Executive Assistant Sammendrag: Retningslinjer for struktur og sammenstilling

Assisterende sjef - en person som er sjefens høyre hånd, løser alle organisatoriske problemer, eier relevant informasjon og viser vilje til å løse presserende saker. En slik stilling for mange er et kjærkomment skritt i en karriere. Et velskrevet CV vil være med på å okkupere det.

Executive Assistant CV - Dette er et profesjonelt portrett av arbeidssøkeren. Arbeidsgiveren evaluerer deg ikke ennå, men teksten som mest fordelaktig skal representere deg. For å gjøre dette må det være strukturert.

Strukturen i en god CV.

• Personlig informasjon. Helt i begynnelsen av en forretningsfortelling om deg selv, bør du presentere deg selv. Navn, fødselsår, nåværende kontaktinformasjon. Det siste skal være variert: mobiltelefon, hjem, e-post. Sørg for å legge ved et bilde. Et lite høykvalitetsfoto i høyre hjørne ved siden av “Personlig informasjon” er ikke et obligatorisk attributt for CVen, men det er ønskelig. Spesielt for jobbsøkere, assisterende daglig leder, personlig sekretær.
• Education. Hvis du har tenkt å ta med en lang liste med forskjellige kurs og seminarer i dette avsnittet, vil dette være et overskudd. Liste bare de viktigste: universitetet og muligens et av nøkkelseminarene, hvoretter du fikk det aktuelle sertifikatet.
• Arbeidserfaring. Hvis du har endret mye arbeid, skal du ikke angi alt - bare nøkkel eller siste 2-3 pliktstasjoner. Angi navnet på selskapet, mange års arbeid, stilling.Hvis du ikke har jobbet noe sted før, må du merke i dette avsnittet stedet der du jobbet på universitetet.
• Profesjonelle egenskaper. En personlig sekretær er en person som må kunne lære mye, og enda viktigere, lære mye. Uansett hvilke faglige ferdigheter du oppgir, indikerer det faktum at du er klar til å lære og utvikle deg som en del av din stilling.
• Personlige egenskaper. Angi her dine iboende egenskaper som kan hjelpe i profesjonell vekst: for eksempel utholdenhet, ansvar, nøye, følelsesmessig stabilitet, nysgjerrighet.
• prestasjoner. Hva kan du legge til eiendelen din? Kanskje du ikke hadde arbeidserfaring, men på instituttet var du leder og taklet denne rollen med hell. Eller, for eksempel, de arrangerte et nøkkelferdig bryllup for venner, som allerede taler om gode organisatoriske ferdigheter.
• Motivasjon. Ikke et obligatorisk ledd, men det kan bli hoveddelen av CVen. Skriv bokstavelig talt to setninger hvorfor du vil bli assistent eller sekretær for lederen. Det kan se slik ut: "Jeg ser min egen profesjonelle vekst i denne posisjonen, jeg vil korrelere mine evner og styrker med forespørsel fra søkeren. Jeg kan registrere ansvar, besluttsomhet og beredskap for utvikling som et aktivum."
• Ytterligere informasjon. Er du gift, kjenner du et fremmedspråk, har du førerkort, hva er du interessert i?

Måten dokumentet blir presentert visuelt er også viktig. Informasjon skal være strukturert, lesbar, levende, uttrykksfull, og samtidig skal den ikke være "busting". Bruken av et stort antall farger er et ekstra verktøy for å gjenoppta. Samtidig er det ikke nødvendig å gjøre CVen i svart og hvitt: velg en mørkeblå design: fremhev varenavnene med fet mørk blå. Forsikre deg om at varene er relativt proporsjonale.

Forsøk å få all teksten til å passe på en side. Ikke legg igjen hulrom: plasser punkter overfor hverandre. Bruk lister.

Riktig fullføring av seksjonene definerer deg som en person som vet hvordan du klart skal fullføre oppgaven. Dette er den første testen til den fremtidige assistenten. Slank, informativ tekst, designet i samme stil, informativ og godt presentert - dette er egenskapene til selvpresentasjon, som er nødvendige for assistentlederen.

Som allerede nevnt er det overhodet ikke nødvendig å merke dem alle for de som liker å lære seg og lage "skorpe". Hvis du for eksempel er uteksaminert fra høyskolen med en grad i sekretærassistent, og deretter et universitet med en grad i psykologi, må du huske å oppgi begge enhetene i denne delen. Du må skrive navnet på universitetet, fakultetet, spesialitet, studieår - helst i denne rekkefølgen. Kurs, seminarer, treninger, skriv bare de der du fikk fagbrev eller attest. Angi utdanningsorganisasjonen som har utstedt dokumentet.

I tillegg til listen over organisasjoner der du allerede har jobbet, er det fornuftig å indikere jobbansvaret du utførte der. Et eksempel på en liste over stillingsansvar:

• vedlikeholde innkommende og utgående dokumentasjon;
• utarbeidelse av dokumenter for signering;
• koordinering av ansattes arbeidsplaner;
• organisering av pressemeldinger, møter, protokollhendelser;
• telefonrådgivning (innledende konsultasjon);
• opprettholde sosiale nettverk som annonseringsplattformer for firmatjenester.

Skriv bare det du virkelig måtte gjøre. Ikke overdriv dine egne evner. Ikke skriv funksjonaliteten du gjorde på frivillig basis, men som ikke direkte knyttet til din stilling. For eksempel har du god kommando av en fotoredigerer, grafisk redaktør og regelmessig utviklet visittkort og hefter for selskapet.

Her beskriver du de profesjonelle ferdighetene du trygt eier. Listen kan være som følger:

• trygg PC-bruker;
• besittelse av kontorutstyr (overføring);
• erfaring med fortrolige data;
• kunnskap om forretningsetikette, gjennomføring av forretningskorrespondanse;
• evne til å jobbe med en stor mengde informasjon;
• evne til å jobbe i multitasking;
• kompetent tale (muntlig og skriftlig);
• kunnskap om registeradministrasjon;
• erfaring med å samle inn rapporteringsdokumentasjon;
• korrespondanse prosessering ferdigheter;
• erfaring i å organisere forretningsmøter, forhandlinger;
• ferdigheter i å anvende relevante metoder for innsamling av informasjon og dens påfølgende analyse;
• kunnskap om det grunnleggende i psykologien til entreprenørskap.

Det er ikke nødvendig å skrive akkurat en så lang liste. Liste 5-6 nøkkelferdigheter som ikke er en overdrivelse å mestre. Bruk "levende" setninger for å beskrive dine egne ferdigheter: "evne til å gjøre ...", "eie dette," "kunnskap om det."

Arbeidsgiveren leser dette avsnittet spesielt nøye. Prestasjonene inkluderer vellykkede prosjekter som du personlig har overvåket og, selvfølgelig, kampanjer, vitnemål og takk. Kanskje har noen av initiativene som du har fremmet, forankret deg på ditt tidligere arbeidssted.

Selv om det ser ut til at prestasjoner fra fortiden ikke tilhører et nytt arbeidssted, kan de bli flere markører for ditt profesjonelle portrett. Dette gjelder spesielt for organisasjonsferdigheter som er verdifulle for en assisterende leder.

Skriv bokstavelig talt 3-4 setninger som gir portrettet lysstyrke. For eksempel er søkeren glad i å løpe, deltar årlig i maraton. Dette kan snakke om konsistensen, viljestyrke egenskapene, engasjementet for en sunn livsstil. Her kan du spesifisere deres sivilstatus, tilstedeværelse av barn, førerkort.

Dette er et forretningsdokument som må oppfylle kravene til forretningskorrespondanse.

Hvordan strukturen i dokumentet ser ut.

• Velkommen. Et upersonlig dokument forårsaker ikke aksept, personifisert på et underbevisst nivå fører til godkjenning. Uformell behandling bør unngås. Skriv "God ettermiddag!", "Hei!", Alle andre samtaler lykkes ikke.
• Hoveddelen. Angi fra hvilken kilde du lærte om ledige stillinger. Nevn stillingen du foreslår. Forklar hvorfor denne stillingen er attraktiv for deg som spesialist. Beskriv opplevelsen din, som er viktig for denne ledige stillingen, i en eller to setninger.
• Endelig setning. Takk leseren av brevet for oppmerksomheten, legg merke til viljen til å møte for å arrangere et intervju.
• farvel. Det er nok å skrive "Hilsen, Navn".
• Kontaktinformasjon. Og selv om denne informasjonen er i teksten til sammendraget, vil det være nyttig å nevne den her.

Hvert avsnitt begynner med et nytt ledd og kan ikke overstige 3 setninger. Et følgebrev er et kortfattet, abstrakt dokument. Styrken vil være unikhet og relevans.

En prøveeksempe for en stilling som en assistentleder vil hjelpe deg med å sammenstille ditt eget informasjonsdokument.

Chernova Julia Igorevna

ledig stilling: assistentleder

Personlige detaljer: bosted - ..., fødselsdato, sivilstand. Her kan du spesifisere kontaktinformasjon.

utdanning: Far Eastern Pedagogical University. Fakultet - Fremmedspråk. Spesialitet "Teacher of English". 2008-2013 ,. Kurs: Higher School of Economics and Service, Moskva. Kursets tittel “Sekretær - kontorist”, 2017

erfaring: fra 2017 til 2019 jobbet som sekretær for selskapet "Smart House", Moskva. Før det jobbet hun fra 2013 til 2017 som sekretær for utdanningsenheten ved Moskva pedagogiske høyskole.

plikter:

• planlegging og koordinering av arbeidsplanen til lederen;
• organisering av møter, intervjuer, forhandlinger;
• kontroll av innkommende og utgående dokumentasjon;
• teknisk assistanse til lederen;
• rettidig overføring av dokumenter til hodet;
• gjennomføre forretningskorrespondanse;
• arbeide med støttepersonell;
• vedlikeholde elektroniske kataloger over intern dokumentasjon av selskapet.

Nøkkelferdigheter:

• høyt leseferdighetsnivå (inkludert datamaskin);
• ferdigheter i engelsk, tysk er over gjennomsnittet;
• kunnskap om forretningsetikette.

prestasjoner: ikke mer enn 3 (takknemningsbrev, tildelte kategorier, kurasjon av komplekse prosjekter).

Personlige egenskaper: ikke mer enn 5. For eksempel: organisering, selvtillit, velvilje, ressurssterke.

Tilleggsinformasjon: Kjøreerfaring (kategori B) - 6 år.