je ztracena nebo ignorována. Přílišná pauza v korespondenci je často spojena s rizikem ztráty partnera a je v podnikání interpretována jako porušení etických standardů.
• Na konci zprávy by měly být uvedeny kontaktní údaje, které jsou uvedeny všemi písmeny, bez výjimky, bez ohledu na pořadí distribuce.
• Během přepravy je důležité věnovat zvláštní pozornost otázkám ochrany osobních údajů.

Další informace o etiketě obchodní korespondence naleznete v následujícím videu.