Etika i osnovna pravila poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija je način komunikacije među ljudima u procesu obavljanja poduzetničkih aktivnosti ili obavljanja radnih dužnosti. Odnosno, ovo je vrsta komunikacije koja je povezana s proizvodnim procesom proizvoda ili pružanjem bilo koje usluge i nije povezana s osobnim ili društvenim odnosima među ljudima.

Civilizirane poslovne komunikacije temelje se na poštivanju sudionika određenih nepisanih pravila i normi koje pridonose postizanju ciljeva koje su postavile stranke i održavanju dobrih poslovnih odnosa među njima, potrebnim za daljnju obostrano korisnu interakciju.

Glavna razlika između poslovnih odnosa i bilo kojeg drugog je njihova regulacija. To podrazumijeva prisutnost određenih granica u odnosima određenim kulturama, univerzalnim moralnim načelima i zahtjevima profesionalne etike.

Etika poslovne komunikacije jedna je od komponenti zajedničke etike koja ima sve značajke posljednje. Općenito, ovaj se koncept može smatrati portfeljem ideja o moralu, njegovim normama i pravilima koji vode ljude u njihovim međusobnim odnosima u procesu proizvodne aktivnosti.

Glavna načela poslovne etike su:

• imati koristi od maksimalnog broja sudionika u poslovnim odnosima;
• pružajući jednak pristup predmetu poslovnih odnosa svim sudionicima u vezi.

U poslovnoj komunikaciji, kontradikcija između etičkih normi i same suštine poduzetničkog djelovanja, koju poslovni ljudi rješavaju na različite načine, uvijek je vrlo akutna. U svakom slučaju ova se odluka svodi na jedno od glavnih položaja:

• Suština pragmatičnog stava ili načela utilitarizma jest u tome što etika i posao nisu kompatibilni pojmovi. Glavna stvar je postići maksimalan profit na bilo koji način. Govoreći o moralu, društvenim odgovornostima i etičkim standardima, poduzetnici koji se drže ovog stajališta, pokušavaju ih izbjeći.
• Civilizirani položaj ili načelo moralnog imperativa temelji se na činjenici da etika može pomoći u maksimiziranju profita, proširiti ili ojačati poslovne kontakte, uvesti i ojačati etička pravila ponašanja u društvu u cjelini, što ne može ali ne može pridonijeti daljnjem napretku poslovanja.

Poslovna etika danas koristi znanja iz različitih područja (etika, psihologija, znanstvena organizacija rada).

Postoji nekoliko glavnih zadataka etiketa:

• Prisutnost određenih ustaljenih standarda ponašanja i potreba da se poštuju pojednostavljuju proces komunikacije kako s drugim organizacijama, tako i unutar radnog kolektiva, jer je rad u skladu s opće prihvaćenim modelima mnogo brži i lakši. Uz poštivanje poslovnog etiketa, sudionici u komunikaciji točno zamišljaju što mogu očekivati ​​jedni od drugih.
• Etiketa doprinosi održavanju normalnih odnosa s predstavnicima vanjskog okruženja organizacije, kao i stvaranju radnog okruženja u timu.
• Podržava moralnu udobnost svakog sudionika u komunikaciji. U ljudskom životu mentalna stabilnost često je važnija od tjelesne udobnosti. Prisutnost pravila profesionalnih odnosa doprinosi čovjekovom zadovoljstvu poslom.

Osnovna načela poslovnog etiketa temelje se na činjenici da se prilikom donošenja odluke treba činiti tako da se granice djelovanja kombiniraju s moralnim vrijednostima ostalih sudionika u komunikaciji i mogu se uskladiti s njihovim interesima. Istodobno, koordinacija bi trebala imati moralno opravdan cilj, za postizanje tog korištenja samo etički relevantnih alata.

Postoji nekoliko osnovnih načela:

• Interpersonalna. Svaka komunikacija, uključujući i poslovnu, odvija se između ljudi s njihovim osobnim karakteristikama. I unatoč činjenici da komunikacija među njima ima profesionalnu orijentaciju, međuljudski odnos i dalje će utjecati na proces interakcije.
• Kontinuitet. Suština ovog načela je pokrenuti stalni kontakt sudionika u komunikaciji ukoliko se nađu u vidnom polju jednih s drugima. Na temelju činjenice da ljudi komuniciraju i verbalno i neverbalno, oni međusobno stalno dijele određene podatke kojima svaki sudionik u komunikaciji daje svoj smisao i izvode vlastite zaključke.
• Svrhovitosti. Svaka interakcija ima konkretan cilj ili nekoliko ciljeva. Međutim, mogu biti eksplicitni i implicitni. Govoreći s publikom, govornik ima izričit cilj prenijeti publici određeni materijal, a implicitno - na primjer, pokazati publici svoju izuzetnu inteligenciju i elokvenciju.
• Multidimenzionalnost. Ovo načelo pretpostavlja da u poslovnim odnosima ne postoji samo razmjena informacija, već i reguliranje odnosa između stranaka. Odnosno, u profesionalnoj interakciji njegovi sudionici emitiraju jedni drugima svoj emocionalni stav, koji djeluje kao regulator njihovih poslovnih veza.

Na temelju gore navedenih ciljeva i načela etike poslovnih odnosa, moguće je formulirati profesionalna etička pravila koja su podjednako potrebna za poštivanje kao i obični zaposlenici u timu, ili voditelj ili vlasnik poduzeća.

Oni su jedno od ključnih oruđa za uspjeh u profesiji ili poslu:

• Preciznost i točnost. Kao član profesionalnog ili komercijalnog odnosa nikada ne biste trebali zakasniti na posao, sastanak ili poslovni sastanak. Doista, stupanj poštovanja i povjerenja u osobu koja drži da sve čeka i istovremeno troši vrijeme drugih ljudi brzo se smanjuje. Ova kvaliteta s druge strane ukazuje na nesposobnost prilagođavanja modernom ritmu života, nesigurnost. Također je važno cijeniti vrijeme drugih i ne oduzimati ih nepotrebnim razgovorima bez njihovog dopuštenja.
• Učinkovita organizacija radnog prostora, Radno mjesto može elokventno reći o svom vlasniku. Jasno je da ako se vodi red, isto se može reći i o čovjekovim mislima. Uz to, ovo značajno štedi radno vrijeme. Zaista će vam trebati dosta vremena da na radnoj površini potražite potreban dokument prepun papirima.
• Uljudna komunikacija i poštovanje prema drugima, U poslovnim odnosima važno je poštovati i nastojati razumjeti sugovornika, biti u stanju staviti se na njegovo mjesto i sagledati situaciju kroz oči. Uvrede i poniženja u profesionalnoj sferi neprihvatljivi su, kao i vrištanje, “snažni” izrazi i nepristojnost. Morate biti sposobni djelovati ne samo u vlastitim interesima. Istodobno, ne treba pokazivati ​​pretjerani altruizam. Ova vrsta ponašanja može ukazivati ​​na pretjeranu mekoću.

• Izgled primjeren situaciji. Uvijek se morate sjetiti da je izgled važan sastojak poslovne komunikacije. Glavna stvar na slici nije prisutnost skupih atributa, već urednost i točnost. Ako je u uredu usvojen određeni stil odjeće, onda je bolje da se toga pridržavate kako ne biste izazvali negativan stav prema vama i od uprave i od kolega.
• Radno raspoloženje, Ako je zaposlenik fokusiran na rezultat, to pozitivno utječe i na njegovu karijeru i na uspješnost tvrtke. Stav „kroz rukave“ nikada nije vjerodostojan. S takvim zaposlenicima tvrtka se teško može nadati ostvarenju svojih ciljeva.
• Suzdržana gestikulacija. Ne zaboravite na osobni prostor. Poslovni etiket ne prihvaća taktilne kontakte između sudionika u komunikaciji. Poljupci i dodiri su neprihvatljivi. Jedino što se može dogoditi je stisak ruke. Također je vrijedno minimizirati razne geste i izraze lica, jer pomoću njih možete lako odrediti podcjenjivanje ili nesigurnost. Leđa treba držati ravno, pogled treba biti čvrst, a pokreti čisti.

• Pravila za sve. Poslovni etiket je jednak za sve, kako za muški, tako i za ženski. Poslovna žena se također može rukovati s nekim drugim. Istodobno, ne može koketirati, bacati nedvosmislene poglede ili varati.Značajke karaktera sudionika u poslovnom odnosu ne bi trebale biti javno dostupne. Strogost i suzdržanost glavna su pravila kojih se treba pridržavati u radnom okruženju.
• Sukladnost s hijerarhijom, U poslovnoj komunikaciji dolazi do izražaja ne rodni atribut, već princip hijerarhije. Odnosno, status zaposlenika određuje se njegovim mjestom na ljestvici karijere. Pridržavanje podređenosti jedno je od najvažnijih pravila u poslovnim odnosima.
• Timski odnosi, Postizanje ciljeva koje je postavila tvrtka nemoguće je bez učinkovitog tima. Dobar tim izgrađen je na pravoj interakciji između svojih članova (jednaki odnosi, odsustvo „kućnih ljubimaca“ i „žrtava“, neprihvatljivost osobnih odnosa).

• povjerljivost, Zaposlenici bi trebali biti u stanju čuvati povjerljive podatke, službene tajne, a ne širiti se o situaciji u tvrtki, nadzirati zaštitu osobnih podataka.
• Poslovni ton u slovima., U dopisu poslanom u ime tvrtke ili u odgovoru na bilo koji dokument potrebno je pridržavati se pravila poslovne korespondencije.

U tradicionalnom društvu u odnosu na vrijednosti i norme poslovnog etiketa u organizaciji Postoji nekoliko vrsta ljudskog ponašanja:

• „Discipliniran” - lojalan zaposlenik organizacije koji u potpunosti prihvaća norme ponašanja usvojene u njemu i ponaša se na način da ne stvara sukob interesa (vlastiti i tvrtki).
• „uklapa” - zaposlenik koji se ponaša u skladu s općeprihvaćenim standardima u poduzeću, ali ne prihvaća njegove vrijednosti. Unatoč činjenici da takav zaposlenik slijedi pravila, on se ne može nazvati lojalnim i odanom tvrtki. U ekstremnim uvjetima za njega može sasvim dobro činiti djelo koje ide u suprotnosti s vrijednostima tvrtke.
• "Original" - vrstu zaposlenika koji dijeli vrijednosti tvrtke, ali standardi ponašanja u njemu su neprihvatljivi. S tim u vezi, takva osoba može imati sukobe s upravom i kolegama. Uspješna prilagodba takvog zaposlenika moguća je samo ako mu tvrtka, kao izuzetak, dopušta da ne slijedi opća pravila.
• "Rebel" - zaposlenik kojem su vrijednosti i principi koje je ustanovila organizacija tuđ. Unatoč upozorenjima, on ruši prepreke i stalno se sukobljava s drugima na svim razinama hijerarhije. Potrebu pridržavanja određenih obrazaca doživljava negativno. Razlog za to može biti nevoljko razumijevanje važnosti korporativnih standarda i vrijednosti i nedostatak potrebnih vještina za to.

Značajke komunikacije, zbog profesionalnih odgovornosti ili poslovnih potreba, ovise o razini ili između nivoa upravljačke hijerarhije. Razmotrite svaku vrstu interakcije odvojeno.

Glavni sadržaj etičkih pravila u komunikaciji podređenog i menadžera svodi se na neke ključne točke:

• Podređeni svojim ponašanjem trebao bi pridonijeti održavanju ugodne psihološke atmosfere u timu i pomoći svom šefu u tome.
• Pokušaj podređenog da vodi šefa smatrat će se manifestacijom nepoštivanja hijerarhijskog načela i nepoštivanjem. Podređeni ima pravo izraziti svoje mišljenje glavi, ali u ispravnom obliku i vodeći računa o svom položaju.
• Kategorički ton prilikom komunikacije s upravom nije dopušten.
• Apeliranje na glavu glave smatra se neprihvatljivim.

Karakteristike kategorije odnosa okomito odozgo prema dolje određuju se pravilom: s podređenima morate graditi odnose onako kako biste željeli da izgledaju odnosi s voditeljem.

Menadžer mora:

• nastojati stvoriti kohezivan tim koji nastoji postići zajedničke ciljeve;
• saznati uzroke poteškoća u procesu profesionalne djelatnosti;
• skrenuti pozornost podređenih na naredbe uprave koje nisu ispunili;
• vrednovati zasluge svojih podređenih;
• vjerujte svojim podređenima;
• priznati svoje pogreške;
• tretirati sve zaposlenike jednako.

Glava ne može:

• kritizirati identitet zaposlenika;
• komentirati s drugim podređenima;
• pokazati zaposlenicima da menadžer nije vlasnik situacije.

Suština pravila etiketa u pogledu vodoravnog smjera odnosa je u skladu s načelom empatije, odnosno predstavljanja sebe u ulozi svog kolege.

Evo nekoliko primjera pravila etiketa na razini zaposlenika-zaposlenika:

• nazovite kolege po imenu, jer put do uspostavljanja prijateljstva leži kroz ime osobe;
• nasmiješi se i pokaži prijateljski stav prema kolegama;
• pokušajte slušati kolege, a ne samo sebe;
• smatrati svakog zaposlenog osobom;
• odnosite se prema kolegama što otvorenije;
• pokušajte podijeliti odgovornosti prilikom obavljanja uobičajenih zadataka;
• Ne dajte nemoguća obećanja.

Saznajte više o najvažnijim poslovnim komunikacijskim vještinama iz sljedećeg videa.