Nghi thức và đạo đức của thư tín kinh doanh

Thực tế kinh doanh hiện nay là chỉ có 15% doanh nhân quy mô vừa và lớn tìm cách củng cố vị thế thị trường của họ đạt được mục tiêu. Vì lý do này mà sự liên quan của nghi thức kinh doanh tăng lên nhiều lần, vì việc không tuân thủ các tiêu chuẩn của nó, trong số các lý do khác, thường dẫn đến sự đổ vỡ của các mối quan hệ kinh doanh hữu ích.

Trong một diễn giải rộng về đạo đức, chúng có nghĩa là một tập hợp các nguyên tắc chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo đó, đạo đức của quan hệ kinh doanh xem xét các vấn đề liên quan đến trật tự và phong cách tương tác được chấp nhận trong lĩnh vực kinh doanh.

Chi tiết các khía cạnh đạo đức trong quan hệ kinh doanh là nghi thức kinh doanh, bao gồm, ví dụ, thủ tục đàm phán, quy tắc ứng xử của công ty, truyền thống kinh doanh và nghi lễ, các yếu tố của sự phụ thuộc, cách cư xử và phong cách giao tiếp và văn bản, cũng như các vấn đề về sự đúng đắn trong giao dịch với đối tác và đồng nghiệp.

Tầm quan trọng của đạo đức và nghi thức, là một phần không thể thiếu của nó, nằm ở chỗ khung pháp lý phát sinh do thực tiễn lâu dài đơn giản hóa rất nhiều việc giao tiếp, tạo ra một bối cảnh rõ ràng và dễ tiếp cận trong lĩnh vực kinh doanh cho phép một người đạt được mục tiêu chính xác và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Nói cách khác, chúng ta đang nói về một thuật toán đặc biệt để giải quyết các vấn đề kinh doanh giúp có thể thiết lập và đạt được thành công các mục tiêu kinh doanh mong muốn một cách hợp lý và không có xung đột. Mức độ sở hữu của thuật toán này cho phép bạn đưa ra kết luận trực tiếp về mức độ chuyên nghiệp của đối tác kinh doanh hoặc đối thủ trong tranh chấp kinh doanh.

Trong bối cảnh này, điều quan trọng là phải tuân thủ các nguyên tắc chung sau:

• đúng giờ ở mọi nơi và trong mọi thứ;
• tuân thủ bảo mật thông tin;
• lòng vị tha âm thanh;
• một hình ảnh thuận lợi phù hợp với môi trường kinh doanh;
• ngôn ngữ nói và viết có thẩm quyền;
• tuân theo các quy tắc của văn hóa lời nói kinh doanh.

Các loại thư tín kinh doanh rất đa dạng và, với một mức độ quy ước nhất định, chúng có thể được chia thành hai loại chính:

• liên bang - giữa các tổ chức nhà nước, cơ quan ngoại giao và quan chức (nhiều ghi chú, bản ghi nhớ và các hình thức khác) - các yếu tố của quan hệ ngoại giao;
• thương mại - thư về tình trạng bán chính thức được sử dụng trong lĩnh vực quan hệ kinh doanh giữa các tổ chức và tổ chức.

Phong cách viết thư dịch vụ, mặc dù về ngôn ngữ và một số khác biệt truyền thống, có một cơ sở chung nhất định và một nhóm các cơ sở được phát triển bởi thực tiễn thành lập. Ví dụ, một số yêu cầu giao thức, được xác định bởi vị trí của người gửi và người nhận, dựa trên các cài đặt ban đầu để tôn trọng và chính xác lẫn nhau. Do đó, bất kể loại tài liệu, về mặt cấu trúc, nó nhất thiết phải chứa các yếu tố sau:

• kháng cáo (tình trạng chính thức của người nhận);
• lời khen (kết thúc lịch sự của bức thư);
• chữ ký
• ngày (ngày, tháng, năm và nơi viết tin nhắn);
• địa chỉ người gửi (họ, trạng thái chính thức, địa chỉ được đặt ở đầu hoặc cuối trang 1 của thư).

Ngoài ra, có một số quy định liên quan trực tiếp đến các chữ cái:

• thư kinh doanh được đặt trên tiêu đề thư hoặc tờ giấy dành riêng cho mặt trước của họ;
• phân trang được thực hiện bằng chữ số Ả Rập;
• tin nhắn được thực hiện trong bản sao cứng;
• xóa và sửa chữa không được phép trong phần thân của tài liệu;
• tài liệu được gấp vào bên trong;
• thời gian chờ đợi để trả lời thư không quá mười ngày.

Một thông điệp kinh doanh nên có định hướng mục tiêu rõ ràng và chứa một câu hỏi, và toàn bộ ý nghĩa của văn bản phải hoàn toàn và hoàn toàn phụ thuộc vào nội dung của nó, cho dù đó là đề xuất cho giao dịch, yêu cầu thương mại hay đơn giản là thông tin liên quan.

Việc phân loại các thông điệp kinh doanh rất đa dạng và phụ thuộc vào định hướng mục tiêu chức năng của chúng. Ví dụ: các chữ cái là:

• thông báo;
• gợi nhớ đến;
• thư mời
• đánh giá thông tin;
• đơn đặt hàng;
• đi kèm;
• các loại khác.

Trong thư tín thương mại, điển hình nhất là:

• thắc mắc;
• đề xuất;
• đơn đặt hàng;
• khiếu nại;
• thư bảo lãnh.

Là một trong những hình thức giao tiếp kinh doanh, theo nghĩa chặt chẽ của từ này, các chữ cái được chia thành 2 loại - doanh nghiệp và tư nhân-quan chức.

Bởi kinh doanh bao gồm thư tín, điều hành giữa các tổ chức và tổ chức. Một lá thư chính thức là một tin nhắn được gửi đến một tổ chức bởi một người tư nhân, hoặc ngược lại, bởi một tổ chức - cho một cá nhân.

Có một số quy tắc tương ứng kinh doanh.

• Bức thư nên kích thích sự xuất hiện của lợi ích kinh doanh đối với người nhận, rõ ràng và trên cơ sở bằng chứng thuyết phục để cho thấy lợi ích của quan hệ đối tác và sự không phù hợp của việc phá vỡ quan hệ đối tác. Các văn bản nên được khuyến khích, thúc đẩy hợp tác.
• Biểu hiện của cảm xúc cá nhân quá mức trong một lá thư kinh doanh không phải là cách tốt nhất để chứng minh trường hợp của bạn và giải quyết một vấn đề.
• Để tránh quá tải và làm tắc nghẽn văn bản của bức thư, người ta nên tránh mọi so sánh tượng hình, ẩn dụ, ngụ ngôn và hyperbolas.
• Để trình bày rõ ràng và súc tích về chủ đề, tốt hơn là sử dụng các câu đơn giản, tránh các chi tiết và chi tiết quá mức. Ý tưởng chính của tin nhắn nên được hỗ trợ bởi các đối số độc quyền có liên quan, thường được đặt trong các tệp đính kèm của chữ cái (sơ đồ, đồ thị, dữ liệu số).
• Văn bản cần làm nổi bật các đoạn văn, mỗi đoạn, đại diện cho một suy nghĩ độc lập, bắt đầu bằng một dòng mới.

• Thông điệp bằng văn bản kinh doanh không nên sử dụng tính từ mô tả, làm rõ và chi tiết không cần thiết. Khi kết thúc bài viết, nên kiểm tra tài liệu và loại bỏ các cụm từ không mang nội dung ngữ nghĩa có liên quan.
• Biết chữ là một yếu tố cơ bản của văn bản. Sự hiện diện của chính tả và các lỗi khác trong tin nhắn là không thể chấp nhận được.
• Yêu cầu về chủ đề của bức thư là bắt buộc. Chủ đề trong các tài liệu nên được phản ánh ngắn gọn và súc tích, điều này giúp tiết kiệm thời gian khi đọc và đặc trưng tích cực cho người gửi. Nếu bức thư được gửi qua e-mail và chứa thông tin đặc biệt quan trọng, thì nó nên được trang bị một cờ cờ đặc biệt có sẵn trong dịch vụ điện tử.
• Khả năng đọc văn bản tốt được cung cấp bởi phông chữ Arial hoặc Times New Roman với kích thước phông chữ trung bình. Nếu có một nhu cầu đặc biệt, có thể làm nổi bật các ý chính trong chữ in nghiêng hoặc in đậm.

• Trong văn bản, rất hữu ích khi sử dụng phụ đề (3-4), giúp hiểu văn bản dễ dàng hơn.
• Bảng liệt kê, danh sách và danh sách là tốt hơn để vẽ lên bằng cách sử dụng các dấu đặc biệt.
• Mẫu nhận dạng doanh nghiệp (sơ đồ) là một chỉ số tuyệt vời về hiệu quả và tính khách quan trong giao tiếp kinh doanh. Nó đặc biệt thích hợp trong khía cạnh công ty, bởi vì nó cho phép bạn nổi bật trong một ánh sáng thuận lợi và tuân thủ các chính thức được thiết lập.

Cấu trúc của thông điệp kinh doanh là điển hình. Theo truyền thống, nó chứa:

• giới thiệu;
• phần chính;
• kết luận.

Phần giới thiệu tóm tắt mục đích của bức thư. Phần chính mô tả bản chất của vấn đề. Để kết luận, mong muốn tóm tắt nội dung của phần chính, ví dụ, dưới dạng kết luận. "Bản ghi" và các loại chú thích khác nhau là không mong muốn.

Tóm lại, các cụm từ tương tự về hình thức với các thao tác là không phù hợp, chẳng hạn như: Tôi hy vọng về một mối quan hệ đối tác cùng có lợi, vân vân và vân vân. Tốt hơn hết là nói lời tạm biệt trong một lá thư kinh doanh với những cụm từ đơn giản - Regards, chà, Trân trọng, và vân vân.

Ở dưới cùng của thông báo được chỉ định: F. I. O., trạng thái chính thức, tên công ty, chữ ký được đặt. Số liên lạc cũng được chỉ định.

Bảng và biểu đồ được đính kèm dưới dạng một tệp riêng biệt (gói), biểu thị điều này ở cuối thư. Nếu có một nhóm các tệp đính kèm, thì kho của họ được cung cấp với các tên.

Bạn chỉ có thể sử dụng chữ viết tắt và chữ viết tắt đặc biệt nếu bạn chắc chắn rằng người nhận sẽ hiểu chúng.

Để cung cấp cho văn bản tính chặt chẽ và tính nhất quán logic hơn trong từ vựng kinh doanh, các lượt nói sau đây được sử dụng làm chất kết dính:

• vì lý do này;
• dựa trên những điều đã nói ở trên;
• nhờ vào điều này;
• phù hợp với dữ liệu;
• dựa trên điều này;
• xem xét;
• và những người khác.

Trong không gian ảo, tương tác kinh doanh, đại diện cho giao tiếp thu nhỏ, là cụ thể và không ít yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn xã giao có liên quan. Làm việc có năng lực với một lá thư, phù hợp với thực tế, bao gồm các lưu ý sau đây liên quan đến khối lượng, ngôn ngữ, cấu trúc và định dạng.

• Công thức chủ đề phải hoàn toàn chính xác tương ứng với chủ đề được nêu trong văn bản. Điều này cho phép bạn nhanh chóng điều chỉnh người đọc theo tinh thần kinh doanh mong muốn.
• Âm lượng tối ưu của một tài liệu được gửi qua e-mail phù hợp với một màn hình của một người, với số lượng văn bản tối đa - một tờ ở định dạng A4.
• Kích thước tối ưu của các khoản đầu tư là không quá 3 Mb.
• Chúng tôi khuyến nghị rằng các tệp đã gửi phải được đóng gói vào các kho lưu trữ mã hóa Zip hoặc Rar tiêu chuẩn. Những người khác thường bị chặn trong quá trình vận chuyển.
• Các siêu liên kết phải là tiêu chuẩn (màu xanh, gạch chân bên dưới).
• Câu trả lời cho người nhận nên được đặt ở trên, ở đầu thư chứ không phải bên dưới. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của đối tác thư tín để di chuyển một cách mạnh mẽ và mạnh mẽ qua văn bản trước đó.

• Cần sử dụng ngôn ngữ viết dễ hiểu nhất đối tác. Câu hỏi về khả năng sử dụng tính chuyên nghiệp, từ vựng nội bộ, từ lóng và viết tắt (đặc biệt là thư từ bên ngoài) trong một tin nhắn được quyết định riêng, tùy thuộc vào ngữ cảnh và phẩm chất của các đối tác tương ứng.
• Điều quan trọng là thông báo cho đối tác về việc nhận được tin nhắn của anh ấy - đây là một dấu hiệu của hương vị tốt và một phần của nghi thức kinh doanh, thể hiện sự tôn trọng đối với anh ấy.
• Câu trả lời nên càng nhanh càng tốt. Nếu vì một lý do nào đó không thể phản hồi nhanh chóng, đối tác nên được thông báo về việc nhận được thư của mình và cho biết thời gian trả lời. Tạm dừng đạo đức và thoải mái trước khi đưa ra câu trả lời là 48 giờ sau khi nhận được tin nhắn. Sau thời gian này, người này thường tin rằng tin nhắn bị mất hoặc bị bỏ qua. Việc tạm dừng quá mức trong thư tín thường liên quan đến nguy cơ mất đối tác và được hiểu trong kinh doanh là vi phạm các tiêu chuẩn đạo đức.
• Ở cuối tin nhắn nên được đặt chi tiết liên lạc được chỉ định trong tất cả các chữ cái, không có ngoại lệ, bất kể thứ tự phân phối.
• Trong quá trình vận chuyển, điều quan trọng là phải chú ý đặc biệt đến các vấn đề riêng tư.

Để biết thêm thông tin về nghi thức trao đổi thư tín kinh doanh, hãy xem video tiếp theo.