Matriu d'Eisenhower: utilitzeu el temps correctament

En el nostre segle descarat, el temps no sembla que només vagi, sinó que vola a la velocitat d’un avió supersònic. En aquest cicle d’esdeveniments i dies, carregats d’una gran quantitat d’assumptes i plans, sovint no podem adonar-nos ni la meitat del previst. I vull agafar-ho tot. Com utilitzar el temps correctament, utilitzant la matriu d’Eisenhower, tindrem en compte amb més detall.

El temps és tot el que tenim. Per bé o per mal, vivim la nostra vida directament depèn de com i de què dediquem el nostre temps. I els que vulguin tenir temps per fer molt en el seu camí, per regla general, aprenen a gestionar eficaçment el seu temps. La gestió del temps (gestió del temps) no és més que planificar. És el que ajuda a deixar de preocupar-se per la sensació amarga que el temps és curt, que manca molt, i per això no es pot fer res.

Hi havia una vegada, el famós personatge militar i polític americà Dwight, David Eisenhower, que es va dedicar seriosament a trobar una solució al problema d’una planificació eficaç, també va ser el president dels Estats Units. I va aconseguir trobar una solució a aquest problema, fins i tot va arribar a la seva sistema de gestió del temps.

Només va passar que el cervell humà percep amb més facilitat i millor informació la informació estructurada, és a dir, introduïda en algun sistema específic i es descompon en estanteries. Al mateix temps, estaria bé visualitzar aquests prestatges, fer-los visuals, per exemple, mitjançant algun tipus de diagrama o diagrama.Precisament aquest principi de distribució de casos és el que fonamenta la matriu d’Eisenhower, que és un dels mètodes líders en la teoria de la gestió eficaç del temps.

La visualització del pla d’accions i accions mitjançant la matriu és molt senzilla. Dibuixa un quadrat sobre paper, divideix-lo per dues línies perpendiculars en quatre camps iguals. Haureu d'obtenir una finestra amb una graella en forma de creu. Aquests camps dividiran el vostre cas en 4 grups, cadascun dels quals dependrà de signes d’importància / sense importància i urgència / no urgència. Els camps formats a partir de la intersecció de les línies s'anomenen quadrants (concepte matemàtic) i es denoten de la manera següent:

• quadrant A (tasques importants i urgents);
• quadrant B (tasques importants, però no urgents);
• quadrant C (tasques no importants, però urgents);
• quadrant D (tasques sense importància i no urgents).

La matriu d'Eisenhower té avantatges i desavantatges. Es descriuen tant això com un altre i començarem amb avantatges.

• Malgrat el seu nom "matriu", que implica alguna cosa complex, el sistema és realment fàcil d'entendre i s'aplica sense cap dificultat.
• Els casos, els objectius i els objectius es divideixen en només 4 categories, cosa que ajuda a navegar-los millor.
• La distribució de tasques d’acord amb els criteris d’urgència i importància et permet empènyer qüestions no urgents i poc importants en un segon pla, cosa que et permet avançar al front important i urgent. Així s’analitzen i es filtren els casos. S'eliminen aquells que no necessiten perdre el temps.
• El principal avantatge és que la matriu permet que els costos del temps siguin el més eficaços possibles, cosa que, al seu torn, permet fer-ho tot a temps.

També hi ha desavantatges d’aquest sistema.

• La matriu no és efectiva en la planificació a llarg termini. És adequat per a temes d’actualitat o per a un futur proper.
• Quan no hi ha objectius diaris, no cal fer servir aquest sistema.
• Per utilitzar la matriu de manera efectiva, cal distribuir els objectius de forma ràpida i precisa. Per fer-ho, heu d’entendre a quins d’ells se’ls pot assignar el grau d’important i quins objectius no són molt importants, que s’han de complir amb urgència i quins són opcionals. Aquest entrenament requereix un temps, és a dir, que la matriu no “funciona” de seguida, però és menys.
• I, com a resultat del paràgraf anterior, poden haver-hi errors amb la precisió d'assignar als casos un estat determinat.

Considerem cada quadrant de la matriu amb més detall.

Si sou un mestre en planificació, el quadrant A quedarà buit. Si hi apareixien coses, això indica que és una mala organització. Vostè permet l’educació en els assumptes d’enrenou i bloquejos. El motiu d'aquesta imatge és, per regla general, la mandra.

O potser no prioritza adequadament. Per descomptat, de vegades aquestes situacions són admissibles, però quan això s’observa sistemàticament, només cal treballar l’autodisciplina personal. Per evitar "establir" la moda en el quadrant A, és necessari fer front a les tasques introduïdes en els camps restants de forma oportuna.

Però encara es pot introduir una petita llista de tasques del quadrant A. Pot ser:

• problemes de salut;
• casos, el fracàs dels quals pot provocar l’aparició de problemes, empitjorar la qualitat de vida, amenaçar el benestar de la família i el treball;
• casos, el fracàs dels quals complicarà significativament el camí per assolir els objectius principals o provocarà la seva interrupció;
• sortida de diverses situacions d’emergència i crisi.

Si, però, teniu molts punts en aquest quadrant, deixeu tots els esforços per eliminar-los. I no oblideu que la implementació de determinats articles de la llista d’importants i urgents es pot redirigir completament, delegar-se a algú de representants, no és necessari suportar tota la càrrega de tots els assumptes només sobre vosaltres mateixos.Aquest enfocament ajudarà a afrontar ràpidament la plenitud del quadrant A.

Les observacions mostren que les persones que prefereixen resoldre problemes del quadrant B es converteixen en els més reeixits, pugen a l'escala de carrera més ràpidament, són més pròspers financerament, no manquen de temps i viuen una vida harmoniosa i de ple dret. Les tasques no urgents pertanyen a la categoria de les més prometedores i prioritàries, i si una persona els presta la seva atenció principal, tot es desenvolupa com cal.

Cal tenir en compte que la manca d’urgència del grup B de vegades comporta un retard en el compliment dels punts designats, i migren cap al grup A, on ja necessitaran una resposta ràpida. Si resolem tasques importants, però no molt urgents de forma gradual i regular, aquest procés continuarà amb calma i eficiència. Cal abordar aquest tipus de negocis amb responsabilitat i la falta d’urgència permet controlar plenament el progrés de l’assumpte, portar tots els detalls a l’ideal, pensar clarament a través de tots els passos, obtenint així un resultat productiu.

La matriu d'Eisenhower us ensenya principalment a prioritzar. Això vol dir que el més important en la planificació és la capacitat de distingir qüestions importants que us portin a grans objectius d’altres de secundàries. Les tasques que cal incorporar al grup C no són importants, en essència, es tracta de coses que distreuen els objectius principals, no contribueixen a l’avançament, però, al contrari, només dificulten el procés de desenvolupament. Sovint impedeixen concentrar-se en l’assoliment d’objectius importants i redueixen així l’efectivitat de la tensió passada.

No heu de confondre qüestions urgents amb el camp C, que no són importants, amb qüestions urgents del camp A, que són extremadament importants. Això, per regla general, condueix al fet que allò realment important quedarà en segon pla. Un exemple viu de tal situació pot ser reunions que algú de fora no necessiti, o buidar converses llargues, anar a festes i celebracions, invitacions a les quals no us interessin algunes tasques domèstiques, avaria d'aparells electrodomèstics i similars. Sí, s’ha de fer urgentment, però la solució d’aquestes tasques no és una necessitat vital, i el seu incompliment no comporta cap problema.

Les classes d’aquest grup no donen res, al contrari, poden fer molt mal. S'hauria d'intentar ajornar fins més tard, i és millor ignorar-los completament. Però l’enemic ha de ser conegut per la vista: és imprescindible recopilar una llista d’aquestes “plagues” al camp D, perquè són les mateixes activitats que “consumeixen” el nostre temps. Són aquestes coses tan temptadores i atractives per a moltes persones per la seva senzillesa i per la promesa de donar relaxació i plaer, passar temps en la dolça felicitat.

Aquestes característiques d’aquests “casos” creen una gran temptació d’afrontar-los en primer lloc i deixen, com diuen, tot el món a esperar. Pot ser extremadament difícil sortir d’un grup de pseudo-ítems, ja que arrosseguen realment una persona. Però no s’han d’abandonar els intents de destruir l’hàbit de tractar-los.

Aquestes activitats inclouen:

• converses sobre res, converses buides i sense sentit (tant per telèfon com en directe);
• el mateix que les converses del paràgraf anterior, correspondència a missatgers, xarxes socials, tot tipus de xats;
• veure pel·lícules, sèries, programes de televisió que no carreguen una càrrega semàntica, distreure problemes greus i afers, provocant diverses emocions negatives;
• ordinador i altres jocs (no en desenvolupament).

El descans per al cos i l’ànima és sens dubte necessari, però hi ha moltes altres maneres útils per a la seva implementació:

• lectura de literatura de qualitat;
• viatges a exposicions, teatres i museus;
• jocs de desenvolupament d’intel·ligència;
• classes a la piscina, gimnàs, excursions a les pistes de patinatge, sortides de camp a la ciutat, viatges, etc.

Si no podeu eliminar completament les ocupacions nocives del grup D de la vostra vida, aleshores hauríeu d’intentar endarrerir-les, prestar-li atenció només quan s’acabin les coses dels grups A i B, però procureu minimitzar el temps que dediqueu a les activitats “buides”. .

Hi ha una alta probabilitat d’atribuir la qüestió a un grup inadequat. Aquest és el principal problema per construir una jerarquia de les nostres prioritats. Per fer-lo més fàcil afrontar-lo, heu d'aprendre a respondre dues preguntes amb l'ajuda de dues paraules: "sí" o "no". Per exemple: “La implementació d’aquest cas m’ajudarà a apropar-me al meu objectiu principal?” La resposta "sí" significa la importància del cas; la resposta "no" no té importància.

"Si no resolc aquest problema ara, perdrà la seva rellevància demà?" La resposta "sí" significa la urgència de l'assumpte, la resposta "no" - no la urgència. Després d’haver determinat la categoria de cada lliçó d’aquesta manera, primer heu de fer les coses del grup A, i després del grup B.

El millor moment per a compilar una matriu és l’inici d’un nou dia. Penseu detingudament sobre quines tasques teniu davant un futur proper i anoteu-les en forma de llista regular. A continuació, prova-les cadascuna d’elles mitjançant les preguntes anteriors i posa-les als camps d’acord amb les respostes. No oblideu esmentar els casos més petits i insignificants, que només ens prenen el temps en va.

El nombre total de tasques que determineu per si mateix. Després d’haver dividit els casos en les categories adequades, podeu escriure en un quadern o crear una llista còmoda regular a l’organitzador telefònic a mesura que disminueixi la urgència i la importància, de manera que els primers de la llista són els casos del grup A, els segons del B, el tercer del C, i del D. no heu d’escriure res. No oblideu que les tasques dels grups A i C estan sotmeses a delegació a familiars, amics, companys o subordinats. Però el grup B: aquestes són les coses que és important fer pel seu compte.

La matriu d’Eisenhower la pot fer servir tothom que ho necessiti. És bo perquè serà igual d’utilitat per a tothom, independentment de l’edat i de l’estat social: els caps d’organitzacions i empreses, i els treballadors i treballadores d’oficines, i les mestresses de casa i els estudiants i els nens que estudien a les escoles.

Vegem un exemple del que poden semblar les gravacions diàries del sistema Eisenhower.

Grup d'assumptes urgents i importants:

• conduïu el cotxe fins a l'estació de servei per a reparacions, ja que el necessito per treballar;
• enviar un informe trimestral;
• tractar un problema amb una targeta de crèdit.

Un grup d’assumptes urgents però importants:

• desenvolupar un tema nou i exposar les indicacions principals d’un nou projecte;
• deixar de fumar;
• aprendre anglès;
• comprar una membre del gimnàs.

Grup d’assumptes urgents, però no importants:

• anar a l’aniversari de San Sanych del departament jurídic;
• felicitar tothom a les xarxes socials el primer dia de primavera.

Grup d’afers urgents i poc importants:

• netejar l’armari;
• fer coses a l'entresòl;
• veure la sèrie;
• jugar amb un lloro

La matriu d’Eisenhower es pot comparar amb un sistema de purificació, un filtre que permet desfer-se de coses innecessàries. Al principi, potser haureu de compilar-ho diàriament, però amb l’acumulació d’experiència començareu a sentir al nivell d’intuïció quin negoci pertany a quina categoria. I tan bon punt es domini aquest sistema de gestió del temps i s’aprèn a utilitzar-lo de manera eficient i a distribuir correctament els casos segons els quadrants, immediatament se sentirà un augment de la llibertat.Començareu a tenir temps per fer-ho tot a temps i, alhora, sense presses, la vostra vida es tornarà a la normalitat, objectius que semblen inabastables seran assolits de sobte. I se li garantirà la presència d’excel·lents condicions i ànims elevats, energia i vigor.

La disciplina és el fonament de l’èxit. Segurament, heu prestat atenció a persones que no tenen tantes qualitats, es troben en un remolí interminable de “actes” interminables, sempre fan alguna cosa buida, sense sentit, però, segons les seves declaracions, és impossible. I la vista d’aquestes persones està constantment cansada, esgotada, perduda, miserable. Sempre estan molestos, empipats i inquiets.

Si no voleu ser així i no voleu despertar en la gent només simpatia i llàstima, heu d'actuar segons el principi del contrari. Si tot passa així per ells i voleu els resultats contraris, haureu d’actuar de la manera oposada. És a dir: ordenar la disciplina, dominar els mètodes d’autoorganització, complir plans clars, horaris i règims, comprendre clarament quan i què fer, i el més important, per què tot això, quin és el propòsit. I la matriu d’Eisenhower us serà un gran ajudant per a aquestes qüestions.

Al cap i a la fi, la seva fundadora, que porta el seu nom, va poder construir una carrera tan vertiginosa i convertir-se en una de les més famoses i estimades pels presidents del poble nord-americà, així com una figura militar amb molt d’èxit. I tot això malgrat que aquest gran home va néixer en una família pobra. Podeu prendre un exemple de manera segura per a aquestes persones i utilitzar les eines inventades per ells.