Kultura poslovnog komuniciranja

Vještine poslovne komunikacije potrebne su za uspješnu karijeru u bilo kojem području: uspjeh u korporativnoj komunikaciji uvelike će ovisiti o vještinama svakodnevne komunikacije, međutim, profesionalna sfera ima svoje specifičnosti. Kultura poslovne komunikacije način je interakcije s kolegama, nadređenima, podređenima i partnerima, kao i određena pravila. Vrlo je važno izgraditi komunikaciju ovisno o situaciji, ciljevima i ciljevima, kao i sposobnost brzog prilagođavanja promjenjivim situacijama.

Komunikativna kultura širi je pojam od skupa govornih činova. Sastoji se od mnogih komponenti. U kulturi poslovne komunikacije izgled je od velike važnosti: mora odgovarati sferi vašeg djelovanja i specifičnoj situaciji.

Za rad s klijentima obično postoji odora, za rad u uredu - poslovno odijelo, ljudi u kreativnim zanimanjima oblače se na određeni način, a oni koji zauzimaju više položaje trebaju svoj status naglasiti odjećom i dodacima. Može se činiti da izgled nije izravno povezan s poslovnom komunikacijom. Međutim, prvi dojam koji ste stvorili određuje odnos sugovornika prema vama. Ako je ovaj dojam negativan, morat ćete potrošiti puno energije u procesu dijaloga kako biste se rehabilitirali.

Neverbalni jezik jednako je važan u komunikaciji. Vaša stava, geste i ponašanje vrlo su važni s gledišta psihologije. Pokušajte biti sigurni da su izrazi lica prilično suzdržani. Gestikulacija je vrlo važna, ali treba biti umjerena, a ne previše intenzivna.

Ako ste posvećeni partnerskom dijalogu, bolje je odabrati otvorenu pozu.Možete se pokušati nježno prilagoditi pozi sugovornika. Da biste izbjegli da vas percipiraju agresijom, kontakt očima trebao bi trajati samo nekoliko sekundi. Sjesti za pregovarački stol nije izravno nasuprot sugovorniku, već malo sa strane.

Jednako je važno što govorite i kako to izgovarate. Vrlo je važno imati pouzdane informacije, biti u stanju djelovati na činjenicama i pravilno graditi sadržaj rasprave.

Važno je odabrati riječi, intonaciju, poze i geste za određenu situaciju, jer će u različitim slučajevima biti primjereno različito ponašanje. Kultura poslovne komunikacije, ovisno o situaciji i ciljevima kojima se teži, može se podijeliti u nekoliko vrsta:

• Tip mentora podrazumijeva izgradnju, Ova je opcija tipična za proces osposobljavanja polaznika, za obrazovni i znanstveni događaj, za objašnjenje podređenih pojedinih radnih trenutaka, kao i za timski rad s kolegama, ako ste stručnjak u području u kojem su oni manje upućeni. Vrlo često se takva komunikacija gradi u obliku monologa, međutim, u modernoj poslovnoj komunikaciji dijalog se smatra poželjnim: čak i u procesu učenja pokušajte uključiti sugovornike u raspravu i poslušajte njihova stajališta.
• Motivacijski tip cilj je zainteresirati osobu u projektu, uvjeriti ga u prikladnost određenog posla, pomoći zaposlenicima da vjeruju u sebe i osjećaju se više samopouzdano u nekom novom ili jednostavno teškom poslu. Za uspjeh pokušajte izbjeći uobičajene izraze i klišeje. Najbolje je dati osobni primjer, ispričati vlastitu priču i vlastitim riječima objasniti što vas točno privlači u određenom projektu.
• Vrsta konfrontacije komunikativna kultura izaziva sugovornika da vam prigovara, da se ne slaže s vašim gledištem. Ova vrsta uključuje brojne tehnike koje se koriste u slučaju sukoba interesa. Najčešće je situacija konfrontacije karakteristična za pregovore, kao i za povećanje pažnje pri radu s pasivnom, inertnom publikom.
• Vrsta informacija najneutralnije - u njegovom okviru slušatelju jednostavno možete prenijeti ove ili one informacije. Pokušajte izbjeći zbuniti vrstu informacija s drugima. Ako je cilj informirati sugovornika, ne trebate ga pokušavati podučiti, zaraziti se svojim entuzijazmom ili ući u sukob. Istovremeno, potrebno je da prezentacija bude razumljiva - za to se pokušajte prilagoditi sugovorniku i sve objasnite primjerima koji su mu jasni.

Većina važnih pitanja koja se odnose na profesionalne aktivnosti, odlučila sam riješiti u procesu osobne komunikacije. Za društvene i otvorene ljude koji znaju ispravno predstaviti bilo kakve informacije (kroz geste, izraze lica i intonaciju) to je više od plusa. U osobnoj poslovnoj komunikaciji sadržaj rasprave ne igra ključnu ulogu, glavna stvar je uspostaviti kontakt i ispravno iznijeti svoje stajalište.

Osobna komunikacija može se sastojati od prilično dugih monologa ili, naprotiv, iz više ili manje kratkih fraza. I u tom, i u drugom slučaju, vrlo je važno ne samo navesti informaciju, kao da pišete sažetak, nego je prenijeti određenom sugovorniku, prilagođavajući se. Prije pregovora zapišite ključne točke o kojima želite razgovarati, ali nikad ne pamtiti govor - potrebno je promijeniti prirodu pripovijesti, niz, primjere (ovisno o reakciji publike).

Na isti način morate raditi s intonacijom i gestama. Ako izgubite pažnju sugovornika, učinite govor emocionalnijim. Ako osjećate neželjenu konfrontaciju s partnerom, pokušajte kopirati njegove stavove i pokrete.Vrlo je važno da se ne ponašate suzdržano, inače će vam predstavljanje informacija biti dosadno, a vi ćete stvoriti dojam nesigurne osobe.

Tijekom osobnog razgovora, čovjek često mora spontano donositi teške odluke. Ako se pregovarački proces ne bavi temama koje ste očekivali, vrlo je važno ostati miran. Pokušajte ne odgovarati na probleme pretjeranim uzbuđenjem, uvijek odgovarajte smireno. Ako ne možete odmah odrediti koju ćete odluku donijeti, uvijek možete uzeti malo vremena za razmišljanje i odmjeravanje svih prednosti i nedostataka u mirnom okruženju.

Mnoga se pitanja sada rješavaju telefonom. Obično su to beznačajna pojašnjenja bilo kakvih informacija ili organizacijskih aspekata: na primjer, prilikom telefonskog poziva kolege često navode imena i točne brojeve, zagovaraju, daju ili primaju zadatke. Dugi telefonski pozivi obično se odvijaju samo kad nema mogućnosti osobnog sastanka, Štoviše, videopozivi koji imaju svoje specifičnosti sve se više koriste za cjelovitiju komunikaciju.

Za uspješan telefonski razgovor, koji utječe na radne trenutke, potrebno je uzeti u obzir sljedeće nijanse:

• Ako zovete nekoga, važno je pitati je li osoba sada ugodno razgovarati. Poziv nakon radnog vremena u većini korporacija nije prihvaćen u skladu s etiketom (osim ako nije postojao poseban dogovor).
• Imajte na umu da u komunikaciji može doći do smetnji - ili bi vanjski smetnja mogla ometati razgovor. U telefonskom razgovoru važno je govoriti što jasno i ne prebrzo.
• Izgradite svoj govor tako da bude što je moguće specifičniji i da se shvati točno onako kako ste namjeravali. U procesu osobne komunikacije izrazi lica i geste igraju vrlo važnu ulogu - to vam omogućuje da bolje razumijete nagovještaj sagovornika, podcjenjivanje i skrivene motive. Kada razgovarate telefonom, lišeni ste ove mogućnosti.
• Pokušajte razgovarati o potrebnim problemima telefonom što je moguće kraće. Za složene pregovore ili kontroverzne rasprave rijetko je prikladan telefonski razgovor, stoga je važno navesti samo ono najvažnije. Detalji se najbolje raspravljaju osobno ili pomoću videozapisa.

Videopozivi u modernoj korporacijskoj kulturi danas se sve više i više koriste. Prvo, pomažu u održavanju kontakta s partnerima iz različitih zemalja i pregovaraju što je moguće efikasnije. Drugo, mnogi ljudi sada rade udaljeno od kuće, a videopozivi olakšavaju rješavanje bilo kakvih problema.

Ako vodite takve poslovne razgovore, važno je obratiti pozornost na sljedeće:

• Tvoj izgled će ići dug put. Čak i ako ste kod kuće, pokušajte se odjenuti poslovno.
• Pronađite mjesto u kući gdje će pozadina biti manje ili više neutralna. Ako se u pozadini nalazi kuhinja, radni televizor ili igranje djece, to može ometati rješavanje poslovnih problema.
• Sada mnogi slušaju slušalice, ali vrijedi ih zapamtiti: omogućuju vam da bolje saslušate drugu osobu, ali ne jamčite da će vas druga osoba dobro čuti ako govorite kroz buku. Ako kući rješavate korporativne probleme, zamolite obitelj da bude tiho ili samo sjedite u posebnoj sobi.
• Pred kamerom je posebno važno kontrolirati vlastite geste i izraze lica. Često se javljaju problemi s komunikacijom, slika se može polako učitavati, a pažnja se može obratiti na sve neuspješne izraze lica.
• Ako razgovarate o ozbiljnim pitanjima koja zahtijevaju bilješke ili dokumentaciju pred vašim očima, pripremite sve ovo unaprijed (prije poziva) i proslijedite potrebne materijale svom sugovorniku.

Mnoga pitanja u organizacijama sada se dopisuju. Jedna od prednosti takvog poslovnog komuniciranja je i struktura informacija.Ako u procesu komunikacije uživo ne možete obratiti pažnju na određene točke koje su važne za sugovornika (ili jednostavno zaboravite na potrebne podatke), u snimljenom obliku moći će se uzeti u obzir sve nijanse.

Ako puno razgovarate s kolegama i dopisnim partnerima, vrlo je važno znati pravilno pisati. Uređivači teksta ne ispravljaju ispravno gramatičke pogreške pa se na njih ne biste trebali potpuno osloniti - ako niste sigurni u pravopis riječi, provjerite sebe u rječniku. Treba biti oprezan kod slanja tekstualnih poruka s telefona i tableta - s funkcijom automatskog unosa vaše se riječi mogu zamijeniti drugima, a poruka će jednostavno postati besmislena.

Mnogi smatraju da je poslovna korespondencija jednostavniji zadatak od pregovaranja u stvarnom životu - doista, uvijek ima vremena za razmišljanje o poruci, a u stvarnom dijalogu morate odgovoriti spontano. Međutim, minus je u tome što od sugovornika ne dobijete spontanu reakciju, a to je važan psihološki aspekt.

Pročitajte više o kulturi poslovne komunikacije dalje.