İş telefonu iletişiminin incelikleri

İş iletişimi sanatı, müzakerenin önemli bir yönüdür ve uzun yıllar boyunca alaka düzeyini kaybetmez. Telefonla iş iletişimi yoğunluğu yıldan yıla artmaktadır. Ve mobil iletişimin gelişmesiyle iletişimin ana yollarından biri haline geliyor. Telefon becerileri kazanmak için, iş iletişiminin karmaşıklıklarını ve kurallarını bilmek önemlidir.

Modern dünyada telefon önemli bir rol oynar, çünkü onunla aile, arkadaşlar, iş arkadaşları, yönetim ve iş ortaklarıyla iletişim kurarız.

Dolayısıyla, belirli bir insan çevresi ile bir konuşma sırasında, bir kişi uygun iletişim yöntemini kullanır ve örneğin, yakın bir arkadaşta olduğu gibi patronuyla asla bir diyalog yürütmez. Bu durumda, daha resmi bir iletişim türü kullanılır.

Nüfusun sosyolojik araştırmalarını yapan, müşterilerden çağrı alan veya telefonla müzakere eden çalışanlar da iş görgü kurallarını kullanmalıdır. Genellikle, başarılı telefon görüşmeleri iyi bir iş ilişkisinin anahtarı haline gelir. Ve şirketin imajı bile tamamen çalışanların telefon üzerinden yetkin diyaloglar yapma yeteneğine bağlı olabilir.

Şu anda, çoğu arama mobil cihazlardan yapılmaktadır. Bu iletişim aracını kullanarak bazı kurallara uymalısınız.

• Bir müşteriyle bir sinemada, bir seminerde bir iş toplantısında daima telefonu kapatın veya titreşim moduna ayarlayın.
• Bir mobil cihaz, bir sabit telefona göre sese daha duyarlıdır. Bu nedenle, halka açık bir yerde olmak, dışarıdan müdahale olmadan kişisel bir konuşma yapmak gerektiğinde, sadece sessizce konuşabilirsiniz ve muhatap kesinlikle sizi duyacaktır.

• Telefona yüksek sesle arama yapmayın. Başkalarını korkutabilir.
• Kısaca konuşmaya çalışın. Üçüncü tarafların varlığında, konuşma 30 saniyeden daha uzun sürmemelidir, aksi takdirde bir kişinin önünde kaba görünme riski vardır. Bir telefon görüşmesi için iyi bir neden varsa, örneğin bir akrabanın hastalığı veya büyük bir işlem varsa, mevcut olanları durum hakkında bilgilendirmelisiniz.
• Bir iş yemeği sırasında telefon görüşmelerinden kaçının. Aramayı cevaplamak için acil bir ihtiyaç varsa, masayı terk etmeli ve daha az kalabalık bir yerde konuşmalısınız.

Telefon iletişiminde etik standartlar, etkin şirket operasyonları için önemlidir. Telefon görüşmeleri kültürü özel bir iş iletişimi türüdür. Görgü kurallarını bilmek, iş ilişkilerini güçlendirmeye ve kuruluşun karlılığını artırmaya yardımcı olacaktır.

• Telefon görüşmesinin yapılacağı kişiyi selamlamak gerekir. Bunun için en uygun olanı günün saati ile ilgili ifadelerdir ("Günaydın", "İyi günler" veya "İyi akşamlar").
• Resmi bir telefon görüşmesi sırasında, kendi tonunuzu izlemeniz önemlidir. Muhataptan uzaklaşmamak için, gereksiz duygulardan kaçınarak kibar ve sakin bir şekilde konuşmanız gerekir.

• Selamlamadan sonra, kendinizi tanıtmanız ve adınızı, pozisyonunuzu ve organizasyonunuzu vermeniz önerilir.
• Bir kişiyi ararsanız, şu anda konuşmasının uygun olup olmadığını her zaman açıklığa kavuşturmalısınız.
• Etik standartlara göre, ikinci veya üçüncü çağrıdan sonra telefonu almanız gerekir.
• Görüşme sırasında sigara içmeyin, yiyecek veya içecek yemeyin.
• Arayan abone kuruluşun başka bir çalışanıyla ilgileniyorsa, görüşmenin kendisine yönlendirilmesi veya bekleme işlevini etkinleştirmesi gerekir.
• Numara ile hata yaptığınız bir durumda, çok fazla soru sormadan muhataptan özür dilemeli ve hemen veda etmelisiniz.
• Asla sabah erkenden, öğle yemeği molası sırasında veya çalışma gününün bitiminden önce aramayın.
• Sekreter veya asistan yönetici yerine çağrı yapabilir veya cevaplayabilir.

• Bir iş ortağını veya müşteriyi yalnızca size iletişim bilgilerini vermesi koşuluyla kişisel bir numaradan arayabilirsiniz. Ancak hafta sonları ve tatillerde bu tür çağrılar yasaktır.
• Yetersiz iletişim nedeniyle konuşmanın kesildiği zamanlar olabilir. Bu durumda, ilk arayan kişi geri aramalıdır.
• Konuşmayı sürüklemeyin. Uzun bir konuşma muhatapı delebilir ve öfkeye neden olabilir. İletişim gecikirse, ancak görüşmenin amacına ulaşılmazsa, müşteriyi ertesi gün arayabilir veya kişisel bir toplantı düzenleyebilirsiniz.
• Konuşmanın bitiminden sonra, muhataplara teşekkür etmesi ve herhangi bir sorusu olup olmadığını sorduktan sonra kibarca veda etmenizi tavsiye ederiz. Bu basit eylem, konuşmayı tamamlayacak ve daha fazla işbirliğini teşvik edecektir.

Bir telefon görüşmesine dikkatlice hazırlanmalı ve bir dizi özel eylem gerçekleştirmelisiniz. Ana noktaları daha ayrıntılı olarak ele alalım.

• Muhatabı aramak ancak net bir konuşma planı hazırlandıktan sonra yapılır. Küçük ayrıntıları hariç tutmak için grafik veya şematik çizimler yapabilirsiniz.
• Müzakere sürecinde sormanız gereken hatırlamanız gereken önemli soruları not edin.
• İletişim sürecinde ihtiyaç duyulabilecek belgeleri (yazışmalar, raporlar, sözleşmeler) hazırlayın.

• Bir görüşme yapmak için muhatabınızdan uygun bir süre isteyin.
• Alınan bilgileri kaydetmek için bir not defteri veya günlük hazırlayın.
• Sohbete katılacak kişilerin adlarını ve soyadıyla iletişim kurmak için genel listeyi öğrenin.
• Bir numarayı çevirmeden önce, olumlu bir ruh hali ayarlamaya çalışın, o zaman duygusal durumunuz elbette muhatabın bulunmasına neden olmalıdır.
• Telefon görüşmesi yaparken, ofisteki iletişimin güvenliğini düşünün, çünkü değerli bilgiler rakiplerin eline geçebilir.

Ayrıca, yaklaşan telefon görüşmesinde hariç tutulması ve izin verilmemesi gereken noktalar da vardır.

• İş konularını yabancı veya sıradan biriyle tartışmaya gerek yok. Randevu almak daha iyidir.
• Bunu yapma yetkisi olmayan veya başka türlü düşünen bir kişiden karar alınması tavsiye edilmez. Telefonda, bu kararın bir rakibi olmasına rağmen, onay verebilir.
• Konuştuğunuz kişinin sizinle aynı fikirde olduğundan ve yardım etmek istediğinden emin değilseniz isteklerinizi dile getirmeye değmez.

Telefonun iş iletişimindeki rolü iki yönlüdür. Çoğu zaman, gün boyunca yapılan acil görevlerden uzaklaşır, ancak aynı zamanda birçok görevin çözümünü hızlandırır. Bu nedenle, daha verimli kullanımına katkıda bulunan telefon görüşmeleri prensiplerini öğrenmek gerekir.

Potansiyel müşterilerle telefon görüşmelerinde çalışmaları özel olan çalışanlar için bir iş iletişimi tekniğine sahip olmak çok önemlidir. Birçok şirket, onu gerçek bir müşteri haline getirmek için arayanla iletişim kurmak için ilk kelimelerden dener.

Firmalar müşteri çekmek için farklı yollar kullanarak rekabet ederler. Hizmetlerin tanıtımında önemli bir aşama telefon satışlarıdır ve bu nedenle yöneticiler müşterilerle diyalogları doğru ve dokunsal bir şekilde yürütmelidir, aksi takdirde karlı sözleşmeler rakiplere gider.

Aşağıdaki ipuçları, iş telefonu görüşmenizde başarılı olmanıza yardımcı olacaktır.

• Size yararlı bir hizmet sunan kişiyi aramanız önerilir. Şükran sözleri gelecekteki işbirliği için çok önemlidir.
• Görüşme yaparken daima gülümse. Abone kesinlikle gülüşünüzü ve iyimserliğinizi hissedecek.
• Müzakere sürecinde, muhatabın düşüncelerinin seyrini tahmin etmeye çalışın.
• Asla küfür veya konuşma dili sözcükleri kullanmayın. Bu iletişim kültürünün tersidir.
• Arayanın anladığı ifadeleri ve terimleri kullanın.
• Birisine paralel konuşurken ahizeyi örtmeyin. Böylece muhatap için saygısızlık ortaya çıkar.
• Konumunuzu güvenle ve doğrulukla açıklayın, çünkü doğruluk kralların nezaketidir.

• Müzakereler, gecikmeden ve kafa karıştırıcı teklifler olmaksızın sorulan soruları hızlı bir şekilde yürütmek için önemlidir. Bir duraklama sadece uzman görüşmeler için gerekli belgeleri arıyorsa haklı olabilir. Duraklama uzarsa, kişi iletişimi kesme hakkına sahiptir.
• Telefon, gerçek veya sanal iletişim anlarında son derece kibar olmalısınız. Yükseltilmiş bir sesle bağırıp konuşmak ahlakın ihlali olarak kabul edilir.
• Konuşmanın ustaca tamamlanması diyaloğun ana kısmından daha az önemli olmadığından muhatabınıza doğru veda edin. İlk olarak diğer kişinin telefonu kapatmasını sağlayabilirsiniz. Bu, konuşmayı dostane bir dalgada sona erdirecektir.

Tabii ki, telefonda başarılı bir iletişim için iyi bir diksiyona ihtiyacınız var.Konuşmanızı etkileyici ve sesinizi keyifli hale getirmek için bir sonraki videodaki dersleri kullanın.