sammanfattning

Sekreterare Sammanfattning Skrivningstips

innehåll

Vad gör en specialist?
struktur
Vad behöver inte anges?
Hur skriver jag ett brev?
prover

Företagssekreteraren tar på sig uppgifterna att organisera arbetet i arbetskollektivet och i synnerhet företagets chef. Detta är en assistent för chefen för företaget, därför ställs ganska stränga krav på kandidater för denna lediga tjänst. Låt oss studera mer i frågorna om att sammanställa ett framgångsrikt CV för att ansöka om en sekreterare.

Vad gör en specialist?

Varje sekreterares arbete kräver förmågan att snabbt växla från en typ av arbetsaktivitet till en annan. Denna person utför en mängd olika uppgifter, men alla syftar till att hjälpa den första personen i företaget i arbetet, samt att spara sin arbetande och personliga tid. Traditionellt inkluderar denna specialists jobbfunktioner pappersarbete, arbete med telefon, PBX och kontorsutrustning, omfördelning av samtal, samt organisering av möten, affärsresor och lite annat arbete.

Sekreterare i receptionen Han ansvarar för den första mottagningen av kunder och besökare, kommunikation per telefon, mottagande av fax, samt servicestöd för förhandlingar av chefen.
Administratörsuppgifter inkluderar organisationen av den mest effektiva samverkan mellan företagets anställda, upprätthållande av ordning på kontorsutrymmet, underhåll av kontorsutrustning, förse företagets kontor med alla nödvändiga pappersvaror och hushållsartiklar.
Uppgifterna för den personliga assistenten till ledaren är något olika. Denna specialist är alltid uppdaterad med kommande evenemang.Det ligger på hans axlar att utarbeta ett schema för arbetsmöten hos chefen, utförandet av hans personliga uppdrag och många andra uppgifter, som vanligtvis specificeras individuellt i varje fall.
Domstol kontorist vanligtvis knuten till en domare - denna officer deltar i domstolsförhandlingar och utför allt nödvändigt dokumentarbete. Domstolens kontorist arbetar med att arkivera handlingar, överföra material till kontoret, hålla ett register över domstolssessionen samt skicka ut stämningar. Kraven för denna position är mycket höga: arbetstagaren måste ha en högre juridisk utbildning och minst 2 års yrkeserfarenhet.
Pressekreterare övervakar frågor om varumärkespresentation, interagerar med media, sammanställer ett urval av aktuella nyheter. Den personliga assistenten accepterar all korrespondens, förbereder alla affärspapper för företagets första person, samlar in information på ett eller annat sätt relaterat till antagandet av viktiga beslut och utför också en engångsorder från chefen.

Specifikationerna finns också i aktiviteterna hos notarieassistenten, sekreterare-översättaren samt personalen på utbildningsenheten på skolan.

struktur

Varje CV består av flera block. Nedan följer rekommendationer om vad som ska anges i var och en av dem till den kommande sekreteraren.

tullar

I en utökad version är listan över jobbuppgifter för vilken sekreterare som följer:

godkännande av inkommande brev och ansökningar, deras omfördelning, överföring till ansvariga personer;
mottagande av dokumentation för signatur till huvudet;
svara på inkommande samtal och vidarebefordra dem;
organisering av affärsförhandlingar av chefen;
utarbeta överklaganden, brev och andra handlingar på begäran av chefen;
förbereda möten och arbetsmöten, samla in nödvändigt material, meddela alla deltagare i evenemanget om plats och tid för deras hållning, slutföra protokollet från mötena;
tillhandahållande av tjänster för att organisera ett möte med huvudets gäster;
kontroll över företagets anställdas utförande av administrationens order;
förse företagets administration med nödvändig brevpapper, kontorsutrustning och andra medel för att underlätta personalens smidiga drift;
mottagande av besökare;
upprätthålla företagets arkiv;
organisering av affärsresor för företagets första person: biljettköp samt hotellrumsreservation;
utförande av andra instruktioner.

Om du ansöker om tjänsten som sekreterare-assistent, var du beredd att förteckningen över uppgifter kommer att innehålla verifiering av dokument, förberedelse av analytiska granskningar, insamling av material för rapporter och tal.

färdigheter

En framgångsrik kandidat till sekreterare måste ha följande färdigheter, som kan anges i CV:

registerhållning;
föra telefonsamtal;
möte och inledande samråd med klienter;
kontorsstöd;
korrespondensbehandling;
organisering av evenemang och affärsmöten;
tidsstyrning av huvudet;
kunskap om kontorsutrustning och kontor PC-program.

Vilka specifika färdigheter som är prioriterade beror på företagets verksamhetsområde. Till exempel, om en sekreterare krävs på ett medicinskt centrum, då är det osannolikt att djup kunskap om pappersarbete och dokumenthantering behövs, kommer du knappast att behöva förmågan att utarbeta dokument för ett visum. Denna position kräver förmåga att kommunicera med kunder, kunskap om grunderna i medicinska frågor, förmågan att kommunicera i telefon i stora mängder.

prestationer

Yrkesmässiga prestationer är viktiga för alla arbetsgivare; bland de viktigaste skiljs följande punkter vanligtvis:

optimering av dokumenthantering av företaget;
skapa ett optimalt arbetsklimat på kontoret;
organisering av ett system för interaktion mellan enheter;
Resesupport
samordning av bud- och städtjänster.

Professionella och personliga egenskaper

En behörig sekreterare bör ha så viktiga egenskaper som:

öppenhet för kommunikation;
ansvar och resultatorientering;
aktiv livsstil;
förmåga att utföra uppgifter i multitasking;
förmågan att snabbt växla från en aktivitet till en annan;
frånvaron av några dåliga vanor;
stressmotstånd;
noggrannhet och noggrannhet;
önskan att slutföra det som började till slutet;
anständighet;
förmåga att arbeta med personlig information;
kompetent talat och skriftligt språk;
god kunskap om affärsetikett;
förmåga att agera i ett team.

Arbetslivserfarenhet

Om du redan har arbetat som sekreterare är det inte svårt för dig att beskriva din arbetslivserfarenhet. Det kommer att bli mycket svårare för de sökande som söker arbete inom denna specialitet för första gången. Ändå är bristen på erfarenhet inte en anledning att bli upprörd, du kan alltid lyfta fram dina nyckelfärdigheter som du besitter.

Till exempel kan du ange:

flytande engelska och spanska;
innehav av alla grundläggande kontorprogram;
kunskap om kontorsutrustning;
10-finger blindtypning (300 tecken per minut).

Du måste alltid lyfta fram dina trumfkort - detta gör att arbetsgivaren kan se vad du är stark i och bli intresserad av ditt kandidatur.

bildning

För att ansöka om ställning som referenssekreterare i ett respektabelt företag måste du ha en högre utbildning. Effektivt utförande av arbetsuppgifter kräver dock ofta ytterligare kurser och utbildningar i kontorsarbete, arkivering samt utbildning i arbete med kontorsutrustning. På små kontor utför sekreterare ofta dessutom uppgifterna som en junior advokat eller har bokföring. I det här fallet behöver du en juridisk eller ekonomisk utbildning.

När man ansöker om sekreterare-administratör och anställd i receptionen är närvaron av högre utbildning inte grundläggande.

Vad behöver inte anges?

Låt oss stanna lite mer om vad som inte behöver anges i CV.

Hobbyer och hobbyer. Du ska inte måla i detalj hur du gillar att odla blommor / sticka / brodera om din framtida aktivitet inte är relaterad till detta.
All tillgänglig arbetslivserfarenhet. Många börjar sin karriär med positioner som en säljare, vaktmästare eller städare. Om du har jobbat i mer än 10 år räcker det att stoppa på 2-3 platser i en liknande specialitet.
Sekreteraren måste ha ett trevligt utseende, därför är det tillrådligt att bifoga ett fotografi till CVen. Här är dock ingen sexuell bakgrund tillåten - begräns dig till ett strikt foto "för dokument". Bilder i en baddräkt eller restaurang kanske inte behandlas korrekt.

Hur skriver jag ett brev?

Ett omslagsbrev krävs inte men gör ändå ett gynnsamt intryck på den potentiella arbetsgivaren. Det är inte nödvändigt att upprepa allt som skrivs i själva CVet. Här måste du identifiera ditt intresse för vakansen och kort betona närvaron av grundläggande färdigheter och kompetenserför att hjälpa dig med professionella uppgifter.

I slutet av brevet, tack för ditt intresse och uttryck ett uppriktigt hopp om ett svar.