Các giai đoạn giao tiếp kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp là một trong những điều kiện quan trọng nhất để giao tiếp thành công giữa mọi người, trao đổi thông tin và đạt được kết quả mong muốn. Nghi thức kinh doanh đã đi vào sử dụng kể từ khi có quan hệ thị trường. Nhiều nền văn hóa cho anh ta một chỗ đứng riêng trong mối quan hệ giữa mọi người, nâng họ lên hàng ngũ nghi lễ. Và điều này mang lại kết quả, bởi vì nghi thức kinh doanh giúp thiết lập liên lạc với đối tác và sự thành công của doanh nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào hành vi của mọi người trong cuộc họp kinh doanh.

Không giống như giao tiếp hàng ngày thông thường, giao tiếp kinh doanh có các nguyên tắc rõ ràng của riêng mình và nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể thông qua thỏa thuận và thực hiện nghĩa vụ. Môi trường kinh doanh cho phép bạn thực hiện các liên hệ hữu ích mới, phụ thuộc vào sự thành công của doanh nghiệp. Nhưng không phải lúc nào, các đối tác trong tương lai có thể thông cảm với nhau và tìm thấy điểm chung.

Liên hệ kinh doanh liên quan đến lợi nhuận. Những thứ khác như nhau, người sở hữu kiến ​​thức và quy tắc về nghi thức kinh doanh sẽ giành chiến thắng. Điều này có thể dễ dàng nhận thấy qua ví dụ về sự tương tác của hai doanh nhân, một trong số đó dễ dàng và dễ dàng đưa người đối thoại đến kết luận mà anh ta cần, và thứ hai không có kỹ năng giao tiếp kinh doanh hoặc nhà nguyện và buộc phải bỏ lỡ cơ hội kinh doanh có lãi nhiều lần.

Do đó, giao tiếp kinh doanh là một hệ thống các kỹ năng bao gồm cả một phức hợp các hành vi giao tiếp:

• văn hóa giao tiếp (được thông qua ở một quốc gia cụ thể);
• nhà nguyện;
• đạo đức kinh doanh (quy tắc và quy định);
• tâm lý của các mối quan hệ;
• logic xây dựng lời nói (bằng miệng và bằng văn bản);
• hình ảnh;
• âm sắc của giọng nói và ngữ điệu.

Trong thế giới hiện đại, giao tiếp kinh doanh được trình bày dưới nhiều hình thức cùng một lúc:

• Cuộc trò chuyện kinh doanh - Đây là một giao tiếp bằng miệng hoặc ảo giữa các đồng nghiệp hoặc đối tác, nhằm mục đích thảo luận về các vấn đề kinh doanh. Thông thường, một cuộc trò chuyện xảy ra giữa những người tham gia trong cùng lĩnh vực kinh doanh, những người hiểu chi tiết cụ thể của cuộc đối thoại này, có thể duy trì cuộc trò chuyện về một chủ đề chuyên môn hẹp.
• Cuộc họp kinh doanh - một cuộc thảo luận được định hướng rõ ràng, các nhiệm vụ bao gồm giải quyết các vấn đề tổ chức hiện tại, phân tích thông tin có sẵn cho người tham gia, xây dựng một dòng hành vi tiếp theo, đưa ra và đưa ra quyết định.

• Thư tín kinh doanh - Đây là giao tiếp chính thức thông qua một lá thư kinh doanh, không bao gồm bất kỳ biểu hiện quen thuộc hoặc tiếng lóng. Thư doanh nghiệp là một tài liệu chứa thông điệp chính thức và được thực hiện theo tất cả các tiêu chuẩn về thư tín kinh doanh. Theo quy định, cả ở dạng giấy và điện tử, một mẫu thư kinh doanh được cung cấp với logo, dữ liệu địa chỉ của một công ty hoặc tổ chức. Cũng trong các thư kinh doanh, một số đánh dấu nhất định trên trang được quan sát.
• Nói trước công chúng - sự tương tác của người nói và người nghe. Loại giao tiếp kinh doanh này là phức tạp và đòi hỏi kỹ năng diễn thuyết. Người nói nên có năng lực nhất có thể trong câu hỏi được nói và sở hữu các kỹ năng diễn thuyết, quan tâm và thuyết phục người nghe. Theo loại bài thuyết trình, một bài phát biểu công khai có thể là thông tin (báo cáo), gây ra (kích động), thuyết phục (bài phát biểu long trọng).

Hiểu các chi tiết cụ thể và tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh dẫn đến kết luận rằng anh ta có thể và nên học hỏi.

Tuân thủ các quy tắc về nghi thức kinh doanh là cần thiết để xây dựng thành công quan hệ kinh doanh giữa các đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, nhà ngoại giao từ các quốc gia khác nhau. Văn hóa và hành vi kinh doanh có thể khác biệt đáng kể với nhau, nhưng Có những chuẩn mực hành vi được chấp nhận chung phải được quan sát bởi bất kỳ người tự trọng nào, bất kể thuộc về một xã hội cụ thể.

• Đúng giờ. Trong môi trường kinh doanh, câu nói Thời gian là tiền có liên quan, vì vậy, việc trễ hẹn và khiến cho người đối thoại của bạn chờ đợi là điều phi đạo đức.
• Bắt buộc. Hoàn thành các nghĩa vụ đã thực hiện là cơ sở của một danh tiếng tốt, mà không có sự tương tác thành công trong môi trường kinh doanh là không thể.
• Bảo mật Khả năng giữ bí mật dữ liệu, quan sát bí mật của công ty là một trong những điều kiện để tin tưởng lẫn nhau và hợp tác đầy đủ.
• Thái độ tôn trọng. Sự tôn trọng đối với người đối thoại, khả năng lắng nghe, được thấm nhuần những gì đã nói với anh ta, mở ra cơ hội rộng lớn để thiết lập liên lạc. Kỹ năng này cũng hữu ích khi tương tác với nhân viên và cấp dưới.

• Lòng tự trọng. Về nhận thức của bản thân trong quá trình giao tiếp, bạn cần có khả năng tìm ra một "nền tảng trung gian". Bình tĩnh trả lời những lời chỉ trích hoặc lời khuyên, nhưng cũng không cho phép bản thân bị thao túng, có thể kiềm chế những nỗ lực nhân phẩm để gây áp lực, để đưa cuộc trò chuyện trở lại đúng hướng.
• Nhà nguyện. Khả năng nói rõ suy nghĩ của bạn, truyền đạt ý nghĩa của lời nói đến người đối thoại, mà không làm tắc nghẽn các cụm từ với những từ không phù hợp và không lấy suy nghĩ ra khỏi chủ đề của cuộc trò chuyện. Khả năng này không được trao cho tất cả mọi người bởi bản chất, do đó, nhà nguyện nên được dành thời gian trong việc đào tạo.
• Biết chữ. Sự rõ ràng của lời nói ở mức độ lớn phụ thuộc vào khả năng đọc viết của một người, và khả năng viết mà không có lỗi là một yêu cầu bắt buộc trong môi trường kinh doanh.
• Ngoại hình Trong thế giới hiện đại, đã có một quy tắc trang phục được thiết lập (quy định về quần áo), bao gồm một hình thức quần áo nhất định để đến thăm nơi làm việc, sự kiện, tổ chức hoặc tổ chức. Thông thường đây là những bộ đồ kinh doanh cho nam và nữ, một bộ trang sức và phụ kiện tiêu chuẩn. Trong trường hợp chuyến thăm đầu tiên đến một tổ chức hoặc sự kiện không xác định, bạn nên biết trước về quy định trang phục được thông qua.

Trong cấu trúc của giao tiếp kinh doanh, bốn giai đoạn có thể được phân biệt, trình tự sẽ đạt được hiệu quả tối đa trong các cuộc đàm phán.

Ở đây, ấn tượng đầu tiên được thực hiện có tầm quan trọng hàng đầu. Chuẩn bị gặp gỡ với người đối thoại, sẽ rất hữu ích khi làm việc với thông tin trước: vòng tròn lợi ích của người đối thoại, môi trường và đặc điểm văn hóa của anh ta, các quy tắc và truyền thống quan trọng đối với người đối thoại. Điều này sẽ cho phép bạn cảm thấy tự tin hơn và với sự tôn trọng đối xử với một hoặc một tính năng khác của đối tác.

Các cụm từ đầu tiên được xây dựng đúng là chìa khóa cho sự thành công của giao tiếp. Bạn cần bắt đầu bằng cách thu hút sự chú ý và vị trí của đối thủ vào chính mình. Sự thân thiện thông thường của con người, phép lịch sự, biểu hiện của sự quan tâm lịch sự đối với người của người đối thoại, cách phát âm tên của anh ta sẽ giúp ích trong việc này.

Trong quá trình thảo luận về các nhiệm vụ, cần phải liên kết với người đối thoại cho một sóng Sóng. Kết quả này có thể đạt được nếu bạn theo dõi cẩn thận trạng thái cảm xúc của đối tác hoặc không khí cảm xúc chung trong nhóm khi nói đến các cuộc đàm phán với khán giả.

Kiến thức về ba kênh chính của nhận thức: thị giác, thính giác và động lực học (bao gồm cảm ứng, mùi, vị trí cơ thể, cử chỉ và nét mặt) sẽ giúp bạn điều chỉnh với người đối thoại.

Tập trung trực tiếp vào chủ đề của cuộc họp, thảo luận về các vấn đề và nhiệm vụ. Mục đích của giai đoạn này là đạt được thỏa thuận thỏa đáng nhất có thể cho cả hai bên.

Ở giai đoạn thứ ba, một số giai đoạn được sử dụng, trong đó bản chất của liên hệ bao gồm:

• xác định động cơ và mục tiêu của người đối thoại;
• duy trì sự chú ý: điều quan trọng là phải xem chủ đề chính của cuộc trò chuyện, không bỏ qua một bên và không nhảy từ chủ đề này sang chủ đề khác;
• lập luận và thuyết phục: áp dụng trong trường hợp bất đồng;
• Sửa kết quả là một thời điểm quan trọng trong cuộc trò chuyện, khi bạn nên kết thúc giao tiếp về chủ đề này, bất kể kết quả là gì, cảm giác bên trong này đi kèm với kinh nghiệm và phụ thuộc vào sự quan sát, khả năng nắm bắt rõ ràng những thay đổi nhỏ nhất trong nền tảng cảm xúc của người đối thoại.

Ấn tượng chung của cuộc họp được hình thành ở giai đoạn cuối của giao tiếp kinh doanh và được ghi lại rõ ràng nhất trong bộ nhớ. Do đó, khả năng hoàn thành đúng cuộc trò chuyện có thể là yếu tố quyết định trong việc hợp tác hơn nữa.

Xem cách giao tiếp đẹp trong video tiếp theo.