Eisenhowers matrise - bruk tiden riktig

I vårt sinnsykt fartsfylte århundre ser ikke tiden ut til å bare gå, men flyr med hastigheten til et supersonisk fly. I en slik syklus av hendelser og dager, full av en rekke saker og planer, kan vi ofte ikke innse selv halvparten av det som var planlagt. Og jeg vil fange alt. Hvordan du bruker tiden riktig, ved å bruke Eisenhower-matrisen, vil vi vurdere nærmere.

Tid er alt vi har. For bedre eller verre lever vi livet vårt direkte avhengig av hvordan og hva vi bruker tiden vår på. Og de som vil ha tid til å gjøre mye på veien, lærer som regel å styre tiden sin effektivt. Tidsstyring (tidsstyring) er ikke annet enn planlegging. Det er det som hjelper deg med å slutte å bekymre deg på grunn av en bitter følelse av at tiden er kort, at den mangler sårt, og på grunn av dette kan ingenting gjøres.

En gang var den berømte amerikanske militære og politiske figuren Dwight David Eisenhower seriøst engasjert i å finne en løsning på problemet med effektiv planlegging, han var også USAs president. Og han klarte å finne en løsning på dette problemet, han kom til og med opp med sitt tidsstyringssystem.

Det skjedde bare slik at den menneskelige hjerne lettere og bedre oppfatter strukturert informasjon, det vil si ført inn i et bestemt system, brutt ned i hyller. Samtidig ville det være fint å visualisere disse hyllene, for å gjøre dem visuelle, for eksempel ved hjelp av noen form for diagrammer eller diagrammer.Det er nettopp dette prinsippet om distribusjon av saker som ligger til grunn for Eisenhower-matrisen, som er en av de ledende metodene i teorien om effektiv tidsstyring.

Visualisering av handlingsplanen og handlingene ved bruk av matrisen er veldig enkel. Tegn en firkant på papir, del den med to vinkelrett linjer i fire like felt. Du bør få et vindu med grill i form av et kors. Disse feltene vil dele saken din i 4 grupper, som hver avhenger av tegn på viktighet / uviktighet og haster / ikke-haster. Feltene som dannes fra skjæringspunktet mellom linjene kalles kvadranter (matematisk begrep) og betegnes som følger:

• kvadrant A (viktige og presserende oppgaver);
• kvadrant B (viktige, men ikke presserende oppgaver);
• kvadrant C (ikke viktige, men presserende oppgaver);
• kvadrant D (uviktige og ikke-presserende oppgaver).

Eisenhower-matrisen har både fordeler og ulemper. Vi vil beskrive både det og det andre, og vi vil begynne med fordeler.

• Til tross for navnet “matrise”, som innebærer noe komplekst, er systemet faktisk veldig lett å forstå og brukes uten problemer.
• Tilfeller, mål og mål er delt inn i bare fire kategorier, dette hjelper deg med å navigere bedre.
• Fordelingen av oppgaver i henhold til kriteriene om presserende og viktighet lar deg skyve ikke-presserende og uviktige saker i bakgrunnen, og dermed lar deg gå foran som viktig og presserende. Slik blir saker analysert og filtrert. De som ikke trenger å kaste bort tid i det hele tatt blir eliminert.
• Hovedfordelen er at matrisen lar deg gjøre tidskostnader så effektive som mulig, noe som igjen gjør det mulig å gjøre alt i tide.

Ulemper med dette systemet er også tilgjengelige.

• Matrisen er ineffektiv i langvarig planlegging. Det er egnet for aktuelle saker eller i nær fremtid.
• Når det ikke er noen daglige mål, er det ikke nødvendig å bruke et slikt system.
• For å bruke matrisen effektivt, må du raskt og nøyaktig fordele målene i grupper. For å gjøre dette, må du forstå hvilke av dem som kan tildeles graden "viktig", og hvilke mål som ikke er veldig viktige, som må fullføres raskt og hvilke som er valgfrie. En slik trening tar tid, det vil si at matrisen ikke "fungerer" for deg med en gang, men det er et minus.
• Og som et resultat av forrige ledd kan det være feil med nøyaktigheten ved å tildele saker en viss status.

Vi vurderer hver kvadrant av matrisen mer detaljert.

Hvis du er en mester i planlegging, vil kvadrant A være tom. Hvis ting dukket opp i det, indikerer dette din dårlige organisasjon. Du tillater utdanning i saker om søppel og blokkering. Årsaken til dette bildet er som regel latskap.

Eller du kan ikke prioritere riktig. Noen ganger er selvfølgelig noen ganger slike situasjoner tillatt, men når dette blir observert systematisk, er det ganske enkelt nødvendig å jobbe med personlig selvdisiplin. For å unngå å "sette" kjepphest i kvadrant A, er det nødvendig å takle oppgavene som er introdusert i de resterende feltene på en riktig måte.

Men en liten oppgaveliste i kvadrant A kan fremdeles legges inn. Det kan være:

• helseproblemer;
• tilfeller, hvis svikt kan provosere utseendet til problemer, forverre livskvaliteten, true familiens velvære og arbeid;
• tilfeller, hvis svikt betydelig vil komplisere veien til å nå hovedmålene eller føre til forstyrrelse av dem;
• vei ut av ulike krisesituasjoner.

Hvis du likevel har mange poeng i denne kvadranten, så gi opp alle anstrengelser for å eliminere dem. Og ikke glem at gjennomføringen av visse elementer fra listen over viktige og presserende kan omdirigeres fullstendig, delegeres til noen fra fullmektiger, det er ikke nødvendig å bære hele byrden av alle saker bare på deg selv.Denne tilnærmingen vil bidra til å raskt takle fylden til kvadrant A.

Observasjoner viser at mennesker som foretrekker å løse problemer fra kvadrant B blir de mest vellykkede, beveger seg raskere opp karriererstigen, er mest økonomisk velstående, har ingen mangel på tid og lever et harmonisk, fullverdig liv. Ikke-presserende oppgaver hører til kategorien av de mest lovende og prioriterte, og hvis en person gir dem sin viktigste oppmerksomhet, utvikler alt seg som det skal.

Det må huskes at mangelen på press i gruppe B noen ganger fører til en forsinkelse i oppfyllelsen av de utpekte poengene, og de migrerer til gruppe A, hvor de allerede vil kreve en rask respons. Hvis vi løser viktige, men ikke veldig presserende oppgaver gradvis og regelmessig, vil denne prosessen fortsette rolig og effektivt. Det er nødvendig å henvende seg til denne typen virksomheter på en ansvarlig måte, og mangelen på hastighet gjør det mulig å fullstendig kontrollere fremdriften i saken, bringe alle detaljene til det ideelle, tydelig tenke gjennom alle trinnene og derved oppnå et produktivt resultat.

Eisenhowers matrise lærer deg først og fremst hvordan du kan prioritere. Dette betyr at det viktigste i planleggingen er evnen til å skille viktige saker som fører deg til store mål fra sekundære. Oppgavene som må bringes inn i gruppe C er ikke viktige, i hovedsak er dette ting som distraherer fra hovedmålene, de bidrar ikke til avansement, men tvert imot er det bare til hinder for utviklingsprosessen. Ofte hindrer de deg i å konsentrere deg om å oppnå viktige mål og reduserer dermed effektiviteten til fortiden.

Du skal ikke forveksle presserende saker fra felt C, som er uviktige, med presserende saker fra felt A, som bare er ekstremt viktige. Dette fører som regel til at det virkelig viktige vil forbli i bakgrunnen. Et levende eksempel på en slik situasjon kan være møter pålagt av noen utenfra som du ikke trenger, eller tømme lange samtaler, gå til fester og feiringer, invitasjoner som kommer fra folk som ikke er interessert i deg, noen husarbeid, sammenbrudd av husholdningsapparater og lignende. Ja, dette må gjøres raskt, men løsningen av disse oppgavene er ikke en viktig nødvendighet, og deres manglende oppfyllelse medfører ingen problemer.

Klasser fra denne gruppen gir ikke noe, tvert imot, de kan gjøre mye skade. De burde bli forsøkt utsatt til senere, og det er bedre å ignorere dem fullstendig. Men fienden må være kjent ved synet - det er viktig å sette sammen en liste over slike "skadedyr" i felt D, fordi dette er selve aktivitetene som "spiser opp" vår tid. Det er disse tingene som er så fristende og attraktive for mange mennesker på grunn av deres greihet og løftet om å gi avslapning og glede, å tilbringe tid i den søte saligheten.

Slike kjennetegn ved disse “tilfellene” skaper en stor fristelse til å håndtere dem i utgangspunktet, og la som de sier hele verden vente. Det kan være ekstremt vanskelig å komme ut av et basseng med slike pseudo-gjenstander, siden de virkelig drar en person. Men forsøk på å ødelegge vanen med å håndtere dem bør ikke forlates.

Disse aktivitetene inkluderer:

• samtaler om ingenting, tomme, meningsløse samtaler (både via telefon og live);
• det samme som samtalene fra forrige avsnitt, korrespondanse i messenger, sosiale nettverk, alle slags chats;
• se på filmer, serier, TV-programmer som ikke har en semantisk belastning, og som distraherer fra alvorlige problemer og saker og forårsaker forskjellige negative følelser;
• datamaskin og andre (ikke-utviklende) spill.

Hvile for kropp og sjel er utvilsomt nødvendig, men det er mange andre nyttige måter å implementere det på:

• lese kvalitetslitteratur;
• turer til utstillinger, teatre og museer;
• intelligens-utviklende spill;
• klasser i bassenget, treningsstudio, fotturer på skøytebaner, feltturer ut av byen, reiser osv.

Hvis du ikke kan utrydde skadelige aktiviteter fra gruppe D fra livet ditt, bør du i det minste prøve å utsette dem, ta hensyn til dem bare når ting fra gruppe A og B er fullført. Men prøv å minimere tiden brukt på "tomme" aktiviteter .

Det er stor sannsynlighet for å tilskrive saken til en upassende gruppe. Dette er hovedproblemet i å bygge et hierarki av våre prioriteringer. For å gjøre det lettere å takle det, må du lære å svare på to spørsmål ved hjelp av to ord - “ja” eller “nei”. For eksempel: "Vil implementeringen av denne saken hjelpe meg med å komme nærmere hovedmålet mitt?" Svaret "ja" betyr viktigheten av saken, svaret "nei" er uviktig.

"Hvis jeg ikke løser dette problemet nå, vil det miste sin relevans i morgen?" Svaret "ja" betyr at det haster med saken, svaret "nei" - ikke presserende. Etter å ha bestemt kategorien for hver leksjon på denne måten, gjør du først ting fra gruppe A, og deretter fra gruppe B.

Den beste tiden å sette sammen en matrise er begynnelsen på en ny dag. Tenk nøye gjennom hvilke oppgaver du står overfor i nær fremtid, og skriv dem ned i form av en vanlig liste. Test deretter hver av dem ved hjelp av spørsmålene ovenfor og plasser dem i feltene i henhold til svarene. Ikke glem å nevne de minste og mest ubetydelige tilfellene, som bare tar vår tid forgjeves.

Det totale antall oppgaver du bestemmer selv. Etter å ha delt sakene i de aktuelle kategoriene, kan du skrive i en notisbok eller lage en vanlig praktisk liste i telefonarrangøren etter hvert som hastegrad og viktighet avtar, slik at den første i listen er sakene fra gruppe A, den andre fra B, den tredje fra C og fra D du trenger ikke å skrive i det hele tatt. Ikke glem at oppgaver fra gruppe A og C er underlagt delegering til slektninger, venner, kolleger eller underordnede. Men gruppe B - dette er tingene som det er viktig å gjøre på egen hånd.

Eisenhowers matrise kan brukes av alle som trenger den. Det er bra fordi det vil være like nyttig for alle, uansett alder og sosial status: lederne for organisasjoner og bedrifter, og vanlige arbeidere og kontorarbeidere, og husmødre, og studenter og barn som studerer på skoler.

La oss se på et eksempel på hvordan daglige opptak i Eisenhower-systemet kan se ut.

Gruppe av presserende og viktige saker:

• kjøre bilen til bensinstasjonen for reparasjoner, siden jeg trenger den for arbeid;
• levere kvartalsrapport;
• håndtere et problem med et kredittkort.

En gruppe haster, men viktige saker:

• å utvikle et nytt tema og skissere hovedretningene for et nytt prosjekt;
• slutte å røyke;
• lære engelsk;
• kjøp medlemskap i treningsstudio.

Gruppe av presserende, men ikke viktige saker:

• gå til jubileet for San Sanych fra den juridiske avdelingen;
• gratulerer alle på sosiale nettverk med første vårdag.

Gruppe av presserende og uviktige saker:

• rengjør skapet;
• lag ut ting på mesaninen;
• se serien;
• leke med en papegøye.

Eisenhowers matrise kan sammenlignes med et rensesystem, et filter som lar deg kvitte deg med unødvendige ting. Til å begynne med kan det hende du trenger å samle det hver dag, men med ansamling av erfaring vil du begynne å føle på intuisjonsnivå hvilken virksomhet som tilhører hvilken kategori. Og så snart et slikt tidsstyringssystem er mestret, og du lærer hvordan du bruker det effektivt, samt distribuerer saker riktig i henhold til kvadranter, vil du umiddelbart føle en bølge av frihet.Du vil begynne å ha tid til å gjøre alt i tide, og samtidig ikke å skynde deg, livet ditt blir ført tilbake til det normale, mål som virker uoppnåelige vil plutselig oppnås. Og du vil være garantert tilstedeværelsen av utmerket tilstand og høyt humør, energi og handlekraft.

Disiplin er grunnlaget for suksess. Sikkert at du var oppmerksom på slike mennesker som mangler slike egenskaper, de befinner seg i en uendelig virvelvind av uendelige "gjerninger", hele tiden de gjør noe tomt, meningsløst, men, ifølge deres uttalelser, umulig viktig. Og synet av disse menneskene er konstant trøtt, utmattet, tapt, elendig. De er alltid irriterte, masete og rastløse.

Hvis du ikke vil være sånn og ikke ønsker å vekke mennesker bare sympati og medlidenhet, må du handle etter det motsatte prinsippet. Hvis alt skjer slik for dem, og du vil ha motsatte resultater, må du handle på motsatte måter. Nemlig: å sette disiplin i orden, mestre metodene for selvorganisering, overholde klare planer, planer og regimer, tydelig forstå når og hva du skal gjøre, og viktigst av alt, hvorfor alt dette, hva er formålet. Og Eisenhower-matrisen vil være en stor hjelper for deg i disse sakene.

Det er faktisk ikke for ingenting at grunnleggeren, hvis navn hun bærer, var i stand til å bygge en så svimlende karriere og bli en av de mest berømte og elskede av de amerikanske folkepresidenter, samt en meget vellykket militær figur. Og alt dette til tross for at denne store mannen ble født i en fattig familie. Du kan trygt ta et eksempel fra slike mennesker og bruke verktøyene som er oppfunnet av dem.