Kultura komunikacji biznesowej

Umiejętności komunikacji biznesowej są niezbędne do udanej kariery w dowolnej dziedzinie: sukces komunikacji korporacyjnej będzie w dużej mierze zależał od umiejętności codziennej komunikacji, jednak sfera zawodowa ma swoją specyfikę. Kultura komunikacji biznesowej to sposób interakcji z kolegami, przełożonymi, podwładnymi i partnerami, a także określone zasady. Bardzo ważne jest budowanie komunikacji w zależności od sytuacji, celów i zadań, a także zdolność szybkiego dostosowywania się do zmieniających się sytuacji.

Kultura komunikacyjna jest pojęciem szerszym niż zestaw aktów mowy. Składa się z wielu elementów. W kulturze komunikacji biznesowej wygląd ma ogromne znaczenie: musi odpowiadać sferze Twojej działalności i konkretnej sytuacji.

Do pracy z klientami zwykle jest mundur, do pracy w biurze - garnitur, ludzie w zawodach kreatywnych ubierają się w określony sposób, a ci, którzy zajmują wysokie stanowiska, muszą podkreślać swój status ubraniami i akcesoriami. Może się wydawać, że wygląd nie jest bezpośrednio związany z komunikacją biznesową. Jednak to pierwsze wrażenie, które wywierasz, determinuje stosunek rozmówcy do ciebie. Jeśli to wrażenie jest negatywne, będziesz musiał poświęcić dużo energii na dialog, aby się zrehabilitować.

Język niewerbalny jest równie ważny w komunikacji. Twoje postawy, gesty i zachowania są bardzo ważne z punktu widzenia psychologii. Postaraj się upewnić, że mimika twarzy jest dość powściągliwa. Gestykulacja jest bardzo ważna, ale powinna być umiarkowana i niezbyt intensywna.

Jeśli jesteś zaangażowany w dialog partnerski, lepiej wybrać otwartą pozę.Możesz spróbować delikatnie dostosować się do pozy rozmówcy. Aby uniknąć bycia postrzeganym przez agresję, kontakt wzrokowy powinien zająć tylko kilka sekund. Siedzenie przy stole negocjacyjnym nie jest naprzeciwko rozmówcy, ale trochę z boku.

Równie ważne jest to, co mówisz i jak to mówisz. Bardzo ważne jest posiadanie wiarygodnych informacji, umiejętność operowania faktami i poprawnego budowania treści dyskusji.

Ważne jest, aby wybrać słowa, intonację, pozy i gesty w konkretnej sytuacji, ponieważ w różnych przypadkach odpowiednie będzie inne zachowanie. Kulturę komunikacji biznesowej, w zależności od sytuacji i realizowanych celów, można podzielić na kilka rodzajów:

• Typ mentora oznacza edycję. Ta opcja jest typowa dla procesu szkolenia stażystów, wydarzenia edukacyjnego i naukowego, wyjaśniania podporządkowanych indywidualnych momentów pracy, a także pracy zespołowej ze współpracownikami, jeśli jesteś ekspertem w dziedzinie, w której nie są dobrze zorientowani. Bardzo często taka komunikacja jest budowana w formie monologu, jednak we współczesnej komunikacji biznesowej dialog jest uważany za lepszy: nawet w procesie uczenia się staraj się angażować rozmówców w dyskusję i słuchać ich opinii.
• Rodzaj motywacyjny celem jest zainteresowanie osoby projektem, przekonanie go o stosowności konkretnej pracy, pomoc pracownikom w uwierzeniu w siebie i poczuciu pewności w jakimś nowym lub po prostu trudnym biznesie. Aby osiągnąć sukces, staraj się unikać typowych zwrotów i frazesów. Najlepiej jest dać osobisty przykład, opowiedzieć własną historię i wyjaśnić własnymi słowami, co dokładnie przyciąga Cię do konkretnego projektu.
• Typ konfrontacyjny kultura komunikacyjna prowokuje rozmówcę, by sprzeciwił się tobie, nie zgodził się z twoim punktem widzenia. Ten typ obejmuje szereg technik stosowanych w przypadku konfliktu interesów. Najczęściej sytuacja konfrontacji jest charakterystyczna dla negocjacji, a także do zwiększenia uwagi podczas pracy z bierną, bezwładną publicznością.
• Rodzaj informacji najbardziej neutralny - w jego ramach możesz po prostu przekazać słuchaczowi tę lub inną informację. Staraj się nie mylić typu informacji z innymi. Jeśli celem jest poinformowanie rozmówcy, nie musisz go uczyć, zarażać entuzjazmem ani wchodzić w konflikt. Jednocześnie konieczne jest, aby prezentacja była zrozumiała - w tym celu spróbuj dostosować się do rozmówcy i wyjaśnić wszystko za pomocą przykładów, które są dla niego jasne.

Większość ważnych zagadnień związanych z działalnością zawodową postanowiła rozwiązać w procesie komunikacji osobistej. Dla towarzyskich i otwartych ludzi, którzy wiedzą, jak poprawnie prezentować dowolne informacje (za pomocą gestów, wyrazu twarzy i intonacji), jest to więcej niż plus. W osobistej komunikacji biznesowej treść dyskusji nie odgrywa kluczowej roli, najważniejsze jest nawiązanie kontaktu i prawidłowe określenie stanowiska.

Komunikacja osobista może składać się z dość długich monologów lub, przeciwnie, z mniej lub bardziej krótkich fraz. I w tym, a także w innym przypadku, bardzo ważne jest nie tylko podanie informacji, tak jakbyś pisał streszczenie, ale przekazanie go konkretnemu rozmówcy, dostosowując się do niego. Przed negocjacjami zapisz kluczowe punkty, które chcesz omówić, ale nigdy nie zapamiętuj mowy - konieczna jest zmiana charakteru narracji, sekwencji, przykładów (w zależności od reakcji publiczności).

W ten sam sposób musisz pracować z intonacją i gestami. Jeśli stracisz uwagę rozmówcy, spraw, aby mowa była bardziej emocjonalna. Jeśli poczujesz niechcianą konfrontację z partnerem, spróbuj skopiować postawy i gesty danej osoby.Bardzo ważne jest, aby nie zachowywać się zbyt powściągliwie, w przeciwnym razie prezentacja informacji będzie nudna, a sprawisz wrażenie osoby niepewnej.

W trakcie osobistej rozmowy często trzeba spontanicznie podejmować trudne decyzje. Jeśli proces negocjacji nie dotyczy oczekiwanych tematów, bardzo ważne jest zachowanie spokoju. Staraj się nie reagować na problemy z nadmiernym podekscytowaniem, zawsze reaguj spokojnie. Jeśli nie możesz od razu ustalić, którą decyzję podjąć, zawsze możesz poświęcić trochę czasu na przemyślenie i rozważenie wszystkich zalet i wad w spokojnym otoczeniu.

Wiele problemów rozwiązuje się teraz telefonicznie. Zazwyczaj są to nieznaczne wyjaśnienia wszelkich informacji lub aspektów organizacyjnych: na przykład podczas wykonywania rozmowy telefonicznej koledzy często określają nazwiska i dokładne numery, umawiają spotkania, dają lub odbierają zadania. Długie rozmowy telefoniczne zwykle odbywają się tylko wtedy, gdy nie ma możliwości osobistego spotkania. Co więcej, połączenia wideo, które mają swoją specyfikę, są coraz częściej wykorzystywane do pełniejszej komunikacji.

Aby udana rozmowa telefoniczna wpłynęła na momenty pracy, należy wziąć pod uwagę następujące niuanse:

• Jeśli do kogoś dzwonisz, ważne jest, aby zapytać, czy dana osoba czuje się swobodnie rozmawiając. Telefonowanie po godzinach w większości korporacji nie jest akceptowane zgodnie z etykietą (chyba że istniała osobna umowa).
• Pamiętaj, że mogą wystąpić zakłócenia w komunikacji - lub zakłócenia z zewnątrz mogą zakłócać rozmowę. W rozmowie telefonicznej ważne jest, aby mówić tak wyraźnie i nie za szybko.
• Zbuduj swoją mowę, aby była jak najbardziej szczegółowa i postrzegana dokładnie tak, jak zamierzałeś. W procesie komunikacji osobistej mimikę i gesty odgrywają bardzo ważną rolę - pozwala to lepiej zrozumieć wskazówki, niedopowiedzenie i ukryte motywy rozmówcy. Rozmawiając przez telefon, jesteś pozbawiony tej możliwości.
• Staraj się jak najkrócej omawiać niezbędne kwestie przez telefon. W przypadku skomplikowanych negocjacji lub kontrowersyjnych dyskusji rozmowa telefoniczna rzadko jest odpowiednia, dlatego ważne jest, aby podać tylko najważniejsze. Szczegóły najlepiej omówić osobiście lub za pomocą wideo.

Rozmowy wideo w nowoczesnej kulturze korporacyjnej zaczynają być coraz częściej wykorzystywane. Po pierwsze, pomagają utrzymać kontakt z partnerami z różnych krajów i negocjują tak skutecznie, jak to możliwe. Po drugie, wiele osób pracuje teraz zdalnie z domu, a rozmowy wideo ułatwiają rozwiązywanie wszelkich problemów.

Jeśli masz takie rozmowy biznesowe, ważne jest, aby zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Twój wygląd przejdzie długą drogę. Nawet jeśli jesteś w domu, spróbuj ubrać się w sposób biznesowy.
• Znajdź miejsce w domu, w którym tło będzie mniej więcej neutralne. Jeśli w tle jest kuchnia, działający telewizor lub bawiące się dzieci, może to przeszkadzać w rozwiązywaniu problemów biznesowych.
• Wiele osób korzysta teraz ze słuchawek, ale warto o tym pamiętać: pozwalają lepiej słyszeć drugą osobę, ale nie gwarantują, że druga osoba dobrze Cię słyszy, jeśli mówisz przez hałas. Jeśli rozwiązujesz problemy korporacyjne z domu, poproś rodzinę o ciszę lub po prostu usiądź w oddzielnym pokoju.
• Przed kamerą szczególnie ważne jest kontrolowanie własnych gestów i mimiki. Często występują problemy z komunikacją, obraz może ładować się powoli i można zwrócić uwagę na wszystkie nieudane miny.
• Jeśli omawiasz poważne problemy, które wymagają notatek lub dokumentacji na twoich oczach, przygotuj wszystko z wyprzedzeniem (przed rozmową) i przekaż niezbędne materiały swojemu rozmówcy.

Wiele problemów w organizacjach rozwiązuje się teraz drogą korespondencyjną. Jedną z zalet takiej komunikacji biznesowej jest struktura informacji.Jeśli w procesie komunikacji na żywo nie możesz zwracać uwagi na pewne punkty, które są ważne dla rozmówcy (lub po prostu zapomnij o niezbędne informacje), w zarejestrowanej formie będzie można wziąć pod uwagę wszystkie niuanse.

Jeśli dużo rozmawiasz z kolegami i partnerami korespondencyjnymi, bardzo ważne jest, aby móc poprawnie pisać. Edytory tekstu nie zawsze poprawnie poprawiają błędy gramatyczne, więc nie powinieneś na nich całkowicie polegać - jeśli nie masz pewności co do pisowni słowa, sprawdź się w słowniku. Należy zachować ostrożność podczas wysyłania wiadomości tekstowych z telefonów i tabletów - dzięki funkcji automatycznego wprowadzania słowa mogą zostać zastąpione innymi, a wiadomość po prostu okaże się bez znaczenia.

Wielu uważa korespondencję biznesową za prostsze zadanie niż negocjacje w prawdziwym życiu - w rzeczywistości zawsze jest czas na przemyślenie przesłania, a podczas prawdziwego dialogu trzeba spontanicznie odpowiedzieć. Minusem jest jednak to, że rozmówca nie reaguje spontanicznie i jest to ważny aspekt psychologiczny.

Przeczytaj więcej o kulturze komunikacji biznesowej dalej.