Cultura de Comunicação Empresarial

As habilidades de comunicação empresarial são necessárias para uma carreira de sucesso em qualquer campo: o sucesso na comunicação corporativa dependerá em grande parte das habilidades da comunicação cotidiana; no entanto, a esfera profissional possui suas próprias especificidades. A cultura da comunicação empresarial é uma maneira de interagir com colegas, superiores, subordinados e parceiros, além de certas regras. É muito importante construir a comunicação dependendo da situação, metas e objetivos, além de poder se adaptar rapidamente às situações em mudança.

A cultura comunicativa é um conceito mais amplo que um conjunto de atos de fala. Consiste em muitos componentes. Na cultura da comunicação comercial, a aparência é de grande importância: deve corresponder à esfera da sua atividade e à situação específica.

Para trabalhar com clientes, geralmente existe um uniforme, para trabalhar no escritório - um terno de negócio, as pessoas em profissões criativas se vestem de uma certa maneira, e aqueles que ocupam cargos importantes precisam enfatizar seu status com roupas e acessórios. Pode parecer que a aparência não esteja diretamente relacionada à comunicação comercial. No entanto, é a primeira impressão que você faz que determina a atitude do interlocutor em relação a você. Se essa impressão for negativa, você terá que gastar muita energia no processo de diálogo para se reabilitar.

A linguagem não verbal é igualmente importante na comunicação. Suas posturas, gestos e comportamentos são muito importantes do ponto de vista da psicologia. Tente garantir que as expressões faciais sejam bastante restritas. A gesticulação é muito importante, mas deve ser moderada e não muito intensa.

Se você está comprometido com o diálogo com o parceiro, é melhor escolher uma pose aberta.Você pode tentar adaptar-se suavemente à pose do interlocutor. Para evitar ser percebido com agressão, o contato visual deve levar apenas alguns segundos. Sentar na mesa de negociação não está diretamente em frente ao interlocutor, mas um pouco de lado.

De igual importância é o que você diz e como diz. É muito importante ter informações confiáveis, poder operar sobre fatos e criar corretamente o conteúdo da discussão.

É importante escolher palavras, entonação, poses e gestos para uma situação específica, porque em casos diferentes, comportamentos diferentes serão adequados. A cultura da comunicação comercial, dependendo da situação e dos objetivos perseguidos, pode ser dividida em vários tipos:

• O tipo de mentor implica edificação. Essa opção é típica para o processo de treinamento de estagiários, para um evento educacional e científico, para explicar momentos de trabalho individuais subordinados e para o trabalho em equipe com colegas, se você for um especialista na área em que eles são menos versados. Muitas vezes, essa comunicação é construída na forma de um monólogo; no entanto, na comunicação empresarial moderna, o diálogo é considerado preferível: mesmo no processo de aprendizado, tente envolver interlocutores na discussão e ouvir seus pontos de vista.
• Tipo motivacional o objetivo é interessar uma pessoa em um projeto, convencê-la da adequação de um trabalho específico, ajudar os funcionários a acreditarem em si mesmos e a se sentirem mais confiantes em algum negócio novo ou simplesmente difícil. Para ter sucesso, tente evitar frases e clichês comuns. O melhor é dar um exemplo pessoal, contar sua própria história e explicar com suas próprias palavras o que exatamente o atrai para um projeto específico.
• Tipo de confronto A cultura comunicativa leva o interlocutor a se opor a você, a discordar do seu ponto de vista. Esse tipo inclui várias técnicas usadas no caso de um conflito de interesses. Na maioria das vezes, a situação de confronto é característica das negociações, além de aumentar a atenção ao trabalhar com um público passivo e inerte.
• Tipo de informação o mais neutro - em sua estrutura, você pode simplesmente transmitir essa ou aquela informação ao ouvinte. Tente evitar confundir o tipo de informação com outras pessoas. Se o objetivo é informar o interlocutor, você não precisa ensiná-lo, infectar com seu entusiasmo ou entrar em conflito. Ao mesmo tempo, é necessário que a apresentação seja inteligível - para isso, tente se adaptar ao interlocutor e explique tudo com exemplos que sejam claros para ele.

A maioria das questões importantes relacionadas às atividades profissionais, decidiu resolver no processo de comunicação pessoal. Para pessoas sociáveis ​​e abertas que sabem como apresentar corretamente qualquer informação (através de gestos, expressões faciais e entonação), isso é mais um plus que um menos. Na comunicação pessoal de negócios, o conteúdo da discussão não desempenha um papel fundamental, o principal é estabelecer contato e indicar corretamente sua posição.

A comunicação pessoal pode consistir em monólogos bastante longos ou, pelo contrário, em frases mais ou menos curtas. E nisso, e em outro caso, é muito importante não apenas declarar as informações, como se você estivesse escrevendo um resumo, mas transmiti-las a um interlocutor específico, ajustando-se a elas. Antes das negociações, anote os principais pontos que deseja discutir, mas nunca memorize o discurso - é necessário mudar a natureza da narrativa, sequência, exemplos (dependendo da reação do público).

Da mesma forma, você precisa trabalhar com entonação e gestos. Se você perder a atenção do interlocutor, torne o discurso mais emocional. Se você sentir um confronto indesejado com um parceiro, tente copiar as posturas e os gestos da pessoa.É muito importante não se comportar com muita restrição, caso contrário, a apresentação das informações será entediante e você dará a impressão de uma pessoa insegura.

No decurso de uma conversa pessoal, muitas vezes é preciso tomar decisões espontaneamente difíceis. Se o processo de negociação não abordar os tópicos que você esperava, é muito importante manter a calma. Tente não responder a problemas com excitação excessiva, sempre responda com calma. Se você não puder determinar imediatamente qual decisão tomar, sempre poderá dedicar algum tempo para pensar e ponderar todas as vantagens e desvantagens em um ambiente calmo.

Agora, muitos problemas estão sendo tratados por telefone. Geralmente, esses são esclarecimentos insignificantes sobre qualquer informação ou aspecto organizacional: por exemplo, ao fazer uma ligação telefônica, os colegas geralmente especificam nomes e números exatos, marcam compromissos, dão ou recebem tarefas. As chamadas telefônicas longas geralmente ocorrem apenas quando não há oportunidade de se encontrar pessoalmente. Além disso, as videochamadas com especificidades próprias estão sendo cada vez mais usadas para uma comunicação mais completa.

Para uma conversa telefônica bem-sucedida, afetando os momentos de trabalho, é necessário considerar as seguintes nuances:

• Se você está ligando para alguém, é importante perguntar se a pessoa está à vontade para falar agora. Telefonar fora do horário comercial na maioria das empresas não é aceito de acordo com a etiqueta (a menos que haja um contrato em separado).
• Lembre-se de que pode haver interferência na comunicação - ou ruídos estranhos podem interferir na conversa. Em uma conversa telefônica, é importante falar com clareza e sem rapidez.
• Crie seu discurso para que seja o mais específico possível e seja percebido exatamente como você pretendia. No processo de comunicação pessoal, expressões faciais e gestos desempenham um papel muito importante - isso permite que você entenda melhor as dicas, o eufemismo e os motivos ocultos do interlocutor. Ao falar ao telefone, você fica privado dessa oportunidade.
• Tente discutir as questões necessárias por telefone o mais breve possível. Para negociações complexas ou discussões controversas, a conversação telefônica raramente é adequada; portanto, é importante indicar apenas o mais importante. Os detalhes são melhor discutidos pessoalmente ou usando o vídeo.

As videochamadas na cultura corporativa moderna estão começando a ser cada vez mais usadas. Em primeiro lugar, eles ajudam a manter contato com parceiros de diferentes países e a negociar da maneira mais eficiente possível. Em segundo lugar, muitas pessoas agora trabalham remotamente em casa e as videochamadas facilitam a solução de qualquer problema.

Se você tiver essas conversas comerciais, é importante prestar atenção ao seguinte:

• Sua aparência irá percorrer um longo caminho. Mesmo se você estiver em casa, tente se vestir de maneira profissional.
• Encontre um lugar na casa onde o fundo seja mais ou menos neutro. Se, no fundo, houver uma cozinha, uma TV funcionando ou crianças brincando, isso poderá interferir na solução de problemas comerciais.
• Muitas pessoas agora usam fones de ouvido, mas vale lembrar: elas permitem que você ouça melhor a outra pessoa, mas não garantem que a outra pessoa possa ouvi-lo bem se você falar através do barulho. Se você estiver resolvendo problemas corporativos em casa, peça para sua família ficar quieta ou apenas se sentar em uma sala separada.
• Na frente da câmera, é especialmente importante controlar seus próprios gestos e expressões faciais. Frequentemente, ocorrem problemas de comunicação, a imagem pode carregar lentamente e pode ser prestada atenção a todas as expressões faciais sem êxito.
• Se você estiver discutindo questões sérias que exijam notas ou documentação diante de seus olhos, prepare tudo isso com antecedência (antes da chamada) e encaminhe os materiais necessários ao seu interlocutor.

Agora, muitas questões nas organizações estão sendo tratadas por correspondência. Uma das vantagens dessa comunicação comercial é a estrutura da informação.Se no processo de comunicação ao vivo, você não pode prestar atenção a determinados pontos importantes para o interlocutor (ou simplesmente esquecer as informações necessárias), em forma gravada, você pode levar em consideração todas as nuances.

Se você conversar muito com colegas e parceiros de correspondência, é muito importante poder escrever corretamente. Os editores de texto nem sempre corrigem corretamente os erros gramaticais, portanto você não deve confiar neles completamente - se não tiver certeza da ortografia de uma palavra, verifique-se no dicionário. É necessário ter cuidado ao enviar mensagens de texto de telefones e tablets - com a função de entrada automática, suas palavras podem ser substituídas por outras e a mensagem simplesmente se torna sem sentido.

Muitos consideram a correspondência comercial uma tarefa mais simples do que negociar na vida real - na verdade, sempre há tempo para pensar em uma mensagem e, no processo de um diálogo real, você precisa responder espontaneamente. No entanto, o ponto negativo é que você não recebe uma reação espontânea do interlocutor, e esse é um aspecto psicológico importante.

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