Etiketa i etika poslovne korespondencije

Trenutna poslovna stvarnost je da samo 15% srednjih i velikih poduzetnika koji žele ojačati svoju tržišnu poziciju postići cilj. Iz tog razloga se relevantnost poslovnog etiketa povećava za nekoliko puta, jer nepoštivanje njegovih standarda, između ostalog, često dovodi do prekida korisnih poslovnih odnosa.

U širokom tumačenju etike oni podrazumijevaju skup općih načela usmjerenih na reguliranje društvenih odnosa. Prema tome, etika poslovnih odnosa razmatra pitanja koja se odnose na prihvaćeni red i stil interakcije u poslovnoj sferi.

Pojedinosti o etičkim aspektima poslovnih odnosa predstavljaju poslovni etiket, uključujući, primjerice, pregovarački postupak, pravila korporativnog ponašanja, poslovne tradicije i rituale, elemente podređenosti, manire i stilove komunikacije i pisanja, kao i pitanja ispravnosti u poslovanju s partnerima i poslovnim kolegama.

Značaj etike i etiketa, kao njegove sastavnice, leži u činjenici da regulatorni okvir koji je nastao kao rezultat dugogodišnje prakse uvelike pojednostavljuje komunikaciju, stvarajući razumljiv i dostupan kontekst u poslovnom sektoru koji može pravilno postići ciljeve i značajno uštedjeti vrijeme.

Drugim riječima, govorimo o posebnom algoritmu za rješavanje poslovnih problema koji omogućava postavljanje i uspješno postizanje željenih poslovnih ciljeva racionalno i bez sukoba. Razina vlasništva nad ovim algoritmom omogućava vam izradu izravnih zaključaka o stupnju profesionalnosti poslovnog partnera ili protivnika u poslovnom sporu.

U tom je kontekstu važno pridržavati se sljedećih općih načela:

• točnost svugdje i u svemu;
• poštivanje informacijske sigurnosti;
• zvučni altruizam;
• povoljna slika primjerena poslovnom okruženju;
• kompetentan govorni i pisani jezik;
• slijedeći pravila poslovne kulture govora.

Vrste poslovne korespondencije su različite i uz određeni stupanj konvencionalnosti mogu se podijeliti u dvije glavne vrste:

• međudržavna - između državnih organizacija, stranih misija i dužnosnika (razne bilješke, memorandumi i drugi oblici) - elementi diplomatskih odnosa;
• trgovački - pisma polu-službenog statusa koja se koriste u području poslovnih odnosa između institucija i organizacija.

Stil pisanja službenog pisma, unatoč jezičnim i nekim tradicionalnim razlikama, ima određenu opću osnovu i grupu ustanova razvijenih ustaljenom praksom. Primjerice, broj zahtjeva protokola, određenih položajem pošiljatelja i primatelja, temelji se na početnim postavkama za međusobno uvažavanje i ispravnost. Stoga, bez obzira na vrstu dokumenta, strukturno mora nužno sadržavati sljedeće elemente:

• žalba (službeni status primatelja);
• kompliment (pristojan završetak pisma);
• potpis;
• datum (dan, mjesec, godina i mjesto pisanja poruke);
• adresa pošiljatelja (prezime, službeni status, adresa nalaze se na vrhu ili na dnu 1. stranice pisma).

Pored toga, postoji niz odredbi koje se izravno odnose na pisma:

• poslovna pisma nalaze se na pločicama ili listovima papira isključivo na prednjoj strani;
• paginacija se izrađuje arapskim brojevima;
• poruke se izvode na papiru;
• brisanja i ispravke nisu dopušteni u tijelu dokumenta;
• dokument je presavijen prema unutra;
• vrijeme čekanja za odgovor na pismo nije više od deset dana.

Poslovna poruka treba imati eksplicitnu ciljanu orijentaciju i sadržavati jedno pitanje, a cjelokupno značenje teksta treba biti u potpunosti i u potpunosti podređeno njegovom sadržaju, bilo da je riječ o prijedlogu transakcije, komercijalnom zahtjevu ili jednostavno relevantnim informacijama.

Klasifikacija poslovnih poruka je raznolika i ovisi o njihovoj funkcionalno ciljanoj orijentaciji. Na primjer, slova su:

• najavljujući;
• podsjeća na;
• pozivnice;
• informacije pregleda;
• raspored;
• podržava;
• druge vrste.

U komercijalnoj korespondenciji najtipičnija su:

• upita;
• ponuditi;
• rezervacije;
• prigovor;
• garancijska pisma.

Kao jedan od oblika poslovne komunikacije, u strogom smislu riječi pisma su podijeljena u 2 vrste - poslovna i privatno-službena.

Posao uključuje prepisku koja se vodi među organizacijama i institucijama. Privatno-službeno pismo je poruka koju institucija šalje privatnoj osobi, ili, obrnuto, institucija - privatnoj osobi.

Postoji niz pravila poslovne korespondencije.

• Pismo treba poticati nastajanje poslovnog interesa kod primatelja, jasno i na temelju uvjerljivih dokaza koji pokazuju prednosti partnerstva i neprimjerenosti prekida partnerstva. Tekst treba biti poticajan, motivirajući za suradnju.
• Manifestacija pretjeranih osobnih emocija u poslovnom pismu nije najbolji način da dokažete svoj slučaj i riješite problem.
• Kako bi se izbjeglo preopterećenje i začepljenje teksta pisma, treba izbjegavati bilo kakve figurativne usporedbe, metafore, alegorije i hiperbole.
• Za jasnu i sažetu prezentaciju teme, bolje je koristiti jednostavne rečenice, izbjegavajući pojedinosti i pretjerane detalje. Glavna ideja poruke treba biti potpomognuta isključivo relevantnim argumentima koji se obično nalaze u prilozima pisma (dijagrami, grafikoni, digitalni podaci).
• Tekst treba istaknuti odlomke od kojih svaki predstavlja nezavisnu misao započinje novim retkom.

• Poslovna pisana poruka ne bi trebala koristiti opisne pridjeve, nepotrebna pojašnjenja i detalje. Na kraju pisanja preporučljivo je provjeriti dokument i ukloniti izraze koji ne sadrže relevantni semantički sadržaj.
• Pismenost je osnovni element teksta. Prisutnost pravopisnih i drugih pogrešaka u poruci neprihvatljivo je.
• Obavezno navesti predmet pisma. Tema u dokumentima treba se kratko i sažeto reflektirati, to štedi vrijeme pri čitanju i pozitivno karakterizira pošiljatelja. Ako se pismo šalje e-poštom i sadrži posebno važne podatke, treba biti opremljeno posebnom “zastavom” dostupnom u elektroničkoj usluzi.
• Dobra čitljivost teksta omogućena je Arial ili Times New Roman fontom prosječne veličine fonta. Ako postoji posebna potreba, moguće je istaknuti ključne ideje u kurzivu ili podebljano.

• U tekstu je korisno koristiti titlove (3-4) koji omogućuju lakše razumijevanje teksta.
• Popise, popise i popise bolje je sastaviti pomoću posebnih oznaka.
• Predložak (shema) korporativnog identiteta izvrstan je pokazatelj učinkovitosti i objektivnosti u poslovnoj komunikaciji. Osobito je primjeren u korporativnom aspektu, jer vam omogućuje da se istaknete u povoljnom svjetlu i poštujete uspostavljenu službenost.

Struktura poslovne poruke je tipična. Tradicionalno sadrži:

• uvođenje;
• glavni dio;
• Na kraju.

U uvodu se sažima svrha pisma. Glavni dio opisuje suštinu pitanja. Zaključno, poželjno je sažeti sadržaj glavnog dijela, na primjer, u obliku zaključaka. "Postcripts" i razne vrste fusnota su nepoželjne.

Zaključno, izrazi slični manipulacijama nisu prikladni, poput: "Nadam se obostrano korisnom partnerstvu" i tako dalje. Bolje je pozdraviti se u poslovnom pismu jednostavnim frazama - "Pozdravi", "S poštovanjem" i tako dalje.

Na dnu poruke su naznačeni: F. I. O., službeni status, naziv tvrtke, potpis. Navedeni su i kontaktni brojevi.

Tablice i grafikoni priloženi su kao posebna datoteka (paket), što označava na kraju pisma. Ako postoji skupina priloga, tada im se popis daje s imenima.

Možete koristiti kraticu i posebne kratice samo ako ste sigurni da će ih primatelj razumjeti.

Da bi se tekst dobio veća logička strogost i dosljednost u poslovnom rječniku, kao vezivi koriste se sljedeći obrazi:

• iz tog razloga;
• na temelju prethodnog;
• zahvaljujući ovome;
• u skladu s podacima;
• na temelju toga;
• uzimajući u obzir;
• i drugi.

U virtualnom prostoru, poslovna interakcija, koja predstavlja komunikaciju na minijaturu, je specifična i ne manje zahtijeva sukladnost s odgovarajućim standardima etiketa. Kompetentan rad s pismom, u skladu s praksom, uključuje sljedeće napomene o volumenu, jeziku, strukturi i formatu.

• Formula teme mora apsolutno točno odgovarati temi navedenoj u tekstu. To vam omogućuje da brzo prilagodite čitatelja željenom poslovnom duhu.
• Optimalna količina dokumenta poslanog e-poštom uklapa se u „jedan zaslon“, a maksimalna količina teksta - jedan list u formatu A4.
• Optimalna veličina ulaganja nije veća od 3 Mb.
• Preporučuje se poslane datoteke "spakirati" u standardne Zip ili Rar arhive za kodiranje. Ostali su često blokirani tijekom otpreme.
• Hiperveze moraju biti standardne (plava, podcrtana dolje).
• Odgovor primatelja treba staviti iznad, na početku pisma, a ne ispod. Ovo eliminira potrebu da se dopisni partner suvišno i silovito pomiče po prethodnom tekstu.

• Potrebno je koristiti jezik pisanja koji je partneru najviše razumljiv. Pitanje preporučljivosti upotrebe profesionalizma, internog vokabulara, slengonskih izraza i kratica (posebno u vanjskoj korespondenciji) u poruci odlučuje se odvojeno, ovisno o kontekstu i kvalitetama korespondentnih partnera.
• Važno je informirati partnera o primanju njegove poruke - to je znak dobrog ukusa i dio poslovnog etiketa, pokazujući poštovanje prema njemu.
• Odgovor bi trebao biti što brži. Ako iz nekog razloga nije moguće brzo odgovoriti, partnera treba obavijestiti o primanju pisma i navesti vrijeme odgovora. Etična i ugodna stanka prije davanja odgovora je 48 sati nakon primitka poruke. Nakon tog vremena osoba obično vjeruje da je poruka izgubljena ili zanemarena. Prekomjerna stanka u dopisivanju često je povezana s rizikom gubitka partnera i u poslu se tumači kao kršenje etičkih normi.
• Na kraju poruke trebaju biti navedeni kontaktni podaci koji su bez izuzetka označeni u svim slovima, bez obzira na redoslijed distribucije.
• Tijekom isporuke važno je obratiti posebnu pozornost na pitanja privatnosti.

Više informacija o etiketu poslovne korespondencije potražite u sljedećem videu.