Etykieta i etyka korespondencji biznesowej

Obecna rzeczywistość biznesowa polega na tym, że tylko 15% średnich i dużych przedsiębiorców dążących do umocnienia swojej pozycji rynkowej osiąga ten cel. Z tego powodu znaczenie etykiety biznesowej zwiększa się kilkakrotnie, ponieważ nieprzestrzeganie jej standardów, między innymi, często prowadzi do zerwania użytecznych relacji biznesowych.

W szerokiej interpretacji etyki oznaczają zbiór ogólnych zasad mających na celu uregulowanie stosunków społecznych. Zgodnie z tym etyka relacji biznesowych uwzględnia kwestie związane z przyjętym porządkiem i stylem interakcji w sferze biznesowej.

Szczegółowymi aspektami etycznymi aspektów relacji biznesowej jest etykieta biznesowa, która obejmuje na przykład procedury negocjacyjne, zasady postępowania korporacyjnego, tradycje i rytuały biznesowe, elementy podporządkowania, maniery i style komunikacji i pisania, a także kwestie poprawności w kontaktach z partnerami biznesowymi i współpracownikami.

Znaczenie etyki i etykiety, jako jej integralnej części, polega na tym, że ramy prawne, które powstały w wyniku długotrwałej praktyki, znacznie upraszczają komunikację, tworząc jasny i dostępny kontekst w sektorze biznesowym, który pozwala właściwie osiągnąć cele i znacznie zaoszczędzić czas.

Innymi słowy, mówimy o specjalnym algorytmie rozwiązywania problemów biznesowych, który umożliwia racjonalne i bezkonfliktowe ustalanie i skuteczne osiąganie pożądanych celów biznesowych. Poziom własności tego algorytmu pozwala wyciągać bezpośrednie wnioski dotyczące stopnia profesjonalizmu partnera biznesowego lub przeciwnika w sporze gospodarczym.

W tym kontekście ważne jest przestrzeganie następujących ogólnych zasad:

• punktualność wszędzie i we wszystkim;
• zgodność z bezpieczeństwem informacji;
• altruizm dźwięku;
• korzystny wizerunek odpowiedni do otoczenia biznesowego;
• kompetentny język mówiony i pisany;
• przestrzeganie zasad kultury mowy biznesowej.

Rodzaje korespondencji biznesowej są zróżnicowane i, przy pewnym stopniu konwencjonalności, można je podzielić na dwie główne odmiany:

• autostrada międzystanowa - między organizacjami państwowymi, misjami zagranicznymi i urzędnikami (różne notatki, memoranda i inne formy) - elementy stosunków dyplomatycznych;
• komercyjny - pisma o statusie półoficjalnym stosowane w dziedzinie relacji biznesowych między instytucjami i organizacjami.

Styl pisania listu serwisowego, pomimo różnic językowych i niektórych tradycyjnych, ma pewną ogólną podstawę i grupę placówek opracowaną zgodnie z ustaloną praktyką. Na przykład szereg wymagań dotyczących protokołu, określonych przez pozycję nadawcy i adresata, opiera się na początkowych ustawieniach dotyczących wzajemnego szacunku i poprawności. Dlatego niezależnie od rodzaju dokumentu, strukturalnie, musi koniecznie zawierać następujące elementy:

• odwołanie (oficjalny status adresata);
• komplement (uprzejme zakończenie listu);
• podpis
• data (dzień, miesiąc, rok i miejsce napisania wiadomości);
• adres nadawcy (nazwisko, oficjalny status, adres są umieszczone na górze lub na dole pierwszej strony listu).

Ponadto istnieje szereg przepisów bezpośrednio związanych z literami:

• litery firmowe są umieszczone na papierach firmowych lub arkuszach papieru wyłącznie na ich przedniej stronie;
• paginacja odbywa się cyframi arabskimi;
• wiadomości są wykonywane w formie papierowej;
• usuwanie i korekty są niedozwolone w treści dokumentu;
• dokument jest złożony do wewnątrz;
• czas oczekiwania na odpowiedź na list to nie więcej niż dziesięć dni.

Wiadomość biznesowa powinna wyraźnie koncentrować się na jednym celu i zawierać jedno pytanie, a całe znaczenie tekstu powinno być całkowicie i całkowicie podporządkowane jego treści, bez względu na to, czy jest to propozycja transakcji, zapytanie handlowe, czy po prostu istotne informacje.

Klasyfikacja wiadomości biznesowych jest zróżnicowana i zależy od ich ukierunkowanej funkcjonalnie orientacji. Na przykład litery to:

• informowanie;
• przypomina;
• zaproszenia
• przeglądy informacji;
• zamówienia;
• towarzyszący;
• inne typy.

W korespondencji handlowej najbardziej typowe to:

• zapytania;
• sugestie;
• zamówienia;
• skargi;
• listy gwarancyjne.

Jako jedna z form komunikacji biznesowej, w ścisłym tego słowa znaczeniu, litery dzielą się na 2 typy - służbowe i prywatne.

Według biznesu obejmuje korespondencję, która jest prowadzona między organizacjami i instytucjami. Pismo urzędowo-prywatne to wiadomość wysyłana do instytucji przez osobę prywatną lub, przeciwnie, przez instytucję - do osoby prywatnej.

Istnieje wiele zasad korespondencji biznesowej.

• List powinien stymulować pojawienie się zainteresowania biznesowego odbiorcy, w sposób jasny i oparty na przekonujących dowodach wykazujących korzyści wynikające z partnerstwa i nieadekwatność zerwania partnerstwa. Tekst powinien być motywujący, motywujący do współpracy.
• Przejaw nadmiernych emocji osobistych w liście biznesowym nie jest najlepszym sposobem na udowodnienie swojej sprawy i rozwiązanie problemu.
• Aby uniknąć przeładowania i zatkania tekstu listu, należy unikać wszelkich porównań obrazkowych, metafor, alegorii i hiperbol.
• Aby uzyskać jasną i zwięzłą prezentację tematu, lepiej jest używać prostych zdań, unikając szczegółowych informacji i nadmiernych szczegółów. Główną ideę wiadomości powinny poprzeć wyłącznie istotne argumenty, które zwykle umieszczane są w załącznikach do listu (diagramy, wykresy, dane cyfrowe).
• Tekst powinien podkreślać akapity, z których każdy, reprezentujący niezależną myśl, zaczyna się od nowej linii.

• W pisemnej wiadomości biznesowej nie należy używać przymiotników opisowych, niepotrzebnych wyjaśnień i szczegółów. Pod koniec pisania wskazane jest sprawdzenie dokumentu i wyeliminowanie fraz, które nie zawierają istotnych treści semantycznych.
• Umiejętność czytania i pisania to podstawowy element tekstu. Obecność błędów pisowni i innych błędów w wiadomości jest niedopuszczalna.
• Podanie przedmiotu listu jest wymagane. Temat w dokumentach powinien zostać krótko i zwięźle przedstawiony, co oszczędza czas podczas czytania i pozytywnie charakteryzuje nadawcę. Jeżeli list jest wysyłany pocztą elektroniczną i zawiera szczególnie ważne informacje, powinien być wyposażony w specjalną „flagę” dostępną w serwisie elektronicznym.
• Dobrą czytelność tekstu zapewniają czcionki Arial lub Times New Roman o średnim rozmiarze czcionki. W razie szczególnej potrzeby można wyróżnić kluczowe pomysły kursywą lub pogrubioną czcionką.

• W tekście przydatne są napisy (3-4), które zapewniają łatwiejsze zrozumienie tekstu.
• Wyliczenia, listy i listy lepiej sporządzać za pomocą specjalnych znaczników.
• Szablon tożsamości korporacyjnej (schemat) jest doskonałym wskaźnikiem wydajności i obiektywizmu w komunikacji biznesowej. Jest to szczególnie odpowiednie w aspekcie korporacyjnym, ponieważ pozwala wyróżniać się w korzystnym świetle i przestrzegać ustalonej oficjalności.

Struktura komunikatu biznesowego jest typowa. Tradycyjnie zawiera:

• wprowadzenie;
• główna część;
• konkluzja

Wprowadzenie podsumowuje cel listu. Główna część opisuje istotę problemu. Podsumowując, pożądane jest podsumowanie treści głównej części, na przykład w formie wniosków. „Postscripts” i różnego rodzaju przypisy są niepożądane.

Podsumowując, wyrażenia podobne do manipulacji są nieodpowiednie, na przykład: „Mam nadzieję na obopólnie korzystne partnerstwo” i tak dalej. Lepiej pożegnać się w liście biznesowym z prostymi zwrotami - „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam” i tak dalej.

Na dole wiadomości znajdują się: F. I. O., oficjalny status, nazwa firmy, podpis. Podane są również numery kontaktowe.

Tabele i wykresy są dołączone jako osobny plik (pakiet), co oznacza to na końcu litery. Jeśli istnieje grupa załączników, ich spis jest podany wraz z nazwami.

Możesz używać skrótu i ​​skrótów specjalnych tylko wtedy, gdy masz pewność, że odbiorca je zrozumie.

Aby nadać tekstowi większą logiczną dyscyplinę i spójność w słowniku biznesowym, jako segregatory używane są następujące zwroty mowy:

• z tego powodu;
• w oparciu o powyższe;
• z tego powodu;
• zgodnie z danymi;
• na tej podstawie;
• biorąc pod uwagę;
• i inni.

W przestrzeni wirtualnej interakcja biznesowa, reprezentująca komunikację w miniaturze, jest specyficzna i nie mniej wymaga zgodności z odpowiednimi standardami etykiety. Kompetentna praca z literą, zgodnie z praktyką, obejmuje następujące uwagi dotyczące objętości, języka, struktury i formatu.

• Wzór motywu musi absolutnie dokładnie odpowiadać tematowi podanemu w tekście. Pozwala to szybko dostosować czytnik do pożądanego ducha biznesu.
• Optymalna objętość dokumentu wysyłanego e-mailem mieści się w „jednym ekranie”, z maksymalną ilością tekstu - jeden arkusz w formacie A4.
• Optymalna wielkość inwestycji to nie więcej niż 3 Mb.
• Zaleca się, aby wysłane pliki były „spakowane” do standardowych archiwów kodujących Zip lub Rar. Inne są często blokowane podczas wysyłki.
• Hiperłącza muszą być standardowe (niebieskie, podkreślone poniżej).
• Odpowiedź adresata powinna być umieszczona powyżej, na początku listu, a nie poniżej. Eliminuje to konieczność redundantnego i silnego przewijania przez poprzedniego korespondenta poprzedniego tekstu.

• Konieczne jest użycie języka pisania, który jest najbardziej zrozumiały dla partnera. Pytanie o celowość użycia profesjonalizmu, słownictwa wewnętrznego, wyrażeń slangu i skrótów (szczególnie w korespondencji zewnętrznej) w wiadomości jest rozstrzygane osobno, w zależności od kontekstu i cech partnerów korespondencyjnych.
• Ważne jest, aby poinformować partnera o otrzymaniu jego wiadomości - jest to znak dobrego smaku i części etykiety biznesowej, okazujący mu szacunek.
• Odpowiedź powinna być jak najszybsza. Jeżeli z jakiegoś powodu nie jest możliwe szybkie udzielenie odpowiedzi, partner powinien zostać powiadomiony o otrzymaniu jego listu i wskazać czas odpowiedzi. Etyczna i wygodna przerwa przed udzieleniem odpowiedzi to 48 godzin po otrzymaniu wiadomości. Po tym czasie osoba zwykle uważa, że ​​wiadomość została zgubiona lub zignorowana. Nadmierna przerwa w korespondencji często wiąże się z ryzykiem utraty partnera i jest interpretowana w biznesie jako naruszenie standardów etycznych.
• Na końcu wiadomości należy umieścić dane kontaktowe wskazane wszystkimi literami, bez wyjątku, niezależnie od kolejności dystrybucji.
• Podczas wysyłki należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie prywatności.

Aby uzyskać więcej informacji na temat etykiety korespondencji biznesowej, zobacz następny film.