Etapy komunikacji biznesowej

Umiejętności komunikacyjne są jednym z najważniejszych warunków skutecznej komunikacji między ludźmi, wymiany informacji i osiągnięcia pożądanego rezultatu. Etykieta biznesowa jest stosowana od momentu pojawienia się relacji rynkowych. Wiele kultur daje mu odrębną niszę w relacjach między ludźmi, podnosząc ich do rangi ceremonii. I to przynosi owoce, ponieważ etykieta biznesowa pomaga nawiązać kontakt z partnerem, a sukces firmy w dużej mierze zależy od zachowania ludzi podczas spotkania biznesowego.

W przeciwieństwie do zwykłej codziennej komunikacji, komunikacja biznesowa ma własne jasne zasady i ma na celu osiągnięcie konkretnego celu poprzez porozumienie i wypełnienie zobowiązań. Środowisko biznesowe umożliwia nawiązywanie nowych przydatnych kontaktów, od których zależy sukces firmy. Ale nie zawsze przyszli partnerzy mogą współczuć sobie i znaleźć wspólną płaszczyznę.

Kontakt biznesowy wiąże się z zyskiem. Jeśli inne rzeczy będą równe, wygra ten, kto posiada wiedzę i zasady etykiety biznesowej. Można to łatwo dostrzec na przykładzie interakcji dwóch biznesmenów, z których jeden łatwo i łatwo prowadzi rozmówcę do wniosków, których potrzebuje, a drugi nie ma umiejętności komunikacji biznesowej lub oratorium i jest zmuszony ciągle tracić zyskowne okazje biznesowe.

Dlatego komunikacja biznesowa to system umiejętności obejmujący cały kompleks zachowań komunikacyjnych:

• kultura komunikacji (przyjęta w danym kraju);
• krasomówstwo;
• etyka biznesu (zasady i przepisy);
• psychologia relacji;
• logika konstrukcji mowy (ustna i pisemna);
• obraz;
• barwa głosu i intonacja.

We współczesnym świecie komunikacja biznesowa jest prezentowana jednocześnie w kilku formach:

• Rozmowa biznesowa - Jest to ustna lub wirtualna komunikacja między współpracownikami lub partnerami, mająca na celu omówienie problemów biznesowych. Najczęściej rozmowa odbywa się między uczestnikami tej samej sfery biznesowej, którzy rozumiejąc specyfikę tego dialogu, są w stanie prowadzić rozmowę na wąski profesjonalny temat.
• Spotkanie biznesowe - jasno ukierunkowana dyskusja, której zadania obejmują rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych, analizowanie informacji dostępnych dla uczestników, budowanie linii do dalszego zachowania, podejmowanie i zgłaszanie decyzji.

• Korespondencja biznesowa - Jest to oficjalna komunikacja za pośrednictwem listu biznesowego, z wyłączeniem jakichkolwiek przejawów zażyłości lub slangu. List biznesowy to dokument zawierający oficjalną wiadomość i wykonywany zgodnie ze wszystkimi standardami korespondencji biznesowej. Zasadniczo, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, formularz listu biznesowego jest zaopatrzony w logo, dane adresowe firmy lub instytucji. Również w listach biznesowych obserwuje się pewne znaczniki na stronie.
• Wystąpienie publiczne - interakcja mówcy i słuchaczy. Ten rodzaj komunikacji biznesowej jest złożony i wymaga umiejętności mówczych. Mówca powinien być jak najbardziej kompetentny w wypowiadanym pytaniu i posiadać umiejętności mówienia, zainteresowania i przekonywania słuchaczy. Według rodzaju prezentacji przemówienie publiczne może mieć charakter informacyjny (raport), wywoływać (pobudzenie), przekonywać (przemówienie uroczyste).

Zrozumienie specyfiki i znaczenia komunikacji biznesowej prowadzi do wniosku, że może i powinien się uczyć.

Przestrzeganie zasad etykiety biznesowej jest niezbędne do pomyślnego budowania relacji biznesowych między partnerami biznesowymi, współpracownikami, dyplomatami z różnych krajów. Kultura biznesowa i zachowanie mogą się znacznie różnić od siebie, ale Istnieją ogólnie przyjęte normy zachowania, które musi przestrzegać każda szanująca się osoba, bez względu na przynależność do określonego społeczeństwa.

• Punktualność. W środowisku biznesowym powiedzenie „Czas to pieniądz” jest istotne, więc spóźnianie się na spotkania i zmuszanie rozmówcy do szczytu jest nieetyczne.
• Obowiązkowe Spełnienie podjętych zobowiązań stanowi podstawę dobrej reputacji, bez której udana interakcja w otoczeniu biznesowym jest niemożliwa.
• Poufność Zdolność do zachowania poufności poufnych danych, przestrzegania tajemnic korporacyjnych jest jednym z warunków wzajemnego zaufania i pełnej współpracy.
• Szacunek postawy. Szacunek dla rozmówcy, umiejętność słuchania, nasycenie się tym, co zostało mu powiedziane, otwiera szerokie możliwości nawiązania kontaktu. Ta umiejętność jest również przydatna podczas interakcji z pracownikami i podwładnymi.

• Samoocena Jeśli chodzi o postrzeganie siebie w procesie komunikacji, musisz być w stanie znaleźć „środek”. Spokojnie reagować na krytykę lub porady, ale także nie pozwalać się manipulować, być w stanie z godnością próbować wywierać presję, przywracać rozmowę na właściwe tory.
• Oratorium. Umiejętność jasnego wyrażania myśli, przekazywania rozmówcy znaczenia mowy, bez zapychania fraz nieodpowiednimi słowami i bez odrywania myśli od tematu rozmowy. Ta umiejętność nie jest z natury dana każdemu, dlatego oratorowi należy poświęcić czas na szkolenie.
• Umiejętność czytania i pisania Jasność mowy w dużej mierze zależy od umiejętności czytania i pisania, a umiejętność pisania bez błędów jest obowiązkowym wymogiem w środowisku biznesowym.
• Wygląd We współczesnym świecie istnieje już ustalony kodeks ubioru (kodeks odzieży), który obejmuje pewną formę odzieży na wizyty w miejscu pracy, na imprezach, w organizacjach lub instytucjach. Zwykle są to garnitury męskie i damskie, standardowy zestaw biżuterii i akcesoriów. W przypadku pierwszej wizyty w nieznanej organizacji lub wydarzeniu powinieneś wiedzieć z wyprzedzeniem o przyjętym ubioru.

W strukturze komunikacji biznesowej można wyróżnić cztery etapy, których sekwencja osiągnie maksymalny efekt w negocjacjach.

Tutaj pierwsze wrażenie ma pierwszorzędne znaczenie. Przygotowując się do spotkania z rozmówcą, przydatna będzie wcześniejsza praca z informacjami: krąg zainteresowań rozmówcy, środowisko i cechy jego kultury, zasady i tradycje ważne dla rozmówcy. Pozwoli ci to poczuć się pewniej i z szacunkiem traktować jedną lub drugą cechę partnera.

Właściwie skonstruowane pierwsze frazy są kluczem do sukcesu dalszej komunikacji. Musisz zacząć od przyciągnięcia uwagi i lokalizacji przeciwnika do siebie. Pomoże w tym zwykła ludzka życzliwość, uprzejmość, przejaw grzecznego zainteresowania osobą rozmówcy, wymowa jego imienia.

W trakcie omawiania zadań konieczne jest uzgodnienie z rozmówcą jednej „fali”. Ten wynik można osiągnąć, jeśli uważnie monitorujesz stan emocjonalny partnera lub ogólną atmosferę emocjonalną w grupie podczas negocjacji z publicznością.

Znajomość trzech głównych kanałów percepcji: widzenia, słuchu i kinestetyki (w tym dotyku, węchu, pozycji ciała, gestów i mimiki) pomoże ci dostosować się do rozmówcy.

Bezpośrednia koncentracja na temacie spotkania, omawianie problemów i zadań. Celem tego etapu jest osiągnięcie porozumienia, które jest jak najbardziej satysfakcjonujące dla obu stron.

Na trzecim etapie stosuje się kilka faz, z których istotą jest kontakt:

• identyfikacja motywów i celów rozmówcy;
• utrzymywanie uwagi: ważne jest, aby zobaczyć główny wątek rozmowy, nie odkładając na bok ani nie przeskakując z tematu na temat;
• argumentacja i perswazja: stosowane w przypadku braku porozumienia;
• ustalenie wyniku jest krytycznym momentem w rozmowie, kiedy należy zakończyć komunikację na ten temat, niezależnie od rezultatów, to wewnętrzne uczucie przychodzi z doświadczeniem i zależy od obserwacji, zdolności do wyraźnego uchwycenia najmniejszych zmian w tle emocjonalnym rozmówcy.

Ogólne wrażenie ze spotkania powstaje na ostatnim etapie komunikacji biznesowej i jest najwyraźniej zapisane w pamięci. Dlatego umiejętność prawidłowego zakończenia rozmowy może być decydującym czynnikiem w dalszej współpracy.

Zobacz, jak pięknie się komunikować w następnym filmie.