Verslo telefono ryšio subtilybės

Verslo komunikacijos menas yra svarbus derybų aspektas ir daugelį metų nepraranda savo aktualumo. Verslo ryšių telefonu intensyvumas kasmet didėja. Vystantis mobiliajam ryšiui, jis tampa vienu iš pagrindinių komunikacijos būdų. Norint įgyti telefoninių įgūdžių, svarbu žinoti verslo komunikacijos subtilybes ir taisykles.

Telefonas šiuolaikiniame pasaulyje vaidina svarbų vaidmenį, nes su juo mes bendraujame su šeima, draugais, kolegomis, vadovybe ir verslo partneriais.

Taigi, kalbėdamasis su tam tikru žmonių ratu, žmogus naudojasi tinkamu bendravimo metodu ir, pavyzdžiui, niekada nebendraus su savo viršininku, kaip su artimu draugu. Šioje situacijoje naudojamasi labiau formaliu bendravimo tipu.

Darbuotojai, atliekantys sociologines gyventojų apklausas, priimantys skambučius iš klientų ar vedantys derybas telefonu, taip pat turėtų naudotis verslo etiketu. Dažnai sėkmingi telefono skambučiai tampa gerų verslo santykių raktu. Ir net įmonės įvaizdis gali visiškai priklausyti nuo darbuotojų sugebėjimo palaikyti kompetentingus dialogus telefonu.

Šiuo metu dauguma skambučių vyksta per mobiliuosius įrenginius. Naudodamiesi šia komunikacijos priemone, turite laikytis kai kurių taisyklių.

• Visada išjunkite telefoną arba nustatykite jį į vibracijos režimą verslo susitikime su klientu, kino teatre, seminare.
• Mobilusis įrenginys yra jautresnis garsui nei fiksuotojo telefono. Todėl situacijoje, kai, būnant viešoje vietoje, būtina vesti asmeninį pokalbį be pašalinių trukdžių, galite tiesiog ramiai kalbėti, o pašnekovas tikrai jus išgirs.

• Nekvieskite garsiai telefono. Tai gali gąsdinti kitus.
• Pabandykite kalbėti trumpai. Dalyvaujant trečiosioms šalims, pokalbis neturėtų trukti ilgiau nei 30 sekundžių, kitaip kyla pavojus, kad priešais žmogų gali atrodyti nešvankus. Jei yra rimtų telefoninio pokalbio priežasčių, pavyzdžiui, giminaičio liga ar didelis sandoris, tuomet turėtumėte pranešti apie situaciją dalyvaujantiems.
• Venkite pokalbių telefonu per verslo pietus. Jei reikia skubiai atsakyti į skambutį, tuomet turėtumėte palikti stalą ir pasikalbėti mažiau apkrautoje vietoje.

Etikos standartai telefono ryšyje yra svarbūs efektyviam įmonės darbui užtikrinti. Telefoninių pokalbių kultūra yra ypatinga verslo bendravimo rūšis. Etiketo taisyklių žinojimas padės sustiprinti verslo ryšius ir padidinti organizacijos pelningumą.

• Būtina pasveikinti asmenį, su kuriuo bus pokalbis telefonu. Tam tinkamiausios yra frazės, susijusios su paros laiku („Labas rytas“, „Laba diena“ arba „Labas vakaras“).
• Oficialaus telefono pokalbio metu svarbu stebėti savo intonaciją. Norint neišstumti pašnekovo, reikia kalbėti mandagiai ir ramiai, vengiant nereikalingų emocijų.

• Po pasveikinimo rekomenduojama prisistatyti ir nurodyti savo vardą, pavardę, pareigas ir organizaciją.
• Jei paskambinsite žmogui, visada turėtumėte išsiaiškinti, ar šiuo metu jam patogu kalbėtis.
• Pagal etikos normas telefoną reikia pasiimti po antro ar trečio skambučio.
• Pokalbio metu nerūkykite, nevalgykite maisto ar gėrimų.
• Jei skambinantis abonentas domisi kitu organizacijos darbuotoju, pokalbis turi būti nukreiptas į jį arba įgalinta budėjimo funkcija.
• Esant situacijai, kai suklydai su numeriu, privalai neužduoti per daug klausimų, atsiprašyti pašnekovo ir nedelsdamas atsisveikinti.
• Niekada neskambinkite anksti ryte, per pietų pertrauką ar iki darbo dienos pabaigos.
• Vietoj vadovo, skambinti arba atsiliepti į skambučius gali sekretorius ar padėjėjas.

• Galite paskambinti partneriui ar klientui asmeniniu numeriu tik tuo atveju, jei jis pats jums perdavė savo kontaktus. Tačiau savaitgaliais ir švenčių dienomis tokie skambučiai yra draudžiami.
• Kartais būna, kad pokalbis nutrūksta dėl prasto bendravimo. Esant tokiai situacijai, tas, kuris paskambino pirmas, turėtų paskambinti.
• Neišvilkite pokalbio. Ilgas pokalbis pašnekovą gali nuobodžiauti ir sukelti pasipiktinimą. Jei bendravimas buvo atidėtas, tačiau pokalbio tikslas nebuvo pasiektas, tuomet galite paskambinti klientui kitą dieną arba surengti asmeninį susitikimą.
• Pokalbiui pasibaigus, rekomenduojama padėkoti pašnekovui ir mandagiai atsisveikinti, paklausus, ar neturėjo kokių klausimų. Šis paprastas veiksmas užbaigs pokalbį ir paskatins toliau bendradarbiauti.

Turėtumėte atsargiai pasiruošti pokalbiui telefonu ir atlikti keletą konkrečių veiksmų. Apsvarstykime pagrindinius dalykus išsamiau.

• Skambinti pašnekovui galima tik po to, kai bus sudarytas aiškus pokalbio planas. Norėdami išskirti neesmines detales, galite padaryti grafinius arba scheminius eskizus.
• Užsirašykite svarbius klausimus, kuriuos turėsite atsiminti užduodami derybų procese.
• Paruoškite dokumentus, kurių gali prireikti bendravimo procese (korespondencija, ataskaitos, sutartys).

• Iš anksto paprašykite pašnekovo, kad būtų patogu skambinti.
• Norėdami įrašyti gautą informaciją, paruoškite užrašų knygelę ar dienoraštį.
• Sužinokite bendrą žmonių, kurie dalyvaus pokalbyje, sąrašą, susisiekite su jais pagal vardą ir pavardę.
• Prieš rinkdami numerį pabandykite nusiteikti teigiamai, tada jūsų emocinė būsena, be abejo, turėtų sukelti pašnekovą.
• Kalbėdamiesi telefonu, atsižvelkite į ryšių saugumą biure, nes vertinga informacija gali patekti į konkurentų rankas.

Taip pat yra punktų, kurie turėtų būti neįtraukti ir neleidžiami būsimame pokalbyje telefonu.

• Nereikia aptarti verslo reikalų su nepažįstamu ar atsitiktiniu žmogumi. Geriau susitarti.
• Nerekomenduojama reikalauti sprendimo iš asmens, kuris neturi įgaliojimų tai daryti arba kuris mano kitaip. Telefonu jis gali duoti sutikimą, nors jis ir bus šio sprendimo priešininkas.
• Nereikia reikšti savo prašymų, jei nesate tikri, kad tas asmuo, su kuriuo kalbatės, sutinka su jumis ir nori padėti.

Telefono vaidmuo bendraujant versle yra dvejopas. Labai dažnai jis atitraukia nuo skubių užduočių, atliekamų dienos metu, tačiau tuo pačiu pagreitina daugelio užduočių sprendimą. Štai kodėl būtina išmokti telefoninių pokalbių principus, kurie prisideda prie efektyvesnio jo naudojimo.

Labai svarbu turėti verslo komunikacijos techniką darbuotojams, kurių darbas specifinis telefoninių pokalbių su potencialiais klientais metu. Daugelis kompanijų nuo pirmųjų žodžių bando užmegzti ryšį su skambinančiuoju, kad jis taptų tikru klientu.

Firmos konkuruoja naudodamos įvairius būdus, kaip pritraukti klientus. Svarbus paslaugų reklamavimo etapas yra telefonų pardavimas, todėl vadovai turi teisingai ir taktiškai vesti dialogą su klientais, kitaip pelningos sutartys atiteks konkurentams.

Žemiau pateikti patarimai padės sėkmingai susikalbėti verslo telefonu.

• Rekomenduojama skambinti asmeniui, kuris jums suteikė bet kokią naudingą paslaugą. Padėkos žodžiai yra labai svarbūs būsimam bendradarbiavimui.
• Vykdydami pokalbį visada šypsokitės. Abonentas tikrai pajus jūsų šypseną ir optimizmą.
• Derybų procese pabandykite nuspėti pašnekovo minčių eigą.
• Niekada nenaudokite nešvankybės ar šnekamosios kalbos žodyno. Tai prieštarauja bendravimo kultūrai.
• Naudokite skambinančiojo suprantamas išraiškas ir terminus.
• Neuždenkite ragelio, kai kalbate lygiagrečiai su kuo nors. Taigi pasireiškia nepagarba pašnekovui.
• Paaiškinkite savo poziciją užtikrintai ir tiksliai, nes tikslumas yra karalių mandagumas.

• Svarbu, kad derybos vyktų greitai, nedelsiant atsakant į užduodamus klausimus ir painiojant pasiūlymus. Pauzė gali būti pateisinama tik tuo atveju, jei specialistas ieško deryboms reikalingų dokumentų. Jei pauzė užsitęsia, tada žmogus turi visas teises nutraukti bendravimą.
• Telefoninio, realaus ar virtualiojo bendravimo metu turite būti ypač mandagus. Šaukimas ir kalbėjimas pakeltu balsu laikomas etikos pažeidimu.
• Teisingai atsisveikink su pašnekovu, nes sumanus pokalbio užbaigimas yra ne mažiau reikšmingas nei pagrindinė dialogo dalis. Pirmiausia galite įgalinti kitą asmenį. Tai užbaigs pokalbį draugiškoje bangoje.

Be abejo, norint sėkmingai bendrauti telefonu, reikia gerai ištarti.Jei norite, kad jūsų kalba būtų išraiškinga ir jūsų balsas būtų malonus, pasinaudokite kito vaizdo įrašo pamokomis.