Eisenhowerin matriisi - käytä aikaa oikein

Mielenkiintoisella nopeatempoillamme aika ei näytä menevän vain, vaan se lentää yliäänen tason nopeudella. Tällaisessa tapahtumien ja päivien jaksossa, täynnä asioita ja suunnitelmia, emme usein kykene toteuttamaan edes puolta suunnitellusta. Ja haluan kiinni kaiken. Kuinka käyttää aikaa oikein, käyttämällä Eisenhower-matriisia, harkitsemme yksityiskohtaisemmin.

Aika on kaikki mitä meillä on. Paremmin tai huonommin, elämme elämäämme suoraan riippuen siitä, miten ja mihin ajan vietämme. Ja ne, jotka haluavat olla aikaa tehdä paljon tiensä päällä, oppivat pääsääntöisesti hallitsemaan aikansa tehokkaasti. Ajanhallinta (aikahallinta) ei ole muuta kuin suunnittelua. Se auttaa lopettamaan huolestumisen katkeran tunteen vuoksi, että aika on lyhyt, siitä puuttuu kovasti, ja siksi mitään ei voida tehdä.

Aikoinaan kuuluisa amerikkalainen armeija ja poliittinen hahmo Dwight David Eisenhower oli vakavasti sitoutunut löytämään ratkaisun tehokkaan suunnittelun ongelmaan, hän oli myös Yhdysvaltojen presidentti. Ja hän onnistui löytämään ratkaisun tähän ongelmaan, hän jopa keksi oman ajanhallintajärjestelmä.

Juuri niin tapahtui, että ihmisen aivot havaitsevat helpommin ja paremmin jäsennellyn tiedon, toisin sanoen, tuodaan tiettyyn järjestelmään, jaoteltuna hyllyiksi. Samanaikaisesti olisi kiva visualisoida nämä hyllyt, jotta ne olisivat visuaalisia esimerkiksi käyttämällä jonkinlaisia ​​kaavioita tai kaavioita.Juuri tämä tapausten jakautumisen periaate perustuu Eisenhower-matriisiin, joka on yksi tehokkaan ajanhallinnan teoriassa johtavista menetelmistä.

Toimintasuunnitelman ja toimintojen visualisointi matriisin avulla on hyvin yksinkertaista. Piirrä neliö paperille, jaa se kahdella kohtisuoralla neljään yhtä suureen kenttään. Sinun pitäisi saada ikkuna, jossa grilli muodostaa ristin. Nämä kentät jakavat tapauksesi neljään ryhmään, joista kukin riippuu merkityksistä / merkityksestä ja kiireellisyydestä / kiireellisyydestä. Viivojen leikkauskohdasta muodostettuja kenttiä kutsutaan kvadranteiksi (matemaattinen käsite) ja ne merkitään seuraavasti:

• neljännes A (tärkeät ja kiireelliset tehtävät);
• neljännes B (tärkeät, mutta ei kiireelliset tehtävät);
• neljännes C (ei tärkeä, mutta kiireelliset tehtävät);
• D-kvadrantti (merkityksettömät ja kiireelliset tehtävät).

Eisenhower-matriisilla on sekä etuja että haittoja. Kuvailemme sekä tätä että toista ja aloitamme eduista.

• Huolimatta nimestään "matriisi", joka merkitsee jotain monimutkaista, järjestelmä on todella helppo ymmärtää ja sitä käytetään ilman vaikeuksia.
• Tapaukset, tavoitteet ja päämäärät on jaettu vain neljään luokkaan, mikä auttaa niitä paremmin liikkumaan.
• Tehtävien jakaminen kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella antaa sinun ajaa ei-kiireelliset ja merkityksettömät asiat taustaan, jolloin voit siirtyä eteenpäin tärkeään ja kiireelliseen. Näin tapaukset analysoidaan ja suodatetaan. Ne, joiden ei tarvitse aikaa tuhlata, poistetaan.
• Tärkein etu on, että matriisin avulla voit tehdä aikakustannuksista mahdollisimman tehokkaita, mikä puolestaan ​​mahdollistaa kaiken tekemisen ajoissa.

Tämän järjestelmän haittoja on myös saatavana.

• Matriisi on tehoton pitkäaikaisessa suunnittelussa. Se soveltuu ajankohtaisiin asioihin tai lähitulevaisuuteen.
• Kun päivittäisiä tavoitteita ei ole, sellaista järjestelmää ei tarvitse käyttää.
• Jotta matriisia voitaisiin käyttää tehokkaasti, sinun on jaettava tavoitteet nopeasti ja tarkasti ryhmiin. Tätä varten sinun on ymmärrettävä, joille heistä voidaan antaa ”tärkeä” aste ja mitkä tavoitteet eivät ole kovin tärkeitä, jotka on suoritettava kiireellisesti ja mitkä ovat valinnaisia. Tällainen koulutus vie aikaa, eli matriisi ei "toimi" sinulle heti, mutta se on miinus.
• Ja edellisen kappaleen seurauksena saattaa olla virheitä tapausten määrittämisessä tiettyyn tilaan.

Tarkastellaan kutakin matriisin neljännestä yksityiskohtaisemmin.

Jos olet suunnittelun päällikkö, kvadrantti A on tyhjä. Jos asioita ilmestyi siihen, tämä tarkoittaa heikkoa organisaatiota. Sallit koulutuksen ryppyjä ja tukkeumia koskevissa asioissa. Syynä tähän kuvaan on yleensä laiskuus.

Tai et voi priorisoida kunnolla. Tietenkin joskus tällaiset tilanteet ovat sallittuja, mutta kun tätä tarkkaillaan järjestelmällisesti, on yksinkertaisesti välttämätöntä työskennellä henkilökohtaisessa itsekurissa. Jotta vältetään villityksen asettuminen kvadranttiin A, on välttämätöntä selviytyä jäljellä oleviin kenttiin liittyvistä tehtävistä ajoissa.

Mutta pieni tehtäväluettelo kvadrantissa A voidaan silti antaa. Se voi olla:

• terveyskysymykset;
• tapaukset, joiden epäonnistuminen voi aiheuttaa ongelmien esiintymistä, heikentää elämänlaatua, vaarantaa perheen ja työn hyvinvoinnin;
• tapaukset, joiden epäonnistuminen monimutkaistaa tietä päätavoitteiden saavuttamiseen tai johtaa niiden häiriintymiseen;
• tie ulos erilaisista hätä- ja kriisitilanteista.

Jos sinulla on silti monia pisteitä tässä kvadrantissa, niin luopu kaikista ponnisteluista niiden poistamiseksi. Ja älä unohda, että tiettyjen tärkeiden ja kiireellisten luettelossa olevien kohtien toteuttaminen voidaan ohjata kokonaan uudelleen, siirtää valtakirjoille jollekin. Kaikkien asioiden koko taakkaa ei tarvitse kantaa vain itsellesi.Tämä lähestymistapa auttaa selviytymään nopeasti neljänneksen A täyteydestä.

Havainnot osoittavat, että ihmisistä, jotka mieluummin ratkaisevat neljännestä B johtuvat ongelmat, tulee menestyneimpiä, he siirtyvät nopeammin uran tikkaat ylös, ovat taloudellisesti vauraimpia, heillä ei ole aikaa puutetta ja elävät harmonista, täysimittaista elämää. Ei-kiireelliset tehtävät kuuluvat lupaavimpien ja ensisijaisten tehtävien ryhmään, ja jos henkilö kiinnittää niihin päähuomionsa, kaikki kehittyy niin kuin pitäisi.

On pidettävä mielessä, että kiireellisyyden puuttuminen ryhmässä B johtaa joskus viivästymiseen osoitettujen pisteiden täyttämisessä, ja he siirtyvät ryhmään A, missä he jo tarvitsevat nopean toiminnan. Jos ratkaisemme tärkeitä, mutta ei kovin kiireellisiä tehtäviä vähitellen ja säännöllisesti, prosessi etenee rauhallisesti ja tehokkaasti. Tällaiseen liiketoimintaan on suhtauduttava lähestyä vastuullisesti, ja kiireellisyyden puuttuminen antaa mahdollisuuden hallita täysin asian etenemistä, tuoda kaikki yksityiskohdat ihanteeseen, miettiä selvästi kaikki vaiheet ja saada aikaan tuottava tulos.

Eisenhowerin matriisi opettaa ensisijaisesti priorisoinnin. Tämä tarkoittaa, että tärkein asia suunnittelussa on kyky erottaa tärkeät asiat, jotka johtavat suuriin tavoitteisiin, toissijaisista. Ryhmään C johdettavat tehtävät eivät ole tärkeitä, käytännössä nämä ovat asioita, jotka häiritsevät päätavoitteita, ne eivät edistä etenemistä, vaan päinvastoin vain estävät kehitysprosessia. Usein ne estävät sinua keskittymästä tärkeiden tavoitteiden saavuttamiseen ja vähentävät siten menneisyyden tehokkuutta.

Sinun ei pidä sekoittaa kentän C kiireellisiä asioita, jotka ovat merkityksettömiä, kentän A kiireellisiin asioihin, jotka ovat vain erittäin tärkeitä. Tämä johtaa yleensä siihen tosiseikkaan, että todella tärkeä pysyy taustalla. Kirkas esimerkki tällaisesta tilanteesta voi olla ulkopuolisen määräämät kokoukset, joita et tarvitse, tai tyhjät pitkät keskustelut, käyminen juhliin ja juhliin, kutsut, jotka tulevat ihmisiltä, ​​jotka eivät kiinnosta sinua, jotkut kotityöt, kodinkoneiden ja vastaavien rikkoutuminen. Kyllä, tämä on tehtävä kiireellisesti, mutta näiden ongelmien ratkaiseminen ei ole välttämätöntä, ja niiden toteuttamatta jättäminen ei aiheuta ongelmia.

Tämän ryhmän luokat eivät anna mitään, päinvastoin, ne voivat tehdä paljon haittaa. Niitä tulisi yrittää lykätä myöhempään vaiheeseen, ja on parempi sivuuttaa ne kokonaan. Mutta vihollinen on tiedettävä näköalalla - on välttämätöntä laatia luettelo tällaisista "tuholaisista" kentässä D, koska nämä ovat juuri niitä aikoja, jotka "syövät". Juuri nämä asiat ovat niin houkuttelevia ja houkuttelevia monille ihmisille heidän suoraviivaisuutensa ja lupauksensa mukaan antaa rentoutumista ja iloa, viettää aikaa makeassa autuudessa.

Näiden ”tapausten” sellaiset ominaisuudet luovat suuren houkutuksen käsitellä niitä ensinnäkin ja antaa, kuten sanotaan, koko maailman odottaa. Voi olla erittäin vaikeaa päästä pois tällaisten pseudo-esineiden uima-altaasta, koska ne todella vetävät ihmistä. Mutta yrityksiä tuhota tapa hoitaa heitä ei pitäisi luopua.

Näihin toimintoihin kuuluu:

• tyhjistä, merkityksettömistä keskusteluista (sekä puhelimitse että suorana);
• samat kuin edellisen kappaleen keskustelut, kirjeenvaihto lähettiläissä, sosiaaliset verkostot, kaikenlaiset keskustelut;
• elokuvien, sarjojen, televisio-ohjelmien katseleminen, joissa ei ole semanttista kuormaa, häiritseminen vakavista ongelmista ja asioista, aiheuttaen erilaisia ​​negatiivisia tunteita;
• tietokonepelit ja muut (ei-kehitys) pelit.

Lepo keholle ja sielulle on epäilemättä välttämätöntä, mutta sen toteuttamiseen on monia muita hyödyllisiä tapoja:

• laadukkaan kirjallisuuden lukeminen;
• matkat näyttelyihin, teattereihin ja museoihin;
• älykkyyttä kehittävät pelit;
• luokat uima-altaalla, kuntosali, vaellus rullaluisteilla, kenttäretkiä kaupungista pois, matka jne.

Jos et pysty kokonaan hävittämään ryhmästä D aiheutuvia haitallisia aktiviteetteja elämästäsi, sinun tulee ainakin yrittää viivästyttää niitä, kiinnittää niihin huomiota vasta kun ryhmien A ja B asiat ovat valmis. Mutta yritä minimoida “tyhjiin” toimintoihin vietetty aika. .

On suuri todennäköisyys, että asia kohdistetaan sopimattomalle ryhmälle. Tämä on tärkein ongelma prioriteettien hierarkian luomisessa. Jotta sen käsittely olisi helpompaa, sinun on opittava vastaamaan kahteen kysymykseen kahden sanan avulla - “kyllä” tai “ei”. Esimerkiksi: "Auttaako tämän tapauksen toteuttaminen minua pääsemään lähemmäksi päätavoitetta?" Vastaus ”kyllä” tarkoittaa tapauksen merkitystä, vastaus “ei” on merkityksetön.

"Jos en ratkaise tätä ongelmaa nyt, menettääkö se huomenna merkityksensä?" Vastaus ”kyllä” tarkoittaa asian kiireellisyyttä, vastaus “ei” - ei kiireellisyyttä. Kun olet määrittänyt luokan jokaiselle oppitunnille tällä tavalla, tee ensin asioita ryhmästä A ja sitten ryhmästä B.

Paras aika laatia matriisi on uuden päivän alku. Mieti huolellisesti, mitä tehtäviä sinulla on lähitulevaisuudessa, ja kirjoita ne muistiin säännöllisen luettelon muodossa. Testaa sitten jokainen heistä yllä olevien kysymysten avulla ja laita ne kenttiin vastausten mukaan. Muista mainita pienimmät ja merkityksettömät tapaukset, jotka vievät vain aikamme turhaan.

Teille määritettyjen tehtävien kokonaismäärä. Kun tapaukset on jaettu sopiviin luokkiin, voit kirjoittaa muistikirjaan tai luoda säännöllisen kätevän luettelon puhelimen järjestäjään kiireellisyyden ja merkityksen vähentyessä, jotta luettelon ensimmäiset ovat tapauksia ryhmästä A, toisen ryhmästä B, kolmannen ryhmään C ja D. sinun ei tarvitse kirjoittaa ollenkaan. Muista, että ryhmien A ja C tehtävät voidaan siirtää sukulaisille, ystäville, kollegoille tai alaisille. Mutta ryhmä B - nämä asiat on tärkeää tehdä yksin.

Eisenhowerin matriisia voivat käyttää kaikki, jotka sitä tarvitsevat. Se on hyvä, koska siitä tulee yhtä hyödyllisiä kaikille iästä ja sosiaalisesta asemasta riippumatta: organisaatioiden ja yritysten päälliköille sekä tavallisille työntekijöille ja toimistotyöntekijöille, ja kotiäidille, opiskelijoille ja kouluissa opiskeleville lapsille.

Katsotaanpa esimerkkiä siitä, miltä päivittäiset nauhoitukset Eisenhower-järjestelmässä voivat näyttää.

Ryhmä kiireellisiä ja tärkeitä asioita:

• Aja auto huoltoasemalle korjauksia varten, koska tarvitsen sitä töihin;
• toimittaa vuosineljänneksen raportin;
• käsitellä luottokorttiongelmia.

Ryhmä kiireellisiä, mutta tärkeitä asioita:

• kehittää uusi aihe ja hahmotella uuden projektin pääsuunnat;
• lopettaa tupakointi;
• oppia englantia;
• ostaa kuntosalin jäsenyyttä.

Ryhmä kiireellisiä, mutta ei tärkeitä asioita:

• mennä San Sanychin vuosipäivää oikeudelliselta osastolta;
• onnittele kaikkia sosiaalisissa verkostoissa kevään ensimmäisenä päivänä.

Ryhmä kiireellisiä ja merkityksettömiä asioita:

• puhdista kaappi;
• tehdä asioita mezzanine;
• katsella sarjaa;
• pelata papukaija.

Eisenhowerin matriisia voidaan verrata puhdistusjärjestelmään, suodattimeen, jonka avulla pääset eroon tarpeettomista asioista. Aluksi sinun on ehkä koottava se päivittäin, mutta kokemuksen kertyessä alat tuntea intuitiotasolla, mikä yritys mihin luokkaan kuuluu. Ja heti kun tällainen ajanhallintajärjestelmä hallitaan, ja opit käyttämään sitä tehokkaasti sekä jakamaan tapaukset oikein neljänneksien mukaan, tunnet välittömästi vapauden lisäyksen.Sinulla on aikaa tehdä kaikki ajoissa ja samalla olla kiirettämättä, elämäsi palautetaan normaaliksi, tavoitteet, jotka vaikuttavat saavuttamattomilta, saavutetaan yhtäkkiä. Ja sinulle taataan erinomaisen kunnon ja mielenosoituksen, energian ja elinvoiman läsnäolo.

Kurinalaisuus on menestyksen perusta. Olet varmasti kiinnittänyt huomiota sellaisiin ihmisiin, joilla ei ole sellaisia ​​ominaisuuksia, he ovat loputtomassa "teoissa" loputtomassa pyörressä, he tekevät aina jotain tyhjää, merkityksetöntä, mutta heidän lausuntonsa mukaan mahdotonta tärkeää. Ja näiden ihmisten näky on jatkuvasti väsynyt, uupunut, kadonnut, kurja. He ovat aina ärsyttäviä, kiusallisia ja levottomia.

Jos et halua olla sellainen eikä halua herättää ihmisissä vain myötätuntoa ja sääliä, sinun on toimittava päinvastoin. Jos heille kaikki tapahtuu niin ja haluat päinvastaisia ​​tuloksia, sinun on toimittava päinvastaisella tavalla. Nimittäin: kurinalaisuuden järjestämiseksi, hallitse itse organisointimenetelmät, noudata selkeitä suunnitelmia, aikatauluja ja järjestelmiä, ymmärrä selvästi milloin ja mitä tehdä, ja mikä tärkeintä, miksi kaikki tämä, mikä on tarkoitus. Ja Eisenhower-matriisi on sinulle suuri avustaja näissä asioissa.

Ei todellakaan ole turhaa, että sen perustaja, jonka nimeä hänellä on, pystyi rakentamaan tällaisen huimaavan uran ja tulla yhdeksi kuuluisimmista ja rakastetuimmista amerikkalaisten presidenttien joukosta sekä erittäin menestyväksi armeijaksi. Ja kaikki tämä huolimatta siitä, että tämä upea mies syntyi köyhässä perheessä. Voit ottaa turvallisesti esimerkin tällaisista ihmisistä ja käyttää heidän keksimänsä työkaluja.