Tiểu luận về tâm lý của giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh về cơ bản khác với các cuộc hội thoại về các chủ đề hàng ngày. Sự tinh tế trong tâm lý của loại cuộc trò chuyện này đòi hỏi sự hình thành nghi thức để kết thúc sự hợp tác cùng có lợi.

Giao tiếp kinh doanh là việc tạo ra một quy trình nhiều giai đoạn phức tạp để tạo mối quan hệ giữa những người đối thoại, những người được kết nối bởi những lợi ích nghề nghiệp chung. Một tính năng đặc trưng là hành vi nghiêm ngặt trong các ranh giới được thiết lập, bị giới hạn bởi nghi thức biểu diễn với sự thay đổi về khả năng chịu đựng quốc gia.

Nghi thức xã giao hai loại - một danh sách các quy định và hướng dẫn. Cái sau đại diện cho thái độ của nhân viên đối với một vị trí cao hơn, trong khi các chuẩn mực là khía cạnh tâm lý của sự tương tác giữa các nhân viên có vị thế bình đẳng trong hệ thống thang nghề nghiệp.

Tuy nhiên, cả hai nhóm đều phải tuân theo các yêu cầu chung của hợp tác lịch sự. Sở thích cá nhân, sự thù địch và tâm trạng tiêu cực không nên ảnh hưởng đến quá trình làm việc.

Văn hóa tương tác giao tiếp là trong một số giai đoạn chính, cung cấp cho mối quan hệ hơn nữa giữa các đối tác kinh doanh:

• Một lời chào lịch sự để cho người đối thoại một vị trí thân thiện. Mọi người nên tin tưởng lẫn nhau trong một liên doanh;
• Làm quen có nghĩa là thiết lập liên lạc cho một đại diện trực quan của nhau;
• Nhắm mục tiêu một chủ đề cụ thể;
• Thảo luận về một mục tiêu hoặc giải quyết một vấn đề cấp tính;
• Kết quả của cuộc trò chuyện.

Kiến thức về các quy tắc giao tiếp kinh doanh cho phép một người nhanh chóng leo lên nấc thang sự nghiệp, tăng vị thế và tầm quan trọng trong xã hội. Trong quá trình cải tiến, cá nhân hình thành một số nhất định phong cách hành vi, trong hầu hết các trường hợp phụ thuộc vào loại hoạt động:

1. Nhân văn. Cách tiếp cận này đang ngày càng phổ biến hơn, vì nó liên quan đến việc cung cấp hỗ trợ và tìm kiếm chung cho một giải pháp cho vấn đề. Một nhân viên được coi là một người có phẩm chất cá nhân, có tính đến cảm xúc và tính cách của anh ta;
2. Thao tác. Người quản lý hoặc đồng nghiệp sử dụng người đối thoại như một công cụ để đạt được các mục tiêu cụ thể. Ví dụ, kiểm soát chặt chẽ cá nhân đối với việc thực hiện các nhiệm vụ là sự thao túng của một đối tác so với đối tác khác;
3. Phong cách nghi lễ, không giống như nhân văn, ngụ ý tạo ra địa vị cần thiết trong xã hội. Những phẩm chất kinh doanh và cá nhân bị xóa bỏ khỏi nền tảng của một mặt nạ nhất định, một đặc điểm được đặt ra trước. Đây là một vai trò hàng ngày cho mỗi nhân viên, được hình thành riêng lẻ.

Kiến thức về chính sách giao tiếp cho phép bạn thiết lập các liên hệ kinh doanh, bởi vì giao tiếp kinh doanh là một phần không thể thiếu trong việc quản lý các quy trình tổ chức. Chủ sở hữu, người quản lý và nhân viên nên chuyển giao hiệu quả những suy nghĩ và ý tưởng của họ cho những người khác làm việc trong công ty và hơn thế nữa.

Loại giao tiếp này trong công việc là một thông tin bằng lời nói. Giao tiếp bằng lời nói có thể ở dạng cuộc họp, trò chuyện trực tiếp, trò chuyện qua điện thoại và hội nghị video. Đây là loại giao tiếp kinh doanh tốt nhất, vì nó cho phép người đối thoại đánh giá trực quan lẫn nhau.

Giao tiếp phi ngôn ngữ được thể hiện bằng các ghi chú kinh doanh, thư chính thức, tài liệu và các thông báo khác nhau. Để gửi cùng một thông điệp tới nhiều người, giao tiếp phi ngôn ngữ có tầm quan trọng thiết thực. Nó có thể giúp chuyển giao các hướng dẫn kỹ thuật và trình bày sơ đồ, đồ thị cần được xem cho công việc.

Giao tiếp phi ngôn ngữ trong một cuộc họp cá nhân được thể hiện bằng nhiều cử chỉ, tư thế và nét mặt khác nhau. Hành vi mang thông tin bổ sung cho người đối thoại và giúp anh ta rút ra kết luận thích hợp.

Công nghệ đã mở ra các hình thức giao tiếp kinh doanh mới. E-mail, hội nghị web, mạng xã hội cho phép bạn thực hiện giao tiếp kinh doanh với nhiều người cùng một lúc. Các trang web chính thức của các công ty làm giảm mức độ giao tiếp với người tiêu dùng, đồng thời thể hiện những phẩm chất và đặc điểm mạnh mẽ của công ty.

Tuy nhiên, trong việc thiết lập mối quan hệ kinh doanh, giao tiếp trực tiếp rất quan trọng, giúp thiết lập giao tiếp bằng mắt và tạo ra một đại diện trực quan của người đối thoại. Điều quan trọng là cả hai bên đều ở cùng một thời gian và không gian, như những người tham gia cần tạo ấn tượng tốt. Sự hiện diện cá nhân có thể có tác động mạnh mẽ đến toàn bộ quá trình giao tiếp kinh doanh.

Liên hệ trực tiếp không phải lúc nào cũng có thể tùy thuộc vào tình huống. Chính xác, như một cuộc thảo luận với một vài người tạo ra một rào cản đối với việc trao đổi thông tin. Do đó, giao tiếp kinh doanh có một hình thức tương tác khác:

• Thư tín kinh doanh. Đơn đặt hàng, thư và đơn đặt hàng là một hình thức giao tiếp gián tiếp. Một hình thức giao tiếp bằng văn bản là cần thiết để giải quyết xung đột hoặc các tình huống cấp tính cả trong tổ chức và giữa các pháp nhân;
• Họp báo liên quan đến việc thông báo cho công chúng để thảo luận về các vấn đề cấp bách thông qua một cuộc họp của các quan chức với đại diện của các phương tiện truyền thông;
• Cuộc họp. Nó được thực hiện trực tiếp trong tổ chức với mục đích thiết lập và giải quyết vấn đề giữa các nhân viên. Người quản lý cần thảo luận về các hoạt động làm việc với một số nhân viên cùng một lúc.

Trong quá trình hoạt động chuyên nghiệp, nhiều tình huống phát sinh bao gồm các hình thức giao tiếp kinh doanh. Một số không thể được giải quyết mà không có xung đột, một số khác đòi hỏi một cách tiếp cận khoan dung. Quá trình này bị cản trở bởi sự bùng nổ cảm xúc của các cá nhân bảo vệ quan điểm riêng của họ.

Sự hiện diện của các đặc điểm cá nhân bổ sung cho định nghĩa của giao tiếp kinh doanh. Các bên tương tác tuân thủ nghi thức đã thiết lập, phát triển tùy thuộc vào các tính năng quốc gia và chuyên nghiệp. Tâm lý, hành vi ngôn ngữ và nhận thức của người tham gia về bộ máy nhà nước cũng có tác động đáng kể đến tiến trình của cuộc trò chuyện.

Chiến lược bên dưới cuộc trò chuyện nên được chọn một cách chính xác. Với mục đích này, trước tiên nên xem xét các tính năng của người đối thoại:

• loại khí chất và biểu hiện của cảm xúc;
• tính năng ngôn ngữ;
• phong tục quốc gia;
• lĩnh vực chuyên nghiệp;
• vị trí trong công ty;
• khoan dung và thái độ đối với những người có quốc tịch khác nhau.

Đạo đức trong triết lý giao tiếp kinh doanh đóng một vai trò quan trọng, là một vấn đề cấp bách hiện nay. Hầu như mọi người thực hiện một giao dịch thương mại mỗi ngày. Hơn nữa, một phần quan trọng của cuộc sống thuộc về sự tham gia và chuẩn bị cho hoạt động chuyên nghiệp.

Là một phần của các chương trình tuân thủ đạo đức toàn diện, nhiều công ty đã phát triển các chính sách nội bộ nhằm giải quyết hành vi văn hóa của nhân viên. Chính sách này được thực hiện cả trong các cuộc gọi đơn giản để tuân thủ các quy tắc chung của văn hóa và trong một mã chi tiết hơn.

Cái sau chứa các yêu cầu hành vi cụ thể thể hiện sự mong đợi của nhân viên đối với nhân viên. Ngoài ra, chính sách trong nước là một danh sách các khuyến nghị để giải quyết một số vấn đề phổ biến phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Hai lĩnh vực đóng vai trò là nền tảng của đạo đức kinh doanh: chủ nghĩa thực dụng và đơn thuốc. Nguyên tắc đầu tiên là tối đa hóa lợi ích của nhiều người hơn. Số lượng chi phí phải được bù đắp bằng tổng lợi ích của các liên hệ và thỏa thuận kinh doanh.

Đơn thuốc đạo đức là quyết định của một cá nhân không nên phụ thuộc vào hậu quả và quy tắc do xã hội quyết định. Ví dụ, tổ chức không nên nói dối với người tiêu dùng về các dịch vụ được cung cấp.

Kiến thức về nghi thức kinh doanh có liên quan trong quan điểm về thực tế giúp người tham gia cuộc trò chuyện có được vị trí thuận lợi hơn. Tuy nhiên, người đối thoại nên tính đến lợi ích của nhau và dựa trên lợi ích chung khi thảo luận về mục tiêu của họ. Đồng thời, cần phải bảo vệ vị trí bằng một bài phát biểu được xác định rõ ràng, hình thành chính xác suy nghĩ của bạn. Đạt được một kết quả tích cực phụ thuộc vào sự hiểu biết và hợp tác lẫn nhau của cả hai bên.

Lĩnh vực giao tiếp kinh doanh ảnh hưởng đến hầu hết tất cả các lĩnh vực của cuộc sống hàng ngày. Tương tác rộng rãi như vậy không phải là ngoại lệ đối với danh sách các thông tin liên lạc giữa các cá nhân, đòi hỏi phải điều chỉnh các quy trình.

Quá trình đàm phán kinh doanh dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

• Giao tiếp kinh doanh không chỉ ảnh hưởng đến các cuộc thảo luận về các vấn đề cụ thể, mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ cá nhân của người đối thoại. Do đó, bất kỳ liên hệ nào không phải là không có xung đột giữa các cá nhân;
• Mỗi người bắt đầu tính liên tục của cuộc trò chuyện thông qua cử chỉ bằng lời nói và không bằng lời nói. Nhờ những thông điệp như vậy, người đối thoại rút ra kết luận và mô hình hóa tình hình hiện tại;
• Mục đích. Bất kỳ hành động giao tiếp nào cũng có một mục tiêu cụ thể: thiết lập liên hệ kinh doanh hoặc giải quyết một vấn đề chung. Cùng với nó, cũng có những nhiệm vụ tiềm ẩn. Ví dụ, mô tả một vấn đề để truyền đạt bản chất của cuộc họp, người nói có thể vô tình chứng minh cho sự uyên bác và hùng biện của khán giả;
• Đa chiều không chỉ dựa trên sự lưu thông thông tin giữa các nhà đối thoại, mà còn dựa trên sự điều chỉnh các mối quan hệ tương ứng. Cuộc hội thoại là bản dịch dữ liệu cá nhân và sự phối hợp giữa các đối tác kinh doanh. Đồng thời, có một biểu hiện của một nền tảng cảm xúc giữa các cá nhân. Ví dụ, một trong những người đối thoại có thể thể hiện vị trí thống trị so với đối tác của mình.

Quy tắc ứng xử chỉ ra giọng điệu của cuộc trò chuyện. Bất kỳ cử chỉ sai lầm và lời nói bất cẩn có thể phá vỡ một thỏa thuận trị giá hàng triệu đô la, trong khi một địa điểm thân thiện sẽ giúp ký kết hợp đồng có lợi nhuận. Điều quan trọng là phải biết danh sách các chuẩn mực cơ bản cho một kết quả tích cực của giao tiếp kinh doanh.

Cần duy trì tốc độ trò chuyện tối ưu và sử dụng các kỹ thuật tâm lý. Cuộc trò chuyện chậm làm mất tập trung của người đối thoại khỏi việc trao đổi thông tin chính. Nhờ lời nói nhanh, trái lại, gần như không thể truyền đạt thông tin cần thiết đến người nghe. Bằng cách xen kẽ các tin nhắn dài và ngắn, bạn có thể đạt được kết quả tích cực.

Quá tải với các đề xuất thông tin nên được chia thành nhỏ hơn, dễ tiêu hóa. Tuy nhiên, bạn không nên chỉ sử dụng những đoạn ngắn không tạo được ấn tượng phù hợp.

Khi tạo một hình ảnh, nên tuân thủ một số tiêu chuẩn làm tăng tỷ lệ thành công:

1. Bắt đầu cuộc trò chuyện không nên gánh nặng các đề xuất kinh doanh. Người đối thoại có thể chấp nhận chúng là các cuộc tấn công mạnh mẽ, sẽ ngay lập tức phản ứng với sự thù địch cực độ với cuộc trò chuyện;
2. Các câu hỏi được hỏi chính xác sẽ giúp hướng dẫn người đối thoại đến những suy nghĩ cần thiết và làm loãng cuộc trò chuyện căng thẳng;
3. Người ta không nên công khai bày tỏ quan điểm của riêng mình. Nếu điều này không thể tránh được, thì cần phải ngụy trang ý nghĩ như một ý kiến ​​chủ quan được thể hiện nhẹ nhàng và không phô trương;
4. Giao tiếp kinh doanh đòi hỏi nghi thức. Vượt quá giới hạn của chuẩn mực văn hóa ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình giao tiếp;
5. Không nên thể hiện các giải pháp làm sẵn.Việc khuyến khích các kết luận độc lập góp phần vào vị trí của người đối thoại và kết quả thuận lợi của liên hệ giữa các cá nhân.

Khả năng diễn đạt rõ ràng những suy nghĩ và một chiến lược được lựa chọn chính xác có thể làm tăng cơ hội đạt được mục tiêu. Đồng thời, người tham gia phải hoàn thành vai trò của chính họ trong khuôn khổ hợp tác cùng có lợi. Interlocutor phải tính đến lợi ích của nhau và tuân thủ các chuẩn mực văn hóa đã thiết lập.

Khi tiến hành giao tiếp kinh doanh không nên rời khỏi không gian chuyên nghiệp. Trong cuộc sống hàng ngày, người đối thoại có thể vừa là người lãnh đạo vừa là nhân viên cấp trung. Cả hai người tham gia quan sát vai trò của hoạt động chuyên nghiệp. Trong công việc, hợp tác và tương tác tích cực là rất quan trọng.

Để biết thêm thông tin về các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất, hãy xem video tiếp theo.