Etichetă și etică a corespondenței în afaceri

Realitatea actuală a afacerilor este că doar 15% dintre întreprinzătorii pe scară medie și mare care încearcă să-și consolideze poziția pe piață ating obiectivul Din acest motiv, relevanța etichetei de afaceri crește de mai multe ori, deoarece nerespectarea standardelor sale, printre alte motive, duce adesea la defalcarea relațiilor comerciale utile.

Într-o interpretare largă a eticii, ele înseamnă un set de principii generale care vizează reglementarea relațiilor sociale. În consecință, etica relațiilor de afaceri ia în considerare aspecte legate de ordinea și stilul de interacțiune acceptate în sfera de afaceri.

Detalierea aspectelor etice ale unei relații de afaceri este eticheta de afaceri, care include, de exemplu, proceduri de negociere, reguli de conduită corporativă, tradiții și ritualuri de afaceri, elemente de subordonare, maniere și stiluri de comunicare și scriere, precum și probleme de corectitudine în relațiile cu partenerii de afaceri și colegii.

Semnificația eticii și etichetelor, ca parte integrantă, constă în faptul că cadrul de reglementare apărut ca urmare a practicilor pe termen lung simplifică foarte mult comunicarea, creând un context clar și accesibil în sectorul de afaceri care permite realizarea corectă a obiectivelor și economisirea semnificativă a timpului.

Cu alte cuvinte, vorbim despre un algoritm special pentru rezolvarea problemelor de afaceri care face posibilă stabilirea și atingerea cu succes a obiectivelor dorite de afaceri în mod rațional și fără conflict. Nivelul de proprietate al acestui algoritm vă permite să trageți concluzii directe despre gradul de profesionalism al unui partener de afaceri sau al unui adversar într-o dispută de afaceri.

În acest context, este important să respectăm următoarele principii generale:

• punctualitate peste tot și în orice;
• respectarea securității informațiilor;
• altruism sonor;
• o imagine favorabilă adecvată mediului de afaceri;
• limba vorbită și scrisă competentă;
• urmând regulile culturii vorbirii de afaceri.

Tipurile de corespondență de afaceri sunt diverse și, cu un anumit grad de convenționalitate, pot fi împărțite în două varietăți principale:

• interstatal - între organizații de stat, misiuni externe și funcționari (diverse note, memorandumuri și alte forme) - elemente ale relațiilor diplomatice;
• comercial - scrisori cu statut semi-oficial utilizate în domeniul relațiilor de afaceri între instituții și organizații.

Stilul de a scrie o scrisoare de serviciu, în ciuda diferențelor lingvistice și a unor diferențe tradiționale, are o anumită bază generală și un grup de unități dezvoltate prin practici consacrate. De exemplu, o serie de cerințe de protocol, determinate de poziția expeditorului și a destinatarului, se bazează pe setările inițiale pentru respectul și corectitudinea reciprocă. Prin urmare, indiferent de tipul de document, structural, acesta trebuie să conțină în mod necesar următoarele elemente:

• contestație (statutul oficial al destinatarului);
• compliment (sfârșitul politicos al scrisorii);
• semnătură;
• data (ziua, luna, anul și locul scrierii mesajului);
• adresa expeditorului (prenumele, statutul oficial, adresa sunt plasate în partea de sus sau de jos a primei pagini a scrisorii).

În plus, există o serie de dispoziții legate direct de scrisori:

• scrisorile de afaceri sunt prezentate pe antet sau foi de hârtie exclusiv pe partea lor frontală;
• paginarea se face cu cifre arabe;
• mesajele sunt executate în copie;
• ștergerile și corecțiile nu sunt permise în corpul documentului;
• documentul este pliat spre interior;
• timpul de așteptare pentru un răspuns la o scrisoare este de cel mult zece zile.

Un mesaj de afaceri ar trebui să aibă un obiectiv expres și să conțină o singură întrebare, iar întregul sens al textului ar trebui să fie complet și complet subordonat conținutului său, fie că este vorba despre o propunere de tranzacție, o solicitare comercială sau pur și simplu informații relevante.

Clasificarea mesajelor de afaceri este diversă și depinde de orientarea lor funcțională. De exemplu, literele sunt:

• anunțând;
• amintind de;
• invitații;
• recenzii de informatii;
• dispoziție;
• de sprijin;
• alte tipuri.

În corespondența comercială, cele mai tipice sunt:

• interogări;
• oferta;
• rezervările;
• plângere;
• scrisori de garanție.

Ca una dintre formele de comunicare de afaceri, în sensul strict al cuvântului, literele sunt împărțite în 2 tipuri - de afaceri și private-oficiale.

Pe activități include corespondența, care se desfășoară în rândul organizațiilor și instituțiilor. O scrisoare oficială este un mesaj care este trimis unei instituții de către o persoană privată sau, invers, de către o instituție - unei persoane private.

Există o serie de reguli de corespondență de afaceri.

• Scrisoarea ar trebui să stimuleze apariția interesului de afaceri pentru destinatar, în mod clar și pe baza unor dovezi convingătoare pentru a arăta beneficiile parteneriatelor și inadecvarea ruperii parteneriatelor. Textul ar trebui să fie stimulativ și să motiveze cooperarea.
• Manifestarea emoțiilor personale excesive într-o scrisoare de afaceri nu este cea mai bună modalitate de a-ți dovedi cazul și de a rezolva o problemă.
• Pentru a evita supraîncărcarea și înfundarea textului scrisorii, trebuie evitată comparații figurative, metafore, alegorii și hiperbole.
• Pentru o prezentare clară și concisă a subiectului, este mai bine să folosiți propoziții simple, evitând detalii și detalii excesive. Ideea principală a mesajului trebuie să fie susținută de argumente relevante exclusiv, care sunt de obicei plasate în atașamentele la scrisoare (diagrame, grafice, date digitale).
• Textul ar trebui să evidențieze paragrafe, fiecare dintre acestea, reprezentând o gândire independentă, începe cu o nouă linie.

• Mesajul scris în afaceri nu trebuie să folosească adjective descriptive, clarificări și detalii inutile. La sfârșitul scrierii, este recomandabil să verificați documentul și să eliminați frazele care nu poartă conținut semantic relevant.
• Alfabetizarea este un element de bază al textului. Prezența ortografiei și a altor erori în mesaj este inacceptabilă.
• Indicarea subiectului scrisorii este necesară. Subiectul din documente trebuie reflectat succint și succint, ceea ce economisește timp la citire și caracterizează pozitiv expeditorul. Dacă scrisoarea este trimisă prin e-mail și conține informații deosebit de importante, ar trebui să fie echipată cu un „pavilion” special disponibil în serviciul electronic.
• O bună lizibilitate a textului este asigurată de fonturile Arial sau Times New Roman, cu o dimensiune medie a fontului. Dacă există o nevoie specială, este posibil să evidențiați ideile cheie cu caractere italice sau cu caractere aldine.

• În text, este util să folosiți subtitrări (3-4), care oferă o înțelegere mai ușoară a textului.
• Enumerațiile, listele și listele sunt mai bune de întocmit folosind markeri speciali.
• Modelul (schema) de identitate corporativă este un excelent indicator al eficienței și obiectivității în comunicarea de afaceri. Este adecvat mai ales în ceea ce privește aspectul corporativ, deoarece vă permite să ieșiți în evidență într-o lumină favorabilă și să respectați oficialitatea consacrată.

Structura mesajului de afaceri este tipică. În mod tradițional, conține:

• introducere;
• partea principală;
• În cele din urmă.

Introducerea rezumă scopul scrisorii. Partea principală descrie esența problemei. În concluzie, este de dorit să rezumăm conținutul părții principale, de exemplu, sub formă de concluzii. „Postscripturi” și diverse tipuri de note de subsol sunt nedorite.

În concluzie, frazele care sunt asemănătoare cu cele ale manipulării sunt inadecvate, cum ar fi: „Sper pentru un parteneriat benefic reciproc” și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere într-o scrisoare de afaceri cu expresii simple - „Salutări”, „Cele mai bune respecturi” și așa mai departe.

În partea de jos a mesajului sunt indicate: F. I. O., statutul oficial, numele companiei, semnătura este pus. Numerele de contact sunt, de asemenea, indicate.

Tabelele și graficele sunt atașate ca fișier separat (pachet), ceea ce indică acest lucru la sfârșitul literei. Dacă există un grup de atașamente, atunci inventarul acestora este dat cu numele.

Puteți utiliza prescurtările și abrevierile speciale numai dacă sunteți sigur că destinatarul le va înțelege.

Pentru a oferi textului o mai mare rigurozitate logică și coerență în vocabularul de afaceri, următoarele rânduri de vorbire sunt utilizate ca lianți:

• din acest motiv;
• pe baza celor de mai sus;
• în virtutea aceasta;
• în conformitate cu datele;
• pe baza acestui lucru;
• luând în considerare;
• și altele.

În spațiul virtual, interacțiunea de afaceri, reprezentând comunicarea în miniatură, este specifică și nu mai puțin necesită respectarea standardelor relevante de etichetă. Lucrul competent cu o scrisoare, în conformitate cu practica, implică următoarele note privind volumul, limba, structura și formatul.

• Formula temei trebuie să corespundă exact subiectului enunțat în text. Acest lucru vă permite să ajustați rapid cititorul la spiritul de afaceri dorit.
• Volumul optim al unui document trimis prin e-mail se încadrează într-un „ecran”, cu o cantitate maximă de text - o foaie în format A4.
• Dimensiunea optimă a investițiilor nu depășește 3 Mb.
• Se recomandă ca fișierele trimise să fie „ambalate” în arhivele standard de codare Zip sau Rar. Altele sunt adesea blocate în timpul expedierii.
• Hiperlinkurile trebuie să fie standard (albastru, subliniat mai jos).
• Răspunsul destinatarului trebuie plasat mai sus, la începutul scrisorii și nu mai jos. Acest lucru elimină nevoia ca partenerul de corespondență să deruleze redundant și cu forță prin textul anterior.

• Este necesar să folosiți limbajul de scris care este cel mai inteligibil pentru partener. Problema oportunității utilizării profesionalismului, a vocabularului intern, a expresiilor de argou și a prescurtărilor (în special în corespondența externă) într-un mesaj este decisă separat, în funcție de contextul și calitățile partenerilor corespondenți.
• Este important să îl informați pe partener despre primirea mesajului său - acesta este un semn al bunului gust și al unei etichete de afaceri, arătând respect pentru el.
• Răspunsul ar trebui să fie cât mai prompt. Dacă din anumite motive nu este posibil să răspundă rapid, partenerul trebuie să fie înștiințat cu privire la primirea scrisorii sale și să indice ora de răspuns. O pauză etică și confortabilă înainte de a da un răspuns este la 48 de ore de la primirea mesajului. După acest timp, persoana de obicei crede că mesajul este pierdut sau ignorat. O pauză excesivă în corespondență este adesea asociată cu riscul de a pierde un partener și este interpretată în afaceri ca o încălcare a standardelor etice.
• La sfârșitul mesajului trebuie plasate datele de contact care sunt indicate în toate literele, fără excepție, indiferent de ordinea de distribuție.
• În timpul expedierii, este important să acordați o atenție deosebită problemelor de confidențialitate.

Pentru mai multe informații despre eticheta corespondenței de afaceri, consultați următorul videoclip.