Kopsavilkums

Sekretāra kopsavilkuma rakstīšanas padomi

Saturs

Ko dara speciālists?
Uzbūve
Kas nav jānorāda?
Kā uzrakstīt pavadvēstuli?
Paraugi

Uzņēmuma sekretārs uzņemas darba kolektīva un it īpaši uzņēmuma vadītāja darba organizēšanas uzdevumus. Tas ir uzņēmuma vadītāja palīgs, tāpēc kandidātiem uz šo vakanci tiek izvirzītas diezgan stingras prasības. Ļaujiet mums sīkāk pakavēties pie veiksmīga CV sastādīšanas jautājumiem, lai pieteiktos uz sekretāra amatu.

Ko dara speciālists?

Jebkura sekretāra darbs prasa spēju ātri pārslēgties no viena veida darbības uz citu. Šī persona veic dažādus uzdevumus, taču visu to mērķis ir palīdzēt uzņēmuma pirmajai personai darbā, kā arī ietaupīt viņa darba un personīgo laiku. Tradicionāli šī speciālista darba funkcijās ietilpst dokumentu noformēšana, darbs ar telefonu, PBX un biroja aprīkojumu, zvanu pārdale, kā arī sanāksmju, komandējumu un dažu citu darbu organizēšana.

Sekretārs reģistratūrā Viņš ir atbildīgs par sākotnējo klientu un apmeklētāju uzņemšanu, saziņu pa tālruni, faksu saņemšanu, kā arī par apkalpošanas atbalstu galvas sarunām.
Administratora pienākumi ietver visefektīvākās mijiedarbības organizēšanu starp uzņēmuma darbiniekiem, kārtības uzturēšanu biroja telpās, biroja aprīkojuma uzturēšanu, uzņēmuma biroja nodrošināšanu ar visiem nepieciešamajiem kancelejas un sadzīves priekšmetiem.
Līdera personīgā asistenta uzdevumi ir nedaudz atšķirīgi. Šis speciālists vienmēr ir informēts par gaidāmajiem notikumiem.Uz viņa pleciem ir jāsagatavo priekšnieka darba sanāksmju grafiks, viņa personīgo uzdevumu izpilde un daudzi citi uzdevumi, kas parasti katrā gadījumā tiek noteikti atsevišķi.
Tiesas sekretārs parasti piesaistīts vienam tiesnesim - šis virsnieks piedalās tiesas sēdēs un veic visu nepieciešamo dokumentālo darbu. Tiesas sekretārs nodarbojas ar dokumentu arhivēšanu, materiālu pārsūtīšanu uz biroju, tiesas sēdes lietvedību, kā arī pavēstes izsūtīšanu. Prasības šim amatam ir ļoti augstas: darbiniekam jābūt ar augstāku juridisko izglītību un vismaz 2 gadu profesionālo pieredzi.
Runasvīrs pārrauga zīmola prezentācijas jautājumus, mijiedarbojas ar plašsaziņas līdzekļiem, apkopo aktuālo ziņu izlasi. Personīgais asistents pieņem visu korespondenci, sagatavo visus biznesa dokumentus uzņēmuma pirmajai personai, vienā vai otrā veidā vāc informāciju, kas saistīta ar svarīgu lēmumu pieņemšanu, kā arī veic vienreizējus priekšnieka rīkojumus.

Specifikācija pastāv arī notāra palīga, sekretāra-tulkotāja, kā arī skolas izglītības nodaļas darbinieku darbībās.

Uzbūve

Jebkurš atsākums sastāv no vairākiem blokiem. Zemāk ir ieteikumi, ko katrā no tiem norādīt topošajam sekretāram.

Pienākumi

Paplašinātā versijā jebkura sekretāra darba uzdevumu saraksts ir šāds:

ienākošo vēstuļu un iesniegumu pieņemšana, to pārdale, nodošana atbildīgajām personām;
dokumentācijas saņemšana parakstīšanai galvai;
atbildēt uz ienākošajiem zvaniem un tos pāradresēt;
priekšnieka biznesa sarunu organizēšana;
apelāciju, vēstuļu un citu dokumentu noformēšana pēc vadītāja pieprasījuma;
sapulču un darba sanāksmju sagatavošana, nepieciešamo materiālu savākšana, visu pasākuma dalībnieku paziņošana par viņu turēšanas vietu un laiku, sanāksmju protokolu noformēšana;
pakalpojumu nodrošināšana galvas viesu sapulces organizēšanai;
kontrole pār administrācijas rīkojumu izpildi, ko veic uzņēmuma darbinieki;
uzņēmuma administrācijas nodrošināšana ar nepieciešamajiem kancelejas piederumiem, biroja aprīkojumu un citiem līdzekļiem, lai atvieglotu personāla vienmērīgu darbību;
apmeklētāju uzņemšana;
uzņēmuma arhīva uzturēšana;
uzņēmuma pirmās personas biznesa braucienu organizēšana: biļešu iegāde, kā arī viesnīcu numuru rezervēšana;
citu instrukciju izpilde.

Ja jūs piesakāties sekretāra-palīga amatam, sagatavojieties, ka pienākumu sarakstā būs dokumentu pārbaude, analītisko pārskatu sagatavošana, materiālu apkopošana ziņojumiem un runām.

Prasmes

Sekmīgam sekretāra amata kandidātam jābūt šādām prasmēm, kuras var norādīt atsākumā:

papīrs;
telefona sarunu vadīšana;
klientu tikšanās un sākotnējās konsultācijas;
biroja atbalsts;
korespondences apstrāde;
Pasākumu un biznesa sanāksmju organizēšana;
galvas laika vadīšana;
zināšanas par biroja aprīkojumu un biroja datoru programmām.

Kādas īpašas prasmes ir prioritāras, ir atkarīgs no uzņēmuma darbības jomas. Piemēram, ja medicīnas centrā ir nepieciešams sekretārs, tad diez vai būs vajadzīgas padziļinātas zināšanas par biroja darbu un dokumentu pārvaldību, maz ticams, ka būs nepieciešama spēja noformēt dokumentus vīzai. Šis amats prasa spēju komunicēt ar klientiem, zināšanas par medicīnas lietu pamatiem, spēju sazināties pa tālruni lielos apjomos.

Sasniegumi

Profesionālie sasniegumi ir svarīgi jebkuram darba devējam, starp nozīmīgākajiem parasti izšķir šādus punktus:

uzņēmuma dokumentu pārvaldības optimizēšana;
optimāla darba klimata radīšana birojā;
vienību mijiedarbības sistēmas organizēšana;
Ceļojumu atbalsts
kurjeru un uzkopšanas pakalpojumu koordinēšana.

Profesionālās un personīgās īpašības

Kompetentam sekretāram vajadzētu būt tādām svarīgām īpašībām kā:

atvērtība komunikācijai;
atbildība un orientācija uz rezultātu;
aktīva dzīves pozīcija;
spēja veikt pienākumus daudzuzdevumu veikšanā;
spēja ātri pārslēgties no vienas aktivitātes uz otru;
jebkādu sliktu ieradumu neesamība;
izturība pret stresu;
precizitāte un precizitāte;
vēlme pabeigt to, kas tika iesākts līdz beigām;
pieklājība;
spēja strādāt ar personisko informāciju;
kompetenta runātā un rakstiskā valoda;
labas biznesa etiķetes zināšanas;
spēja rīkoties komandā.

Darba pieredze

Ja jūs jau esat strādājis par sekretāru, tad jums nebūs grūti aprakstīt savu darba pieredzi. Daudz grūtāk būs tiem pretendentiem, kuri pirmo reizi meklē darbu šajā specialitātē. Neskatoties uz to, pieredzes trūkums nav iemesls sajukumam, jūs vienmēr varat izcelt savas galvenās prasmes, kas jums ir.

Piemēram, jūs varat norādīt:

brīvi runā angļu un spāņu valodā;
visu biroja pamatprogrammu turēšana;
zināšanas par biroja aprīkojumu;
Rakstīšana ar 10 pirkstiem (300 rakstzīmes minūtē).

Jums vienmēr jāizceļ savi trumpji - tas ļaus darba devējam redzēt, par ko jūs esat stiprs, un interesēties par jūsu kandidatūru.

Izglītība

Lai pieteiktos sekretāra-referenta amatam cienījamā uzņēmumā, jums ir jābūt augstākajai izglītībai. Tomēr efektīvai pienākumu veikšanai bieži vien ir nepieciešams papildu kursi un apmācības lietvedības darbā, arhivēšanā, kā arī apmācībā darbā ar biroja aprīkojumu. Nelielos birojos sekretāri bieži veic arī jaunākā jurista pienākumus vai uztur grāmatvedības uzskaiti. Attiecīgi šajā gadījumā jums būs nepieciešama juridiskā vai ekonomiskā izglītība.

Piesakoties sekretāra-administratora un darbinieka amatam reģistratūrā, augstākās izglītības klātbūtne nav būtiska.

Kas nav jānorāda?

Ļaujiet mums nedaudz vairāk pakavēties pie tā, kas nav jānorāda atsākumā.

Hobiji un vaļasprieki. Jums nevajadzētu sīki gleznot, kā jums patīk audzēt ziedus / adīt / izšūt, ja jūsu turpmākā darbība nav saistīta ar to.
Visa pieejamā darba pieredze. Daudzi savu karjeru sāk ar tādiem amatiem kā pārdevējs, sētnieks vai tīrītājs. Ja jūs strādājat vairāk nekā 10 gadus, tas būs pilnīgi pietiekami, lai apstātos 2-3 vietās līdzīgā specialitātē.
Sekretāram jābūt patīkamam izskatam, tāpēc ieteicams atsākumam pievienot fotogrāfiju. Tomēr šeit nav atļauts seksuāls fons - aprobežojieties ar stingru fotoattēlu “dokumentiem”. Attēli peldkostīmā vai restorānā var nebūt pareizi apstrādāti.

Kā uzrakstīt pavadvēstuli?

Pavadvēstule nav nepieciešama, taču tā tomēr rada labvēlīgu iespaidu uz potenciālo darba devēju. Nav nepieciešams atkārtot visu, kas rakstīts pašā CV. Šeit jums jāidentificē jūsu interese par vakanci un īsi jāuzsver pamatprasmju un kompetenču klātbūtnepalīdzēt jums veikt profesionālos pienākumus.

Vēstules beigās pateicieties par interesi un patiesi ceriet uz atbildi.