Etiquette en ethiek van zakelijke correspondentie

De huidige zakelijke realiteit is dat slechts 15% van de middelgrote en grote ondernemers die hun marktpositie willen versterken, het doel bereikt. Het is om deze reden dat de relevantie van zakelijke etiquette meerdere keren toeneemt, omdat onder meer het niet naleven van de normen vaak leidt tot het uiteenvallen van nuttige zakelijke relaties.

In een brede interpretatie van ethiek bedoelen ze een reeks algemene principes die gericht zijn op het reguleren van sociale relaties. Dienovereenkomstig houdt de ethiek van zakelijke relaties rekening met kwesties die verband houden met de aanvaarde volgorde en stijl van interactie in de zakelijke sfeer.

Het detailleren van de ethische aspecten van een zakelijke relatie is zakelijke etiquette, die bijvoorbeeld onderhandelingsprocedures, bedrijfsregels, zakelijke tradities en rituelen, ondergeschikte elementen, manieren en communicatie- en schrijfstijlen omvat, evenals kwesties van correctheid in de omgang met zakelijke partners en collega's.

Het belang van ethiek en etiquette, als integraal onderdeel, ligt in het feit dat het regelgevingskader dat is ontstaan ​​als gevolg van langetermijnpraktijken de communicatie aanzienlijk vereenvoudigt, waardoor een duidelijke en toegankelijke context in het bedrijfsleven ontstaat die het mogelijk maakt om doelen correct te bereiken en tijd te besparen.

Met andere woorden, we hebben het over een speciaal algoritme voor het oplossen van bedrijfsproblemen dat het mogelijk maakt om rationeel en zonder conflicten de gewenste bedrijfsdoelen te stellen en succesvol te bereiken. Het eigendomsniveau van dit algoritme stelt u in staat directe conclusies te trekken over de mate van professionaliteit van een zakenpartner of tegenstander in een zakelijk geschil.

In dit verband is het belangrijk om de volgende algemene principes te respecteren:

• stiptheid overal en in alles;
• naleving van informatiebeveiliging;
• gezond altruïsme;
• een gunstig imago passend bij de zakelijke omgeving;
• bekwame gesproken en geschreven taal;
• volgens de regels van de zakelijke spraakcultuur.

De soorten zakelijke correspondentie zijn divers en, met een zekere mate van conventionaliteit, kunnen ze worden onderverdeeld in twee hoofdvariëteiten:

• tusen staten - tussen overheidsorganisaties, buitenlandse missies en ambtenaren (verschillende aantekeningen, memoranda en andere vormen) - elementen van diplomatieke betrekkingen;
• commercieel - brieven met een semi-officiële status die worden gebruikt op het gebied van zakelijke relaties tussen instellingen en organisaties.

De stijl van het schrijven van een dienstbrief heeft, ondanks taalkundige en enkele traditionele verschillen, een zekere algemene basis en een groep gevestigde instellingen. Zo zijn een aantal protocolvereisten, bepaald door de positie van de afzender en de geadresseerde, gebaseerd op de initiële instellingen voor wederzijds respect en correctheid. Daarom moet het, ongeacht het type document, structureel noodzakelijkerwijs de volgende elementen bevatten:

• beroep (officiële status van de geadresseerde);
• compliment (beleefd einde van de brief);
• handtekening
• datum (dag, maand, jaar en plaats van schrijven van het bericht);
• adres van de afzender (achternaam, officiële status, adres worden bovenaan of onderaan de eerste pagina van de brief geplaatst).

Daarnaast zijn er een aantal bepalingen die rechtstreeks verband houden met brieven:

• zakelijke brieven staan ​​uitsluitend op de voorzijde op briefhoofden of vellen papier;
• paginering is gemaakt in Arabische cijfers;
• berichten worden op papier uitgevoerd;
• wissen en correcties zijn niet toegestaan ​​in de hoofdtekst van het document;
• het document is naar binnen gevouwen;
• de wachttijd voor een reactie op een brief is maximaal tien dagen.

Een zakelijke boodschap moet een uitdrukkelijke doelgerichte focus hebben en één vraag bevatten, en de hele betekenis van de tekst moet volledig en volledig ondergeschikt zijn aan de inhoud ervan, of het nu gaat om een ​​voorstel voor een transactie, een commercieel verzoek of gewoon relevante informatie.

De classificatie van zakelijke berichten is divers en hangt af van hun functioneel gerichte oriëntatie. Letters zijn bijvoorbeeld:

• informeren;
• die doet denken aan;
• uitnodigingen
• informatieoverzichten;
• bestellingen;
• begeleidend;
• andere soorten.

In commerciële correspondentie zijn de meest typische:

• vragen;
• suggesties;
• bestellingen;
• klachten;
• garantiebrieven.

Als een van de vormen van zakelijke communicatie, in de strikte zin van het woord, zijn letters onderverdeeld in 2 soorten: zakelijk en privé-ambtenaar.

Onder bedrijf valt onder meer correspondentie, die loopt tussen organisaties en instellingen. Een particulier-officiële brief is een bericht dat door een particulier of, omgekeerd, door een instelling naar een instelling wordt gestuurd - naar een particulier.

Er zijn een aantal zakelijke correspondentieregels.

• De brief moet de opkomst van zakelijke belangstelling bij de ontvanger stimuleren, duidelijk en op basis van overtuigend bewijs om de voordelen van partnerschappen en de ongepastheid van het verbreken van partnerschappen aan te tonen. De tekst moet een stimulans zijn en motiverend voor samenwerking.
• De manifestatie van buitensporige persoonlijke emoties in een zakelijke brief is niet de beste manier om uw zaak te bewijzen en een probleem op te lossen.
• Om overbelasting en verstopping van de tekst van de brief te voorkomen, moeten figuurlijke vergelijkingen, metaforen, allegorieën en hyperbolen worden vermeden.
• Voor een duidelijke en beknopte presentatie van het onderwerp is het beter om eenvoudige zinnen te gebruiken, waarbij bijzonderheden en buitensporige details worden vermeden. Het belangrijkste idee van het bericht moet worden ondersteund door uitsluitend relevante argumenten, die meestal in de bijlagen bij de brief worden geplaatst (diagrammen, grafieken, digitale gegevens).
• De tekst moet alinea's markeren, die elk, die een onafhankelijke gedachte vertegenwoordigen, beginnen met een nieuwe regel.

• De zakelijke schriftelijke boodschap mag geen beschrijvende bijvoeglijke naamwoorden, onnodige verduidelijkingen en details gebruiken. Aan het einde van het schrijven is het raadzaam om het document te controleren en zinnen te verwijderen die geen relevante semantische inhoud bevatten.
• Geletterdheid is een basiselement van tekst. De aanwezigheid van spelling en andere fouten in het bericht is onaanvaardbaar.
• Vermelding van het onderwerp van de brief is vereist. Het onderwerp in de documenten moet kort en bondig worden weergegeven, dit bespaart tijd bij het lezen en kenmerkt de afzender positief. Als de brief per e-mail wordt verzonden en bijzonder belangrijke informatie bevat, moet deze worden uitgerust met een speciale "vlag" die beschikbaar is in de elektronische dienst.
• De tekst is goed leesbaar door Arial- of Times New Roman-lettertypen met een gemiddelde lettergrootte. Als er een speciale behoefte is, is het mogelijk om belangrijke ideeën cursief of vet te markeren.

• In de tekst is het handig om ondertitels (3-4) te gebruiken, waardoor de tekst gemakkelijker te begrijpen is.
• Opsommingen, lijsten en lijsten kunnen beter worden opgesteld met speciale markeringen.
• Huisstijl sjabloon (schema) is een uitstekende indicator voor efficiëntie en objectiviteit in zakelijke communicatie. Het is vooral geschikt in het zakelijke aspect, omdat het u in staat stelt om op te vallen in een gunstig daglicht en te voldoen aan de gevestigde officieelheid.

De structuur van de zakelijke boodschap is typerend. Traditioneel bevat het:

• introductie;
• het grootste deel;
• conclusie.

De inleiding vat het doel van de brief samen. Het grootste deel beschrijft de essentie van het probleem. Concluderend is het wenselijk om de inhoud van het hoofdonderdeel samen te vatten, bijvoorbeeld in de vorm van conclusies. "Postscripts" en verschillende soorten voetnoten zijn ongewenst.

Concluderend zijn zinnen die qua vorm vergelijkbaar zijn met manipulaties ongepast, zoals: "Ik hoop op een wederzijds voordelig partnerschap", enzovoort. Het is beter om afscheid te nemen van een zakelijke brief met eenvoudige uitdrukkingen: 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet', enzovoort.

Onderaan het bericht staat aangegeven: F. I. O., officiële status, bedrijfsnaam, handtekening gezet. Contactnummers worden ook aangegeven.

Tabellen en grafieken zijn als afzonderlijk bestand (pakket) bijgevoegd, wat aan het einde van de brief aangeeft. Als er een groep bijlagen is, wordt hun inventaris vermeld met de namen.

U kunt de afkorting en speciale afkortingen alleen gebruiken als u zeker weet dat de ontvanger ze begrijpt.

Om de tekst een grotere logische nauwkeurigheid en consistentie in de zakelijke woordenschat te geven, worden de volgende spreekbeurten als bindmiddel gebruikt:

• om deze reden;
• gebaseerd op het voorgaande;
• op grond hiervan;
• in overeenstemming met de gegevens;
• op basis hiervan;
• overwegen;
• en anderen.

In de virtuele ruimte is zakelijke interactie, die communicatie in miniatuur vertegenwoordigt, specifiek en vereist niet minder naleving van de relevante normen van etiquette. Competent werken met een letter, in overeenstemming met de praktijk, omvat de volgende opmerkingen met betrekking tot volume, taal, structuur en formaat.

• De themaformule moet absoluut exact overeenkomen met het onderwerp dat in de tekst staat. Hierdoor kunt u de lezer snel aanpassen aan de gewenste zakengeest.
• Het optimale volume van een document dat per e-mail wordt verzonden, past in een “één scherm”, met een maximale hoeveelheid tekst - één vel in A4-formaat.
• De optimale omvang van investeringen is niet meer dan 3 Mb.
• Het wordt aanbevolen om de verzonden bestanden te "verpakken" in standaard Zip- of Rar-coderingsarchieven. Anderen worden vaak geblokkeerd tijdens verzending.
• Hyperlinks moeten standaard zijn (blauw, hieronder onderstreept).
• Het antwoord aan de geadresseerde moet bovenaan, aan het begin van de brief en niet eronder worden geplaatst. Dit elimineert de noodzaak voor de correspondentiepartner om overtollig en krachtig door de vorige tekst te bladeren.

• Het is noodzakelijk om de schrijftaal te gebruiken die het meest begrijpelijk is voor de partner. De vraag of het raadzaam is om professionaliteit, interne vocabulaire, slanguitdrukkingen en afkortingen (vooral in externe correspondentie) in een bericht te gebruiken, wordt afzonderlijk bepaald, afhankelijk van de context en kwaliteiten van de correspondentiepartners.
• Het is belangrijk om de partner te informeren over de ontvangst van zijn bericht - dit is een teken van goede smaak en onderdeel van de zakelijke etiquette, waaruit respect voor hem blijkt.
• Het antwoord moet zo snel mogelijk zijn. Als het om de een of andere reden niet mogelijk is om snel te reageren, moet de partner op de hoogte worden gebracht van de ontvangst van zijn brief en het tijdstip van reactie aangeven. Een ethische en comfortabele pauze voordat u antwoord geeft, is 48 uur na ontvangst van het bericht. Na deze tijd gelooft de persoon meestal dat het bericht verloren is gegaan of is genegeerd. Een overmatige pauze in correspondentie wordt vaak geassocieerd met het risico een partner te verliezen en wordt in het bedrijfsleven geïnterpreteerd als een schending van ethische normen.
• Aan het einde van het bericht moeten contactgegevens worden vermeld die in alle brieven worden vermeld, zonder uitzondering, ongeacht de volgorde van verspreiding.
• Tijdens verzending is het belangrijk om bijzondere aandacht te besteden aan privacykwesties.

Zie de volgende video voor meer informatie over zakelijke correspondentie-etiquette.