Subtilitats de la psicologia de la comunicació empresarial

La comunicació empresarial és fonamentalment diferent de les converses sobre temes quotidians. Les subtileses de la psicologia d’aquest tipus de converses requereixen la formació d’etiqueta per concloure una cooperació mútuament beneficiosa.

La comunicació empresarial és la creació d’un complex procés de múltiples etapes de creació de relacions entre interlocutors connectats per interessos professionals comuns. Un tret característic és el comportament estricte dins dels límits establerts, limitat per l’etiqueta de rendiment amb un gir a la tolerància nacional.

L’etiqueta subjuga dues categories: una llista de regulacions i instruccions. Aquests últims representen l’actitud dels empleats cap a una posició més elevada, mentre que les normes són els aspectes psicològics de la interacció entre empleats d’igualtat en el sistema d’escala de carrera.

Tot i això, tots dos grups estan subjectes als requisits generals de la cooperació educada. Els interessos personals, l’hostilitat i l’estat d’ànim negatiu no han d’afectar el transcurs del treball.

La cultura de la interacció comunicativa és en diverses etapes principals, que preveuen noves relacions entre els socis comercials:

• Una salutació educada per mostrar a l'interlocutor una ubicació amable. Les persones haurien de confiar entre elles en una empresa conjunta;
• Acceptació significa establir contacte per a una representació visual de l’altre;
• Orientació d’un tema específic;
• Discussió d’un objectiu o resolució d’un tema agut;
• El resultat de la conversa.

El coneixement de les regles de comunicació empresarial permet a una persona pujar ràpidament a l'escala de carrera, augmentant l'estatus i la importància en la societat. En el procés de millora, l’individu forma cert estil de comportament, que en la majoria dels casos depèn del tipus d’activitat:

1. Humanístic. Aquest enfocament guanya cada vegada més popularitat, ja que implica proporcionar suport i buscar conjuntament una solució al problema. Es percep un empleat com una persona amb qualitats individuals, tenint en compte les seves emocions i el seu caràcter;
2. Manipulatiu. El directiu o col·laborador utilitza l’interlocutor com a eina per assolir objectius específics. Per exemple, un control estricte personal sobre la implementació de tasques és la manipulació d’un soci sobre un altre;
3. Estil ritual, a diferència de l’humanístic, implica la creació de l’estatus necessari a la societat. Les qualitats empresarials i personals s’esborren en el rerefons d’una determinada “màscara”, les característiques de les quals estaven definides prèviament. Aquest és un paper diari per a cada empleat format individualment.

El coneixement de la política de comunicació us permet establir contactes comercials, perquè la comunicació empresarial és una part integral de la gestió de processos organitzatius. Els propietaris, directius i empleats haurien de transferir els seus pensaments i idees de manera efectiva a altres persones que treballen a l’empresa i més enllà.

Aquest tipus de comunicació en el treball és una transmissió verbal d’informació. La comunicació verbal pot prendre forma de reunions, converses presencials, converses telefòniques i videoconferències. És el millor tipus de comunicació empresarial, ja que permet als interlocutors valorar-se visualment.

La comunicació no verbal està representada per notes comercials, cartes oficials, documents i diversos anuncis. Per tal d’enviar el mateix missatge a diverses persones, la comunicació no verbal té una importància pràctica. Pot ajudar amb la transferència d’instruccions tècniques i demostrar diagrames, gràfics que cal veure per treballar.

La comunicació no verbal durant una reunió personal s’expressa en diversos gestos, posicions i expressions facials. Comportament porta informació addicional per a l’interlocutor i l’ajuda a treure les conclusions oportunes.

La tecnologia ha obert noves formes de comunicació empresarial. Correu electrònic, conferències web, xarxes socials us permeten realitzar comunicacions empresarials amb diverses persones alhora. Els llocs web oficials d’empreses redueixen el nivell de comunicació amb el consumidor, alhora que demostren les fortes qualitats i característiques de l’empresa.

Tanmateix, a l’hora d’establir una relació comercial, és important la comunicació directa, que ajuda a establir el contacte visual i a crear una representació visual de l’interlocutor. És important que les dues parts estiguin al mateix temps i espai, ja que els participants han de deixar una bona impressió. La presència personal pot tenir un fort impacte en tot el procés de comunicació empresarial.

El contacte directe no sempre és possible segons la situació. Exactament, com a discussió del tema amb diverses persones, es crea una barrera per a l'intercanvi d'informació. Per tant, la comunicació empresarial adopta una forma d'interacció diferent:

• Correspondència comercial. Les comandes, cartes i comandes són una forma indirecta de comunicació. És necessària una forma escrita de comunicació per resoldre conflictes o situacions agudes tant dins de l’organització com entre persones jurídiques;
• Conferència de premsa consisteix en informar el públic per debatre temes pressents mitjançant una reunió de funcionaris amb representants dels mitjans de comunicació;
• Reunió. Es porta a terme directament dins de l’organització amb l’objectiu de plantejar i resoldre el problema entre els empleats. El directiu ha de discutir activitats laborals amb diversos empleats alhora.

En el marc de l'activitat professional, es presenten diverses situacions que inclouen formes de comunicació empresarial. Alguns no es poden resoldre sense conflictes, d'altres requereixen un enfocament tolerant. El procés es veu obstaculitzat pels esclats emocionals de les persones que defensen el seu propi punt de vista.

La presència de característiques personals complementa la definició de comunicació empresarial. Les parts que interactuen compleixen l’etiqueta establerta, que es desenvolupa en funció de les característiques nacionals i professionals. La psicologia, el comportament lingüístic i les percepcions dels participants de l'aparell estatal també tenen un impacte significatiu en el transcurs de la conversa.

Cal triar correctament l’estratègia subjacent a la conversa. Per a aquest propòsit, es recomana tenir en compte primer les característiques de l’interlocutor:

• tipus de temperament i expressió de les emocions;
• característiques del llenguatge;
• duanes nacionals;
• àmbit professional;
• càrrec a l'empresa;
• tolerància i actitud davant de persones de nacionalitat diferent.

L’ètica en la filosofia de la comunicació empresarial té un paper important, sent avui un tema urgent. Gairebé totes les persones realitzen cada dia una transacció comercial. A més, una part important de la vida pertany a la participació i preparació per a l’activitat professional.

Com a part dels programes de compliment ètic complet, moltes empreses han desenvolupat polítiques internes que tracten el comportament cultural dels empleats. La política s’implementa tant en trucades senzilles per al compliment de les regles generals de la cultura com en un codi més detallat.

Aquest últim conté requisits de comportament específics que expressen les expectatives dels empleats de l'empresa. Així mateix, la política nacional és una llista de recomanacions per resoldre alguns problemes comuns que es plantegen durant la realització de negocis.

Dues àrees serveixen de fonament de l’ètica empresarial: el pragmatisme i les prescripcions. El primer principi és maximitzar els beneficis de més persones. La quantitat de despeses s'ha de compensar amb la totalitat dels avantatges dels contactes i acords comercials.

La prescripció moral és que les decisions preses per un individu no han de dependre de les conseqüències i regles dictades per la societat. Per exemple, l’organització no hauria de mentir el consumidor pel que fa als serveis prestats.

El coneixement de l’etiqueta empresarial és rellevant tenint en compte que ajuda al participant a la conversa a prendre una posició més avantatjosa. Tanmateix, els interlocutors han de tenir en compte els interessos mútuos i aprofitar els beneficis mutuos a l’hora de discutir els seus objectius. Al mateix temps, cal defensar la posició amb un discurs clarament definit, formulant correctament els seus pensaments. L’obtenció d’un resultat positiu depèn de la comprensió i la cooperació mútues de les dues parts.

El camp de la comunicació empresarial afecta gairebé tots els àmbits de la vida quotidiana. Una interacció tan extensa no és una excepció a la llista de comunicacions interpersonals que requereixen l’ajust de processos.

El curs dels processos de negociació empresarial es basa en els principis bàsics:

• La comunicació empresarial no només afecta la discussió de qüestions concretes, sinó també la relació personal dels interlocutors. Així, qualsevol contacte no està exempta de xocs interpersonals;
• Cada persona inicia la continuïtat de la conversa mitjançant gestos verbals i no verbals. Gràcies a aquests missatges, l’interlocutor treu conclusions i modela la situació actual;
• Finalitat. Qualsevol acte comunicatiu té un objectiu específic: establir contacte empresarial o resoldre un problema comú. Juntament amb això, també hi ha tasques latents. Per exemple, descrivint un problema per transmetre l’essència de la reunió, l’orador és capaç de demostrar inconscientment a l’audiència l’erudició i l’eloqüència;
• La multidimensionalitat no es basa només en la circulació d’informació entre interlocutors, sinó també en la corresponent regulació de relacions. Una conversa és la traducció de dades personals i la coordinació entre els socis comercials. Al mateix temps, hi ha una manifestació d’un rerefons emocional entre els individus. Per exemple, un dels interlocutors és capaç d’expressar una posició dominant respecte a la seva parella.

Les regles de conducta determinen el to de la conversa. Qualsevol gest equivocat i paraula descuidada pot interrompre un acord de diversos milions de dòlars, mentre que una ubicació amable ajudarà a concloure un contracte rendible. És important conèixer la llista de normes bàsiques per obtenir un resultat positiu de la comunicació empresarial.

Cal mantenir un ritme òptim de conversa i utilitzar tècniques psicològiques. Una conversa lenta distreu l'interlocutor de l'intercanvi d'informació principal. Gràcies al discurs ràpid, per contra, és gairebé impossible transmetre la informació necessària a l’oient. Alternant missatges llargs i curts, podeu obtenir un resultat positiu.

Les sobrecàrregues amb propostes d’informació s’han de dividir en més petites i fàcilment digeribles. Tanmateix, no heu d'utilitzar només passatges curts que no produeixin la impressió adequada.

Quan es crea una imatge, es recomana observar diversos estàndards que augmenten el percentatge d’èxit:

1. L’inici de la conversa no hauria de carregar les propostes comercials. L’interlocutor pot acceptar-los com a atacs agressius, que respondran immediatament amb extrema hostilitat a la conversa;
2. Les preguntes correctament ajudaran a guiar l’interlocutor cap al pensament necessari i a diluir la conversa tensa;
3. No s’ha d’expressar obertament el propi punt de vista. Si això no es pot evitar, cal dissimular el pensament com una opinió subjectiva expressada amb suavitat i discordança;
4. La comunicació empresarial requereix etiqueta. La superació dels límits de les normes culturals afecta negativament el curs de la comunicació;
5. No es recomana expressar solucions preparades.L’estimulació de conclusions independents contribueix a la localització de l’interlocutor i a un resultat favorable del contacte interpersonal.

La capacitat d’articular clarament els pensaments i una estratègia escollida correctament pot augmentar les possibilitats d’assolir un objectiu. Al mateix temps, els participants han de complir els seus propis rols en el marc de la cooperació mútuament beneficiosa. Els interlocutors han de tenir en compte els interessos mútuos i complir les normes culturals establertes.

Quan es realitza una comunicació empresarial no s’ha de deixar l’espai professional. A la vida quotidiana, l’interlocutor pot ser tant un líder com un empleat de nivell mitjà. Els dos participants observen el paper de l’activitat professional. En el treball, la cooperació i la interacció activa són importants.

Per obtenir més informació sobre les habilitats més importants de comunicació empresarial, consulteu el següent vídeo.