De subtiliteit van zakelijke telefooncommunicatie

De kunst van zakelijke communicatie is een belangrijk aspect van onderhandelen en verliest al jaren zijn relevantie niet. De intensiteit van de zakelijke communicatie per telefoon neemt van jaar tot jaar toe. En met de ontwikkeling van mobiele communicatie wordt het een van de belangrijkste manieren van communicatie. Om telefonische vaardigheden te verwerven, is het belangrijk om de fijne kneepjes en regels van zakelijke communicatie te kennen.

Telefoon in de moderne wereld speelt een belangrijke rol, omdat we daarmee communiceren met familie, vrienden, collega's, management en zakenpartners.

Dus tijdens een gesprek met een bepaalde kring van mensen, gebruikt een persoon de juiste communicatiemethode en zal hij bijvoorbeeld nooit een dialoog voeren met zijn baas, zoals met een goede vriend. In deze situatie wordt een meer formele vorm van communicatie gebruikt.

Werknemers die sociologisch onderzoek naar de bevolking uitvoeren, telefoontjes van klanten ontvangen of telefonisch onderhandelen, moeten ook zakelijke etiquette gebruiken. Succesvolle telefoongesprekken worden vaak de sleutel tot een goede zakelijke relatie. En zelfs het imago van het bedrijf kan volledig afhangen van het vermogen van werknemers om competente dialogen via de telefoon te voeren.

Momenteel worden de meeste gesprekken gevoerd via mobiele apparaten. Met behulp van deze communicatietool moet u enkele regels volgen.

• Zet de telefoon altijd uit of zet hem in de trilmodus tijdens een zakelijke bijeenkomst met een klant, in een bioscoop, tijdens een seminar.
• Een mobiel apparaat is gevoeliger voor geluid dan een vaste telefoon. Daarom kunt u in een situatie waarin u zich op een openbare plaats bevindt een persoonlijk gesprek voeren zonder tussenkomst van buitenaf, gewoon rustig praten en de gesprekspartner zal u zeker horen.

• Plaats geen luide oproep aan de telefoon. Het kan anderen bang maken.
• Probeer kort te spreken. In aanwezigheid van derden mag het gesprek niet langer duren dan 30 seconden, anders bestaat het risico onbeleefd te kijken voor een persoon. Als er goede redenen zijn voor een telefoongesprek, bijvoorbeeld de ziekte van een familielid of een grote transactie, moet u de aanwezigen informeren over de situatie.
• Vermijd telefoongesprekken tijdens een zakenlunch. Als het dringend nodig is om de oproep te beantwoorden, verlaat u de tafel en praat u op een minder drukke plaats.

Ethische normen voor telefonische communicatie zijn belangrijk voor een effectieve bedrijfsvoering. De cultuur van telefoongesprekken is een bijzonder soort zakelijke communicatie. Als u de etiquetteregels kent, kunt u de zakelijke relaties versterken en de winstgevendheid van de organisatie vergroten.

• Het is noodzakelijk om de persoon te begroeten met wie het telefoongesprek zal zijn. Het meest geschikt hiervoor zijn zinnen die betrekking hebben op het tijdstip van de dag ("Goedemorgen", "Goedemiddag" of "Goedenavond").
• Tijdens een officieel telefoongesprek is het belangrijk om je eigen intonatie in de gaten te houden. Om de gesprekspartner niet weg te duwen, moet u beleefd en kalm spreken, waarbij u onnodige emoties vermijdt.

• Na de begroeting is het aan te raden jezelf voor te stellen en je naam, functie en organisatie door te geven.
• Als u iemand belt, moet u altijd duidelijk maken of het voor hem op dit moment handig is om te praten.
• Volgens ethische normen moet u de telefoon opnemen na het tweede of derde gesprek.
• Tijdens het gesprek niet roken, eten of drinken.
• Als de bellende abonnee geïnteresseerd is in een andere medewerker van de organisatie, moet het gesprek naar hem worden doorgestuurd of de standby-functie inschakelen.
• In een situatie waarin je een fout hebt gemaakt met het nummer, moet je, zonder al te veel vragen te stellen, je excuses aanbieden aan de gesprekspartner en onmiddellijk afscheid nemen.
• Bel nooit vroeg in de ochtend, tijdens de lunchpauze of voor het einde van de werkdag.
• De secretaresse of assistent kan bellen of gebeld worden in plaats van de manager.

• U kunt een partner of klant alleen bellen op een persoonlijk nummer, mits hij u zelf zijn contacten heeft gegeven. Maar in het weekend en op feestdagen zijn dergelijke oproepen verboden.
• Soms wordt een gesprek onderbroken vanwege een slechte communicatie. In deze situatie moet degene die als eerste heeft gebeld terugbellen.
• Sleep het gesprek niet uit. Een lang gesprek kan de gesprekspartner vervelen en verontwaardiging veroorzaken. Als de communicatie vertraagd is, maar het doel van het gesprek niet is bereikt, kunt u de volgende dag de klant terugbellen of een persoonlijk gesprek regelen.
• Na afloop van het gesprek wordt aanbevolen om de gesprekspartner te bedanken en beleefd afscheid te nemen, nadat hij heeft gevraagd of hij nog vragen had. Deze eenvoudige actie maakt het gesprek af en moedigt verdere samenwerking aan.

Je moet je zorgvuldig voorbereiden op een telefoongesprek en een reeks specifieke acties uitvoeren. Laten we de belangrijkste punten in meer detail bekijken.

• De gesprekspartner bellen is pas mogelijk nadat er een duidelijk gespreksplan is opgesteld. Om kleine details uit te sluiten, kunt u grafische of schematische schetsen maken.
• Schrijf de belangrijke vragen op die u moet onthouden tijdens het onderhandelingsproces.
• Bereid documenten voor die nodig kunnen zijn in het communicatieproces (correspondentie, rapporten, contracten).

• Vraag uw gesprekspartner van tevoren om voldoende tijd om te bellen.
• Maak een notitieboekje of dagboek om de ontvangen informatie op te nemen.
• Ontdek de algemene lijst van mensen die zullen deelnemen aan het gesprek, om hen op naam en patroniem te contacteren.
• Probeer, voordat u een nummer kiest, in een positieve stemming te stemmen, dan zou uw emotionele toestand er natuurlijk voor moeten zorgen dat de gesprekspartner wordt gelokaliseerd.
• Houd bij het voeren van een telefoongesprek rekening met de beveiliging van communicatie op kantoor, want waardevolle informatie kan in handen vallen van concurrenten.

Er zijn ook punten die moeten worden uitgesloten en niet zijn toegestaan ​​in het komende telefoongesprek.

• U hoeft zakelijke zaken niet te bespreken met een onbekende of informele persoon. Het is beter om een ​​afspraak te maken.
• Het wordt niet aanbevolen om een ​​beslissing te eisen van een persoon die hiertoe niet bevoegd is of anders denkt. Aan de telefoon kan hij toestemming geven, hoewel hij een tegenstander is van deze beslissing.
• Het is niet de moeite waard om uw verzoeken kenbaar te maken als u niet zeker weet of de persoon met wie u praat het met u eens is en u wil helpen.

De rol van de telefoon bij zakelijke communicatie is tweeledig. Heel vaak leidt hij af van dringende taken die gedurende de dag worden uitgevoerd, maar versnelt hij tegelijkertijd de oplossing van veel taken. Daarom is het nodig om de principes van telefoongesprekken te leren, die bijdragen aan een efficiënter gebruik.

Het is erg belangrijk om een ​​bedrijfscommunicatietechniek te hebben voor werknemers wier werk specifiek is in telefoongesprekken met potentiële klanten. Veel bedrijven proberen vanaf de eerste woorden contact te leggen met de beller om van hem een ​​echte klant te maken.

Bedrijven concurreren op verschillende manieren om klanten aan te trekken. Een belangrijke fase in de promotie van diensten is telefonische verkoop, en daarom moeten managers correct en tactvol dialogen met klanten voeren, anders gaan winstgevende contracten naar concurrenten.

De onderstaande tips zullen u helpen slagen in uw zakelijke telefoongesprek.

• Het wordt aanbevolen om de persoon die u een nuttige dienst heeft verleend, te bellen. Dankwoorden zijn erg belangrijk voor toekomstige samenwerking.
• Glimlach altijd tijdens een gesprek. De abonnee zal uw glimlach en optimisme zeker voelen.
• Probeer tijdens het onderhandelingsproces de gedachtegang van de gesprekspartner te voorspellen.
• Gebruik nooit godslastering of spreektaal. Dit is in strijd met de communicatiecultuur.
• Gebruik uitdrukkingen en termen die de beller begrijpt.
• Bedek de handset niet terwijl u parallel met iemand praat. Zo komt het gebrek aan respect voor de gesprekspartner tot uiting.
• Leg je standpunt met vertrouwen en nauwkeurigheid uit, want nauwkeurigheid is de beleefdheid van koningen.

• Onderhandelingen zijn belangrijk om snel te verlopen en de gestelde vragen zonder vertraging en verwarrende voorstellen te beantwoorden. Een pauze kan alleen worden gerechtvaardigd als de specialist op zoek is naar documentatie die nodig is voor onderhandelingen. Als de pauze langer duurt, heeft de persoon het volste recht om de communicatie te onderbreken.
• Op momenten van telefonische, echte of virtuele communicatie moet je uiterst beleefd zijn. Schreeuwen en praten met een verheven stem wordt beschouwd als een schending van de ethiek.
• Neem op correcte wijze afscheid van de gesprekspartner, aangezien de bekwame voltooiing van het gesprek niet minder belangrijk is dan het belangrijkste deel van de dialoog. U kunt de andere persoon eerst laten ophangen. Dit beëindigt het gesprek in een vriendelijke golf.

Voor succesvolle communicatie aan de telefoon moet je natuurlijk een goede dictie hebben.Gebruik de lessen uit de volgende video om uw spraak expressief en uw stem plezierig te maken.