Еисенховерова матрица - правилно користите вријеме

У нашем сулудо брзом веку, време изгледа не иде само, већ лети брзином надзвучне равни. У таквом циклусу догађаја и дана, оптерећени масом послова и планова, често не можемо да остваримо ни половину онога што је било планирано. И све желим да ухватим. Како правилно користити време, користећи Еисенховер матрицу, размотрићемо детаљније.

Време је све што имамо. На боље или горе, живимо свој живот директно зависи од тога како и на шта трошимо своје време. А они који желе имати времена да учине много на свом путу, у правилу науче да ефикасно управљају својим временом. Управљање временом (управљање временом) није ништа друго него планирање. То је оно што помаже да се престанемо бринути због горког осећаја да времена недостаје, да му тешко недостаје и због тога се ништа не може учинити.

Некада давно, познати амерички војни и политички лик Двигхт Давид Еисенховер озбиљно се ангажовао на проналажењу решења за проблем ефикасног планирања, био је и председник Сједињених Држава. И успео је да нађе решење за овај проблем, чак је смислио и свој систем управљања временом.

Тако се догодило да људски мозак лакше и боље опажа структуриране информације, односно уноси се у неки специфичан систем, рашчлањен на полице. У исто време, било би лепо визуелно приказати те полице, учинити их визуелним, на пример, користећи некакве дијаграме или дијаграме.Управо тај принцип расподјеле случајева је основа Еисенховерове матрице, која је једна од водећих метода у теорији ефикасног управљања временом.

Визуализација плана акција и радњи помоћу матрице је врло једноставна. Нацртајте квадрат на папиру, поделите га са две окомите линије на четири једнака поља. Требали бисте добити прозор с роштиљем у облику крста. Ова поља разграниће ваш случај у 4 групе, од којих ће свака зависити од знакова важности / неважности и хитности / нехитности. Поља формирана од пресека линија називају се квадрантима (математички концепт) и означавају се на следећи начин:

• квадрант А (важни и хитни задаци);
• квадрант Б (важни, али не и хитни задаци);
• квадрант Ц (нису важни, већ хитни задаци);
• квадрант Д (неважни и неважни задаци).

Еисенховер матрица има и предности и недостатке. Ми ћемо описати и то и друго, а почет ћемо с предностима.

• Упркос свом имену „матрица“, што имплицира нешто сложено, систем је заправо врло лако разумети и примењује се без икаквих потешкоћа.
• Случајеви, циљеви и задаци подељени су у само 4 категорије, што помаже у бољој навигацији.
• Расподела задатака према критеријумима хитности и важности омогућава вам да гурнете неажурне и неважне ствари у позадину, омогућавајући вам прелазак на фронт важан и хитан. Овако се случајеви анализирају и филтрирају. Они који уопште не требају да троше време елиминишу се.
• Главна предност је у томе што вам матрица омогућава да временски трошкови учините што ефикасније, што омогућава да све радите на време.

Недостаци овог система су такође доступни.

• Матрица је неефикасна у дугорочном планирању. Погодан је за текуће послове или за блиску будућност.
• Када нема дневних циљева, нема потребе да се користи такав систем.
• Да бисте ефикасно користили матрицу, морате брзо и тачно да распоредите циљеве у групе. Да би се то постигло, потребно је разумети који од њих могу да им се додели степен „важних“, а који циљеви нису веома важни, који морају бити хитно испуњени, а који нису обавезни. Таква обука изискује време, односно матрица вам не "успева" одмах, али то је минус.
• И као резултат претходног става, може доћи до грешака у тачности додељивања предмета одређеном статусу.

Сваки квадрант матрице размотримо детаљније.

Ако сте мајстор у планирању, тада ће квадрант А бити празан. Ако су се ствари појавиле у њему, то указује на вашу лошу организацију. Омогућавате едукацију о пословима и блокадама. Разлог за ову слику је по правилу лењост.

Или можда нећете правилно одредити приоритете. Наравно, понекад су такве ситуације допуштене, али када се то систематски посматра једноставно је потребно радити на личној самодисциплини. Да би се избегло „насељавање“ фада у квадранту А, потребно је благовремено суочити са задацима уведеним у преосталим пољима.

Али још увек се може унети мали списак обавеза у квадранту А. Може бити:

• здравствена питања;
• случајеви, чији пропуст може изазвати појаву проблема, погоршати квалитет живота, угрозити добробит породице и посла;
• случајеви чији неуспјех ће знатно отежати пут ка остварењу главних циљева или довести до њиховог поремећаја;
• излаз из разних ванредних и кризних ситуација.

Ако ипак имате пуно тачака у овом квадранту, одустаните од свих напора да их елиминишете. И не заборавите да имплементација одређених ставки са листе важних и хитних може бити у потпуности преусмерена, пренесена на некога из пуномоћника, није потребно да сносите сав терет свих послова само на себе.Овај приступ ће вам помоћи да се брзо изборите са пунином квадранта А.

Проматрања показују да људи који преферирају рјешавање проблема из квадрата Б постају најуспјешнији, брже се крећу љествицом каријере, најбоље су финанцијски напредни, не требају им времена и живе складан, пун живот. Ненаметни задаци спадају у категорију најперспективнијих и приоритетних, а ако им особа посвети главну пажњу, онда се све развија како треба.

Треба имати на уму да недостатак хитности у групи Б понекад доводи до кашњења у испуњењу одређених тачака, а они прелазе у групу А, где ће већ требати брз одговор. Ако важне, али не баш хитне задатке решавамо постепено и редовно, тада ће се тај процес одвијати мирно и ефикасно. Оваквом послу треба приступити одговорно, а недостатак хитности омогућава потпуну контролу напретка, све детаље доводе у идеал, јасно промишљају све кораке, чиме се постиже продуктиван резултат.

Еисенховерова матрица првенствено вас учи како да одредите приоритете. То значи да је најважнија ствар у планирању способност разликовања важних ствари које вас воде ка великим циљевима од секундарних. Задаци које је потребно увести у групу Ц нису важни, у суштини су то ствари које одвраћају од главних циљева, не доприносе напредовању, већ напротив, само ометају развојни процес. Често вас спречавају да се концентришете на постизање важних циљева и на тај начин смањују ефикасност протеклог времена.

Не треба бркати хитне ствари из поља Ц, које су неважне, са хитним питањима из поља А, која су управо изузетно важна. То у правилу доводи до чињенице да ће заиста важни остати у позадини. Животни пример такве ситуације могу бити састанци које нам је наметнуо неко споља или вам нису потребни или празне дуге разговоре, одласци на забаве и прославе, позивнице на које долазе људи који вас не занимају, неке врсте послова у домаћинству, квар кућних апарата и слично. Да, то треба хитно урадити, али решење ових задатака није витална потреба, а њихово неиспуњавање не уноси никакве проблеме.

Часови из ове групе не дају ништа, напротив, могу направити велику штету. Треба их покушати одложити до касније, а боље је потпуно их игнорисати. Али непријатељ мора бити познат очима - неопходно је саставити листу таквих „штеточина“ у пољу Д, јер су то саме активности које „поједу“ наше време. Управо су ове ствари примамљиве и привлачне многим људима због њихове изравности и обећања да ће пружити опуштање и задовољство, провести време у слатком блаженству.

Такве карактеристике ових „случајева“ стварају велико искушење да се с њима суочи на првом месту и нека, како кажу, цео свет чека. Изузетно је тешко изаћи из базе таквих псеудо предмета јер они заиста вуку особу. Али не треба одустајати од покушаја уништавања навике да се тргују њима.

Ове активности укључују:

• разговори о ничему, празни, бесмислени разговори (и телефоном и уживо);
• исто као и разговори из претходног става, дописивање у гласницима, друштвене мреже, све врсте разговора;
• гледање филмова, серија, телевизијских програма који не носе семантички терет, одвлачећи се од озбиљних проблема и послова, изазивајући различите негативне емоције;
• рачунарске и друге игре (које се не развијају).

Одмор за тело и душу је несумњиво неопходан, али постоје и многи други корисни начини за његово спровођење:

• читање квалитетне литературе;
• излети на изложбе, позоришта и музеје;
• игре за развој интелигенције;
• часови у базену, теретана, планинарење на клизалиштима, теренски излети ван града, путовања итд.

Ако не можете у потпуности да уклоните штетна занимања из групе Д из свог живота, онда бисте барем покушали да их одложите, обратите пажњу на њих тек када су комплетиране ствари из група А и Б. Али покушајте да минимизирате количину времена проведеног на „празне“ активности .

Постоји велика вероватноћа да се ствар припише непримереној групи. То је главни проблем у изградњи хијерархије наших приоритета. Да бисте се лакше снашли с тим, морате научити како да одговорите на два питања уз помоћ две речи - „да“ или „не“. На пример: „Да ли ће ми примјена овог случаја помоћи да се приближим свом главном циљу?“ Одговор "да" значи важност случаја, а одговор "не" је неважан.

"Ако сада не решим овај проблем, да ли ће сутра изгубити на значају?" Одговор "да" значи хитност ствари, а одговор "не" - не хитност. Одређујући категорију за сваку наставу на овај начин, прво радите ствари из групе А, а затим из групе Б.

Најбоље време за састављање матрице је почетак новог дана. Добро размислите са којим се задацима сусрећете у блиској будућности и запишите их у облику редовне листе. Затим тестирајте сваки од њих користећи горња питања и поставите их у поља према одговорима. Не заборавите да поменете и најмање и безначајне случајеве, који нам узалуд узимају време.

Укупан број задатака који сами одредите. Поделите случајеве у одговарајуће категорије, можете да пишете у бележницу или направите редовну погодну листу у организатору телефона јер се хитност и значај смањују, тако да су први на листи случајеви из групе А, други из Б, трећи из Ц и из Д не морате уопште да пишете Не заборавите да задатке из група А и Ц подлежу преносу родбине, пријатеља, колега или подређених. Али група Б - то су ствари које је важно да раде сами.

Еисенховерову матрицу могу користити сви којима је потребна. Добро је јер ће бити подједнако корисно свима, без обзира на старосни и социјални статус: директорима организација и предузећа, обичним радницима и канцеларијским радницима, домаћицама, студентима и деци која студирају у школама.

Погледајмо пример како свакодневни снимци у систему Еисенховер могу изгледати.

Група хитних и важних питања:

• возите ауто на сервисну станицу, јер ми је потребан за посао;
• подноси тромесечни извештај;
• решити проблем са кредитном картицом.

Група хитних, али важних ствари:

• развити нову тему и описати главне правце новог пројекта;
• престати пушити;
• научите енглески;
• купите чланство у теретани.

Група хитних, али не и битних питања:

• идите на годишњицу Сан Саницх-а са правног одељења;
• честитајте свима на друштвеним мрежама првог дана пролећа.

Група хитних и неважних послова:

• очистите ормар;
• направите ствари на мезанину;
• гледати серију;
• играј се са папагајем.

Еисенховерова матрица се може упоредити са системом за прочишћавање, филтером који вам омогућава да се ослободите непотребних ствари. У почетку ћете то можда требати свакодневно, али са нагомилавањем искуства почећете на нивоу интуиције осећати шта предузеће припада којој категорији. И чим овакав систем управљања временом савладате и научите како га ефикасно користити и како правилно распоредити случајеве према квадрантима, одмах ћете осјетити прилив слободе.Почећете имати времена да радите све на време и истовремено не журите, ваш живот ће се вратити у нормалу, циљеви који изгледају недостижни биће одједном постигнути. А загарантоваће вам присуство одличног стања и добре расположености, енергије и енергичности.

Дисциплина је темељ успеха. Сигурно сте обраћали пажњу на такве људе којима недостају такве особине, они су у непрестаном вртлогу бескрајних „дела“, све време раде нешто празно, бесмислено, али, према њиховим изјавама, немогуће важно. А вид тих људи стално је уморан, исцрпљен, изгубљен, јадан. Увек су нервозни, бесни и немирни.

Ако не желите да будете такви и не желите да код људи побудите само симпатију и сажаљење, онда морате поступати по принципу супротно. Ако се за њих све догоди тако, а желите супротне резултате, тада морате поступати на супротан начин. Наиме: како би стекли дисциплину у ред, савладали методе самоорганизације, придржавали се јасних планова, распореда и модуса, јасно разумјели када и шта треба радити, и што је најважније, зашто све то, која је сврха. И Еисенховер-ова матрица биће вам велика помоћ у тим стварима.

Заправо, није ништа од тога што је њен оснивач, чије име носи, био у стању да изгради тако вртоглаву каријеру и постане један од најпознатијих и најомиљенијих америчког председника, као и веома успешна војна личност. И све то упркос чињеници да је овај велики човек рођен у сиромашној породици. Можете са сигурношћу узети пример таквих људи и користити алате које су они измислили.