Resumo do Office Manager: estrutura e diretrizes para preenchimento

Uma carreira de sucesso começa com um currículo competente para escrever e a impressão que causará. Portanto, é importante que este documento desperte o interesse do empregador. Um currículo correto pode apresentar um funcionário em potencial como o especialista mais adequado para uma posição aberta. Isto é especialmente verdade para os jovens que estão apenas começando o trabalho, que devem ser capazes de estruturar sua experiência de trabalho mínima no currículo.

Muitos identificam as responsabilidades do cargo de gerente e secretária do escritório. Existem algumas semelhanças: receber chamadas e correspondência, digitar, organizar reuniões e cumprir todas as instruções da gerência. Mas os deveres do gerente do escritório visam garantir a vida do escritório. Eles podem ser muito mais amplos com a atribuição de competências adicionais ao secretário ou gerente assistente.

O currículo deve ter uma estrutura clara e uma linguagem simples de apresentação. A forma geralmente aceita deste documento escrito é seções com informações colocadas em uma determinada sequência:

• posição desejada;
• sobrenome, nome e patronímico;
• informações de contato;
• finalidade do currículo;
• competências profissionais, posições relevantes a que o requerente se candidata;
• educação (primária e secundária);
• experiência de trabalho;
• qualidades pessoais;
• dados adicionais;
• recomendações.

Já na fase do currículo, o candidato poderá se provar bem, tendo emitido de acordo com todas as regras de um documento comercial.

Se você usar os princípios do design corretamente, o leitor formará uma percepção positiva:

• o cabeçalho "Resumo" não está escrito;
• volume - não mais que 2 páginas A4;
• o texto é dividido em parágrafos curtos e fáceis de ler;
• é recomendável usar as fontes Times New Roman ou Arial com o tamanho do texto principal - tamanho 12, títulos - tamanho 20, legendas - tamanho 14;
• todas as transferências são feitas pela lista;
• Você pode acentuar as informações destacando-as em negrito ou em letras maiores (de 14 a 16 tamanhos de fonte);
• o texto não deve estar errado;
• informações devem ser resumidas.

Os princípios para escrever um currículo são os mesmos para todas as postagens.

• Na seção “Posição desejada”, o nome da vaga deve ser claramente indicado. No caso de não haver informações sobre vagas, você deve descrever brevemente o escopo de seu interesse profissional, por exemplo, "especialista em TI". Se você não possui experiência profissional, deve indicar o "estagiário / assistente" e o escopo do trabalho, por exemplo, marketing, finanças, TI.
• A seguir, são dados pessoais: sobrenome, nome e patronímico. Eles são recomendados para serem colocados no centro ou no lado esquerdo. Muitas vezes, os empregadores exigem a aparência dos candidatos e são solicitados a enviar um currículo com uma foto. Se necessário, a foto de negócios mais bem-sucedida deve ser colocada no currículo.
• No parágrafo "Informações de contato" reflita o telefone, o endereço de e-mail e indique a data de nascimento e as expectativas de salário. Você realmente deve avaliar suas habilidades para que o salário desejado seja justificado. Se a empresa possui filiais, é necessário indicar prontidão para mudanças e viagens de negócios.
• O próximo bloco é o objetivo. Você pode simplesmente escrever: "Obter a posição de gerente de escritório".
• Educação Uma lista de instituições de ensino, a partir do último, com datas de admissão e graduação. As informações sobre a especialidade e a universidade (universidade, faculdade) devem corresponder às prescritas no diploma. Cursos, treinamentos, estágios são melhores para escrever aqueles relacionados à posição para a qual o funcionário reivindica.
• Experiência profissional. É necessário descrever sua atividade laboral para que o empregador chame a atenção para esse candidato. O último local de trabalho é indicado primeiro. Chega de 5 organizações. A descrição da experiência anterior deve ser específica, os períodos de trabalho devem ser indicados para o mês mais próximo, o nome completo da empresa com sua breve descrição, cargo ocupado e responsabilidades funcionais devem ser detalhados. Com a redação adequada desta seção, deve-se enfatizar trabalhos anteriores que estejam o mais próximo possível da posição desejada. Aumentará o valor de um funcionário se ele trabalhou anteriormente como secretário assistente, advogado, operador de call center.
• Conquistas. Realizações concretas em locais de trabalho anteriores devem ser descritas e todas as medidas de incentivo disponíveis recebidas do gerenciamento anterior devem ser listadas.
• Habilidades profissionais. Os empregadores selecionam um funcionário inteligente e ativo que sabe como garantir que tudo seja feito com pontualidade e os funcionários sentem que existe uma pessoa que cuida dos detalhes do escritório doméstico. Além disso, eles estão procurando uma pessoa com um alto nível de empatia, que saiba como ver os problemas e encontrar uma solução para eles. Portanto, vale a pena indicar apenas as habilidades relevantes para a vaga proposta.

Tarefas de trabalho:

• gestão;
• Administração
• suporte econômico;
• controle;
• relatórios.

Tarefas comuns:

• cuidar do escritório e funcionários;
• correio e fluxo de trabalho;
• reunião com contratados e parceiros;
• encomendar água, alimentos, móveis, equipamentos.

Principais conhecimentos e habilidades do gerente do escritório:

• experiência na organização de reuniões;
• Propriedade da etiqueta comercial.

Um candidato bem-sucedido é capaz de estabelecer todos os processos no escritório e controlar o trabalho das unidades auxiliares. Esse especialista geralmente é obrigado a rastrear os aniversários dos funcionários, organizar feriados corporativos, organizar cumprimentos, comprar presentes, buquês e lembranças.

Sobre mim. Trata-se de uma enumeração de traços pessoais de caráter que ajudarão a cumprir as tarefas da respectiva posição: inclinações organizacionais, consciência, pontualidade, independência, paciência e flexibilidade.

Requisitos obrigatórios para o gerente do escritório:

• senso comum;
• conhecimento em informática;
• discurso competente;
• atividade na resolução de problemas emergentes.

Resistência ao estresse, não conflito, boa memória e organização são bem-vindas.. Os gerentes de escritório eficazes também se distinguem pela presença de certas qualidades pessoais: proatividade, excelentes habilidades de comunicação e boa vontade. Na ausência de experiência profissional, atenção deve ser dada ao trabalho duro, diligência, treinabilidade e fácil adaptação na equipe. No entanto, mais de 6 traços de caráter não devem ser incluídos na descrição.

Na seção "Informações adicionais", você pode incluir suas atividades favoritas, além do fato de saber dirigir. E a última seção - “Recomendações” - uma apresentação das características e contatos dos ex-líderes.

Uma carta de apresentação é enviada além do currículo. Às vezes, os próprios empregadores, publicando vagas em sites de empregos, exigem o anexo de uma carta de apresentação em uma resposta. Em seu conteúdo, é necessário falar sobre suas expectativas em futuras cooperações. Isso dá a chance de ser convidado para uma entrevista. Aqui está um exemplo de uma carta de apresentação.

“Estou enviando um currículo para me considerar um gerente de escritório. Eu ficaria feliz em trabalhar em uma empresa estável, grande e respeitável. Tenho certeza de que é nos Mobile TeleSystems que poderei realizar ainda mais meu potencial.

Até o momento, tenho experiência como secretária do chefe, especialista em administração de RH. Espero que a responsabilidade e a atenção aos detalhes da papelada desenvolvida em postos de serviço anteriores me tornem seu funcionário efetivo.

Gostaria de receber um convite para uma entrevista e contar mais detalhadamente minha experiência profissional, além de responder a todas as perguntas.

Atenciosamente, F.I.

Exemplo de CV para gerente de escritório

Albina Kravtsova

Data de nascimento: 30.09.1995

Objetivo: preenchendo um cargo vago de gerente de escritório

Renda desejada: de 45 mil rublos

Gráfico: tempo integral

Pronto para viagens de negócios, pronto para se mover.

Informações para contato:

endereço residencial:

telefone:

e-mail:

Educação:

• PenzGTU, Penza (2013-2017). Formação profissional por indústria. Perfil "Economia e Gestão".
• PenzGTU, Penza (2013-2014). Formação profissional no programa "Contador".
• PSU (2010-2013). Gestão e informática em sistemas técnicos.
• GOU "Penza Construction and Utility College" (2005-2008). Operador de computador.

Experiência profissional

Informações sobre atividade laboral:

12. 2015 – 11. 2019

Especialista em suporte sênior, Sistema de Informação Unificado

• Recepção, registro e processamento de solicitações e apelações de informações recebidas.
• Reivindicações e conselhos.
• Coleta e análise de informações para resolver os problemas dos usuários do site.

Intel LLC

05. 2013 – 11. 2015

Operador de call center do Sistema de Informação Unificado.

• Receba chamadas, registre chamadas.
• Consultoria aos usuários do site.

LLC Global. ru »

01. 2010 – 04. 2013

Gerente de escritório

• Organização do trabalho e suporte à vida do escritório, manutenção de registros de RH, trabalho com documentos comerciais, correio e Internet banking.

LLC Infotex

10. 2008 – 12. 2009

Especialista em RH

• Manutenção do fluxo de trabalho do pessoal.

TC Fortuna

01. 2007 – 09. 2008

Gerente de Contas

• Registro de documentação do assinante, consulta de assinantes, venda e ativação de cartões SIM.

NSS CJSC

Principais conhecimentos e habilidades:

• habilidades para trabalhar com organizações parceiras;
• conhecimentos de informática, equipamento de escritório e software;
• habilidades em trabalhar com documentos, relatórios;
• excelente conhecimento do trabalho de escritório;
• organização, atenção aos detalhes.

Informações adicionais:

• línguas estrangeiras: inglês (nível básico);
• nível de conhecimentos de informática: usuário confiante;
• programas de computador: Photoshop, MS Office;
• estado civil, informações sobre filhos: não casado, sem filhos;
• passatempos, passatempos: pintura, fotografia criativa, viagem, psicologia.

Qualidades pessoais:

• resistente ao estresse, tenho experiência em resolver várias situações;
• capaz de aprender.

Objetivos e planos de vida:

• trabalhar em uma empresa moderna com a possibilidade de desenvolver ainda mais as qualidades pessoais e profissionais para o crescimento na carreira;
• obter experiência adicional que me permita desenvolver novas habilidades, expandir minhas responsabilidades e assim me tornar o funcionário mais eficaz.

Recomendações estão disponíveis mediante solicitação.