Finessene til telefonkommunikasjon

Kommunikasjonskunsten er et viktig aspekt ved forhandlinger og mister ikke relevansen i mange år. Intensiteten av forretningskommunikasjon per telefon øker fra år til år. Og med utviklingen av mobilkommunikasjon blir en av de viktigste måtene å kommunisere på. For å lage telefonferdigheter er det viktig å kjenne til vanskelighetene og reglene for forretningskommunikasjon.

Telefon i den moderne verden spiller en viktig rolle, fordi vi med den kommuniserer med familie, venner, kolleger, ledelse og forretningspartnere.

Så under en samtale med en viss krets av mennesker bruker en person den passende kommunikasjonsmetoden og vil for eksempel aldri føre en dialog med sjefen sin, som med en nær venn. I denne situasjonen brukes en mer formell type kommunikasjon.

Ansatte som foretar sosiologiske undersøkelser av befolkningen, mottar anrop fra kunder eller forhandler på telefon, bør også bruke forretningsetikette. Ofte blir vellykkede telefonsamtaler nøkkelen til et godt forretningsforhold. Og selv bildet av selskapet kan helt avhenge av de ansattes evne til å føre kompetente dialoger over telefonen.

For øyeblikket foretas de fleste samtaler via mobile enheter. Ved hjelp av dette kommunikasjonsverktøyet må du følge noen regler.

• Slå alltid av telefonen eller sett den i vibrasjonsmodus på et forretningsmøte med en klient, i en kino, på et seminar.
• En mobil enhet er mer utsatt for lyd enn en fasttelefon. Derfor, i en situasjon hvor det å være på et offentlig sted, er det nødvendig å føre en personlig samtale uten innblanding utenfra, kan du bare snakke stille, og samtalepartneren vil definitivt høre deg.

• Ikke ringe høyt på telefonen. Det kan skremme andre.
• Prøv å snakke kort. I nærvær av tredjepart skal ikke samtalen vare lenger enn 30 sekunder, ellers er det fare for å se uhøflig ut foran en person. Hvis det er gode grunner for en telefonsamtale, for eksempel en pårørendes sykdom eller en større transaksjon, bør du varsle de tilstedeværende om situasjonen.
• Unngå telefonsamtaler under en forretningslunsj. Hvis det haster med å svare på samtalen, bør du forlate bordet og snakke på et mindre overfylt sted.

Etiske standarder i telefonkommunikasjon er viktige for effektiv virksomhetsdrift. Kulturen til telefonsamtaler er en spesiell type forretningskommunikasjon. Å kjenne til regler for etikette vil bidra til å styrke forretningsforhold og øke lønnsomheten i organisasjonen.

• Det er nødvendig å hilse på personen som telefonsamtalen vil være med. Mest egnet for dette er setninger relatert til tiden på dagen ("God morgen", "God ettermiddag" eller "God kveld").
• Under en offisiell telefonsamtale er det viktig å overvåke din egen intonasjon. For ikke å skyve bort samtalepartneren, må du snakke høflig og rolig, unngå unødvendige følelser.

• Etter hilsenen anbefales det at du introduserer deg og oppgir navn, posisjon og organisasjon.
• Hvis du ringer til en person, bør du alltid avklare om det er praktisk for ham å snakke for øyeblikket.
• I henhold til etiske standarder, må du hente telefonen etter den andre eller tredje samtalen.
• Ikke røyk, spis mat eller drikke under samtalen.
• Hvis den anropende abonnenten er interessert i en annen ansatt i organisasjonen, må samtalen omdirigeres til ham eller aktivere ventemodusfunksjonen.
• I en situasjon hvor du har gjort en feil med nummeret, må du uten å stille for mange spørsmål be om unnskyldning til samtalepartneren og umiddelbart si farvel.
• Ring aldri tidlig om morgenen, i lunsjpausen eller før arbeidsdagen er slutt.
• Sekretæren eller assistenten kan ringe eller svare på anrop i stedet for lederen.

• Du kan bare ringe en partner eller klient på et personlig nummer forutsatt at han selv har gitt deg kontaktene sine. Men i helger og helligdager er slike samtaler forbudt.
• Det er tider hvor en samtale blir avbrutt på grunn av dårlig kommunikasjon. I denne situasjonen bør den som ringte først ringe tilbake.
• Ikke dra ut samtalen. En lang samtale kan kjede samtalepartneren og forårsake forargelse. Hvis kommunikasjonen ble forsinket, men formålet med samtalen ikke ble oppnådd, kan du ringe klienten tilbake dagen etter eller arrangere et personlig møte.
• Etter endt samtale anbefales det å takke samtalepartneren og høflig ta farvel med ham, etter å ha spurt om han hadde noen spørsmål. Denne enkle handlingen vil fullføre samtalen og oppmuntre til videre samarbeid.

Du må forberede deg nøye på en telefonsamtale og utføre en serie spesifikke handlinger. La oss vurdere hovedpunktene mer detaljert.

• Å ringe samtalepartneren er først etter at det er utarbeidet en klar samtaleplan. For å ekskludere mindre detaljer, kan du lage grafiske eller skjematiske skisser.
• Skriv ned de viktige spørsmålene du må huske å stille i forhandlingsprosessen.
• Forbered dokumenter som kan være nødvendige i prosessen med kommunikasjon (korrespondanse, rapporter, kontrakter).

• Be samtalepartneren din på forhånd om en praktisk tid å ringe.
• For å registrere den mottatte informasjonen, forbered en notisbok eller dagbok.
• Finn ut den generelle listen over personer som vil delta i samtalen, for å kontakte dem ved navn og patronym.
• Før du ringer et nummer, kan du prøve å innstille på et positivt humør, da bør selvfølgelig din følelsesmessige tilstand føre til at samtalepartneren befinner seg.
• Når du foretar en telefonsamtale, bør du vurdere sikkerheten ved kommunikasjonen på kontoret, fordi verdifull informasjon kan falle i hendene på konkurrentene.

Det er også punkter som bør utelukkes og ikke tillates i den kommende telefonsamtalen.

• Ingen grunn til å diskutere forretningsforhold med en ukjent eller tilfeldig person. Det er bedre å avtale tid.
• Det anbefales ikke å kreve en avgjørelse fra en person som ikke har myndighet til å gjøre dette eller som mener noe annet. På telefonen kan han gi samtykke, selv om han vil være motstander av denne avgjørelsen.
• Det er ikke verdt å gi uttrykk for forespørslene dine hvis du ikke er sikker på at personen du snakker med er enig med deg og vil hjelpe.

Telefonens rolle i forretningskommunikasjon er todelt. Veldig ofte distraherer han fra presserende oppgaver som utføres på dagtid, men påskynder samtidig løsningen på mange oppgaver. Derfor er det nødvendig å lære prinsippene for telefonsamtaler, som bidrar til dets mer effektive bruk.

Det er veldig viktig å ha en forretningskommunikasjonsteknikk for ansatte hvis arbeid er spesifikt i telefonsamtaler med potensielle kunder. Mange selskaper prøver fra de første ordene å få kontakt med den som ringer for å gjøre ham til en reell kunde.

Bedrifter konkurrerer på forskjellige måter for å tiltrekke seg kunder. Et viktig stadium i markedsføringen av tjenester er telefonsalg, og derfor må ledere føre korrekt og taktfull dialog med kunder, ellers vil lønnsomme kontrakter gå til konkurrenter.

Tipsene nedenfor vil hjelpe deg med å lykkes i telefonsamtalen din.

• Det anbefales å ringe til personen som har gitt deg noen nyttig tjeneste. Takk for takknemlighet er veldig viktig for fremtidig samarbeid.
• Smil alltid mens du fører en samtale. Abonnenten vil sikkert føle smilet ditt og optimismen.
• I forhandlingsprosessen kan du prøve å forutsi samtalenes tanker.
• Bruk aldri banning eller ordforråd. Dette er i strid med kommunikasjonskulturen.
• Bruk uttrykk og begreper som den som ringer forstår.
• Ikke dekk til håndsettet mens du snakker parallelt med noen. Dermed manifesterer seg respekt av samtalepartneren.
• Forklar din posisjon med selvtillit og nøyaktighet, fordi nøyaktighet er høfligheten av konger.

• Det er viktig å føre forhandlinger raskt, svare på spørsmålene som stilles uten forsinkelser og forvirrende forslag. En pause kan bare rettferdiggjøres hvis spesialisten leter etter dokumentasjon som er nødvendig for forhandlinger. Hvis pausen er langvarig, har personen all rett til å avbryte kommunikasjonen.
• I øyeblikk med telefon, ekte eller virtuell kommunikasjon, må du være ekstremt høflig. Å rope og snakke med hevet stemme anses som et brudd på etikken.
• Si farvel til samtalepartneren riktig, siden den dyktige gjennomføringen av samtalen ikke er mindre viktig enn hoveddelen av dialogen. Du kan aktivere den andre personen til å legge på først. Dette vil avslutte samtalen i en vennlig bølge.

For vellykket kommunikasjon på telefonen må du selvfølgelig ha en god diksjon.Bruk leksjonene fra neste video for å gjøre talen din uttrykksfull og stemmen din morsom.