ย่อ

เคล็ดลับการเขียนสรุปเลขานุการ

เนื้อหา

ผู้เชี่ยวชาญทำอะไร
โครงสร้าง
ไม่จำเป็นต้องระบุอะไร
วิธีเขียนจดหมายสมัครงาน?
ตัวอย่าง

เลขานุการ บริษัท รับหน้าที่จัดงานของกลุ่มแรงงานโดยเฉพาะหัวหน้า บริษัท นี่คือผู้ช่วยหัวหน้า บริษัท จึงมีข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับผู้สมัครตำแหน่งว่างนี้ ให้เราเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาในการรวบรวมเรซูเม่ที่ประสบความสำเร็จในการสมัครตำแหน่งเลขานุการ

ผู้เชี่ยวชาญทำอะไร

งานของเลขานุการใด ๆ ต้องใช้ความสามารถในการสลับจากประเภทของกิจกรรมการทำงานหนึ่งไปยังอีกอย่างรวดเร็ว บุคคลนี้ทำงานที่หลากหลาย แต่ทุกคนมีจุดประสงค์เพื่อช่วยเหลือบุคคลแรกใน บริษัท ในที่ทำงานรวมทั้งช่วยประหยัดการทำงานและเวลาส่วนตัวของเขา ตามเนื้อผ้าหน้าที่การทำงานของผู้เชี่ยวชาญนี้รวมถึงเอกสารการทำงานกับโทรศัพท์ PBX และอุปกรณ์สำนักงานการกระจายสาย เช่นเดียวกับองค์กรการประชุมการเดินทางเพื่อธุรกิจและงานอื่น ๆ

เลขานุการที่แผนกต้อนรับ เขามีหน้าที่รับผิดชอบในการต้อนรับลูกค้าและผู้มาติดต่อครั้งแรกการสื่อสารทางโทรศัพท์การรับแฟกซ์ตลอดจนการสนับสนุนการบริการสำหรับการเจรจาต่อรองของหัวหน้า
หน้าที่ธุรการ รวมถึงการมีปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดระหว่างพนักงานขององค์กรการรักษาความสงบเรียบร้อยในพื้นที่สำนักงานการบำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงานให้สำนักงานของ บริษัท มีเครื่องเขียนและของใช้ในครัวเรือนที่จำเป็นทั้งหมด
งานของผู้ช่วยส่วนตัวต่อผู้นำนั้นแตกต่างกันเล็กน้อย ผู้เชี่ยวชาญนี้อัปเดตเสมอกับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นมันอยู่บนบ่าของเขาที่จะกำหนดตารางเวลาการประชุมการทำงานของหัวหน้าปฏิบัติตามงานมอบหมายส่วนบุคคลของเขาและงานอื่น ๆ อีกมากมายซึ่งมักจะระบุเป็นรายบุคคลในแต่ละกรณี
เสมียนศาล มักจะยึดติดอยู่กับผู้พิพากษาคนหนึ่ง - เจ้าหน้าที่นี้มีส่วนร่วมในการพิจารณาคดีของศาลและดำเนินงานสารคดีที่จำเป็น เสมียนศาลมีส่วนร่วมในการจัดเก็บเอกสารการถ่ายโอนวัสดุไปยังสำนักงานการเก็บบันทึกของเซสชั่นศาลเช่นเดียวกับการส่งออกหมายศาล ข้อกำหนดสำหรับตำแหน่งนี้มีสูงมาก: พนักงานต้องมีการศึกษาด้านกฎหมายที่สูงขึ้นและมีประสบการณ์วิชาชีพอย่างน้อย 2 ปี
กดเลขานุการ ดูแลประเด็นการนำเสนอแบรนด์โต้ตอบกับสื่อรวบรวมการเลือกข่าวปัจจุบัน ผู้ช่วยส่วนตัวยอมรับการติดต่อทั้งหมดเตรียมเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดสำหรับบุคคลแรกของ บริษัท รวบรวมข้อมูลในทางใดทางหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการยอมรับการตัดสินใจที่สำคัญและดำเนินการตามคำสั่งของเจ้านายเพียงครั้งเดียว

ข้อมูลเฉพาะยังมีอยู่ในกิจกรรมของผู้ช่วยทนายความนักแปลเลขานุการตลอดจนเจ้าหน้าที่ของหน่วยการศึกษาที่โรงเรียน

โครงสร้าง

ประวัติย่อใด ๆ ประกอบด้วยหลายช่วงตึก ด้านล่างนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องระบุในเลขานุการแต่ละคนในอนาคต

หน้าที่

ในเวอร์ชันเพิ่มเติมรายการงานของเลขานุการใด ๆ จะเป็นดังนี้:

การยอมรับจดหมายและแอปพลิเคชั่นที่ได้รับการแจกจ่ายการแจกจ่ายการโอนไปยังผู้รับผิดชอบ
การรับเอกสารสำหรับลายเซ็นต่อหัว
รับสายเรียกเข้าและโอนสาย
องค์กรของการเจรจาทางธุรกิจของหัวหน้า;
วาดขึ้นอุทธรณ์, จดหมายและเอกสารอื่น ๆ ตามคำขอของหัวหน้า;
การเตรียมการประชุมและการประชุมการทำงานรวบรวมวัสดุที่จำเป็นแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดของเหตุการณ์เกี่ยวกับสถานที่และเวลาของการถือครองของพวกเขาเสร็จสิ้นรายงานการประชุม
การให้บริการสำหรับการจัดการประชุมแขกของหัวหน้า;
ควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงาน บริษัท ตามคำสั่งของฝ่ายบริหาร
จัดหาการบริหารของ บริษัท ด้วยอุปกรณ์เครื่องเขียนอุปกรณ์สำนักงานและวิธีการอื่น ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงาน
การต้อนรับแขก
การเก็บรักษาเอกสารสำคัญของ บริษัท
การจัดทริปธุรกิจของบุคคลแรกของ บริษัท : การซื้อตั๋วรวมถึงการจองห้องพักในโรงแรม
การดำเนินการของคำแนะนำอื่น ๆ

หากคุณสมัครตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการให้เตรียมพร้อมว่ารายการหน้าที่จะรวมถึงการตรวจสอบเอกสารการเตรียมการวิจารณ์การวิเคราะห์การรวบรวมเอกสารสำหรับรายงานและสุนทรพจน์

ทักษะ

ผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จสำหรับตำแหน่งเลขานุการจะต้องมีทักษะดังต่อไปนี้ซึ่งสามารถระบุได้ในประวัติย่อ:

บันทึกการรักษา;
การสนทนาทางโทรศัพท์
การประชุมและการให้คำปรึกษาเบื้องต้นของลูกค้า
การสนับสนุนสำนักงาน
การประมวลผลการติดต่อทางจดหมาย
การจัดกิจกรรมและการประชุมทางธุรกิจ
การบริหารเวลาของศีรษะ
มีความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานและโปรแกรมคอมพิวเตอร์สำนักงาน

ทักษะเฉพาะใดที่มีความสำคัญเป็นลำดับแรกนั้นขึ้นอยู่กับขอบเขตของกิจกรรมของ บริษัท. ตัวอย่างเช่นหากจำเป็นต้องมีเลขานุการที่ศูนย์การแพทย์ความรู้ในเชิงลึกเกี่ยวกับงานเอกสารและการจัดการเอกสารไม่จำเป็นต้องใช้คุณแทบจะไม่ต้องการความสามารถในการสร้างเอกสารสำหรับการขอวีซ่า ตำแหน่งนี้ต้องใช้ความสามารถในการสื่อสารกับลูกค้าความรู้พื้นฐานของกิจการทางการแพทย์ความสามารถในการสื่อสารทางโทรศัพท์ในปริมาณมาก

ความสำเร็จ

ความสำเร็จระดับมืออาชีพมีความสำคัญสำหรับนายจ้างใด ๆ ในหมู่ที่สำคัญที่สุดประเด็นต่อไปนี้มักจะแตกต่าง:

การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารของ บริษัท
สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีที่สุดในสำนักงาน
การจัดระเบียบของระบบปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วย
สนับสนุนการเดินทาง
การประสานงานของบริการจัดส่งและทำความสะอาด

คุณภาพระดับมืออาชีพและส่วนบุคคล

เลขานุการผู้มีอำนาจควรมีคุณสมบัติที่สำคัญเช่น:

การเปิดกว้างต่อการสื่อสาร
ความรับผิดชอบและการวางแนวผลลัพธ์
ตำแหน่งชีวิตที่ใช้งานอยู่;
ความสามารถในการปฏิบัติหน้าที่ในการทำงานหลายอย่าง
ความสามารถในการสลับจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว
ไม่มีนิสัยที่ไม่ดี;
ความต้านทานความเครียด
ความถูกต้องและความละเอียด
ความปรารถนาที่จะทำให้สิ่งที่เริ่มต้นเสร็จสมบูรณ์
ความเหมาะสม;
ความสามารถในการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคล
ภาษาพูดและเขียนที่มีความสามารถ
ความรู้ที่ดีเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจ
ความสามารถในการทำหน้าที่ในทีม

ประสบการณ์การทำงาน

หากคุณเคยทำงานเป็นเลขานุการมาแล้วคงไม่ยากที่จะอธิบายประสบการณ์การทำงานของคุณ มันจะเป็นเรื่องยากมากขึ้นสำหรับผู้สมัครที่กำลังมองหางานพิเศษนี้เป็นครั้งแรก อย่างไรก็ตามการขาดประสบการณ์นั้นไม่ได้เป็นเหตุผลที่ทำให้คุณอารมณ์เสียคุณสามารถเน้นทักษะที่สำคัญที่คุณมีอยู่ได้เสมอ

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุ:

ความคล่องแคล่วในภาษาอังกฤษและสเปน;
ครอบครองโปรแกรมสำนักงานขั้นพื้นฐานทั้งหมด
ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน
การพิมพ์คนตาบอด 10 นิ้ว (300 ตัวอักษรต่อนาที)

คุณต้องเน้นบัตรที่กล้าหาญของคุณเสมอ - สิ่งนี้จะช่วยให้นายจ้างมองเห็นสิ่งที่คุณแข็งแกร่งและสนใจผู้สมัครของคุณ

การสร้าง

ในการสมัครตำแหน่งผู้อ้างอิงเลขานุการใน บริษัท ที่มีเกียรติคุณต้องมีการศึกษาขั้นสูง อย่างไรก็ตามการปฏิบัติหน้าที่ที่มีประสิทธิภาพมักจะต้องใช้ หลักสูตรเพิ่มเติมและการฝึกอบรมในงานธุรการการเก็บถาวรรวมถึงการฝึกอบรมการใช้งานอุปกรณ์สำนักงาน. ในสำนักงานขนาดเล็กเลขานุการมักจะทำหน้าที่เพิ่มเติมของทนายความรุ่นเยาว์หรือเก็บรักษาบัญชี ในกรณีนี้ตามลำดับคุณจะต้องมีการศึกษาด้านกฎหมายหรือเศรษฐกิจ

เมื่อสมัครตำแหน่งผู้ดูแลระบบเลขานุการและพนักงานที่แผนกต้อนรับส่วนหน้าการศึกษาระดับอุดมศึกษาไม่ได้เป็นพื้นฐาน

ไม่จำเป็นต้องระบุอะไร

ให้เราพักเพิ่มอีกนิดในสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องระบุในเรซูเม่

งานอดิเรกและงานอดิเรก. คุณไม่ควรทาสีในรายละเอียดว่าคุณชอบที่จะปลูกดอกไม้ / ถัก / ปักในกรณีที่กิจกรรมในอนาคตของคุณไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้
ประสบการณ์การทำงานที่มีทั้งหมด หลายคนเริ่มต้นอาชีพด้วยตำแหน่งงานเช่นพนักงานขายภารโรงหรือคนทำความสะอาด หากคุณทำงานมานานกว่า 10 ปีมันจะค่อนข้างเพียงพอที่จะหยุดที่ 2-3 แห่งในสถานที่พิเศษที่คล้ายกัน
เลขานุการต้องมีรูปลักษณ์ที่สวยงามดังนั้นจึงแนะนำให้แนบรูปถ่ายกับประวัติย่อ อย่างไรก็ตามไม่อนุญาตให้มีพื้นหลังทางเพศที่นี่ - กักตัวคุณไว้กับภาพถ่ายที่เข้มงวด“ สำหรับเอกสาร” รูปภาพในชุดว่ายน้ำหรือร้านอาหารอาจดำเนินการไม่ถูกต้อง

วิธีเขียนจดหมายสมัครงาน?

ไม่จำเป็นต้องมีจดหมายปะหน้า แต่ยังคงสร้างความประทับใจที่ดีต่อนายจ้างที่มีศักยภาพ ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำทุกสิ่งที่เขียนไว้ในประวัติย่อเอง ที่นี่คุณต้องระบุความสนใจของคุณในตำแหน่งว่างและเน้นย้ำถึงทักษะและความสามารถพื้นฐานเพื่อช่วยให้คุณมีหน้าที่อย่างมืออาชีพ

ในตอนท้ายของจดหมายขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณและแสดงความหวังอย่างจริงใจสำหรับการตอบกลับ