Etyka i podstawowe zasady komunikacji biznesowej

Komunikacja biznesowa to sposób komunikacji między ludźmi w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania obowiązków służbowych. Oznacza to, że jest to rodzaj komunikacji związanej z procesem produkcyjnym produktu lub świadczenia jakiejkolwiek usługi i niezwiązany z osobistymi lub społecznymi relacjami między ludźmi.

Cywilizowana komunikacja biznesowa opiera się na przestrzeganiu przez jej uczestników niepisanych zasad i norm, które przyczyniają się do osiągnięcia celów wyznaczonych przez strony oraz utrzymania dobrych relacji biznesowych między nimi, niezbędnych do dalszej wzajemnie korzystnej interakcji.

Główną różnicą między relacjami biznesowymi a innymi jest ich regulacja. To implikuje obecność pewnych granic w relacjach określonych przez tradycje kultury, uniwersalne zasady moralne i wymagania etyki zawodowej.

Etyka komunikacji biznesowej jest jednym z elementów wspólnej etyki, która ma wszystkie jej cechy. W sensie ogólnym pojęcie to można uznać za zbiór pomysłów na temat moralności, jej norm i reguł, które kierują ludźmi w ich relacjach w procesie działalności produkcyjnej.

Główne zasady etyki biznesowej to:

• skorzystać z maksymalnej liczby uczestników relacji biznesowej;
• zapewnienie wszystkim uczestnikom relacji równego dostępu do przedmiotu relacji biznesowych.

W komunikacji biznesowej sprzeczność między standardami etycznymi a samą istotą działalności przedsiębiorczej, którą przedsiębiorcy rozwiązują na różne sposoby, jest zawsze bardzo silna. W każdym razie ta decyzja sprowadza się do jednej z głównych pozycji:

• Istotą pragmatycznej pozycji lub zasady utylitaryzmu jest to, że etyka i biznes nie są pojęciami kompatybilnymi. Najważniejsze jest, aby osiągnąć maksymalny zysk w dowolny sposób. Mówiąc o moralności, odpowiedzialności społecznej i standardach etycznych, przedsiębiorcy, którzy wyznają ten punkt widzenia, starają się tego unikać.
• Cywilizowana pozycja lub zasada imperatywu moralnego opiera się na fakcie, że to etyka może pomóc zmaksymalizować zyski, rozszerzyć lub wzmocnić kontakty biznesowe, wprowadzić i wzmocnić zasady etyczne postępowania w społeczeństwie jako całości, co może przyczynić się do dalszego dobrobytu biznesu.

Etyka biznesu wykorzystuje dziś wiedzę z różnych dziedzin (etyka, psychologia, naukowa organizacja pracy).

Istnieje kilka głównych zadań etykiety:

• Obecność pewnych ustalonych standardów zachowania i potrzeba ich przestrzegania upraszczają procedurę komunikacji zarówno z innymi organizacjami, jak i wewnątrz kolektywu pracy, ponieważ praca zgodnie z ogólnie przyjętymi modelami jest znacznie szybsza i łatwiejsza. Przestrzegając etykiety biznesowej, uczestnicy komunikacji dokładnie wyobrażają sobie, czego mogą się od siebie spodziewać.
• Etykieta przyczynia się do utrzymania normalnych relacji z przedstawicielami zewnętrznego środowiska organizacji, a także do stworzenia środowiska pracy w zespole.
• Wspiera moralny komfort każdego uczestnika w komunikacji. W życiu człowieka stabilność psychiczna jest często ważniejsza niż komfort fizyczny. Obecność zasad relacji zawodowych przyczynia się do uzyskania satysfakcji z pracy.

Podstawowe zasady etykiety biznesowej opierają się na fakcie, że podejmując decyzję, należy to zrobić, aby granice działań były połączone z wartościami moralnymi innych uczestników komunikacji i mogły być koordynowane z ich zainteresowaniami. Jednocześnie koordynacja powinna mieć moralnie uzasadniony cel, aby osiągnąć jedynie etycznie odpowiednie narzędzia.

Istnieje kilka podstawowych zasad:

• Interpersonalność. Wszelka komunikacja, w tym biznesowa, odbywa się między ludźmi o ich cechach osobistych. I pomimo faktu, że komunikacja między nimi ma orientację zawodową, relacje interpersonalne nadal będą miały wpływ na proces interakcji.
• Ciągłość. Istotą tej zasady jest nawiązywanie stałego kontaktu przez uczestników komunikacji, jeśli znajdą się w polu widzenia. Opierając się na fakcie, że ludzie komunikują się zarówno werbalnie, jak i niewerbalnie, stale dzielą się ze sobą pewnymi informacjami, którym każdy uczestnik komunikacji nadaje swoje znaczenie i wyciąga własne wnioski.
• Celowość Każda interakcja ma określony cel lub kilka celów. Mogą być jednak jawne i dorozumiane. Mówiąc do publiczności, mówca ma wyraźnie na celu przekazanie określonych materiałów publiczności i domyślnie - na przykład, aby pokazać publiczności swoją niezwykłą inteligencję i elokwencję.
• Wielowymiarowość. Zasada ta zakłada, że ​​w relacjach biznesowych zachodzi nie tylko wymiana informacji, ale także regulacja relacji między stronami. Oznacza to, że w profesjonalnej interakcji uczestnicy przekazują sobie nawzajem swoje nastawienie emocjonalne, które działa jako regulator ich więzi biznesowych.

W oparciu o powyższe zadania i zasady etyki w relacjach biznesowych możliwe jest sformułowanie profesjonalnych zasad etycznych, które są równie niezbędne dla zapewnienia zgodności, jak zwykli pracownicy w zespole lub szef lub właściciel przedsiębiorstwa.

Są jednym z kluczowych narzędzi do sukcesu w zawodzie lub firmie:

• Dokładność i punktualność. Jako członek związku zawodowego lub handlowego nigdy nie powinieneś spóźniać się do pracy, spotkania lub spotkania biznesowego. Rzeczywiście, stopień szacunku i zaufania do osoby, która cały czas czeka i jednocześnie spędza czas innych ludzi, gwałtownie maleje. Ta jakość ze strony innych wskazuje na niezdolność do dostosowania się do współczesnego rytmu życia, niepewność. Ważne jest również, aby cenić czas innych i nie zabierać ich niepotrzebnym rozmowom bez ich zgody.
• Skuteczna organizacja przestrzeni roboczej. Miejsce pracy może wymownie powiedzieć o swoim właścicielu. Oczywiste jest, że jeśli jest utrzymywane w porządku, to samo można powiedzieć o myślach człowieka. Ponadto znacznie oszczędza czas pracy. Rzeczywiście, znalezienie potrzebnego dokumentu na pulpicie może być zaśmiecone papierami.
• Grzeczna komunikacja i szacunek dla innych. W relacjach biznesowych ważne jest, aby szanować i starać się zrozumieć rozmówcę, aby móc zająć jego miejsce i patrzeć na sytuację oczami. Obelgi i upokorzenia w sferze zawodowej są niedopuszczalne, podobnie jak krzyki, „mocne” wyrażenia i chamstwo. Trzeba działać nie tylko we własnych interesach. Jednocześnie nie należy wykazywać nadmiernego altruizmu. Ten rodzaj zachowania może wskazywać na nadmierną miękkość.

• Wygląd odpowiedni do sytuacji. Zawsze musisz pamiętać, że wygląd jest ważnym elementem komunikacji biznesowej. Najważniejsze na zdjęciu nie jest obecność drogich atrybutów, ale schludność i dokładność. Jeśli w biurze zostanie przyjęty określony styl ubioru, lepiej go stosować, aby nie wywoływać negatywnego nastawienia do ciebie zarówno ze strony kierownictwa, jak i współpracowników.
• Nastrój pracy. Jeśli pracownik koncentruje się na wyniku, pozytywnie wpływa to zarówno na jego karierę, jak i wyniki firmy. Postawa „przez rękawy” nigdy nie jest wiarygodna. Dzięki takim pracownikom firma nie może liczyć na osiągnięcie swoich celów.
• Ograniczona gestykulacja. Nie zapomnij o osobistej przestrzeni. Etykieta biznesowa nie akceptuje dotykowych kontaktów między uczestnikami komunikacji. Pocałunki i akcenty są niedopuszczalne. Jedyne, co może mieć miejsce, to uścisk dłoni. Warto również zminimalizować różne gesty i mimikę twarzy, ponieważ dzięki nim można łatwo określić niedopowiedzenie lub niepewność. Plecy powinny być trzymane prosto, wzrok powinien być mocny, a ruchy wyraźne.

• Zasady dla wszystkich. Etykieta biznesowa jest taka sama dla wszystkich, zarówno dla mężczyzn, jak i kobiet. Kobieta biznesu może również uścisnąć dłoń swojego rozmówcy. Jednocześnie nie może flirtować, rzucać jednoznacznych spojrzeń ani oszukiwać.Cechy charakteru uczestnika relacji biznesowej nie powinny być udostępniane publicznie. Surowość i powściągliwość to główne zasady, których należy przestrzegać w środowisku pracy.
• Zgodność z hierarchią. W komunikacji biznesowej na pierwszy plan wysuwa się nie atrybut płci, ale zasada hierarchii. Oznacza to, że status pracownika zależy od jego miejsca na drabinie kariery. Przestrzeganie podporządkowania jest jedną z najważniejszych zasad w relacjach biznesowych.
• Relacje w zespole. Osiągnięcie celów postawionych przez firmę jest niemożliwe bez skutecznego zespołu. Dobry zespół opiera się na właściwej interakcji między jego członkami (równe relacje, brak „zwierząt domowych” i „ofiar”, niedopuszczalność relacji osobistych).

• Poufność. Pracownicy powinni być w stanie zachować poufne informacje, tajemnice służbowe, nie rozpowszechniać informacji o sytuacji w firmie, monitorować ochronę danych osobowych.
• Ton biznesowy literami.. W korespondencji wysyłanej w imieniu firmy lub w odpowiedzi na dowolny dokument konieczne jest przestrzeganie zasad korespondencji biznesowej.

W tradycyjnym społeczeństwie w odniesieniu do wartości i norm etykiety biznesowej w organizacji Istnieje kilka rodzajów ludzkich zachowań:

• „Zdyscyplinowany” - lojalny pracownik organizacji, który w pełni akceptuje przyjęte w nim normy postępowania i zachowuje się w taki sposób, aby nie stwarzać konfliktu interesów (własnego i firmy).
• „Dostosowanie” - pracownik, który zachowuje się zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami w firmie, ale nie akceptuje jej wartości. Pomimo tego, że taki pracownik przestrzega zasad, nie można go nazwać lojalnym i lojalnym wobec firmy. W ekstremalnych warunkach może równie dobrze działać wbrew wartościom firmy.
• „Oryginał” - rodzaj pracownika, który podziela wartości firmy, ale ustanowione w niej standardy postępowania są dla niego nie do przyjęcia. W związku z tym taka osoba może mieć konflikty z kierownictwem i współpracownikami. Pomyślne dostosowanie takiego pracownika jest możliwe tylko wtedy, gdy firma, w drodze wyjątku, pozwala mu na nieprzestrzeganie ogólnych zasad.
• „Rebelianci” - pracownik, dla którego wartości i zasady ustanowione przez organizację są obce. Pomimo ostrzeżeń przełamuje bariery i stale konfliktuje z innymi na wszystkich poziomach hierarchii. Potrzeba przestrzegania określonych wzorów jest przez nich postrzegana negatywnie. Przyczyną tego może być niechęć do zrozumienia znaczenia standardów i wartości korporacyjnych oraz brak niezbędnych do tego umiejętności.

Funkcje komunikacji, wynikające z obowiązków zawodowych lub potrzeb biznesowych, zależą od tego, na jakim poziomie lub pomiędzy którymi poziomami hierarchii zarządzania występuje. Rozważ każdy rodzaj interakcji osobno.

Główna treść zasad etycznych w komunikacji między podwładnym a kierownikiem jest ograniczona do niektóre kluczowe punkty:

• Podwładny przez swoje zachowanie powinien przyczynić się do utrzymania komfortowej psychologicznej atmosfery w zespole i pomóc w tym swojemu szefowi.
• Próba poprowadzenia przez podwładnego będzie uważana za przejaw nieprzestrzegania zasady hierarchicznej i braku szacunku. Podwładny ma prawo wyrazić swoją opinię szefowi, ale we właściwej formie i uwzględniając swoje stanowisko.
• Kategoryczny ton podczas komunikacji z zarządem jest niedozwolony.
• Odwołanie do głowy jest uważane za niedopuszczalne.

Charakterystyka kategorii relacji w pionie od góry do dołu jest określona przez zasadę: w przypadku podwładnych musisz budować relacje w sposób, w jaki chciałbyś, aby wyglądały relacje z liderem.

Kierownik musi:

• dążyć do stworzenia spójnego zespołu, który dąży do osiągnięcia wspólnych celów;
• znaleźć przyczyny trudności napotkanych w procesie działalności zawodowej;
• zwracać uwagę podwładnych na zarządzenia, których nie wypełnili;
• doceniać zasługi jego podwładnych;
• zaufaj swoim podwładnym;
• przyznaj się do swoich błędów;
• traktuj wszystkich pracowników jednakowo.

Głowa nie może:

• krytykować tożsamość pracownika;
• komentować z innymi podwładnymi;
• pokazać pracownikom, że kierownik nie jest właścicielem sytuacji.

Istotą zasad etykiety dotyczących horyzontalnego kierunku relacji jest przestrzeganie zasady empatii, to znaczy reprezentowania siebie w roli kolegi.

Oto kilka przykładów reguł etykiety na poziomie pracownik-pracownik:

• wzywaj kolegów po imieniu, ponieważ droga do nawiązania przyjaźni wiedzie przez imię osoby;
• uśmiechnij się i wykaż przyjazne nastawienie do kolegów;
• staraj się słuchać kolegów, nie tylko siebie;
• traktuj każdego pracownika jako osobę;
• traktuj kolegów jak najbardziej otwarcie;
• staraj się dzielić obowiązkami podczas wykonywania typowych zadań;
• Nie składaj niemożliwych obietnic.

Z następnego filmu dowiesz się więcej o najważniejszych umiejętnościach komunikacji biznesowej.