Suptilnosti psihologije poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija bitno se razlikuje od razgovora o svakodnevnim temama. Suptilnosti psihologije ove vrste razgovora zahtijevaju stvaranje etiketa kako bi se zaključila obostrano korisna suradnja.

Poslovna komunikacija je stvaranje složenog višefaznog procesa stvaranja odnosa između sugovornika koji su povezani zajedničkim profesionalnim interesima. Karakteristično obilježje je strogo ponašanje unutar ustaljenih granica, ograničeno etiketom izvedbe s uporištem nacionalne tolerancije.

Etiketa oduzima dvije kategorije - popis propisa i uputa. Potonji predstavljaju odnos zaposlenika prema višem položaju, dok su norme psihološki aspekti interakcije među zaposlenima jednakog položaja u sustavu ljestvica karijere.

Međutim, obje grupe podliježu općim zahtjevima pristojne suradnje. Osobni interesi, neprijateljstvo i negativno raspoloženje ne bi trebali utjecati na tijek rada.

Kultura komunikativne interakcije je u nekoliko glavnih faza koje osiguravaju daljnje odnose između poslovnih partnera:

• Uljudan pozdrav kako bi sugovorniku pokazao prijateljsku lokaciju. Ljudi bi trebali vjerovati jedni drugima u zajedničko ulaganje;
• Upoznavanje znači uspostavljanje kontakta radi vizualnog predstavljanja jednih drugih;
• Ciljanje na određenu temu;
• Rasprava o cilju ili rješavanju akutnog pitanja;
• Ishod razgovora.

Poznavanje pravila poslovne komunikacije omogućuje čovjeku da se brzo popne na ljestvici karijere, povećavajući status i važnost u društvu. U procesu poboljšanja pojedinac čini određeno stil ponašanja, koji u većini slučajeva ovisi o vrsti aktivnosti:

1. humanistički, Ovaj pristup dobiva sve veću popularnost, jer uključuje pružanje podrške i zajedničko traženje rješenja problema. Zaposlenik se percipira kao osoba s individualnim kvalitetama, uzimajući u obzir njegove emocije i karakter;
2. Manipulativna. Menadžer ili kolega sugovornika koriste kao alat za postizanje određenih ciljeva. Na primjer, osobna stroga kontrola nad izvršavanjem zadataka je manipulacija jednog partnera nad drugim;
3. Ritualni stilza razliku od humanističkog podrazumijeva stvaranje potrebnog statusa u društvu. Poslovne i osobne osobine brišu se na temelju određene maske, čije su karakteristike bile unaprijed postavljene. Ovo je svakodnevna uloga za svakog zaposlenika, formirana pojedinačno.

Poznavanje komunikacijske politike omogućuje vam uspostavljanje poslovnih kontakata, jer je poslovna komunikacija sastavni dio upravljanja organizacijskim procesima. Vlasnici, menadžeri i zaposlenici trebali bi učinkovito prenositi svoje misli i ideje drugim ljudima koji rade u tvrtki i šire.

Ova vrsta komunikacije u radu je verbalni prijenos informacija. Verbalna komunikacija može biti u obliku sastanaka, osobnih razgovora, telefonskih razgovora i video konferencija. To je najbolja vrsta poslovne komunikacije, jer omogućuje sugovornicima da se međusobno vizualno ocijene.

Neverbalna komunikacija predstavljena je poslovnim bilješkama, službenim pismima, dokumentima i raznim najavama. Da bi se ista poruka poslala nekoliko ljudi, neverbalna komunikacija je od praktične važnosti. Može vam pomoći u prijenosu tehničkih uputa i pokazati dijagrame, grafikone koje je potrebno pregledati za rad.

Neverbalna komunikacija tijekom osobnog sastanka izražava se različitim gestama, pozama i izrazima lica. Ponašanje nosi dodatne informacije za sugovornika i pomaže mu da donese odgovarajuće zaključke.

Tehnologija je otvorila nove oblike poslovne komunikacije. E-pošta, web konferencije, društvene mreže omogućuju vam poslovnu komunikaciju s nekoliko ljudi istovremeno. Službene web stranice tvrtki smanjuju razinu komunikacije s potrošačem, istodobno demonstrirajući snažne kvalitete i karakteristike tvrtke.

Međutim, u uspostavljanju poslovnog odnosa važna je izravna komunikacija koja pomaže uspostaviti kontakt očima i stvoriti vizualni prikaz sugovornika. Važno je da obje strane budu u istom vremenu i prostoru, kao što sudionici trebaju ostaviti dobar dojam. Osobna prisutnost može imati snažan utjecaj na cjelokupni proces poslovne komunikacije.

Izravni kontakt nije uvijek moguć, ovisno o situaciji. Upravo tako, rasprava o tom pitanju s nekoliko osoba stvara prepreku razmjeni informacija. Stoga poslovna komunikacija ima drugačiji oblik interakcije:

• Poslovna korespondencija, Nalozi, pisma i nalozi neizravni su oblik komunikacije. Pismeni oblik komunikacije je potreban za rješavanje sukoba ili akutnih situacija, kako unutar organizacije tako i između pravnih osoba;
• Konferencija za novinare uključuje informiranje javnosti o raspravljanju o gorućim pitanjima putem sastanka dužnosnika s predstavnicima medija;
• Sastanak. Provodi se izravno unutar organizacije s ciljem postavljanja i rješavanja problema između zaposlenika. Menadžer mora istovremeno razgovarati o radnim aktivnostima s nekoliko zaposlenika.

Tijekom profesionalne aktivnosti nastaju različite situacije koje obuhvaćaju oblike poslovne komunikacije. Neke se ne mogu riješiti bez sukoba, a drugi zahtijevaju tolerantan pristup. Proces ometaju emocionalni ispadi pojedinaca koji se brane sa vlastitog gledišta.

Prisutnost osobnih karakteristika nadopunjuje definiciju poslovne komunikacije. Stranke koje komuniciraju poštuju uspostavljeni etiket, koji se razvija ovisno o nacionalnim i profesionalnim značajkama. Psihologija, jezično ponašanje i percepcija sudionika državnog aparata također imaju značajan utjecaj na tijek razgovora.

Strategija na kojoj se temelji razgovor treba odabrati ispravno. U tu svrhu preporučuje se najprije uzeti u obzir značajke sugovornika:

• vrsta temperamenta i izražavanja emocija;
• jezične značajke;
• nacionalni običaji;
• profesionalna sfera;
• položaj u tvrtki;
• tolerancija i odnos prema ljudima različite nacionalnosti.

Etika u filozofiji poslovne komunikacije igra važnu ulogu, što predstavlja današnje hitno pitanje. Gotovo svaka osoba svakodnevno obavlja komercijalnu transakciju. Štoviše, značajan dio života pripada sudjelovanju i pripremi za profesionalnu aktivnost.

Kao dio sveobuhvatnih programa etičke poštivanja, mnoge tvrtke razvile su interne politike koje se odnose na kulturno ponašanje zaposlenika. Politika se provodi kako u jednostavnim pozivima za poštivanje općih pravila kulture, tako i u detaljnijem kodeksu.

Potonji sadrži specifične zahtjeve ponašanja koji izražavaju očekivanja poduzeća od zaposlenika. Također, domaća politika predstavlja popis preporuka za rješavanje nekih uobičajenih problema koji nastaju tijekom vođenja poslovanja.

Dvije oblasti služe kao temelj poslovne etike: pragmatizam i propisivanja. Prvo načelo je maksimizirati dobrobiti više ljudi. Iznos troškova treba nadoknaditi ukupnim koristima od poslovnih kontakata i sporazuma.

Moralni recept je to Odluke koje donosi pojedinac ne bi trebale ovisiti o posljedicama i pravilima koje diktira društvo. Na primjer, organizacija ne bi trebala lagati potrošača u pogledu pruženih usluga.

Poznavanje poslovnog etiketa relevantno je s obzirom na činjenicu koja pomaže učesniku u razgovoru da zauzme povoljniju poziciju. Međutim, sugovornici trebaju uzeti u obzir interese jednih drugih i graditi na uzajamnoj koristi kada raspravljaju o svojim ciljevima. Istodobno je potrebno obraniti stav jasno definiranim govorom, ispravno formulirajući svoje misli. Postizanje pozitivnog rezultata ovisi o međusobnom razumijevanju i suradnji obje strane.

Područje poslovne komunikacije utječe na gotovo sva područja svakodnevnog života. Takva opsežna interakcija nije iznimka na popisu međuljudskih komunikacija koje zahtijevaju prilagođavanje procesa.

Tijek poslovnih pregovaračkih procesa temelji se na osnovnim načelima:

• Poslovna komunikacija utječe ne samo na raspravu o određenim pitanjima, već i na osobni odnos sugovornika. Dakle, svaki kontakt nije bez međuljudskih sukoba;
• Svaka osoba pokreće kontinuitet razgovora verbalnim i neverbalnim gestama. Zahvaljujući takvim porukama sugovornik izvodi zaključke i modelira trenutnu situaciju;
• Svrhovitosti. Svaki komunikativni akt ima specifičan cilj: uspostaviti poslovni kontakt ili riješiti uobičajeni problem. Uz to, postoje i latentni zadaci. Na primjer, opisujući problem kako bi prenio suštinu sastanka, govornik je u stanju da publici nesvjesno pokaže erudiciju i elokvenciju;
• Višedimenzionalnost se temelji ne samo na cirkulaciji informacija između sugovornika, već i na odgovarajućoj regulaciji odnosa. Razgovor je prijevod osobnih podataka i koordinacija između poslovnih partnera. Istodobno, postoji očitovanje emocionalne pozadine između pojedinaca. Na primjer, jedan od sugovornika može izraziti dominantan položaj u odnosu na svog partnera.

Pravila ponašanja diktiraju ton razgovora. Svaka pogrešna gesta i nepažljiva riječ mogu poremetiti višemilijunski ugovor, dok će prijateljska lokacija pomoći u sklapanju profitabilnog ugovora. Važno je poznavati popis osnovnih normi za pozitivan ishod poslovne komunikacije.

Potrebno je održavati optimalan tempo razgovora i koristiti psihološke tehnike. Spor razgovor odvrati sugovornika od glavne razmjene informacija. Zahvaljujući brzom govoru, naprotiv, gotovo je nemoguće slušaocima prenijeti potrebne informacije. Izmjenjujući duge i kratke poruke, možete postići pozitivan ishod.

Preopterećeni prijedlozima informacija trebaju se podijeliti na manje, lako probavljive. No, ne biste trebali koristiti samo kratke odlomke koji ne stvaraju pravi dojam.

Prilikom stvaranja slike preporučuje se pridržavati se nekoliko standarda koji povećavaju postotak uspjeha:

1. Početak razgovora ne bi trebao opterećivati ​​poslovne prijedloge. Sugovornik ih može prihvatiti kao agresivne napade, koji će odmah reagirati s ekstremnim neprijateljstvom na razgovor;
2. Ispravno postavljena pitanja pomoći će sugovorniku da usmjeri potrebnu misao i razrijedi napeti razgovor;
3. Ne treba otvoreno iznositi svoje stajalište. Ako se to ne može izbjeći, onda je potrebno prikriti misao kao subjektivno mišljenje izraženo nježno i nenametljivo;
4. Poslovna komunikacija zahtijeva etiketu. Prekoračenje granica kulturnih normi negativno utječe na tijek komunikacije;
5. Ne preporučuje se izražavanje gotovih rješenja.Poticanje neovisnih zaključaka doprinosi položaju sugovornika i povoljnom ishodu međuljudskih kontakata.

Sposobnost jasno artikuliranja misli i pravilno odabrana strategija mogu povećati šanse za postizanje cilja. Istovremeno, sudionici moraju ispuniti vlastite uloge u okviru obostrano korisne suradnje. Sugovornici moraju uzeti u obzir interese jednih i drugih i poštivati ​​utvrđene kulturne norme.

Prilikom poslovne komunikacije ne smije se napustiti profesionalni prostor. U svakodnevnom životu sugovornik može biti i voditelj i zaposlenik srednje razine. Oba sudionika promatraju ulogu profesionalne aktivnosti. U radu su važna suradnja i aktivna interakcija.

Za više informacija o najvažnijim poslovnim komunikacijskim vještinama pogledajte sljedeći video.