Etapes de la comunicació empresarial

Les habilitats comunicatives són una de les condicions més importants per a una comunicació exitosa entre persones, un intercanvi d’informació i aconseguir el resultat desitjat. L’etiqueta comercial s’ha entrat en ús des de l’arribada de les relacions de mercat. Moltes cultures li donen un nínxol a part en les relacions entre les persones, elevant-les al rang de cerimònies. I això està donant els seus fruits, perquè l’etiqueta empresarial ajuda a establir contacte amb un soci i l’èxit d’una empresa depèn del comportament de la gent durant una reunió empresarial.

A diferència de la comunicació quotidiana ordinària, la comunicació empresarial té els seus propis principis clars i està orientada a assolir un objectiu específic mitjançant l’acord i el compliment d’obligacions. L’entorn empresarial us permet crear nous contactes útils, dels quals depèn l’èxit del vostre negoci. Però no sempre els futurs socis poden simpatitzar els uns amb els altres i trobar un terreny comú.

El contacte empresarial implica beneficis. Si s’utilitzen altres coses, guanyarà aquell que posseeixi els coneixements i les regles de l’etiqueta empresarial. Això és fàcil de rastrejar amb l’exemple de la interacció de dos empresaris, un dels quals facilita i naturalment l’interlocutor a les conclusions que necessita, i el segon no té les habilitats de comunicació empresarial o oratori i es veu obligat a perdre oportunitats de negoci rendibles una i altra vegada.

Així, la comunicació empresarial és un sistema d’habilitats que inclou tot un complex de comportament comunicatiu:

• cultura de la comunicació (adoptada en un determinat país);
• oratori;
• ètica empresarial (normes i regulacions);
• psicologia de les relacions;
• lògica de la construcció del discurs (oral i escrita);
• imatge;
• timbre de veu i entonació.

Al món modern, la comunicació empresarial es presenta de diverses formes:

• Conversa empresarial - Es tracta d’una comunicació oral o virtual entre col·legues o socis, dirigida a debatre problemes empresarials. Molt sovint, es produeix una conversa entre els participants de la mateixa àrea empresarial, que entenen les particularitats d’aquest diàleg, són capaços de mantenir una conversa sobre un tema professional estret.
• Reunió empresarial - una discussió clarament dirigida, la tasca de la qual inclou la resolució de problemes organitzatius actuals, l'anàlisi de la informació disponible per als participants, la creació d'una línia per a un altre comportament, la presa i la presa de decisions.

• Correspondència comercial - Es tracta d’una comunicació oficial mitjançant una carta comercial, excloent qualsevol manifestació de familiaritat o argot. Una carta comercial és un document que conté un missatge oficial i executat d’acord amb tots els estàndards de correspondència comercial. Per regla general, tant en format paper com electrònic, es proporciona un formulari de carta comercial amb un logotip, dades d’adreça d’una empresa o institució. També a les cartes comercials s’observa cert marcatge a la pàgina.
• Parlant en públic - interacció del locutor i dels oients. Aquest tipus de comunicació empresarial és complex i requereix coneixements oratoris. El locutor hauria de ser el més competent possible perquè es pronunciï la qüestió i posseeixi les habilitats oratòries, interessi i convenci als oients. Per tipus de presentació, un discurs públic pot ser informatiu (informe), induir (agitació), persuadir (discurs solemne).

Comprendre les característiques específiques i la importància de la comunicació empresarial condueix a la conclusió que pot aprendre i aprendre.

El compliment de les normes d’etiqueta empresarial és necessari per a la correcta creació de relacions comercials entre socis comercials, col·legues, diplomàtics de diferents països. La cultura i el comportament empresarial poden ser molt diferents entre ells, però Hi ha normes de comportament generalment acceptades que han de ser respectades per qualsevol persona que es respecti, independentment de la pertinença a una determinada societat.

• Puntualitat. En l’entorn empresarial, la dita “El temps és diners” és rellevant, de manera que arribar tard a les reunions i fer que el vostre interlocutor s’esperi és la part més elevada de l’etètica.
• Obligatori. L’acompliment de les obligacions assumides és la base d’una bona reputació, sense la qual no és impossible la interacció amb èxit en l’entorn empresarial.
• Confidencialitat La capacitat de mantenir dades confidencials, d’observar secrets empresarials és una de les condicions per a la confiança mútua i la plena cooperació.
• Actitud respectuosa. El respecte per a l’interlocutor, la capacitat d’escoltar, que s’impressiona amb el que s’ha dit, obre àmplies oportunitats per establir contacte. Aquesta habilitat també és útil per interactuar amb empleats i subordinats.

• Autoestima. Pel que fa a la percepció d’un mateix en el procés de comunicació, cal poder trobar un “terreny mitjà”. Respondre amb calma a les crítiques o consells, però també no deixar-se manipular, poder frenar amb dignitat els intents de pressionar, tornar la conversa de nou.
• Oratori. La capacitat d’enunciar clarament els vostres pensaments, transmetre el significat del discurs a l’interlocutor, sense obstruir frases amb paraules inapropiades i sense apartar el pensament del tema de la conversa. Aquesta habilitat no es dóna a tothom per naturalesa, per tant, l'oratori hauria de donar temps a la seva formació.
• Alfabetització. La claredat del discurs depèn en gran mesura de l’alfabetització d’una persona i la capacitat d’escriure sense errors és un requisit obligatori en un entorn empresarial.
• Aparició Al món modern, ja hi ha un codi de vestimenta establert (codi de vestimenta), que implica una determinada forma de roba per visitar un lloc de treball, esdeveniments, organitzacions o institucions. Normalment es tracta de vestits de negocis per a homes i dones, un conjunt estàndard de joies i accessoris. En el cas d’una primera visita a una organització o esdeveniment desconegut, heu de conèixer amb antelació el codi de vestimenta adoptat.

En l'estructura de la comunicació empresarial es poden distingir quatre etapes, la seqüència de les quals aconseguirà el màxim efecte en les negociacions.

Aquí, la primera impressió feta és d’importància primordial. Preparant-nos per reunir-nos amb l’interlocutor, serà útil treballar amb la informació amb antelació: el cercle d’interessos de l’interlocutor, l’entorn i les característiques de la seva cultura, les regles i les tradicions importants per a l’interlocutor. Això li permetrà sentir-se més confiat i amb el degut respecte per tractar una o altra característica del soci.

Les primeres frases construïdes correctament són la clau de l’èxit d’una comunicació més avançada. Cal començar atraient l’atenció i la ubicació de l’oponent a tu mateix. L’habitual simpatia humana, la cortesia, la manifestació d’interès educat per la persona de l’interlocutor, la pronunciació del seu nom hi ajudarà.

En el procés de discussió de tasques, cal alinear-se amb l’interlocutor per a una “onada”. Aquest resultat es pot aconseguir si monitores acuradament l’estat emocional del soci o l’ambient emocional general del grup quan es tracta de negociacions amb el públic.

El coneixement de tres canals principals de percepció: visió, audició i cinestèsica (inclou el tacte, l’olfacte, la posició corporal, els gestos i les expressions facials) us ajudaran a ajustar-vos amb el vostre interlocutor.

Concentració directa sobre el tema de la reunió, discussió de problemes i tasques. L’objectiu d’aquesta fase és arribar a un acord el més satisfactori possible per les dues parts.

A la tercera fase s’utilitzen diverses fases, de les quals consisteix l’essència del contacte:

• identificació de motius i objectius de l’interlocutor;
• mantenir l’atenció: és important veure el fil conductor de la conversa, no deixar de banda i no saltar d’un tema a un altre;
• argumentació i persuasió: aplicada en cas de desacord;
• arreglar el resultat és un moment crític de la conversa, quan haureu d’acabar la comunicació sobre aquest tema, independentment dels resultats, aquest sentiment interior prové d’experiència i depèn de l’observació, la capacitat de captar clarament els més petits canvis en el rerefons emocional de l’interlocutor.

La impressió general de la reunió es forma a l’última etapa de la comunicació empresarial i queda clarament registrada a la memòria. Per tant, la capacitat de completar correctament la conversa pot ser un factor determinant per a una major cooperació.

Vegeu com comunicar-vos molt bé al següent vídeo.