Etiqueta e ética da correspondência comercial

A realidade atual dos negócios é que apenas 15% dos empreendedores de médio e grande porte que buscam fortalecer sua posição no mercado atingem a meta. É por esse motivo que a relevância da etiqueta comercial aumenta várias vezes, pois o não cumprimento de seus padrões, entre outros motivos, muitas vezes leva ao colapso de relações comerciais úteis.

Em uma ampla interpretação da ética, eles significam um conjunto de princípios gerais destinados a regular as relações sociais. Nesse sentido, a ética das relações comerciais considera questões relacionadas à ordem e estilo de interação aceitos na esfera comercial.

Detalhar os aspectos éticos de um relacionamento comercial é a etiqueta comercial, que inclui, por exemplo, procedimentos de negociação, regras de conduta corporativa, tradições e rituais comerciais, elementos de subordinação, maneiras e estilos de comunicação e escrita, além de questões de correção ao lidar com parceiros e colegas de negócios.

O significado da ética e da etiqueta, como parte integrante, reside no fato de que a estrutura reguladora que surgiu como resultado da prática de longo prazo simplifica bastante a comunicação, criando um contexto claro e acessível no setor de negócios que permite alcançar corretamente objetivos e economizar tempo significativamente.

Em outras palavras, estamos falando de um algoritmo especial para resolver problemas de negócios que possibilita definir e alcançar com êxito os objetivos de negócios desejados racionalmente e sem conflitos. O nível de propriedade desse algoritmo permite tirar conclusões diretas sobre o grau de profissionalismo de um parceiro de negócios ou oponente em uma disputa de negócios.

Nesse contexto, é importante aderir aos seguintes princípios gerais:

• pontualidade em todo lugar e em tudo;
• conformidade com segurança da informação;
• altruísmo sonoro;
• uma imagem favorável e apropriada ao ambiente de negócios;
• linguagem falada e escrita competente;
• seguindo as regras da cultura do discurso comercial.

Os tipos de correspondência comercial são diversos e, com um certo grau de convencionalidade, podem ser divididos em duas variedades principais:

• interestadual - entre organizações estatais, missões estrangeiras e funcionários (várias notas, memorandos e outras formas) - elementos das relações diplomáticas;
• comercial - cartas de status semioficial usadas no campo das relações comerciais entre instituições e organizações.

O estilo de escrever uma carta de serviço, apesar das diferenças linguísticas e tradicionais, tem uma certa base geral e um grupo de estabelecimentos desenvolvidos pela prática estabelecida. Por exemplo, vários requisitos de protocolo, determinados pela posição do remetente e do destinatário, são baseados nas configurações iniciais para respeito e correção mútuos. Portanto, independentemente do tipo de documento, estruturalmente, ele deve necessariamente conter os seguintes elementos:

• recurso (status oficial do destinatário);
• elogio (final educado da carta);
• assinatura
• data (dia, mês, ano e local de escrita da mensagem);
• endereço do remetente (sobrenome, status oficial, endereço são colocados na parte superior ou inferior da 1ª página da carta).

Além disso, existem várias disposições diretamente relacionadas às cartas:

• as cartas comerciais são colocadas em papel timbrado ou folhas de papel exclusivamente na frente;
• a paginação é feita em algarismos arábicos;
• as mensagens são executadas em cópia impressa;
• apagamentos e correções não são permitidos no corpo do documento;
• o documento está dobrado para dentro;
• o tempo de espera para uma resposta a uma carta não é superior a dez dias.

Uma mensagem comercial deve ter um foco expresso e proposital e conter uma pergunta, e todo o significado do texto deve estar completa e completamente subordinado ao seu conteúdo, seja uma proposta de transação, uma solicitação comercial ou simplesmente informações relevantes.

A classificação das mensagens de negócios é diversa e depende de sua orientação funcionalmente direcionada. Por exemplo, as letras são:

• informando;
• remanescente de;
• convites
• revisões de informações;
• pedidos;
• acompanhante;
• outros tipos.

Na correspondência comercial, os mais comuns são:

• inquéritos;
• sugestões;
• pedidos;
• reclamações;
• cartas de garantia.

Como uma das formas de comunicação comercial, no sentido estrito da palavra, as letras são divididas em 2 tipos - comercial e privado-oficial.

Por empresa, incluem correspondência, que é executada entre organizações e instituições. Uma carta oficial privada é uma mensagem que é enviada a uma instituição por uma pessoa particular ou, inversamente, por uma instituição - a uma pessoa particular.

Existem várias regras de correspondência comercial.

• A carta deve estimular o surgimento de interesse comercial no destinatário, de forma clara e com base em evidências convincentes para mostrar os benefícios das parcerias e a inadequação de romper parcerias. O texto deve ser incentivo, motivador para a cooperação.
• A manifestação de emoções pessoais excessivas em uma carta comercial não é a melhor maneira de provar seu caso e resolver um problema.
• Para evitar sobrecarregar e entupir o texto da carta, deve-se evitar comparações figurativas, metáforas, alegorias e hipérboles.
• Para uma apresentação clara e concisa do tópico, é melhor usar frases simples, evitando detalhes e detalhes excessivos. A idéia principal da mensagem deve ser apoiada por argumentos exclusivamente relevantes, que geralmente são colocados nos anexos da carta (diagramas, gráficos, dados digitais).
• O texto deve destacar parágrafos, cada um dos quais, representando um pensamento independente, começa com uma nova linha.

• A mensagem escrita comercial não deve usar adjetivos descritivos, esclarecimentos e detalhes desnecessários. No final da escrita, é aconselhável verificar o documento e eliminar frases que não contenham conteúdo semântico relevante.
• A alfabetização é um elemento básico do texto. A presença de ortografia e outros erros na mensagem é inaceitável.
• É necessária a indicação do assunto da carta. O tópico nos documentos deve ser refletido de forma breve e sucinta, economizando tempo na leitura e caracterizando positivamente o remetente. Se a carta for enviada por e-mail e contiver informações particularmente importantes, ela deverá estar equipada com uma “bandeira” especial disponível no serviço eletrônico.
• A boa legibilidade do texto é fornecida pelas fontes Arial ou Times New Roman, com um tamanho médio. Se houver uma necessidade especial, é possível destacar as principais ideias em itálico ou negrito.

• No texto, é útil usar legendas (3-4), que fornecem uma compreensão mais fácil do texto.
• É melhor elaborar enumerações, listas e listas usando marcadores especiais.
• O modelo de identidade corporativa (esquema) é um excelente indicador de eficiência e objetividade na comunicação comercial. É especialmente apropriado no aspecto corporativo, porque permite que você se destaque de maneira favorável e cumpra a oficialidade estabelecida.

A estrutura da mensagem comercial é típica. Tradicionalmente, contém:

• introdução;
• a parte principal;
• conclusão.

A introdução resume o objetivo da carta. A parte principal descreve a essência do problema. Em conclusão, é desejável resumir o conteúdo da parte principal, por exemplo, na forma de conclusões. "Postscripts" e vários tipos de notas de rodapé são indesejáveis.

Em conclusão, frases que são semelhantes na forma de manipulações são inapropriadas, como: “Espero uma parceria mutuamente benéfica” e assim por diante. É melhor dizer adeus em uma carta comercial com frases simples - "Atenciosamente", "Atenciosamente" e assim por diante.

Na parte inferior da mensagem estão indicados: F. I. O., status oficial, nome da empresa, assinatura. Os números de contato também são indicados.

Tabelas e gráficos são anexados como um arquivo separado (pacote), indicando isso no final da carta. Se houver um grupo de anexos, o inventário será fornecido com os nomes.

Você pode usar a abreviação e abreviações especiais apenas se tiver certeza de que o destinatário as entenderá.

Para dar ao texto maior rigor e consistência lógica no vocabulário comercial, as seguintes voltas de fala são usadas como fichários:

• por esse motivo;
• com base no exposto;
• em virtude disso;
• de acordo com os dados;
• com base nisso;
• considerando;
• e outros

No espaço virtual, a interação comercial, representando a comunicação em miniatura, é específica e, além disso, requer conformidade com os padrões relevantes de etiqueta. O trabalho competente com uma carta, de acordo com a prática, envolve as seguintes notas sobre volume, idioma, estrutura e formato.

• A fórmula do tema deve corresponder absolutamente exatamente ao assunto indicado no texto. Isso permite que você ajuste rapidamente o leitor ao espírito comercial desejado.
• O volume ideal de um documento enviado por e-mail se encaixa em uma "tela única", com uma quantidade máxima de texto - uma folha no formato A4.
• O tamanho ideal dos investimentos não passa de 3 Mb.
• É recomendável que os arquivos enviados sejam "compactados" em arquivos de codificação Zip ou Rar padrão. Outros são frequentemente bloqueados durante o transporte.
• Os hiperlinks devem ser padrão (azul, sublinhado abaixo).
• A resposta ao destinatário deve ser colocada acima, no início da carta, e não abaixo. Isso elimina a necessidade de o parceiro de correspondência rolar redundante e forçosamente pelo texto anterior.

• É necessário usar a linguagem escrita mais compreensível para o parceiro. A questão da conveniência de usar profissionalismo, vocabulário interno, expressões de gíria e abreviações (especialmente em correspondência externa) em uma mensagem é decidida separadamente, dependendo do contexto e das qualidades dos parceiros de correspondência.
• É importante informar o parceiro sobre o recebimento de sua mensagem - este é um sinal de bom gosto e parte da etiqueta comercial, mostrando respeito por ele.
• A resposta deve ser o mais rápida possível. Se, por algum motivo, não for possível responder rapidamente, o parceiro deve ser notificado do recebimento de sua carta e indicar o horário da resposta. Uma pausa ética e confortável antes de responder é de 48 horas após o recebimento da mensagem. Após esse período, a pessoa geralmente acredita que a mensagem foi perdida ou ignorada. Uma pausa excessiva na correspondência é frequentemente associada ao risco de perda de um parceiro e é interpretada nos negócios como uma violação dos padrões éticos.
• No final da mensagem devem ser colocados os detalhes de contato indicados em todas as letras, sem exceção, independentemente da ordem de distribuição.
• Durante o transporte, é importante prestar atenção especial às questões de privacidade.

Para mais informações sobre etiqueta de correspondência comercial, consulte o próximo vídeo.