Eisenhowerova matica - používajte správne čas

Zdá sa, že v našom šialene rýchlo sa rozvíjajúcom storočí čas nielen ide, ale letí rýchlosťou nadzvukovej roviny. V takom cykle udalostí a dní, ktorý je zaťažený množstvom záležitostí a plánov, si často nemôžeme uvedomiť ani polovicu toho, čo bolo plánované. A chcem všetko chytiť. Ako správne používať čas, pomocou matice Eisenhower, sa budeme zaoberať podrobnejšie.

Čas je všetko, čo máme. Lepšie alebo horšie je, že žijeme svoj život priamo, záleží na tom, ako a na čom trávime čas. A tí, ktorí chcú mať veľa času na svojej ceste, sa spravidla učia efektívne riadiť svoj čas. Time management (time management) nie je nič iné ako plánovanie. Je to to, čo pomáha prestať báť kvôli horkému pocitu, že čas je krátky, že mu veľmi chýba, a preto sa nedá nič urobiť.

Kedysi sa slávny americký vojenský a politický predstaviteľ Dwight David Eisenhower vážne zaoberal hľadaním riešenia problému efektívneho plánovania, bol tiež prezidentom Spojených štátov. Podarilo sa mu nájsť riešenie tohto problému, dokonca prišiel so svojím systém riadenia času.

Stalo sa tak, že ľudský mozog ľahšie a lepšie vníma štruktúrované informácie, ktoré sa prenášajú do určitého systému a rozdeľujú sa na police. Zároveň by bolo pekné vizualizovať tieto police, urobiť ich vizuálnymi, napríklad pomocou nejakých schém alebo schém.Práve tento princíp rozdelenia prípadov je základom matice Eisenhower, ktorá je jednou z vedúcich metód v teórii efektívneho riadenia času.

Vizualizácia plánu akcií a akcií pomocou matice je veľmi jednoduchá. Nakreslite štvorec na papier a rozdelte ho dvoma kolmými čiarami na štyri rovnaké polia. Mali by ste dostať okno s grilom v tvare kríža. Tieto polia rozdelia váš prípad do 4 skupín, z ktorých každá bude závisieť od príznakov dôležitosti / dôležitosti a naliehavosti / naliehavosti. Polia tvorené priesečníkom čiar sa nazývajú kvadranty (matematický koncept) a označujú sa takto:

• kvadrant A (dôležité a naliehavé úlohy);
• kvadrant B (dôležité, ale nie naliehavé úlohy);
• kvadrant C (nie dôležité, ale naliehavé úlohy);
• kvadrant D (nepodstatné a neodkladné úlohy).

Matica Eisenhower má výhody aj nevýhody. Opíšeme to aj ďalšie a začneme výhodami.

• Napriek svojmu názvu „matica“, z čoho vyplýva niečo zložité, je systém v skutočnosti veľmi ľahko zrozumiteľný a bez problémov sa používa.
• Prípady, ciele a zámery sú rozdelené do 4 kategórií, čo im pomáha lepšie sa orientovať.
• Rozdelenie úloh podľa kritérií naliehavosti a dôležitosti vám umožňuje presúvať nepodstatné a nepodstatné veci do pozadia, čím vám umožňuje posunúť sa na frontu dôležité a naliehavé. Takto sa prípady analyzujú a filtrujú. Tí, ktorí vôbec nemusia strácať čas, sú vylúčení.
• Hlavnou výhodou je, že matica vám umožňuje čo najviac zefektívniť časové náklady, čo zase umožňuje robiť všetko načas.

Nevýhody tohto systému sú tiež dostupné.

• Matica je pri dlhodobom plánovaní neúčinná. Je vhodný na súčasné udalosti alebo do blízkej budúcnosti.
• Ak nie sú stanovené žiadne denné ciele, nie je potrebné takýto systém používať.
• Aby ste mohli maticu efektívne využívať, musíte rýchlo a presne rozdeliť ciele do skupín. Aby ste to dosiahli, musíte pochopiť, ktorým z nich možno priradiť stupeň „dôležité“ a ktoré ciele nie sú príliš dôležité, ktoré je potrebné urýchlene dokončiť a ktoré sú voliteľné. Takéto školenie si vyžaduje čas, to znamená, že matrica pre vás hneď „nefunguje“, ale je mínus.
• A v dôsledku predchádzajúceho odseku môžu existovať chyby s presnosťou priraďovania prípadov určitému stavu.

Každý kvadrant matice považujeme za podrobnejší.

Ak ste majstrom plánovania, kvadrant A bude prázdny. Ak sa v ňom veci objavili, naznačuje to vašu zlú organizáciu. Umožníte vzdelávanie vo veciach prehrabávania a blokovania. Dôvodom tohto obrázka je spravidla lenivosť.

Alebo nemusíte správne určovať priority. Samozrejme, niekedy sú také situácie prípustné, ale keď sa to systematicky pozoruje, je jednoducho potrebné pracovať na osobnej sebadisciplíne. Aby sa predišlo „usadzovaniu“ výstrelok v kvadrante A, je potrebné sa včas vyrovnať s úlohami zavedenými vo zvyšných poliach.

Stále však môžete zadať malý zoznam úloh v kvadrante A. Môže to byť:

• zdravotné problémy;
• prípady, ktorých zlyhanie môže vyvolať výskyt problémov, zhoršiť kvalitu života, ohroziť blaho rodiny a práce;
• prípady, ktorých zlyhanie významne skomplikuje cestu k dosiahnutiu hlavných cieľov alebo povedie k ich narušeniu;
• východisko z rôznych núdzových a krízových situácií.

Ak napriek tomu máte v tomto kvadrante veľa bodov, vzdajte sa všetkých snáh o ich odstránenie. A nezabudnite, že implementácia určitých položiek zo zoznamu dôležitých a naliehavých môže byť úplne presmerovaná, delegovaná na niekoho zo zástupcov, nie je potrebné znášať celú záťaž všetkých vecí iba na vás.Tento prístup pomôže rýchlo sa vysporiadať s plnosťou kvadrantu A.

Z pozorovaní vyplýva, že ľudia, ktorí uprednostňujú riešenie problémov z kvadrantu B, sa stanú najúspešnejšími, rýchlejšie postupujú po kariérnom rebríčku, finančne prosperujú, nemajú čas a žijú harmonickým plnohodnotným životom. Neodkladné úlohy patria do kategórie tých najsľubnejších a prioritných, a ak im človek venuje svoju hlavnú pozornosť, všetko sa vyvíja tak, ako by malo.

Malo by sa pamätať na to, že nedostatok naliehavosti v skupine B niekedy vedie k oneskoreniu pri plnení určených bodov a migrujú do skupiny A, kde už budú vyžadovať rýchlu reakciu. Ak postupne a pravidelne riešime dôležité, ale nie veľmi naliehavé úlohy, bude tento proces prebiehať pokojne a efektívne. Je potrebné pristupovať k tomuto druhu podnikania zodpovedne a nedostatok naliehavosti umožňuje úplnú kontrolu nad priebehom záležitosti, všetky podrobnosti ideálne, jasne premyslite všetky kroky, čím získate produktívny výsledok.

Matica Eisenhowera vás primárne naučí, ako určovať priority. To znamená, že najdôležitejšou vecou pri plánovaní je schopnosť rozlíšiť dôležité záležitosti, ktoré vás vedú k veľkým cieľom od sekundárnych. Úlohy, ktoré je potrebné zaradiť do skupiny C, nie sú v zásade dôležité, to sú veci, ktoré odvádzajú pozornosť od hlavných cieľov, neprispievajú k pokroku, ale naopak, iba brzdia rozvojový proces. Často vám bránia sústrediť sa na dosiahnutie dôležitých cieľov, a tým znižujú efektívnosť minulého času.

Nemali by ste si zamieňať naliehavé záležitosti z oblasti C, ktoré nie sú dôležité, s naliehavými záležitosťami z oblasti A, ktoré sú veľmi dôležité. To spravidla vedie k tomu, že skutočne dôležité zostane v pozadí. Živým príkladom takejto situácie môžu byť stretnutia uložené niekým zvonka, ktoré nepotrebujete, alebo prázdne dlhé rozhovory, chodenie na oslavy a oslavy, pozvánky od ľudí, ktorí vás nezaujímajú, nejaké domáce práce, porucha domácich spotrebičov a podobne. Áno, musí sa to urobiť naliehavo, ale riešenie týchto úloh nie je nevyhnutnou nevyhnutnosťou a ich nesplnenie nespôsobuje žiadne problémy.

Triedy z tejto skupiny nedávajú nič, naopak, môžu spôsobiť veľa škody. Mali by sa pokúsiť o odloženie na neskôr a je lepšie ich úplne ignorovať. Nepriateľa však musíme poznať zrakom - v poli D je nevyhnutné zostaviť zoznam takýchto „škodcov“, pretože to sú práve tie činnosti, ktoré „konzumujú“ náš čas. Práve tieto veci sú pre mnohých lákavé a atraktívne pre svoju jednoduchosť a prísľub dať relax a potešenie, stráviť čas v sladkej blaženosti.

Takéto charakteristiky týchto „prípadov“ vytvárajú veľké pokušenie sa s nimi najprv vysporiadať a nechať, ako sa hovorí, celý svet čakať. Môže byť veľmi ťažké dostať sa zo skupiny takýchto pseudo-položiek, pretože skutočne ťahajú človeka. Nemalo by sa však upustiť od pokusov o ničenie zvyku ich riešenia.

Tieto činnosti zahŕňajú:

• rozhovory o ničom, prázdne, nezmyselné rozhovory (telefonické aj živé);
• rovnako ako rozhovory z predchádzajúceho odseku, korešpondencia v posloch, sociálnych sieťach, všetkých druhoch rozhovorov;
• pozeranie filmov, seriálov, televíznych programov, ktoré nenesú sémantickú záťaž, odvádzajú pozornosť od vážnych problémov a záležitostí a spôsobujú rôzne negatívne emócie;
• počítačové a iné (nevyvíjajúce sa) hry.

Odpočinok pre telo a dušu je nepochybne nevyhnutný, ale na jeho implementáciu existuje mnoho ďalších užitočných spôsobov:

• čítanie kvalitnej literatúry;
• výlety na výstavy, divadlá a múzeá;
• hry na vývoj inteligencie;
• kurzy v bazéne, telocvični, turistike na klziskoch, exkurziách mimo mesta, cestovaní atď.

Ak nedokážete zo svojho života úplne vylúčiť škodlivé povolania zo skupiny D, mali by ste sa ich aspoň pokúsiť oneskoriť, dávajte im pozor len vtedy, keď sú dokončené veci zo skupín A a B. Pokúste sa minimalizovať množstvo času stráveného na „prázdnych“ činnostiach. ,

Existuje vysoká pravdepodobnosť, že sa záležitosť priradí nevhodnej skupine. Toto je hlavný problém pri budovaní hierarchie našich priorít. Aby ste sa s ňou ľahšie vysporiadali, musíte sa naučiť odpovedať na dve otázky pomocou dvoch slov - „áno“ alebo „nie“. Napríklad: „Pomôže mi implementácia tohto prípadu priblížiť sa k môjmu hlavnému cieľu?“ Odpoveď „áno“ znamená dôležitosť prípadu, odpoveď „nie“ nie je dôležitá.

"Ak tento problém nevyriešim teraz, stratí zajtra význam?" Odpoveď „áno“ znamená naliehavosť záležitosti, odpoveď „nie“ - nie naliehavosť. Ak ste takto určili kategóriu pre každú lekciu, urobte najprv veci zo skupiny A a potom zo skupiny B.

Najlepší čas na zostavenie matice je začiatok nového dňa. Dôkladne premýšľajte o úlohách, ktorým v blízkej budúcnosti čelíte, a napíšte ich do pravidelného zoznamu. Potom otestujte každú z nich pomocou vyššie uvedených otázok a umiestnite ich do polí podľa odpovedí. Nezabudnite uviesť najmenšie a najvýznamnejšie prípady, ktoré si zbytočne zaberajú čas.

Celkový počet úloh, ktoré sami určíte. Po rozdelení prípadov do príslušných kategórií môžete napísať do poznámkového bloku alebo si vytvoriť pravidelný pohodlný zoznam v organizátore telefónu, pretože naliehavosť a dôležitosť klesá, takže prvé v zozname sú prípady zo skupiny A, druhé z B, tretie z C a D nemusíte písať vôbec. Nezabudnite, že úlohy zo skupín A a C podliehajú delegovaniu na príbuzných, priateľov, kolegov alebo podriadených. Ale skupina B - to sú veci, ktoré je potrebné robiť samostatne.

Eisenhowerovu maticu môžu využívať všetci, ktorí ju potrebujú. Je to dobré, pretože to bude rovnako užitočné pre všetkých, bez ohľadu na vek a sociálne postavenie: vedúci organizácií a podnikov, bežní pracovníci a administratívni pracovníci, ženy v domácnosti a študenti a deti študujúce na školách.

Pozrime sa na príklad toho, ako by mohli vyzerať denné nahrávky v systéme Eisenhower.

Skupina naliehavých a dôležitých záležitostí:

• odviezť auto do servisu na opravu, pretože ho potrebujem na prácu;
• predložiť štvrťročnú správu;
• riešiť problém s kreditnou kartou.

Skupina naliehavých, ale dôležitých záležitostí:

• vypracovať novú tému a načrtnúť hlavné smery nového projektu;
• prestať fajčiť;
• učiť sa anglicky;
• kúpiť členstvo v telocvični.

Skupina naliehavých, ale nie dôležitých záležitostí:

• ísť k výročiu San Sanychu z právneho oddelenia;
• gratulujem všetkým k sociálnym sieťam prvý jarný deň.

Skupina urgentných a nepodstatných vecí:

• vyčistiť skrinku;
• rozoznať veci na mezanine;
• sledujte sériu;
• hrať sa s papagájom.

Maticu Eisenhower možno porovnávať s čistiacim systémom, filtrom, ktorý vám umožní zbaviť sa nepotrebných vecí. Najprv ho možno budete musieť skompilovať každý deň, ale s nahromadením skúseností začnete cítiť na úrovni intuície, čo podnikanie patrí do ktorej kategórie. Akonáhle sa tento systém riadenia času zvládne a naučíte sa, ako ho efektívne používať, ako aj správne distribuovať prípady podľa kvadrantov, okamžite pocítite nárast slobody.Začnete mať čas robiť všetko včas a zároveň sa nebudete ponáhľať, váš život sa vráti späť k normálu, ciele, ktoré sa zdajú nedosiahnuteľné, sa náhle dosiahnu. A bude vám zaručená prítomnosť vynikajúceho stavu a vysokej nálady, energie a sily.

Disciplína je základom úspechu. Určite ste venovali pozornosť takým ľuďom, ktorí nemajú také vlastnosti, sú v nekonečnom víre nekonečných „činov“, vždy, keď robia niečo prázdne, nezmyselné, ale podľa ich tvrdení sú nemožné dôležité. A pohľad týchto ľudí je neustále unavený, vyčerpaný, stratený, nešťastný. Sú vždy naštvaní, pochmúrní a nepokojní.

Ak nechcete byť takí a nechcete u ľudí vzbudzovať iba súcit a ľútosť, musíte konať na princípe opaku. Ak sa pre ne stane všetko a vy chcete opačné výsledky, musíte konať opačným spôsobom. Konkrétne: na usporiadanie disciplíny, osvojenie si metód samoorganizácie, dodržiavanie jasných plánov, harmonogramov a režimov, jasné pochopenie toho, kedy a čo robiť, a čo je najdôležitejšie, prečo to všetko, aký je účel. Matica Eisenhower pre vás bude v týchto veciach veľkým pomocníkom.

V skutočnosti nie je nič za to, aby jej zakladateľ, ktorého meno nesie, bol schopný vybudovať takú závratnú kariéru a stať sa jedným z najslávnejších a najobľúbenejších amerických prezidentov, ako aj veľmi úspešnou vojenskou osobnosťou. A to všetko napriek tomu, že sa tento veľký muž narodil v chudobnej rodine. Môžete bezpečne vziať príklad od týchto ľudí a použiť nástroje, ktoré vynašli.