Faze poslovne komunikacije

Komunikativne vještine jedan su od najvažnijih uvjeta za uspješnu komunikaciju među ljudima, razmjenu informacija i postizanje željenog rezultata. Poslovni etiket počeo se koristiti od pojave tržišnih odnosa. Mnoge kulture daju mu zasebnu nišu u odnosima među ljudima, podižući ih u red ceremonija. A to je urodilo plodom, jer poslovni etiket pomaže u uspostavljanju kontakta s partnerom, a uspjeh poduzeća uvelike ovisi o ponašanju ljudi tijekom poslovnog sastanka.

Za razliku od uobičajene svakodnevne komunikacije, poslovna komunikacija ima svoja jasna načela i usmjerena je ka postizanju određenog cilja dogovorom i ispunjavanjem obveza. Poslovno okruženje omogućuje vam stvaranje novih korisnih kontakata, o kojima ovisi uspjeh vašeg poslovanja. Ali ne uvijek budući partneri mogu suosjećati jedni s drugima i pronaći zajedničku osnovu.

Poslovni kontakt uključuje profit. Ako budemo jednaki, pobijedit će onaj koji posjeduje znanje i pravila poslovnog etiketa. To se lako može vidjeti na primjeru interakcije dvojice gospodarstvenika, od kojih jedan lako i jednostavno dovodi sugovornika do zaključaka koji su mu potrebni, a drugi nema vještine poslovne komunikacije ili oratorija i prisiljen je propuštati profitabilne poslovne prilike iznova i iznova.

Stoga je poslovna komunikacija sustav vještina koji uključuje čitav kompleks komunikacijskog ponašanja:

• kultura komunikacije (usvojena u određenoj zemlji);
• oratorstvo;
• poslovna etika (pravila i propisi);
• psihologija odnosa;
• logika konstrukcije govora (usmena i pismena);
• slika;
• tember glasa i intonacije.

U suvremenom svijetu poslovna komunikacija predstavljena je u nekoliko oblika:

• Poslovni razgovor - Ovo je usmena ili virtualna komunikacija između kolega ili partnera, usmjerena na raspravu o poslovnim problemima. Najčešće se razgovor odvija između sudionika u istoj poslovnoj sferi, koji razumiju specifičnosti ovog dijaloga, sposobni su održavati razgovor o uskoj profesionalnoj temi.
• Poslovni sastanak - jasno usmjerena rasprava, čiji zadaci uključuju rješavanje trenutnih organizacijskih problema, analizu podataka dostupnih sudionicima, izgradnju crte za daljnje ponašanje, donošenje i glasovanje odluka.

• Poslovna korespondencija - Ovo je službena komunikacija putem poslovnog pisma, isključujući bilo kakvu manifestaciju poznanstva ili slenga. Poslovno pismo je dokument koji sadrži službenu poruku i izvršen je u skladu sa svim standardima poslovne korespondencije. U pravilu se, u papirnom i elektroničkom obliku, obrazac poslovnog pisma isporučuje s logotipom, podacima adrese tvrtke ili ustanove. Također u poslovnim pismima promatra se određeni markiranje na stranici.
• Javni govor - interakcija govornika i slušatelja. Ova vrsta poslovne komunikacije je složena i zahtijeva oratorijske vještine. Govornik bi trebao biti što kompetentniji u glasnom pitanju i posjedovati vještinu oratorija, zanimati i uvjeravati slušatelje. Prema vrsti izlaganja, javni govor može biti informativan (izvještaj), potaknuti (uznemirenost), uvjerljiv (svečani govor).

Razumijevanje specifičnosti i važnosti poslovne komunikacije dovodi do zaključka da može i treba naučiti.

Pridržavanje pravila poslovnog etiketa potrebno je za uspješnu izgradnju poslovnih odnosa između poslovnih partnera, kolega, diplomata iz različitih zemalja. Poslovna kultura i ponašanje mogu se dramatično razlikovati jedni od drugih, ali Postoje općeprihvaćene norme ponašanja koje se mora pridržavati bilo koja osoba koja se poštuje, bez obzira na pripadnost određenom društvu.

• Točnost. U poslovnom okruženju relevantna je izreka "Vrijeme je novac", pa je kasno na sastanke i tjeranje sugovornika na vrh neetičnosti.
• Obveza. Ispunjavanje preuzetih obveza temelj je dobre reputacije, bez koje nije moguće uspješno djelovanje u poslovnom okruženju.
• Povjerljivost. Sposobnost čuvanja povjerljivih podataka, čuvanja korporativnih tajni jedan je od uvjeta za međusobno povjerenje i punu suradnju.
• Ugledan stav, Poštivanje sugovornika, sposobnost da sluša, bude prožet onim što mu je rečeno, otvara široke mogućnosti za uspostavljanje kontakta. Ova je vještina korisna i u interakciji s zaposlenicima i podređenima.

• Samopoštovanje. Što se tiče percepcije sebe u procesu komunikacije, trebate biti u mogućnosti pronaći „sredinu“. Mirno reagirati na kritike ili savjete, ali isto tako ne dopustiti da se manipulira, da se može suzbiti dostojanstvenim pokušajima pritiska i da se razgovor vrati na pravi put.
• Oratorij. Sposobnost da jasno iznesete svoje misli, prenesite značenje govora sagovorniku, bez začepljenja fraza neprimjerenim riječima i bez oduzimanja misli od teme razgovora. Ta sposobnost nije data svima po prirodi, stoga bi oratoriju trebalo dati vrijeme u svom treningu.
• Pismenost. Jasnoća govora u velikoj mjeri ovisi o pismenosti osobe, a sposobnost pisanja bez grešaka obvezan je zahtjev u poslovnom okruženju.
• Izgled. U suvremenom svijetu već postoji uspostavljeni dress code (odjeća kod), koji uključuje određeni oblik odjeće za posjet radnom mjestu, događajima, organizacijama ili institucijama. Obično su to poslovna odijela za muškarce i žene, standardni set nakita i dodataka. U slučaju prvog posjeta nepoznatoj organizaciji ili događaju, trebali biste unaprijed znati o usvojenom kodeksu oblačenja.

U strukturi poslovnog komuniciranja mogu se razlikovati četiri faze čija će redoslijeda u pregovorima postići maksimalan učinak.

Ovdje je prvi dojam koji je napravljen od primarne važnosti. Pripremajući se za susret sa sugovornikom, bit će korisno raditi s informacijama unaprijed: krugom interesa sugovornika, okruženjem i karakteristikama njegove kulture, pravilima i tradicijama važnim za sugovornika. To će vam omogućiti da se osjećate samopouzdanije i s dužnim poštovanjem prema tretmanima jedne ili druge osobine partnera.

Pravilno izrađeni prvi izrazi ključ su uspjeha daljnje komunikacije. Za početak morate privući pažnju i položaj protivnika prema sebi. U tome će vam pomoći uobičajena ljudska ljubaznost, ljubaznost, očitovanje uljudnog interesa za osobu sugovornika, izgovaranje njegovog imena.

U procesu raspravljanja o zadacima, potrebno je uskladiti se sa sugovornikom za jedan "val". Taj se rezultat može postići ako pažljivo pratite emocionalno stanje partnera ili opću emocionalnu atmosferu unutar grupe kada je riječ o pregovorima s publikom.

Poznavanje tri glavna kanala percepcije: vid, sluh i kinestetika (to uključuje dodir, miris, položaj tijela, geste i izraze lica) pomoći će vam da se prilagodite sa sugovornikom.

Izravna koncentracija na temu sastanka, rasprava o problemima i zadacima. Svrha ove faze je postizanje sporazuma koji je što zadovoljavajući za obje strane.

U trećoj fazi koristi se nekoliko faza od kojih je suština kontakta:

• prepoznavanje motiva i ciljeva sugovornika;
• održavanje pažnje: važno je vidjeti glavnu nit razgovora, ne oduzimati po strani i ne skakati s teme na temu;
• argumentacija i uvjeravanje: primjenjuje se u slučaju neslaganja;
• fiksiranje rezultata je kritični trenutak u razgovoru, kada biste trebali završiti komunikaciju o ovoj temi, bez obzira na rezultate, taj unutarnji osjećaj dolazi s iskustvom i ovisi o promatranju, sposobnosti jasnoga uočavanja i najmanjih promjena u emocionalnoj pozadini sugovornika.

Opći dojam sastanka formira se u posljednjoj fazi poslovne komunikacije i najjasnije se bilježi u sjećanju. Stoga sposobnost ispravnog završetka razgovora može biti odlučujući faktor u daljnjoj suradnji.

Pogledajte kako lijepo komunicirati u sljedećem videu.