zhrnutie

Tipy na písanie textu pre tajomníka

obsah

Čo robí špecialista?
štruktúra
Čo nemusí byť uvedené?
Ako napísať sprievodný list?
vzorky

Tajomník spoločnosti preberá úlohy spojené s organizáciou práce kolektívu práce a najmä s vedúcim spoločnosti. Ide o asistenta vedúceho spoločnosti, preto sa na túto pozíciu uvoľňujú veľmi prísne požiadavky. Podrobnejšie sa zaoberáme otázkami zostavenia úspešného pokračovania žiadosti o pozíciu sekretárky.

Čo robí špecialista?

Práca ktoréhokoľvek tajomníka si vyžaduje schopnosť rýchlo prejsť z jedného druhu pracovnej činnosti na druhý. Táto osoba vykonáva celý rad úloh, ale všetky sú zamerané na pomoc prvej osobe v spoločnosti v práci, ako aj na šetrenie jeho pracovného a osobného času. Medzi pracovné funkcie tohto špecialistu patrí tradične papierovanie, práca s telefónom, pobočkovou ústredňou a kancelárskym zariadením, prerozdeľovanie hovorov, ako aj organizácia stretnutí, služobných ciest a niektorých ďalších prác.

Tajomník na recepcii Zodpovedá za počiatočný príjem zákazníkov a návštevníkov, komunikáciu po telefóne, príjem faxov a servisnú podporu pri rokovaniach vedúceho.
Správcovské povinnosti zahŕňa organizáciu najúčinnejšej interakcie medzi zamestnancami podniku, udržiavanie poriadku v kancelárskych priestoroch, údržbu kancelárskeho vybavenia, poskytovanie kancelárskeho vybavenia spoločnosti potrebným kancelárskym a domácim tovarom.
Úlohy osobného asistenta vedúceho sa mierne líšia. Tento špecialista je vždy informovaný o nadchádzajúcich udalostiach.Je na jeho pleciach, aby zostavil rozvrh pracovných stretnutí šéfa, splnenie jeho osobných úloh a mnoho ďalších úloh, ktoré sú zvyčajne špecifikované individuálne v každom prípade.
Súdny úradník zvyčajne sa pripája k jednému sudcovi - tento úradník sa zúčastňuje na súdnych konaniach a vykonáva všetky potrebné dokumentárne práce. Súdny úradník sa zaoberá archiváciou dokumentov, prevádzaním materiálov do kancelárie, uchovávaním záznamov o súdnych rokovaniach, ako aj zasielaním predvolania. Požiadavky na túto pozíciu sú veľmi vysoké: zamestnanec musí mať vyššie právnické vzdelanie a najmenej 2 roky odbornej praxe.
tlačový hovorca dohliada na otázky prezentácie značky, komunikuje s médiami, zostavuje výber aktuálnych správ. Osobný asistent prijíma všetku korešpondenciu, pripravuje všetky obchodné doklady pre prvú osobu spoločnosti, zhromažďuje informácie spôsobom, ktorý súvisí s prijímaním dôležitých rozhodnutí, a vykonáva aj jednorazové príkazy šéfa.

Špecifiká existujú aj v činnosti notárskeho asistenta, sekretárskeho prekladateľa, ako aj zamestnanca školskej jednotky.

štruktúra

Akýkoľvek životopis pozostáva z niekoľkých blokov. Nižšie sú uvedené odporúčania, čo v každom z nich uviesť budúcemu tajomníkovi.

povinnosti

V rozšírenej verzii je zoznam pracovných úloh ktoréhokoľvek tajomníka nasledujúci:

prijímanie prichádzajúcich listov a žiadostí, ich prerozdeľovanie, odovzdávanie zodpovedným osobám;
príjem dokumentácie na podpis vedúcemu;
odpovedanie na prichádzajúce hovory a ich presmerovanie;
organizácia obchodných rokovaní vedúceho;
vyhotovovanie odvolaní, listov a iných dokumentov na žiadosť vedúceho;
príprava stretnutí a pracovných stretnutí, zhromažďovanie potrebných materiálov, informovanie všetkých účastníkov podujatia o mieste a čase ich konania, finalizácia zápisníc zo stretnutí;
poskytovanie služieb na organizovanie stretnutí hostí vedúceho;
kontrola vykonávania pokynov správy zamestnancami spoločnosti;
poskytnutie administratívy spoločnosti potrebným kancelárskym potrebám, kancelárskym vybavením a inými prostriedkami na uľahčenie plynulého chodu zamestnancov;
príjem hostí;
vedenie archívu spoločnosti;
organizovanie obchodných ciest prvej osoby spoločnosti: nákup lístkov, ako aj rezervácia hotelových izieb;
vykonávanie iných pokynov.

Ak sa uchádzate o miesto asistenta, pripravte sa, že zoznam povinností bude zahŕňať overovanie dokumentov, prípravu analytických prehľadov, zhromažďovanie materiálov pre správy a prejavy.

zručností

Úspešný kandidát na pozíciu sekretára musí mať nasledujúce zručnosti, ktoré môžu byť uvedené v životopise:

evidencia;
vedenie telefonických rozhovorov;
stretnutie a počiatočné konzultácie s klientmi;
kancelárska podpora;
spracovanie korešpondencie;
organizácia podujatí a obchodných stretnutí;
časové riadenie hlavy;
znalosť kancelárskeho vybavenia a programov kancelárskych PC.

To, ktoré konkrétne zručnosti sú prioritné, závisí od oblasti činnosti spoločnosti, Napríklad, ak sa v zdravotnom stredisku vyžaduje sekretárka, je nepravdepodobné, že budete potrebovať dôkladnú znalosť administratívy a správy dokumentov, budete sotva potrebovať schopnosť vyhotovovať dokumenty na víza. Táto pozícia si vyžaduje schopnosť komunikovať so zákazníkmi, znalosť základov lekárskych záležitostí, schopnosť komunikovať po telefóne vo veľkom množstve.

úspechy

Profesijné úspechy sú dôležité pre každého zamestnávateľa, medzi najdôležitejšie patria zvyčajne tieto body:

optimalizácia správy dokumentov spoločnosti;
vytvorenie optimálneho pracovného prostredia v kancelárii;
organizácia systému interakcie medzi jednotkami;
Podpora cestovania
koordinácia kuriérskych a upratovacích služieb.

Profesionálne a osobné vlastnosti

Kompetentný sekretár by mal mať také dôležité vlastnosti, ako sú:

otvorenosť voči komunikácii;
zodpovednosť a orientácia na výsledky;
aktívny život;
schopnosť plniť povinnosti v oblasti multitaskingu;
schopnosť rýchlo prejsť z jednej činnosti na druhú;
absencia akýchkoľvek zlých návykov;
odolnosť proti stresu;
presnosť a svedomitosť;
túžba dokončiť to, čo sa začalo až do konca;
slušnosť;
schopnosť pracovať s osobnými údajmi;
kompetentný hovorený a písaný jazyk;
dobrá znalosť obchodnej etikety;
schopnosť konať v tíme.

Pracovné skúsenosti

Ak ste už pracovali ako sekretárka, nebude pre vás ťažké opísať svoju pracovnú skúsenosť. Pre uchádzačov, ktorí hľadajú prácu v tejto špecialite prvýkrát, bude to oveľa ťažšie. Nedostatok skúseností však nie je dôvodom na rozrušenie, vždy môžete zdôrazniť svoje kľúčové zručnosti, ktoré vlastníte.

Môžete napríklad zadať:

plynulosť v angličtine a španielčine;
držba všetkých základných kancelárskych programov;
znalosť kancelárskeho vybavenia;
10-prstové slepé písanie (300 znakov za minútu).

Vždy musíte zdôrazniť svoje tromfové karty - zamestnávateľovi to umožní zistiť, v čom ste silní a zaujímať sa o vašu kandidatúru.

tvorenie

Aby ste sa mohli uchádzať o pozíciu sekretárky v serióznej spoločnosti, musíte mať vysokoškolské vzdelanie. Efektívne plnenie povinností si však často vyžaduje ďalšie kurzy a školenia v oblasti administratívnej práce, archivácie, ako aj školenia v práci s kancelárskym vybavením, V malých kanceláriách tajomníci často dodatočne vykonávajú povinnosti mladšieho advokáta alebo vedú účtovné záznamy. V tomto prípade budete potrebovať právnické alebo ekonomické vzdelanie.

Pri uchádzaní sa o pozíciu sekretárky-administrátora a zamestnanca na recepcii nie je prítomnosť vysokoškolského vzdelávania zásadná.

Čo nemusí byť uvedené?

Urobme trochu viac o tom, čo nemusí byť uvedené v životopise.

Záľuby a záľuby, Nemali by ste maľovať podrobne, ako chcete pestovať kvety / pletené / výšivky v prípade, že s tým súvisí vaša budúca činnosť.
Všetky dostupné pracovné skúsenosti. Mnohí začínajú svoju kariéru s pozíciami ako predajca, školník alebo čistič. Ak pracujete viac ako 10 rokov, bude stačiť zastaviť na 2-3 miestach v podobnej špecialite.
Tajomník musí mať príjemný vzhľad, preto je vhodné k životopisu pripojiť fotografiu. Tu však nie je dovolené žiadne sexuálne pozadie - obmedzte sa na prísnu fotografiu „pre dokumenty“. Obrázky v plavkách alebo reštauráciách nemusia byť správne spracované.

Ako napísať sprievodný list?

Sprievodný list sa nevyžaduje, ale napriek tomu vytvára priaznivý dojem na potenciálneho zamestnávateľa. Nie je potrebné opakovať všetko, čo je napísané v samotnom životopise. Tu musíte identifikovať svoj záujem o voľné pracovné miesto a stručne zdôrazniť prítomnosť základných zručností a kompetenciíaby vám pomohol s profesionálnymi povinnosťami.

Na konci listu ďakujem za váš záujem a vyjadrte úprimnú nádej na odpoveď.