Subtelności komunikacji biznesowej w telefonie

Sztuka komunikacji biznesowej jest ważnym aspektem negocjacji i przez wiele lat nie traci na znaczeniu. Intensywność komunikacji biznesowej przez telefon rośnie z roku na rok. Wraz z rozwojem komunikacji mobilnej staje się jednym z głównych sposobów komunikacji. Aby zdobyć umiejętności telefoniczne, należy znać zawiłości i zasady komunikacji biznesowej.

Telefon we współczesnym świecie odgrywa ważną rolę, ponieważ dzięki nim komunikujemy się z rodziną, przyjaciółmi, kolegami, zarządem i partnerami biznesowymi.

Tak więc podczas rozmowy z określonym kręgiem ludzi dana osoba stosuje odpowiednią metodę komunikacji i, na przykład, nigdy nie prowadzi dialogu ze swoim szefem, jak z bliskim przyjacielem. W tej sytuacji wykorzystywany jest bardziej formalny rodzaj komunikacji.

Pracownicy, którzy przeprowadzają badania socjologiczne populacji, odbierają połączenia od klientów lub negocjują telefonicznie, powinni również stosować etykietę biznesową. Często udane rozmowy telefoniczne stają się kluczem do dobrych relacji biznesowych. Nawet wizerunek firmy może całkowicie zależeć od zdolności pracowników do prowadzenia kompetentnego dialogu przez telefon.

Obecnie większość połączeń odbywa się za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Korzystając z tego narzędzia komunikacji, musisz przestrzegać kilku zasad.

• Zawsze wyłączaj telefon lub ustawiaj go w tryb wibracji na spotkaniu biznesowym z klientem, w kinie lub na seminarium.
• Urządzenie mobilne jest bardziej wrażliwe na dźwięk niż telefon stacjonarny. Dlatego w sytuacji, gdy będąc w miejscu publicznym, konieczna jest osobista rozmowa bez ingerencji z zewnątrz, możesz po prostu mówić cicho, a rozmówca na pewno Cię usłyszy.

• Nie należy głośno dzwonić na telefon. Może przestraszyć innych.
• Spróbuj mówić krótko. W obecności osób trzecich rozmowa nie powinna trwać dłużej niż 30 sekund, w przeciwnym razie istnieje ryzyko, że ktoś będzie wyglądał niegrzecznie. Jeśli istnieją dobre powody do rozmowy telefonicznej, na przykład choroba członka rodziny lub poważna transakcja, należy powiadomić obecnych o tej sytuacji.
• Unikaj rozmów telefonicznych podczas lunchu biznesowego. Jeśli istnieje pilna potrzeba odebrania połączenia, powinieneś opuścić stół i porozmawiać w mniej zatłoczonym miejscu.

Standardy etyczne w komunikacji telefonicznej są ważne dla skutecznego działania firmy. Kultura rozmów telefonicznych jest szczególnym rodzajem komunikacji biznesowej. Znajomość zasad etykiety pomoże wzmocnić relacje biznesowe i zwiększyć rentowność organizacji.

• Konieczne jest pozdrowienie osoby, z którą odbędzie się rozmowa telefoniczna. Najbardziej odpowiednie do tego są wyrażenia związane z porą dnia („Dzień dobry”, „Dzień dobry” lub „Dobry wieczór”).
• Podczas oficjalnej rozmowy telefonicznej ważne jest monitorowanie własnej intonacji. Aby nie odepchnąć rozmówcy, musisz mówić uprzejmie i spokojnie, unikając niepotrzebnych emocji.

• Po powitaniu zaleca się przedstawienie się oraz podanie imienia, stanowiska i organizacji.
• Jeśli zadzwonisz do osoby, zawsze powinieneś wyjaśnić, czy rozmowa w tej chwili jest dla niego wygodna.
• Zgodnie ze standardami etycznymi telefon należy odebrać po drugim lub trzecim połączeniu.
• Podczas rozmowy nie pal, nie jedz jedzenia ani napojów.
• Jeśli abonent dzwoniący jest zainteresowany innym pracownikiem organizacji, rozmowa musi zostać przekierowana do niego lub włączyć funkcję gotowości.
• W sytuacji, w której pomyliłeś się z numerem, musisz, nie zadając zbyt wielu pytań, przeprosić rozmówcę i natychmiast się pożegnać.
• Nigdy nie dzwoń wcześnie rano, podczas przerwy na lunch lub przed końcem dnia roboczego.
• Sekretarz lub asystent może wykonywać lub odbierać połączenia zamiast kierownika.

• Możesz zadzwonić do partnera lub klienta tylko na numer osobisty, pod warunkiem, że on sam dał ci swoje kontakty. Ale w weekendy i święta takie połączenia są zabronione.
• Są chwile, kiedy rozmowa jest przerywana z powodu złej komunikacji. W tej sytuacji ten, kto pierwszy zadzwonił, powinien oddzwonić.
• Nie przeciągaj rozmowy. Długa rozmowa może znudzić rozmówcę i wywołać oburzenie. Jeśli komunikacja została opóźniona, ale cel rozmowy nie został osiągnięty, możesz oddzwonić do klienta następnego dnia lub umówić się na osobiste spotkanie.
• Po zakończeniu rozmowy zaleca się podziękować rozmówcy i uprzejmie pożegnać się z nim, po zapytaniu, czy ma jakieś pytania. Ta prosta czynność zakończy rozmowę i zachęci do dalszej współpracy.

Powinieneś dokładnie przygotować się do rozmowy telefonicznej i wykonać szereg konkretnych działań. Rozważmy bardziej szczegółowo główne punkty.

• Dzwonienie do rozmówcy następuje dopiero po opracowaniu jasnego planu rozmowy. Aby wykluczyć drobne szczegóły, możesz wykonać szkice graficzne lub schematyczne.
• Zapisz ważne pytania, o których musisz pamiętać w trakcie negocjacji.
• Przygotuj dokumenty, które mogą być potrzebne w procesie komunikacji (korespondencja, raporty, umowy).

• Zapytaj swojego rozmówcę z wyprzedzeniem o dogodny czas na wykonanie połączenia.
• Aby zapisać otrzymane informacje, przygotuj notatnik lub pamiętnik.
• Dowiedz się ogólną listę osób, które będą uczestniczyć w rozmowie, aby skontaktować się z nimi po imieniu i patronimii.
• Przed wybraniem numeru spróbuj nastroić się w pozytywnym nastroju, wtedy twój stan emocjonalny powinien oczywiście spowodować zlokalizowanie rozmówcy.
• Podczas rozmowy telefonicznej należy wziąć pod uwagę bezpieczeństwo komunikacji w biurze, ponieważ cenne informacje mogą wpaść w ręce konkurentów.

Istnieją również punkty, które powinny zostać wykluczone i niedozwolone w nadchodzącej rozmowie telefonicznej.

• Nie ma potrzeby omawiania spraw biznesowych z nieznaną lub przypadkową osobą. Lepiej umówić się na spotkanie.
• Nie jest zalecane wymaganie decyzji od osoby, która nie jest do tego upoważniona lub myśli inaczej. Przez telefon może wyrazić zgodę, choć będzie przeciwnikiem tej decyzji.
• Nie warto wyrażać próśb, jeśli nie jesteś pewien, czy osoba, z którą rozmawiasz, zgadza się z tobą i chce ci pomóc.

Rola telefonu w komunikacji biznesowej jest dwojaka. Bardzo często odwraca uwagę od pilnych zadań wykonywanych w ciągu dnia, ale jednocześnie przyspiesza rozwiązywanie wielu zadań. Dlatego konieczne jest poznanie zasad rozmów telefonicznych, które przyczyniają się do jego bardziej efektywnego wykorzystania.

Bardzo ważne jest posiadanie techniki komunikacji biznesowej dla pracowników, których praca jest specyficzna w rozmowach telefonicznych z potencjalnymi klientami. Wiele firm próbuje od pierwszych słów nawiązać kontakt z dzwoniącym, aby uczynić go prawdziwym klientem.

Firmy konkurują na różne sposoby, aby przyciągnąć klientów. Ważnym etapem promocji usług jest sprzedaż telefoniczna, dlatego menedżerowie muszą poprawnie i taktownie prowadzić dialog z klientami, w przeciwnym razie korzystne kontrakty trafią do konkurentów.

Poniższe wskazówki pomogą Ci odnieść sukces w rozmowie telefonicznej w firmie.

• Zaleca się wykonywanie połączeń z osobą, która zapewniła Ci jakąkolwiek przydatną usługę. Słowa wdzięczności są bardzo ważne dla przyszłej współpracy.
• Zawsze uśmiechaj się podczas prowadzenia rozmowy. Subskrybent z pewnością poczuje Twój uśmiech i optymizm.
• W procesie negocjacji staraj się przewidzieć przebieg myśli rozmówcy.
• Nigdy nie używaj wulgaryzmów ani słownictwa potocznego. Jest to sprzeczne z kulturą komunikacji.
• Używaj wyrażeń i terminów zrozumiałych dla osoby dzwoniącej.
• Nie zakrywaj słuchawki, rozmawiając jednocześnie z kimś. W ten sposób przejawia się brak szacunku dla rozmówcy.
• Wyjaśnij swoją pozycję z pewnością i dokładnością, ponieważ dokładność jest grzecznością królów.

• Negocjacje są ważne, aby prowadzić szybko, odpowiadając na zadawane pytania bez opóźnień i mylących propozycji. Przerwa może być uzasadniona tylko wtedy, gdy specjalista szuka dokumentacji niezbędnej do negocjacji. Jeśli przerwa zostanie przedłużona, osoba ma pełne prawo do przerwania komunikacji.
• W chwilach komunikacji telefonicznej, rzeczywistej lub wirtualnej musisz być wyjątkowo uprzejmy. Krzyczenie i mówienie podniesionym głosem jest uważane za naruszenie etyki.
• Pożegnaj się z rozmówcą poprawnie, ponieważ umiejętne zakończenie rozmowy jest nie mniej ważne niż główna część dialogu. Możesz umożliwić drugiej osobie rozłączenie się jako pierwsze. To zakończy rozmowę przyjazną falą.

Oczywiście, aby komunikacja telefoniczna przebiegła pomyślnie, musisz mieć dobrą dykcję.Wykorzystaj lekcje z następnego filmu, aby wyrazić swoją mowę i sprawić, by Twój głos był przyjemny.