Резиме

Резиме секретара Савет за писање

Садржај

Шта ради специјалиста?
Структура
Шта не треба навести?
Како написати пропратно писмо?
Узорци

Секретар предузећа преузима задатке организовања рада радног колектива и, посебно, руководиоца предузећа. Ово је помоћник шефа компаније, па се кандидатима за ово слободно место постављају прилично строги захтеви. Зауставимо се детаљније на питањима припреме успјешног животописа за пријаву на мјесто секретара.

Шта ради специјалиста?

За рад било којег секретара потребна је могућност брзог преласка са једне врсте радне активности на другу. Ова особа обавља различите задатке, али сви су усмерени на помоћ првој особи у компанији у раду, као и на уштеди радног и личног времена. Традиционално, функције овог стручњака укључују папирологију, рад са телефоном, ПБКС и канцеларијском опремом, прерасподелу позива, као и организовање састанака, пословних путовања и неких других послова.

Секретар на рецепцији Он је одговоран за почетни пријем купаца и посетилаца, комуникацију телефоном, примање факса, као и услужну подршку за преговоре шефа.
Административне дужности укључује организацију најефикасније интеракције између запослених у предузећу, одржавање реда у канцеларијском простору, одржавање канцеларијске опреме, обезбеђивање канцеларије компаније сву потребну канцеларијску опрему и кућне потрепштине.
Задаци личног асистента вође су мало другачији. Овај специјалиста је увек у току са надолазећим догађајима.На његовим је раменима саставити распоред радних састанака шефа, испуњавање његових личних задатака и многе друге задатке, који се обично појединачно наводе у сваком случају.
Судски службеник обично везан за једног судију - овај службеник учествује у расправама на суду и обавља све потребне документарне послове. Судски службеник бави се архивирањем докумената, преношењем материјала у канцеларију, вођењем записника о судском засједању, као и слањем судских судница. Захтеви за ову позицију су веома високи: запослени мора имати вишу правну стручну спрему и најмање 2 године професионалног искуства.
Портпаролка надгледа питања презентације бренда, комуницира са медијима, саставља избор актуелних вести. Лични асистент прихвата сву преписку, припрема све пословне папире за прво лице компаније, прикупља информације на овај или онај начин у вези са доношењем важних одлука, а такође извршава и једнократне налоге шефа.

Специфичности постоје и у активностима помоћника бележника, секретара-преводиоца, као и особља образовне јединице у школи.

Структура

Било који резиме састоји се од неколико блокова. Испод су препоруке шта у сваком од њих навести будућем секретару.

Одговорности

У проширеној верзији, листа радних задатака било ког секретара је следећа:

прихватање долазних писама и пријава, њихова дистрибуција, пренос одговорним лицима;
пријем документације за потпис руководиоцу;
одговарање на долазне позиве и прослеђивање;
организовање пословних преговора шефа;
састављање жалби, писама и других докумената на захтев шефа;
припрема састанака и радних састанака, прикупљање потребних материјала, обавештавање свих учесника догађаја о месту и времену њиховог одржавања, довршавање записника са састанака;
пружање услуга организовања састанка шефа гостију;
контрола извршавања налога администрације од стране запослених у компанији;
обезбеђивање администрације компаније потребном канцеларијом, канцеларијском опремом и другим средствима која ће олакшати несметан рад особља;
пријем посјетилаца;
вођење архиве предузећа;
Организација пословних путовања прве особе компаније: куповина карата, као и резервације хотелских соба
извршавање других упутстава.

Ако се пријављујете за место помоћника секретара, будите спремни да ће листа дужности укључивати верификацију докумената, припрему аналитичких прегледа, прикупљање материјала за извештаје и говоре.

Вештине

Успешан кандидат за место секретара мора имати следеће вештине, које могу бити назначене у животопису:

папирологија;
вођење телефонских разговора;
састанак и почетне консултације са клијентима;
канцеларијска подршка;
дописивање обрада;
организација догађаја и пословних састанака;
управљање временом главе;
познавање канцеларијске опреме и програма за канцеларијске рачунаре.

Које су конкретне вештине у приоритету зависи од сфере активности компаније. На пример, ако вам је потребна секретарица у медицинском центру, вероватно да вам није потребно дубинско знање о папирологији и току рада, тешко да ће вам требати способност да саставите документе за визу. Ова позиција захтева способност комуникације са купцима, познавање основа медицинских послова, способност комуникације телефоном у великим количинама.

Постигнућа

Професионална достигнућа важна су за сваког послодавца, а међу најзначајнијим се обично разликују следеће тачке:

оптимизација управљања документима компаније;
стварање оптималне радне климе у канцеларији;
организација система интеракције између јединица;
Путничка подршка
координација услуга курирске службе и чишћења.

Професионалне и личне квалитете

Надлежни секретар треба да поседује такве важне квалитете као што су:

отвореност за комуникацију;
одговорност и оријентација на резултате;
активна животна позиција;
способност обављања дужности у обављању више задатака;
способност брзог преласка са једне активности на другу;
одсуство било каквих лоших навика;
отпорност на стрес;
тачност и пажљивост;
жеља да се заврши оно што је започело до краја;
пристојност;
способност рада са личним подацима;
компетентан говорни и писани језик;
добро познавање пословног етикета;
способност да делује у тиму.

Радно искуство

Ако сте већ радили као секретар, тада вам неће бити тешко да опишете своје радно искуство. Биће много теже оним кандидатима који први пут траже посао на овом специјалитету. Ипак, недостатак искуства није разлог да се нервирате, увек можете да истакнете своје кључне вештине које поседујете.

На пример, можете да одредите:

течно знање енглеског и шпанског језика;
поседовање свих основних канцеларијских програма;
познавање канцеларијске опреме;
Слепо куцање са 10 прстију (300 знакова у минути).

Увек морате истакнути своје адуте - ово ће послодавцу омогућити да види у чему сте јаки и да вас занима ваша кандидатура.

Образовање

Да бисте се пријавили за место секретара-референта у угледној компанији, потребно је да имате високо образовање. Међутим, често се захтева ефикасно извршавање дужности додатни курсеви и обуке из свештеничког рада, архивирања, као и обуке за рад са канцеларијском опремом. У малим канцеларијама, секретари често додатно обављају дужности млађег адвоката или воде рачуноводствене евиденције. У овом случају, требаће вам правно или економско образовање.

Када се пријавите за место секретара-администратора и запосленог на рецепцији, присуство високог образовања није основно.

Шта не треба навести?

Зауставимо се мало више на ономе што не треба навести у животопису.

Хобији и хобији. Не бисте требали детаљно сликати како желите да узгајате цвеће / плетете / везите у случају да ваша будућа активност није повезана са тим.
Сва расположива радна искуства. Многи започињу каријеру на позицијама као што су продавач, домар или чистач. Ако радите више од 10 година, биће сасвим довољно да се зауставите на 2-3 места на сличном специјалитету.
Секретар мора бити пријатног изгледа, зато је препоручљиво да приложите фотографију са животописом. Међутим, овде није дозвољено никакво сексуално порекло - ограничите се на строгу фотографију "за документе". Слике у купаћем костиму или ресторану можда нису правилно обрађене.

Како написати пропратно писмо?

Пропратно писмо није потребно, али ипак оставља повољан утисак на потенцијалног послодавца. Није потребно понављати све што пише у самом животопису. Овде треба да идентификујете интересовање за слободно место и укратко нагласите присуство основних вештина и компетенцијада вам помогне у обављању професионалних обавеза.

На крају писма захвалите се на интересовању и изразите искрену наду за одговор.