Rezumatul secretar Sfaturi de scriere

Secretarul companiei își asumă sarcinile de organizare a activității colectivului de muncă și, în special, de șeful companiei. Acesta este un asistent al șefului companiei, de aceea sunt impuse cerințelor destul de stricte candidaților pentru această vacanță. Să analizăm mai detaliat problemele compilării unui CV de succes pentru a depune candidatura pentru funcția de secretar.

Munca oricărui secretar necesită posibilitatea de a trece rapid de la un tip de activitate la altul. Această persoană îndeplinește o varietate de sarcini, dar toate au ca scop asistarea primei persoane din companie în muncă, precum și economisirea timpului său de muncă și personal. În mod tradițional, funcțiile de muncă ale acestui specialist includ documentația, lucrul cu telefonul, PBX și echipamentele de birou, redistribuirea apelurilor, precum și organizarea de întâlniri, călătorii de afaceri și alte activități.

• Secretar la recepție El este responsabil pentru recepția inițială a clienților și vizitatorilor, comunicarea prin telefon, primirea de faxuri, precum și asistența serviciilor pentru negocierile șefului.
• Sarcinile de administrator include organizarea celei mai eficiente interacțiuni între angajații întreprinderii, menținerea ordinii în spațiul de birou, întreținerea echipamentelor de birou, asigurarea biroului companiei cu toate articolele de papetărie și bunuri de uz casnic necesare.
• Sarcinile asistentului personal al conducătorului sunt ușor diferite. Acest specialist este mereu la curent cu evenimentele viitoare.Este pe umeri să elaboreze un program de ședințe de lucru ale șefului, îndeplinirea sarcinilor sale personale și multe alte sarcini, care sunt de obicei specificate individual în fiecare caz.
• Grefier de judecată de obicei atașat la un judecător - acest ofițer ia parte la ședințele de judecată și execută toate lucrările documentare necesare. Funcționarul de judecată este angajat în arhivarea documentelor, transferul materialelor la birou, păstrarea unei evidențe a ședinței de judecată, precum și trimiterea unor citații. Cerințele pentru această funcție sunt foarte mari: angajatul trebuie să aibă o educație juridică superioară și cel puțin 2 ani de experiență profesională.
• Secretarul de presă supraveghează probleme de prezentare a mărcii, interacționează cu mass-media, compilează o selecție de știri actuale. Asistentul personal acceptă toate corespondențele, pregătește toate actele de afaceri pentru prima persoană a companiei, colectează informații într-un fel sau altul legat de adoptarea deciziilor importante și execută, de asemenea, comenzi unice ale șefului.

Orice CV este format din mai multe blocuri. Mai jos sunt recomandări despre ceea ce trebuie indicat în fiecare dintre ele la viitorul secretar.

Într-o versiune extinsă, lista sarcinilor unui secretar este următoarea:

• acceptarea scrisorilor și aplicațiilor primite, redistribuirea lor, transferul către persoane responsabile;
• primirea documentației pentru semnătura către șef;
• răspunde la apelurile primite și redirecționarea acestora;
• organizarea negocierilor de afaceri ale șefului;
• întocmirea contestațiilor, scrisorilor și a altor documente la cererea șefului;
• pregătirea ședințelor și întâlnirilor de lucru, colectarea materialelor necesare, notificarea tuturor participanților la eveniment despre locul și ora desfășurării lor, finalizarea procesului-verbal al ședințelor;
• Furnizarea de servicii pentru organizarea unei întâlniri a oaspeților șefului
• controlul asupra executării de către angajații companiei a ordinelor administrației;
• asigurarea administrației companiei cu papetărie, echipament de birou și alte mijloace necesare pentru a facilita buna funcționare a personalului;
• primirea vizitatorilor;
• menținerea arhivei companiei;
• organizarea călătoriilor de afaceri ale primei persoane a companiei: achiziționarea de bilete, precum și rezervări de camere de hotel;
• executarea altor instrucțiuni.

Un candidat de succes pentru funcția de secretar trebuie să dețină următoarele abilități, care pot fi indicate în CV:

• evidență;
• efectuarea de conversații telefonice;
• întâlnirea și consultarea inițială a clienților;
• sprijin de birou;
• procesarea corespondentei;
• organizarea de evenimente și întâlniri de afaceri;
• managementul timpului șefului;
• cunoașterea echipamentelor de birou și a programelor de birou pentru computer.

Ce abilități specifice sunt prioritare depinde de sfera de activitate a companiei. De exemplu, dacă este nevoie de un secretar la un centru medical, este puțin probabil să se cunoască în detaliu lucrările de birou și managementul documentelor, este puțin probabil să aveți nevoie de capacitatea de a întocmi documente pentru o viză. Această poziție necesită capacitatea de a comunica cu clienții, cunoașterea elementelor de bază ale afacerilor medicale, capacitatea de a comunica la telefon în cantități mari.

Realizările profesionale sunt importante pentru orice angajator, dintre cele mai semnificative, de obicei, se disting următoarele puncte:

• optimizarea gestionării documentelor a companiei;
• crearea unui climat de lucru optim la birou;
• organizarea sistemului de interacțiune a unităților
• Suport de călătorie
• coordonarea serviciilor de curierat și curățare.

Un secretar competent ar trebui să posede asemenea calități importante:

• deschidere la comunicare;
• responsabilitate și orientare către rezultate;
• poziția vieții active;
• capacitatea de a îndeplini sarcini în multitasking;
• capacitatea de a trece rapid de la o activitate la alta;
• absența unor obiceiuri proaste;
• rezistență la stres;
• acuratețe și scrupulozitate;
• dorința de a finaliza ceea ce a început până la sfârșit;
• decență;
• capacitatea de a lucra cu informații personale;
• limba vorbită și scrisă competentă;
• cunoștințe bune despre eticheta de afaceri;
• capacitatea de a acționa în echipă.

Dacă ați lucrat deja ca secretar, atunci nu vă va fi dificil să vă descrieți experiența de muncă. Va fi mult mai dificil pentru acei candidați care caută pentru prima dată muncă în această specialitate. Cu toate acestea, lipsa de experiență nu este un motiv de a fi supărat, puteți să vă evidențiați întotdeauna abilitățile cheie pe care le dețineți.

De exemplu, puteți specifica:

• fluență în engleză și spaniolă;
• deținerea tuturor programelor de birou de bază;
• cunoașterea echipamentelor de birou;
• Tastați orb cu 10 degete (300 de caractere pe minut).

Pentru a solicita funcția de secretar-referent într-o companie respectabilă, trebuie să aveți studii superioare. Cu toate acestea, îndeplinirea eficientă a îndatoririlor necesită adesea cursuri suplimentare și instruiri în lucrări de birou, arhivare, precum și instruire în lucrul cu echipamente de birou. În birourile mici, secretarii îndeplinesc adesea, în plus, îndatoririle unui avocat sau păstrează evidența contabilă. În acest caz, respectiv, veți avea nevoie de o educație juridică sau economică.

Să ne gândim un pic mai mult la ceea ce nu trebuie indicat în CV.

• Hobby-uri și hobby-uri. Nu ar trebui să pictați în detaliu cum vă place să crească flori / tricotat / brodat în cazul în care activitatea viitoare nu are legătură cu aceasta.
• Toată experiența de lucru disponibilă. Mulți își încep cariera cu funcții de vânzător, de îngrijire sau de curățenie. Dacă lucrați de mai bine de 10 ani, va fi destul să vă opriți la 2-3 locuri într-o specialitate similară.
• Secretarul trebuie să aibă un aspect plăcut, de aceea este indicat să atașați o fotografie la CV. Cu toate acestea, aici nu este permis niciun context sexual - vă limitați la o fotografie strictă „pentru documente”. Imaginile dintr-un costum de baie sau restaurant nu pot fi procesate corect.

Nu este necesară o scrisoare de întâmpinare, dar totuși face o impresie favorabilă asupra potențialului angajator. Nu este necesar să repetați tot ce este scris în CV-ul în sine. Aici trebuie să vă identificați interesul pentru postul vacant și să subliniați pe scurt prezența abilităților și competențelor de bazăpentru a vă ajuta cu îndatoririle profesionale.

La sfârșitul scrisorii, vă mulțumim pentru interesul dvs. și exprimați sinceră speranță pentru un răspuns.

În concluzie, vă prezentăm un model de CV pregătit pentru funcția de secretar.

Ivanova Olga Ivanovna

D. P.: 10.01.1985

locul de reședință: Rostov

Mob. telefonul: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

Scopul: funcția de secretar personal al șefului

formare

Institutul de Economie din Rostov

Facultatea socială și economică

BC "Educație profesională", seminar "Bazele afacerilor secretariatului"

Experiență de muncă

01.2013 - actuala Casă de tranzacționare JSC

funcție: secretar

responsabilități:

• planificarea programului directorului;
• evidență;
• întreținerea vieții de birou neîntreruptă.

09.2008 - 12.2012, OJSC "Medical Center Plus"

poziție: administrator de recepție

responsabilități:

• primirea și redistribuirea apelurilor telefonice;
• lucrați cu corespondență;
• întâlnirea vizitatorilor;
• consultarea inițială a clienților.

aptitudini:

• experiență de păstrare a înregistrărilor;
• cunoașterea programelor de calculator de birou;
• discurs competent;
• Cunostinta cu echipament de birou.