özet

Sekreter Özeti Yazma İpuçları

içerik

Bir uzman ne yapar?
yapı
Belirtilmesi gerekmeyen nedir?
Kapak mektubu nasıl yazılır?
örnekler

Şirket sekreteri, çalışma kolektifinin ve özellikle de şirketin başkanının çalışmalarını organize etme görevlerini üstlenir. Bu şirket başkanına bir yardımcıdır, bu nedenle bu boşluk için adaylara oldukça katı şartlar getirilmiştir. Sekreterlik pozisyonuna başvurmak için başarılı bir özgeçmiş derleme konularında daha ayrıntılı olarak duralım.

Bir uzman ne yapar?

Herhangi bir sekreterin çalışması, bir tür iş faaliyetinden diğerine hızlı bir şekilde geçme yeteneğini gerektirir. Bu kişi çeşitli görevleri yerine getirir, ancak hepsi şirketteki ilk kişiye işte yardımcı olmayı ve çalışma ve kişisel zamanını kurtarmayı amaçlamaktadır. Geleneksel olarak, bu uzmanın iş fonksiyonları arasında evrak işleri, telefonla çalışma, PBX ve ofis ekipmanları, çağrıları yeniden dağıtma, toplantıların, iş gezilerinin ve diğer bazı çalışmaların düzenlenmesi.

Sekreter resepsiyonda Müşterilerin ve ziyaretçilerin ilk kabulünden, telefonla iletişimden, faksları almaktan ve başkanın müzakereleri için servis desteğinden sorumludur.
Yönetici görevleri işletme çalışanları arasında en etkili etkileşimin organizasyonunu, ofis alanında düzeni sağlamak, ofis ekipmanlarının bakımını yapmak, şirketin ofisine gerekli tüm kırtasiye ve ev eşyalarını sağlamaktır.
Kişisel asistanın lidere görevleri biraz farklıdır. Bu uzman, yaklaşan etkinliklerle her zaman günceldir.Patronun çalışma toplantıları, kişisel görevlerinin yerine getirilmesi ve her durumda genellikle bireysel olarak müzakere edilen diğer birçok görev için bir program hazırlamak onun omuzlarındadır.
Mahkeme katibi genellikle bir hakime bağlıdır - bu memur mahkeme duruşmalarında yer alır ve gerekli tüm belgesel çalışmaları yapar. Mahkeme katibi belgeleri arşivlemek, malzemeleri ofise aktarmak, mahkeme oturumunun kaydını tutmak ve mahkeme celbi göndermekle uğraşmaktadır. Bu pozisyon için gereksinimler çok yüksektir: çalışan daha yüksek bir yasal eğitime ve en az 2 yıllık mesleki deneyime sahip olmalıdır.
Basın Sekreteri marka sunumu konularını denetler, medya ile etkileşime girer, güncel haberlerden bazılarını derler. Kişisel asistan tüm yazışmaları kabul eder, şirketin ilk kişisi için tüm iş kağıtlarını hazırlar, önemli kararların alınmasıyla ilgili bir şekilde bilgi toplar ve patronun bir kerelik emirlerini yerine getirir.

Ayrıntılar noter asistanı, sekreter-çevirmen ve okuldaki eğitim birimi personelinin faaliyetlerinde de mevcuttur.

yapı

Herhangi bir özgeçmiş birkaç bloktan oluşur. Aşağıda, gelecekteki sekretere her birinde neyin belirtileceği hakkında öneriler bulunmaktadır.

görevleri

Genişletilmiş bir sürümde, herhangi bir sekreterin iş görevleri listesi aşağıdaki gibidir:

gelen mektupların ve başvuruların kabulü, yeniden dağıtılması, sorumlu kişilere aktarılması;
başa imza için belgelerin alınması;
gelen çağrıları cevaplama ve yönlendirme;
şefin iş görüşmelerinin düzenlenmesi;
başkanın talebi üzerine itiraz, mektup ve diğer belgelerin hazırlanması;
toplantı ve çalışma toplantılarının hazırlanması, gerekli materyallerin toplanması, etkinliğin tüm katılımcılarının toplantı yeri ve zamanı hakkında bilgilendirilmesi, toplantı tutanaklarının sonuçlandırılması;
başkanın konuklarının bir toplantısının düzenlenmesi için hizmetlerin sağlanması;
şirket çalışanları tarafından idare emirlerinin yürütülmesi üzerinde kontrol;
şirketin idaresine, personelin düzgün çalışmasını sağlamak için gerekli kırtasiye, ofis ekipmanı ve diğer araçların sağlanması;
ziyaretçi kabulü;
şirket arşivini korumak;
Şirketin ilk kişinin iş seyahatlerinin organizasyonu: bilet satın alınması ve otel odası rezervasyonları
diğer talimatların uygulanması.

Sekreter yardımcısı pozisyonuna başvuruyorsanız, görev listesinin belgelerin doğrulanmasını, analitik gözden geçirmelerin hazırlanmasını, raporlar ve konuşmalar için malzeme toplanmasını içerdiğine hazırlıklı olun.

becerileri

Sekreter pozisyonu için başarılı bir aday, özgeçmişte belirtilebilecek aşağıdaki becerilere sahip olmalıdır:

kayıt tutma;
telefon görüşmeleri yapmak;
müşterilerin toplantısı ve ilk danışma;
ofis desteği;
yazışma işleme;
etkinlik ve iş toplantılarının organizasyonu;
başın zaman yönetimi;
Büro malzemesi ve büro PC programları bilgisi.

Öncelikli olan belirli beceriler şirketin faaliyet alanına bağlıdır. Örneğin, bir tıp merkezinde bir sekretere ihtiyacınız varsa, o zaman evrak ve iş akışı hakkında derinlemesine bilgi sahibi olmak gerekli değildir, vize için belge hazırlama yeteneğine ihtiyacınız yoktur. Bu pozisyon, müşterilerle iletişim kurma yeteneğini, tıbbi işlerin temellerini bilmeyi, telefonda büyük miktarlarda iletişim kurma yeteneğini gerektirir.

başarılar

Mesleki başarılar herhangi bir işveren için önemlidir; en önemlileri arasında aşağıdaki noktalar genellikle ayırt edilir:

şirketin doküman yönetimi optimizasyonu;
ofiste en uygun çalışma ortamının yaratılması;
birimlerin etkileşim sisteminin organizasyonu
Seyahat desteği
kurye ve temizlik hizmetlerinin koordinasyonu.

Profesyonel ve kişisel nitelikler

Yetkili bir sekreter aşağıdaki gibi önemli özelliklere sahip olmalıdır:

iletişime açıklık;
sorumluluk ve sonuç odaklılık;
aktif yaşam pozisyonu;
çoklu görevde görevleri yerine getirme yeteneği;
bir aktiviteden diğerine hızlı bir şekilde geçme yeteneği;
kötü alışkanlıkların olmaması;
stres direnci;
doğruluk ve titizlik;
sonuna kadar başlamış olanı tamamlama arzusu;
terbiye;
kişisel bilgilerle çalışma becerisi;
yetkin konuşma ve yazma dili;
iş görgü kuralları hakkında iyi bilgi;
takım içinde hareket etme yeteneği.

İş tecrübesi

Zaten sekreter olarak çalıştıysanız, iş deneyiminizi tanımlamak sizin için zor olmayacaktır. Bu uzmanlık alanında ilk kez iş arayan adaylar için çok daha zor olacak. Bununla birlikte, deneyim eksikliği üzülmek için bir neden değildir, sahip olduğunuz temel becerilerinizi her zaman vurgulayabilirsiniz.

Örneğin, şunları belirtebilirsiniz:

akıcı İngilizce ve İspanyolca;
tüm temel ofis programlarına sahip olma;
ofis donanımı bilgisi;
10 parmakla kör yazma (dakikada 300 karakter).

Her zaman koz kartlarınızı vurgulamanız gerekir - bu, işverenin güçlü olduğunuzu görmesini ve adaylığınızla ilgilenmesini sağlayacaktır.

formasyon

Saygın bir şirkette sekreter başvuru pozisyonuna başvurmak için daha yüksek bir öğrenim görmeniz gerekir. Ancak, görevlerin etkili bir şekilde yerine getirilmesi genellikle büro çalışmalarında, arşivlemede ve ofis ekipmanları ile çalışma eğitiminde ek kurslar ve eğitimler. Küçük ofislerde sekreterler genellikle ek olarak bir avukatın görevlerini yerine getirir veya muhasebe kayıtlarını tutarlar. Bu durumda, sırasıyla, yasal veya ekonomik bir eğitime ihtiyacınız olacaktır.

Sekreter-yönetici ve çalışanın resepsiyondaki pozisyonu için başvururken, yüksek öğrenimin varlığı esas değildir.

Belirtilmesi gerekmeyen nedir?

Özgeçmişte belirtilmesi gerekmeyen şeyler üzerinde biraz daha duralım.

Hobiler ve hobiler. Gelecekteki etkinliğiniz bununla ilgili değilse, çiçek / örgü / nakış yapmak istediğinizi ayrıntılı olarak boyamamalısınız.
Mevcut tüm iş deneyimi. Birçoğu kariyerine satıcı, hademe veya temizlikçi gibi pozisyonlarla başlar. 10 yıldan fazla bir süredir çalışıyorsanız, benzer bir uzmanlıkta 2-3 yerde durmak oldukça yeterli olacaktır.
Sekreterin hoş bir görünüme sahip olması gerekir, bu nedenle özgeçmişe bir fotoğraf eklemeniz önerilir. Bununla birlikte, burada cinsel arka plana izin verilmez - kendinizi “belgeler için” katı bir fotoğrafla sınırlayın. Bir mayo veya restorandaki görüntüler doğru şekilde işlenmeyebilir.

Kapak mektubu nasıl yazılır?

Bir ön yazı gerekli değildir, ancak yine de potansiyel işveren üzerinde olumlu bir izlenim bırakmaktadır. Özgeçmişte yazılan her şeyi tekrarlamak gerekli değildir. Burada boşluğa olan ilginizi tanımlamanız ve temel beceri ve yeterliliklerin varlığını kısaca vurgulamanız gerekir.profesyonel görevlerde size yardımcı olmak için.

Mektubun sonunda ilginize teşekkür eder ve bir yanıt için samimi bir umut dile getirir.