Samenvatting Executive Assistant: Richtlijnen voor structuur en compilatie

Assistent-manager - iemand die de rechterhand van de baas is, alle organisatorische problemen oplost, relevante informatie bezit en de bereidheid toont om dringende zaken op te lossen. Zo'n functie is voor velen een welkome stap in een carrière. Een goed geschreven cv zal helpen om het te nemen.

Executive Assistant Resume - Dit is een professioneel portret van de werkzoekende. De werkgever beoordeelt u nog niet, maar de tekst die u het beste zou kunnen vertegenwoordigen. Om dit te doen, moet het gestructureerd zijn.

De structuur van een goed cv.

• Persoonlijke informatie. Aan het begin van een zakelijk verhaal over jezelf moet je jezelf voorstellen. Naam, geboortejaar, huidige contactgegevens. Dit laatste moet worden gevarieerd: mobiele telefoon, thuis, e-mail. Zorg ervoor dat u een foto bijvoegt. Een kleine foto van hoge kwaliteit in de rechterhoek naast 'Persoonlijke informatie' is geen verplicht kenmerk van het cv, maar het is wenselijk. Speciaal voor werkzoekenden, assistent-algemeen directeur, persoonlijke secretaris.
• Onderwijs Als u in deze paragraaf een lange lijst met verschillende cursussen en seminars wilt opnemen, is dit een overschot. Noem alleen de belangrijkste: de universiteit en mogelijk een van de belangrijkste seminars, waarna u het juiste certificaat hebt ontvangen.
• Werkervaring. Als u veel werk heeft veranderd, moet u niet alles aangeven - alleen de sleutel of de laatste 2-3 dienstposten. Vermeld de naam van het bedrijf, werkjaren, functie.Als je nog nooit ergens hebt gewerkt, markeer dan in deze paragraaf de plaats waar je stage liep op de universiteit.
• Professionele kwaliteiten. Een persoonlijke secretaris is een persoon die veel moet kunnen leren en, belangrijker nog, veel moet leren. Welke professionele vaardigheden u ook opsomt, geef aan dat u klaar bent om te leren en te ontwikkelen als onderdeel van uw functie.
• Persoonlijke kwaliteiten. Geef hier uw inherente kwaliteiten aan die kunnen helpen bij professionele groei: bijvoorbeeld doorzettingsvermogen, verantwoordelijkheid, zorgvuldigheid, emotionele stabiliteit, nieuwsgierigheid.
• Prestaties. Wat kunt u aan uw asset toevoegen? Misschien had je geen werkervaring, maar op het instituut was je hoofdman en kon je deze rol met succes aan. Of ze organiseerden bijvoorbeeld een turnkey-bruiloft voor vrienden, wat al spreekt van goede organisatorische vaardigheden.
• Motivatie. Geen verplichte alinea, maar het kan het belangrijkste onderdeel van het cv worden. Schrijf in letterlijk twee zinnen op waarom je assistent of secretaris van de leider wilt worden. Het kan er als volgt uitzien: "Ik zie mijn eigen professionele groei in deze functie, ik correleer mijn capaciteiten en sterke punten met het verzoek van de sollicitant, ik kan verantwoordelijkheid, vastberadenheid en bereidheid tot ontwikkeling als een troef vastleggen."
• Extra informatie. Ben je getrouwd, ken je een vreemde taal, heb je een rijbewijs, waar ben je in geïnteresseerd?

De manier waarop het document visueel wordt gepresenteerd, is ook belangrijk. Informatie moet gestructureerd, leesbaar, levendig, expressief zijn en mag niet 'busting' zijn. Het gebruik van een groot aantal kleuren is een extra hulpmiddel voor cv's. Tegelijkertijd is het niet nodig om het cv in zwart-wit te doen: kies een donkerblauw ontwerp: markeer de itemnamen in vet donkerblauw. Zorg ervoor dat de items relatief evenredig zijn.

Probeer alle tekst op één pagina te laten passen. Laat geen lege ruimtes achter: plaats punten tegenover elkaar. Gebruik lijsten.

Een goede voltooiing van de secties definieert u als een persoon die weet hoe hij de taak duidelijk moet voltooien. Dit is de eerste test van de toekomstige assistent. Slanke, informatieve tekst, ontworpen in dezelfde stijl, informatief en goed gepresenteerd - dit zijn de eigenschappen van zelfpresentatie, die nodig zijn voor de assistent-manager.

Zoals reeds opgemerkt, is het voor degenen die graag willen leren en "korsten" willen inslaan, helemaal niet nodig om ze allemaal te markeren. Als u bent afgestudeerd aan de universiteit met een diploma in secretaris-assistent en vervolgens een universiteit met een diploma in psychologie, moet u beide entiteiten in deze sectie vermelden. U moet de naam van de universiteit, faculteit, specialiteit, studiejaren schrijven - bij voorkeur in deze volgorde. Cursussen, seminars, trainingen, schrijf alleen die waarvoor u een certificaat of certificaat hebt ontvangen. Geef de onderwijsorganisatie aan die u het document heeft verstrekt.

Naast de lijst met organisaties waar je al hebt gewerkt, is het logisch om de functieverantwoordelijkheden aan te geven die je daar hebt uitgevoerd. Een voorbeeld van een lijst met taakverantwoordelijkheden:

• het onderhouden van inkomende en uitgaande documentatie;
• voorbereiding van documenten voor ondertekening;
• coördinatie van werkroosters van werknemers;
• organisatie van persberichten, vergaderingen, protocollaire evenementen;
• telefonische begeleiding (eerste consult);
• het onderhouden van sociale netwerken als advertentieplatforms voor bedrijfsdiensten.

Schrijf alleen op wat je echt moest doen. Overdrijf uw eigen mogelijkheden niet. Schrijf niet de functionaliteit die u op vrijwillige basis hebt gedaan, maar die niet direct betrekking had op uw functie. Zo beheerst u bijvoorbeeld een foto-editor, grafische editor en regelmatig ontwikkelde visitekaartjes en boekjes voor het bedrijf.

Hier beschrijf je de professionele vaardigheden die je zelfverzekerd bezit. De lijst kan er als volgt uitzien:

• zelfverzekerde pc-gebruiker;
• bezit van kantoorapparatuur (overdracht);
• ervaring met vertrouwelijke gegevens;
• kennis van zakelijke etiquette, het voeren van zakelijke correspondentie;
• vermogen om met een grote hoeveelheid informatie te werken;
• vermogen om te werken in multitasking;
• competente spraak (mondeling en schriftelijk);
• kennis van archiefbeheer;
• ervaring met het verzamelen van rapportagedocumentatie;
• correspondentie verwerkingsvaardigheden;
• ervaring met het organiseren van zakelijke bijeenkomsten, onderhandelingen;
• vaardigheden in het toepassen van relevante methoden voor het verzamelen van informatie en de daaropvolgende analyse;
• kennis van de basis van de psychologie van ondernemerschap.

Het is niet nodig om zo'n lange lijst te schrijven. Maak een lijst van 5-6 belangrijke vaardigheden die niet overdreven zijn om te beheersen. Gebruik "levende" uitdrukkingen om je eigen vaardigheden te beschrijven: "vermogen om te doen", "bezit dit", "kennis daarvan".

De werkgever leest deze paragraaf bijzonder zorgvuldig. Prestaties omvatten succesvolle projecten die u persoonlijk hebt begeleid en natuurlijk promoties, diploma's en bedankt. Misschien zijn sommige van de door u voorgestelde initiatieven verankerd in uw vorige werkplek.

Zelfs als het je lijkt dat prestaties uit het verleden niet tot een nieuwe werkplek behoren, kunnen ze extra markeringen worden van je professionele portret. Dit geldt vooral voor organisatorische vaardigheden die waardevol zijn voor een assistent-manager.

Schrijf letterlijk 3-4 zinnen die je portret helderheid geven. De aanvrager houdt bijvoorbeeld van hardlopen, neemt jaarlijks deel aan marathons. Dit kan spreken van uw consistentie, eigenzinnige kwaliteiten, toewijding aan een gezonde levensstijl. Hier kunt u aangeven hun burgerlijke staat, de aanwezigheid van kinderen, een rijbewijs.

Dit is een bedrijfsdocument dat moet voldoen aan de eisen van zakelijke correspondentie.

Hoe de structuur van het document eruit ziet.

• Groetjes. Een onpersoonlijk document veroorzaakt geen acceptatie, gepersonifieerd op een onbewust niveau zorgt voor goedkeuring. Informele behandeling moet worden vermeden. Schrijf "Goedemiddag!", "Hallo!", Alle andere oproepen zijn niet zo succesvol.
• Het grootste deel. Geef aan uit welke bron je de vacature hebt vernomen. Vermeld de functie waarvoor u een voorstel doet. Leg uit waarom deze functie voor jou als specialist aantrekkelijk is. Beschrijf in één of twee zinnen je ervaring, die belangrijk is voor deze vacature.
• Laatste zin. Dank de lezer van de brief voor uw aandacht, let op de bereidheid om af te spreken om een ​​interview te regelen.
• Tot ziens. Het volstaat om 'Met vriendelijke groet, Naam' te schrijven.
• Contactgegevens. En hoewel deze informatie in de tekst van de samenvatting staat, zou het nuttig zijn deze hier te vermelden.

Elke alinea begint met een nieuwe alinea en mag niet langer zijn dan 3 zinnen. Een sollicitatiebrief is een beknopt, abstract document. De sterke punten zijn uniekheid en relevantie.

Een voorbeeld CV voor een vacature van een assistent-manager helpt u bij het samenstellen van uw eigen informatiedocument.

Chernova Julia Igorevna

Vacature: assistent-manager

Persoonlijke gegevens: woonplaats - ..., geboortedatum, burgerlijke staat. Hier kunt u contactgegevens opgeven.

Onderwijs: Pedagogische Universiteit van het Verre Oosten. Faculteit - Vreemde talen. Specialiteit "Docent Engels". 2008-2013 Cursussen: Higher School of Economics and Service, Moskou. Titel van de cursus "Secretaris - bediende", 2017

Ervaring: van 2017 tot 2019 werkte als secretaris van het bedrijf "Smart House", Moskou. Daarvoor werkte ze van 2013 tot 2017 als secretaris van de onderwijseenheid van het Moscow Pedagogical College.

Verantwoordelijkheden:

• planning en coördinatie van het werkschema van de leider;
• organisatie van vergaderingen, interviews, onderhandelingen;
• controle van inkomende en uitgaande documentatie;
• technische assistentie aan de leider;
• tijdige overdracht van documenten aan het hoofd;
• zakelijke correspondentie voeren;
• werken met ondersteunend personeel;
• het bijhouden van elektronische catalogi van interne documentatie van het bedrijf.

Sleutelvaardigheden:

• hoog niveau van geletterdheid (inclusief computer);
• vaardigheid in Engels, Duits is bovengemiddeld;
• kennis van zakelijke etiquette.

Prestaties: niet meer dan 3 (erkenningsbrieven, toegewezen categorieën, beheer van complexe projecten).

Persoonlijke kwaliteiten: niet meer dan 5. Bijvoorbeeld: organisatie, zelfvertrouwen, goede wil, vindingrijkheid.

Extra informatie: Rijervaring (categorie B) - 6 jaar.