Eisenhowers matris - använd tiden korrekt

Under vårt vansinnigt snabba århundrade verkar tiden inte bara gå, utan flyger med hastigheten på ett supersoniskt plan. I en sådan cykel av händelser och dagar, fylld med en massa affärer och planer, kan vi ofta inte inse ens hälften av vad som var planerat. Och jag vill fånga allt. Hur man använder tiden korrekt, med Eisenhower-matrisen kommer vi att överväga mer detaljerat.

Tid är allt vi har. För bättre eller värre, vi lever våra liv beror direkt på hur och vad vi spenderar vår tid på. Och de som vill ha tid att göra mycket på sin väg, som regel, lär sig att effektivt hantera sin tid. Tidshantering (tidshantering) är inget annat än planering. Det är det som hjälper till att sluta oroa sig på grund av en bitter känsla av att tiden är kort, att den saknas verkligen och därför kan ingenting göras.

En gång var den berömda amerikanska militära och politiska figuren Dwight David Eisenhower allvarligt engagerad i att hitta en lösning på problemet med effektiv planering, han var också USA: s president. Och han lyckades hitta en lösning på detta problem, han kom till och med på sin tidsstyrningssystem.

Det hände precis så att den mänskliga hjärnan lättare och bättre uppfattar strukturerad information, det vill säga in i något specifikt system, uppdelat i hyllor. Samtidigt skulle det vara trevligt att visualisera dessa hyllor för att göra dem visuella, till exempel med hjälp av någon form av diagram eller diagram.Det är just denna princip om fördelning av fall som ligger till grund för Eisenhower-matrisen, som är en av de ledande metoderna i teorin om effektiv tidsstyrning.

Visualisering av handlingsplanen och handlingarna med matrisen är mycket enkel. Rita en fyrkant på papper, dela den med två vinkelräta linjer i fyra lika fält. Du bör få ett fönster med en grill i form av ett kors. Dessa fält kommer att dela ditt ärende i fyra grupper, som var och en kommer att bero på tecken på betydelse / ointresse och brådskande / icke-brådskande. Fälten som bildas från skärningspunkten mellan linjerna kallas kvadranter (matematisk koncept) och betecknas på följande sätt:

• kvadrant A (viktiga och brådskande uppgifter);
• kvadrant B (viktiga, men inte brådskande uppgifter);
• kvadrant C (inte viktiga, men brådskande uppgifter);
• kvadrant D (obetydliga och icke-brådskande uppgifter).

Eisenhower-matrisen har både fördelar och nackdelar. Vi kommer att beskriva både det och det andra, och vi börjar med fördelar.

• Trots dess namn “matrix”, vilket innebär något komplex, är systemet faktiskt väldigt lätt att förstå och tillämpas utan svårigheter.
• Fall, mål och mål är indelade i endast fyra kategorier, vilket hjälper till att navigera i dem bättre.
• Fördelningen av uppgifter enligt kriterierna för brådskande och viktighet gör att du kan driva icke-brådskande och obetydliga frågor i bakgrunden, och därmed låta dig gå framåt viktigt och brådskande. Så här analyseras och filtreras fall. De som inte behöver slösa bort tid alls elimineras.
• Huvudfördelen är att matrisen gör att du kan göra tidskostnader så effektiva som möjligt, vilket i sin tur gör det möjligt att göra allt i tid.

Nackdelar med detta system är också tillgängliga.

• Matrisen är ineffektiv i långsiktig planering. Det är lämpligt för aktuella frågor eller för en nära framtid.
• När det inte finns några dagliga mål, behöver du inte använda ett sådant system.
• För att använda matrisen effektivt måste du snabbt och exakt fördela målen i grupper. För att göra detta måste du förstå vilka av dem som kan tilldelas graden av "viktigt", och vilka mål som inte är särskilt viktiga, som måste slutföras brådskande och vilka som är frivilliga. En sådan träning tar tid, det vill säga matrisen "fungerar" inte för dig direkt, men det är ett minus.
• Och som ett resultat av föregående stycke kan det förekomma fel med riktigheten i att tilldela ärenden en viss status.

Vi behandlar varje kvadrant i matrisen mer detaljerat.

Om du är en master i planering, kommer kvadrant A att vara tom. Om saker dykte upp i det indikerar detta din dåliga organisation. Du tillåter utbildning om affärer och blockeringar. Anledningen till den här bilden är som regel lata.

Eller så kanske du inte prioriterar ordentligt. Naturligtvis är sådana situationer tillåtna, men när detta systematiskt observeras är det helt enkelt nödvändigt att arbeta med personlig självdisciplin. För att undvika att "lösa" modet i kvadrant A är det nödvändigt att hantera de uppgifter som införts i de återstående fälten i tid.

Men en liten uppgiftslista i kvadrant A kan fortfarande anges. Det kan vara:

• hälsofrågor;
• fall, vars misslyckande kan provocera utseendet på problem, försämrar livskvaliteten, hotar familjens och arbetets välbefinnande;
• fall, vars misslyckande väsentligt kommer att komplicera vägen till att uppnå huvudmålen eller leda till deras misslyckande;
• väg ut ur olika nödsituationer och krissituationer.

Om du ändå har många poäng i denna kvadrant, ge upp alla ansträngningar för att eliminera dem. Och glöm inte att genomförandet av vissa artiklar från listan över viktiga och brådskande kan helt omdirigeras, delegeras till någon från fullmakter, det är inte nödvändigt att bära hela bördan av alla angelägenheter bara på dig själv.Detta tillvägagångssätt hjälper dig att snabbt hantera kvadrant A.

Observationer visar att människor som föredrar att lösa problem från kvadrant B blir de mest framgångsrika, flyttar upp karriärstegen snabbare, är mest ekonomiskt välmående, har ingen brist på tid och lever ett harmoniskt, fullfjädrat liv. Icke-brådskande uppgifter tillhör kategorin de mest lovande och prioriterade uppgifterna, och om en person ägnar dem sin huvuduppmärksamhet, utvecklas allt som det borde.

Man bör komma ihåg att bristen på brådska i grupp B ibland leder till en försening av att uppfylla de angivna punkterna, och de migrerar till grupp A, där de redan kommer att kräva ett snabbt svar. Om vi ​​löser viktiga, men inte mycket brådskande uppgifter gradvis och regelbundet, kommer denna process att fortsätta lugnt och effektivt. Det är nödvändigt att närma sig denna typ av verksamhet på ett ansvarsfullt sätt, och bristen på brådskande möjliggör fullständig kontroll av framstegen i saken, föra alla detaljer till det ideala, tydligt tänka igenom alla steg och därigenom få ett produktivt resultat.

Eisenhowers matris lär dig främst hur du prioriterar. Detta betyder att det viktigaste i planeringen är förmågan att skilja viktiga frågor som leder dig till stora mål från sekundära mål. Uppgifterna som behöver föras in i grupp C är inte viktiga, i huvudsak är det saker som distraherar från huvudmålen, de bidrar inte till framsteg, men tvärtom hindrar bara utvecklingsprocessen. Ofta hindrar de dig från att koncentrera dig på att uppnå viktiga mål och därmed minska effektiviteten i det förflutna.

Du bör inte förväxla brådskande frågor från fält C, som är obetydliga, med brådskande frågor från fält A, som bara är oerhört viktiga. Detta leder som regel till att det verkligt viktiga kommer att förbli i bakgrunden. Ett levande exempel på en sådan situation kan vara möten som utsätts av någon utanför som du inte behöver, eller tömma långa konversationer, gå till fester och firande, inbjudningar som kommer från människor som inte är intressanta för dig, någon slags hushållssysslor, uppdelning av hushållsapparater och liknande. Ja, detta måste göras snarast, men lösningen av dessa uppgifter är inte en viktig nödvändighet, och deras misslyckande med att uppfylla innebär inga problem.

Klasser från denna grupp ger ingenting, tvärtom, de kan göra mycket skada. De bör försökas skjutas upp tills senare, och det är bättre att ignorera dem helt. Men fienden måste vara känd i sikte - det är absolut nödvändigt att sammanställa en lista över sådana "skadedjur" i fält D, eftersom det är just de aktiviteter som "äter upp" vår tid. Det är dessa saker som är så frestande och attraktiva för många på grund av deras enkelhet och löfte att ge avkoppling och glädje att spendera tid i den söta lyckan.

Sådana egenskaper hos dessa "fall" skapar en stor frestelse att ta itu med dem i första hand och låta som sagt hela världen vänta. Det kan vara extremt svårt att komma ut ur en pool med sådana pseudo-föremål, eftersom de verkligen drar en person. Men försök att förstöra vanan att hantera dem bör inte överges.

Dessa aktiviteter inkluderar:

• samtal om ingenting, tomma meningslösa samtal (både via telefon och live);
• samma sak som konversationerna från föregående stycke, korrespondens i budbärare, sociala nätverk, alla typer av chattar;
• titta på filmer, serier, TV-program som inte har en semantisk belastning, som distraherar från allvarliga problem och angelägenheter, orsakar olika negativa känslor;
• dator och andra (icke-utvecklande) spel.

Vila för kroppen och själen är utan tvekan nödvändig, men det finns många andra användbara sätt att genomföra:

• läsa kvalitetslitteratur;
• resor till utställningar, teatrar och museer;
• intelligensutvecklande spel;
• klasser i poolen, gym, vandring på skridskobanor, utflykter ut ur staden, resor etc.

Om du inte helt kan utrota skadliga aktiviteter från grupp D från ditt liv, bör du åtminstone försöka försena dem, var uppmärksam på dem bara när saker från grupp A och B är slutförda. .

Det finns en stor sannolikhet att tillskriva saken till en olämplig grupp. Detta är det största problemet i att skapa en hierarki av våra prioriteringar. För att göra det lättare att hantera det måste du lära dig att svara på två frågor med hjälp av två ord - "ja" eller "nej". Till exempel: "Kommer genomförandet av det här fallet att hjälpa mig att komma närmare mitt huvudmål?" Svaret "ja" betyder betydelsen av ärendet, svaret "nej" är obetydligt.

"Om jag inte löser problemet nu, kommer det att förlora sin relevans i morgon?" Svaret "ja" betyder brådskan i saken, svaret "nej" - inte brådskande. Efter att ha bestämt kategorin för varje lektion på detta sätt gör vi först saker från grupp A och sedan från grupp B.

Den bästa tiden att sammanställa en matris är början på en ny dag. Tänk noga över vilka uppgifter du står inför inom en snar framtid och skriv ner dem i form av en vanlig lista. Testa sedan var och en av dem med hjälp av ovanstående frågor och placera dem i fälten enligt svaren. Glöm inte att nämna de minsta och mest obetydliga fallen, som bara tar vår tid förgäves.

Det totala antalet uppgifter du bestämmer själv. När du har delat ärendena i lämpliga kategorier kan du skriva i en anteckningsbok eller skapa en regelbunden bekväm lista i telefonarrangören när hastigheten och vikten minskar, så att de första i listan är fallen från grupp A, den andra från B, den tredje från C och från D du behöver inte skriva alls. Glöm inte att uppgifter från grupperna A och C är föremål för delegering till släktingar, vänner, kollegor eller underordnade. Men grupp B - det är de saker som det är viktigt att göra på egen hand.

Eisenhowers matris kan användas av alla som behöver den. Det är bra eftersom det kommer att vara lika användbart för alla, oavsett ålder och social status: cheferna för organisationer och företag, och vanliga arbetare och kontorsarbetare, hemmafruar, studenter och barn som studerar i skolor.

Låt oss titta på ett exempel på hur dagliga inspelningar i Eisenhower-systemet kan se ut.

Grupp av brådskande och viktiga frågor:

• köra bilen till bensinstationen för reparationer, eftersom jag behöver den för arbete;
• lämna in en kvartalsrapport;
• hantera ett problem med ett kreditkort.

En grupp brådskande men viktiga frågor:

• att utveckla ett nytt ämne och beskriva huvudinstruktionerna för ett nytt projekt;
• sluta röka;
• lära sig engelska;
• köp ett gymmedlemskap.

Grupp av brådskande, men inte viktiga frågor:

• gå till årsdagen för San Sanych från den juridiska avdelningen;
• gratulera alla på sociala nätverk till vårens första dag.

Grupp av brådskande och oviktiga frågor:

• rengör garderoben;
• ta fram saker på mezzaninen;
• titta på serien;
• leka med en papegoja.

Eisenhowers matris kan jämföras med ett reningssystem, ett filter som gör att du kan bli av med onödiga saker. Till en början kanske du måste sammanställa det dagligen, men med ackumuleringen av erfarenhet kommer du att börja känna på intuitionnivå vilket företag som tillhör vilken kategori. Och så snart ett sådant tidshanteringssystem bemästras, och du lär dig hur du använder det effektivt, samt distribuerar ärenden korrekt enligt kvadranter, kommer du omedelbart att känna en ökning av frihet.Du kommer att börja ha tid att göra allt i tid och samtidigt att inte rusa, ditt liv kommer att återföras till det normala, mål som verkar ouppnåliga kommer plötsligt att uppnås. Och du kommer att garanteras närvaron av utmärkt skick och hög humör, energi och kraft.

Disciplin är grunden till framgång. Visst uppmärksammade du sådana människor som saknar sådana egenskaper, de befinner sig i en oändlig virvelvind av oändliga "gärningar", hela tiden de gör något tomt, meningslöst, men, enligt deras uttalanden, omöjligt viktigt. Och synen på dessa människor är ständigt trött, utmattad, förlorad, eländig. De är alltid irriterade, noga och rastlösa.

Om du inte vill vara så och inte väcker människor bara sympati och synd, måste du agera motsatt. Om allt händer så för dem, och du vill ha motsatta resultat, måste du agera på motsatta sätt. Nämligen: att ordna disciplin, behärska metoderna för självorganisation, följa tydliga planer, scheman och regimer, tydligt förstå när och vad man ska göra, och viktigast av allt, varför allt detta, vad är syftet. Och Eisenhower-matrisen kommer att vara en stor hjälper för dig i dessa frågor.

Det är faktiskt inte för ingenting att dess grundare, vars namn hon bär, kunde bygga en så yrande karriär och bli en av de mest berömda och älskade av de amerikanska folkpresidenterna, samt en mycket framgångsrik militär figur. Och allt detta trots att denna stora man föddes i en fattig familj. Du kan säkert ta ett exempel från sådana människor och använda de verktyg som uppfunnits av dem.