Görgü Kuralları ve İş Yazışmaları Etiği

Mevcut iş gerçekliği, pazar konumlarını güçlendirmek isteyen orta ve büyük ölçekli girişimcilerin sadece% 15'inin hedefe ulaşmasıdır. Bu nedenle, iş görgü kurallarının uygunluğu birkaç kez artar, çünkü standartlarına uyulmaması, diğer nedenlerin yanı sıra, genellikle yararlı iş ilişkilerinin bozulmasına yol açar.

Etiğin geniş bir yorumunda, sosyal ilişkileri düzenlemeyi amaçlayan bir dizi genel ilke anlamına gelir. Buna göre, iş ilişkileri etiği, iş alanındaki kabul edilen etkileşim düzeni ve stiliyle ilgili konuları dikkate alır.

İş ilişkilerinin etik yönlerini detaylandırmak, örneğin müzakere prosedürü, kurumsal davranış kuralları, iş gelenekleri ve ritüelleri, boyun eğme unsurları, iletişim ve yazma tarzları, ortaklar ve iş arkadaşları ile ilişkilerde doğruluk konuları dahil olmak üzere iş görgü kurallarıdır.

Etik ve görgü kurallarının önemi, ayrılmaz bir parçası olarak, uzun vadeli uygulamaların bir sonucu olarak ortaya çıkan düzenleyici çerçevenin iletişimi büyük ölçüde basitleştirmesi, iş sektöründe hedeflere doğru bir şekilde ulaşmasını ve zamandan önemli ölçüde tasarruf etmesini sağlayan açık ve erişilebilir bir bağlam yaratmasıdır.

Başka bir deyişle, istenen ticari hedefleri rasyonel ve çatışmasız olarak belirlemeyi ve başarılı bir şekilde gerçekleştirmeyi mümkün kılan iş problemlerini çözmek için özel bir algoritmadan bahsediyoruz. Bu algoritmanın sahiplik düzeyi, bir iş anlaşmazlığında bir iş ortağının veya rakibin profesyonelliği derecesi hakkında doğrudan sonuçlar çıkarmanıza izin verir.

Bu bağlamda, aşağıdaki genel ilkelere uymak önemlidir:

• her yerde ve her şeyde dakiklik;
• bilgi güvenliğine uyum;
• ses özgeciliği;
• iş ortamına uygun olumlu bir imaj;
• yetkin konuşma ve yazma dili;
• iş konuşma kültürü kurallarına uymak.

Ticari yazışma türleri çeşitlidir ve belirli bir konvansiyon derecesi ile iki ana türe ayrılabilir:

• eyaletler arası - devlet örgütleri, yabancı misyonlar ve yetkililer (çeşitli notlar, muhtıralar ve diğer formlar) - diplomatik ilişkilerin unsurları;
• ticari - kurumlar ve kuruluşlar arasındaki iş ilişkileri alanında kullanılan yarı resmi statü mektupları.

Dilbilimsel ve bazı geleneksel farklılıklara rağmen, hizmet mektubu yazma tarzının belirli bir genel temeli ve yerleşik uygulama ile geliştirilen bir grup kuruluş vardır. Örneğin, gönderenin ve muhatabın konumu ile belirlenen bir dizi protokol gereksinimi, karşılıklı saygı ve doğruluk için başlangıç ​​ayarlarına dayanır. Bu nedenle, belge türünden bağımsız olarak, yapısal olarak, mutlaka aşağıdaki unsurları içermelidir:

• itiraz (muhatabın resmi statüsü);
• iltifat (mektubun kibar bitişi);
• imza;
• tarih (mesajın yazıldığı gün, ay, yıl ve yer);
• gönderenin adresi (soyadı, resmi durum, adres mektubun 1. sayfasının üstüne veya altına yerleştirilir).

Ayrıca, doğrudan mektuplarla ilgili bir dizi hüküm vardır:

• iş mektupları yalnızca ön yüzlerinde antetli kağıtlara veya kağıt yapraklarına yerleştirilir;
• sayfa numaralandırma Arapça rakamlarla yapılır;
• mesajlar basılı olarak yürütülür;
• belge gövdesinde silme ve düzeltme işlemlerine izin verilmez
• belge içe katlanmış;
• bir mektuba cevap için bekleme süresi on günden fazla değildir.

Bir iş mesajının açık bir amaçlı odağı olmalı ve bir soru içermelidir ve metnin tüm anlamı, ister bir işlem teklifi, ister ticari bir talep, isterse sadece ilgili bilgiler olsun, içeriğinin tamamen ve tamamen altında olmalıdır.

İş mesajlarının sınıflandırması çeşitlidir ve işlevsel olarak hedeflenen yönelimlerine bağlıdır. Örneğin, harfler:

• duyuran;
• anımsatan;
• davetiyeleri;
• bilgi incelemeleri;
• düzenlenmesi;
• desteklenmesi;
• diğer türler.

Ticari yazışmalarda en tipik olanları:

• sorgular;
• teklif;
• sarı;
• şikayet;
• teminat mektupları.

İş iletişimi biçimlerinden biri olarak, kelimenin tam anlamıyla, harfler iş ve özel-resmi olmak üzere 2 türe ayrılır.

İş dünyası, kuruluşlar ve kurumlar arasında geçen yazışmaları içerir. Özel-resmi mektup, bir kuruma özel bir kişi tarafından veya tam tersine bir kurum tarafından özel bir kişiye gönderilen bir mesajdır.

Birkaç iş yazışması kuralı vardır.

• Mektup, alıcıların ticari çıkarlarının ortaya çıkmasını, ortaklıkların yararlarını ve ortaklıkların kırılmasının uygunsuzluğunu göstermek için ikna edici kanıtlar temelinde açıkça ve teşvik etmelidir. Metin teşvik edici olmalı ve işbirliği için motive edilmelidir.
• Bir iş mektubunda aşırı kişisel duyguların tezahürü, vakanızı kanıtlamanın ve bir sorunu çözmenin en iyi yolu değildir.
• Mektubun metninin aşırı yüklenmesini ve tıkanmasını önlemek için, herhangi bir mecazi karşılaştırma, metafor, alegori ve hiperbolden kaçınılmalıdır.
• Konunun açık ve özlü bir sunumu için, ayrıntılardan ve aşırı ayrıntılardan kaçınarak basit cümleler kullanmak daha iyidir. Mesajın ana fikri, genellikle harfin eklerine (diyagramlar, grafikler, dijital veriler) yerleştirilen yalnızca ilgili argümanlar ile desteklenmelidir.
• Metin, her biri bağımsız bir düşünceyi temsil eden yeni bir satırla başlayan paragrafları vurgulamalıdır.

• İş yazılı mesajı açıklayıcı sıfatlar, gereksiz açıklamalar ve detaylar kullanmamalıdır. Yazımın sonunda, belgenin kontrol edilmesi ve ilgili anlamsal içerik taşımayan ifadelerin kaldırılması önerilir.
• Okuryazarlık metnin temel bir öğesidir. Mesajda yazım ve diğer hataların varlığı kabul edilemez.
• Mektubun konusunun belirtilmesi gerekiyor. Belgelerdeki konu kısa ve öz bir şekilde yansıtılmalıdır, bu okurken zaman kazandırır ve göndereni olumlu şekilde karakterize eder. Mektup e-posta ile gönderiliyorsa ve özellikle önemli bilgiler içeriyorsa, elektronik hizmette bulunan özel bir “bayrak” ile donatılmalıdır.
• Metnin iyi okunabilirliği, ortalama yazı tipi boyutuna sahip Arial veya Times New Roman yazı tipleri tarafından sağlanır. Özel bir ihtiyaç varsa, italik veya kalın olarak önemli fikirleri vurgulamak mümkündür.

• Metinde, metnin daha kolay anlaşılmasını sağlayan altyazıların (3-4) kullanılması yararlıdır.
• Numaralandırmalar, listeler ve listeler özel işaretçiler kullanarak daha iyidir.
• Kurumsal kimlik şablonu (şema) iş iletişiminde verimlilik ve tarafsızlığın mükemmel bir göstergesidir. Özellikle kurumsal açıdan uygundur, çünkü uygun bir ışıkta öne çıkmanıza ve yerleşik formaliteye uymanıza izin verir.

İş mesajının yapısı tipiktir. Geleneksel olarak şunları içerir:

• giriş;
• ana kısım;
• Nihayet.

Giriş mektubun amacını özetler. Ana bölüm sorunun özünü açıklamaktadır. Sonuç olarak, ana bölümün içeriğini, örneğin sonuçlar şeklinde özetlemek arzu edilir. "Postscripts" ve çeşitli dipnotlar istenmez.

Sonuç olarak, manipülasyonlar biçiminde benzer ifadeler uygunsuzdur, örneğin: “karşılıklı yarar sağlayan bir ortaklık umuyorum” vb. Basit ifadeler içeren bir iş mektubunda veda etmek daha iyidir - “Saygılarımızla”, “Saygılarımızla” vb.

Mesajın alt kısmında belirtilmiştir: F. I. O., resmi statü, şirket adı, imza konulmaktadır. İrtibat numaraları da belirtilir.

Tablolar ve grafikler, mektubun sonunda bunu gösteren ayrı bir dosya (paket) olarak eklenir. Bir grup ek varsa, envanterleri adlarla birlikte verilir.

Kısaltmayı ve özel kısaltmaları yalnızca alıcının anlayacağından eminseniz kullanabilirsiniz.

Metne iş dünyasında daha mantıklı bir titizlik ve tutarlılık kazandırmak için bağlayıcı olarak aşağıdaki konuşma dönüşleri kullanılır:

• bu nedenle;
• yukarıdakilere dayanarak;
• bunun sayesinde;
• verilere göre;
• buna dayanarak;
• dikkate alarak;
• ve diğerleri.

Sanal alanda, minyatürde iletişimi temsil eden iş etkileşimi spesifiktir ve daha az ilgili görgü kurallarına uymayı gerektirmez. Uygulamaya uygun olarak bir harfle yetkin çalışma, cilt, dil, yapı ve formatla ilgili aşağıdaki notları içerir.

• Tema formülü kesinlikle metinde belirtilen konuya tam olarak karşılık gelmelidir. Bu, okuyucuyu istenen iş ruhuna hızlı bir şekilde ayarlamanızı sağlar.
• E-posta ile gönderilen bir belgenin en uygun hacmi, maksimum miktarda metin olan A4 formatında bir sayfa olan “tek bir ekrana” sığar.
• En uygun yatırım boyutu 3 Mb'dan fazla değildir.
• Gönderilen dosyaların standart Zip veya Rar kodlama arşivlerine “paketlenmesi” önerilir. Diğerleri genellikle sevkiyat sırasında engellenir.
• Köprüler standart olmalıdır (mavi, altı çizili).
• Muhatabın cevabı mektubun başlangıcına, aşağıya değil yukarıda yer almalıdır. Bu, yazışma ortağının bir önceki metinde fazladan ve zorla kaydırma ihtiyacını ortadan kaldırır.

• Ortak için en anlaşılır olan yazı dilini kullanmak gerekir. Bir mesajda profesyonellik, iç kelime, argo ifadeleri ve kısaltmaların (özellikle dış yazışmalarda) kullanılmasının tavsiye edilebilirliği sorusu, yazışma ortaklarının içeriğine ve niteliklerine bağlı olarak ayrı ayrı kararlaştırılır.
• Ortağı mesajının alınması hakkında bilgilendirmek önemlidir - bu iyi bir zevk ve iş görgü kurallarının bir parçasıdır ve ona saygı gösterir.
• Cevap mümkün olduğunca hızlı olmalıdır. Herhangi bir nedenden dolayı hızlı bir şekilde cevap vermek mümkün değilse, ortak mektubunun alındığı konusunda bilgilendirilmeli ve yanıt zamanını belirtmelidir. Cevap vermeden önce etik ve rahat bir duraklama, mesajı aldıktan 48 saat sonra gerçekleşir. Bu süreden sonra kişi genellikle mesajın kaybolduğuna veya görmezden geldiğine inanır. Yazışmadaki aşırı bir duraklama genellikle bir partneri kaybetme riski ile ilişkilidir ve iş dünyasında etik standartların ihlali olarak yorumlanır.
• Mesajın sonuna, dağıtım sırasına bakılmaksızın, istisnasız olarak tüm harflerle belirtilen iletişim bilgileri yerleştirilmelidir.
• Nakliye sırasında, gizlilik konularına özellikle dikkat etmek önemlidir.

İş yazışmaları görgü kuralları hakkında daha fazla bilgi için sonraki videoya bakın.