Etikette og etikk for forretningskorrespondanse

Den nåværende forretningsvirkeligheten er at bare 15% av mellomstore og store entreprenører som søker å styrke sin markedsposisjon, når målet. Det er av denne grunnen at relevansen av forretningsetikette øker flere ganger, siden manglende overholdelse av standardene blant andre grunner ofte fører til nedbrytning av nyttige forretningsforbindelser.

I en bred tolkning av etikk mener de et sett med generelle prinsipper som er ment å regulere sosiale relasjoner. Følgelig vurderer etikken i forretningsforhold spørsmål relatert til den aksepterte rekkefølgen og samhandlingsstilen på forretningsområdet.

Detaljering av de etiske aspektene ved forretningsforbindelser er forretningsetikette, inkludert for eksempel forhandlingsprosedyre, forretningsføringsregler, forretningstradisjoner og ritualer, elementer av underordnelse, oppførsel og stiler for kommunikasjon og skriving, samt spørsmål om korrekthet i forhold til samarbeidspartnere og forretningskolleger.

Betydningen av etikk og etikette, som sin integrerte del, ligger i det faktum at det regelverket som har oppstått som et resultat av langvarig praksis i stor grad forenkler kommunikasjonen, og skaper en tydelig og tilgjengelig kontekst i næringslivet som gjør at man kan oppnå mål og spare tid betydelig.

Med andre ord snakker vi om en spesiell algoritme for å løse forretningsproblemer som gjør det mulig å sette og oppnå de ønskede forretningsmessige mål rasjonelt og uten konflikt. Eierskapsnivået til denne algoritmen lar deg trekke direkte konklusjoner om graden av profesjonalitet til en forretningspartner eller motstander i en forretningskonflikt.

I denne sammenheng er det viktig å følge følgende generelle prinsipper:

• punktlighet overalt og i alt;
• overholdelse av informasjonssikkerhet;
• lyd altruisme;
• et gunstig bilde som er passende for virksomhetsmiljøet;
• kompetent muntlig og skriftlig språk;
• følge reglene for forretningstale kultur.

Typer virksomhetskorrespondanse er forskjellige og med en viss konvensjonalitet kan de deles inn i to hovedvarianter:

• Interstate - mellom statlige organisasjoner, utenriksstasjoner og tjenestemenn (forskjellige notater, notater og andre former) - elementer i diplomatiske forbindelser;
• kommersiell - brev med semi-offisiell status brukt innen forretningsforhold mellom institusjoner og organisasjoner.

Stilen til å skrive et tjenestebrev, til tross for språklige og noen tradisjonelle forskjeller, har et visst generelt grunnlag og en gruppe bedrifter utviklet av etablert praksis. For eksempel er et antall protokollkrav, bestemt av avsenderens og adressatens plassering, basert på de første innstillingene for gjensidig respekt og korrekthet. Derfor, uavhengig av type dokument, strukturelt, må det nødvendigvis inneholde følgende elementer:

• anke (adressatens offisielle status);
• kompliment (høflig avslutning av brevet);
• signatur;
• dato (dag, måned, år og sted for meldingen skrives);
• avsenderadresse (etternavn, offisiell status, adresse er plassert øverst eller nederst på første side av brevet).

I tillegg er det en rekke bestemmelser direkte knyttet til brev:

• forretningsbrev er angitt på brevhoder eller papirark utelukkende på forsiden;
• paginering er laget i arabiske tall;
• meldinger utføres i papirkopi;
• slettinger og korreksjoner er ikke tillatt i hoveddelen av dokumentet;
• dokumentet er brettet innover;
• ventetiden på svar på et brev er ikke mer enn ti dager.

En forretningsmelding skal ha et uttrykkelig målrettet fokus og inneholde ett spørsmål, og hele betydningen av teksten skal være fullstendig og fullstendig underordnet innholdet, enten det er et forslag til en transaksjon, en kommersiell forespørsel eller rett og slett relevant informasjon.

Klassifiseringen av forretningsmeldinger er mangfoldig og avhenger av deres funksjonelt målrettede orientering. For eksempel er bokstaver:

• annonsere;
• minner om;
• invitasjoner;
• informasjonsanmeldelser;
• disposition;
• støtte;
• andre typer.

I kommersiell korrespondanse er de mest typiske:

• spørsmål;
• tilby;
• bestillinger;
• klage;
• garantibrev.

Som en av formene for forretningskommunikasjon, i ordets strenge forstand, er bokstavene delt inn i to typer - forretningsmessig og privat-offisiell.

Etter virksomhet inkluderer korrespondanse, som kjører blant organisasjoner og institusjoner. Et privat-offisielt brev er en melding som sendes til en institusjon av en privatperson, eller omvendt av en institusjon - til en privatperson.

Det er en rekke forretningsforholdsregler.

• Brevet skal stimulere fremveksten av forretningsinteresse hos mottakeren, tydelig og på grunnlag av overbevisende bevis for å vise fordelene ved partnerskap og utilstrekkeligheten ved å bryte partnerskap. Teksten skal være insentiv, motiverende for samarbeid.
• Manifestasjonen av overdreven personlige følelser i et forretningsbrev er ikke den beste måten å bevise saken din og løse et problem.
• For å unngå overbelastning og tilstopping av brevet, bør man unngå eventuelle figurative sammenligninger, metaforer, allegorier og hyperbolas.
• For en tydelig og kortfattet presentasjon av emnet, er det bedre å bruke enkle setninger, unngå detaljer og overdreven detaljering. Hovedideen til meldingen skal støttes av utelukkende relevante argumenter, som vanligvis plasseres i vedleggene til brevet (diagrammer, grafer, digitale data).
• Teksten skal fremheve avsnitt, som hver, representerer en uavhengig tanke, begynner med en ny linje.

• Den forretningsskrevne meldingen skal ikke bruke beskrivende adjektiver, unødvendige avklaringer og detaljer. Mot slutten av skrivingen anbefales det å sjekke dokumentet og fjerne fraser som ikke inneholder relevant semantisk innhold.
• Leseferdighet er et grunnleggende element i tekst. Tilstedeværelsen av stavefeil og andre feil i meldingen er uakseptabelt.
• Angivelse av emnet for brevet er påkrevd. Emnet i dokumentene skal gjenspeiles kort og kortfattet, dette sparer tid når du leser og karakteriserer avsenderen positivt. Hvis brevet blir sendt på e-post og inneholder spesielt viktig informasjon, bør det være utstyrt med et spesielt "flagg" tilgjengelig i den elektroniske tjenesten.
• God lesbarhet for teksten er gitt av Arial eller Times New Roman-skrifter med en gjennomsnittlig skriftstørrelse. Hvis det er et spesielt behov, er det mulig å fremheve viktige ideer i kursiv eller med fet skrift.

• I teksten er det nyttig å bruke undertekster (3-4), som gir enklere forståelse av teksten.
• Oppregninger, lister og lister er bedre å lage med spesielle markører.
• Foretaksidentitetsmal (ordning) er en utmerket indikator på effektivitet og objektivitet i forretningskommunikasjon. Det er spesielt hensiktsmessig i bedriftsaspektet, fordi det lar deg skille seg ut i et gunstig lys og overholde den etablerte offisielle karakteren.

Strukturen i forretningsmeldingen er typisk. Tradisjonelt inneholder den:

• introduksjon;
• hoveddelen;
• Endelig.

Innledningen oppsummerer formålet med brevet. Hoveddelen beskriver essensen i problemstillingen. Avslutningsvis er det ønskelig å oppsummere innholdet i hoveddelen, for eksempel i form av konklusjoner. "Postscripts" og forskjellige typer fotnoter er uønsket.

Avslutningsvis er setninger som ligner i form som manipulasjoner upassende, for eksempel: "Jeg håper på et gjensidig fordelaktig partnerskap" og så videre. Det er bedre å ta farvel med et forretningsbrev med enkle setninger - "Hilsen", "Hilsen" og så videre.

Nederst i meldingen er indikert: F. I. O., offisiell status, firmanavn, signatur er satt. Kontaktnummer er også indikert.

Tabeller og grafer er vedlagt som en egen fil (pakke), som indikerer dette på slutten av brevet. Hvis det er en gruppe av vedlegg, blir beholdningen deres gitt med navnene.

Du kan bruke forkortelsen og spesielle forkortelser bare hvis du er sikker på at mottakeren vil forstå dem.

For å gi teksten større logisk strenghet og konsistens i virksomhetsordforråd, brukes følgende talevendinger som permer:

• av denne grunn;
• basert på det foregående;
• i kraft av dette;
• i samsvar med dataene;
• basert på dette;
• tar hensyn til;
• og andre.

I virtuelt rom er forretningsinteraksjon, som representerer kommunikasjon i miniatyr, spesifikk, og krever ikke mindre etterlevelse av relevante standarder for etikette. Kompetent arbeid med et brev, i samsvar med praksis, innebærer følgende merknader om volum, språk, struktur og format.

• Temaformelen må absolutt samsvare med emnet som står i teksten. Dette lar deg raskt tilpasse leseren til ønsket forretningsånd.
• Det optimale volumet av et dokument som sendes via e-post, passer inn i en “en skjerm”, med en maksimal mengde tekst - ett ark i A4-format.
• Den optimale størrelsen på investeringene er ikke mer enn 3 Mb.
• Det anbefales at de sendte filene "pakkes" inn i standard Zip- eller Rar-kodingsarkiver. Andre blir ofte sperret under forsendelse.
• Hyperkoblinger må være standard (blå, understreket nedenfor).
• Svaret til adressaten skal plasseres ovenfor, i begynnelsen av brevet, og ikke nedenfor. Dette eliminerer behovet for korrespondansepartneren til å redundant og kraftfullt bla gjennom den forrige teksten.

• Det er nødvendig å bruke skriftspråket som er mest forståelig for partneren. Spørsmålet om tilrådeligheten ved bruk av profesjonalitet, internt ordforråd, slanguttrykk og forkortelser (spesielt i ekstern korrespondanse) i en melding avgjøres separat, avhengig av kontekst og kvaliteter til korrespondansepartnerne.
• Det er viktig å informere partneren om mottakelsen av meldingen - dette er et tegn på god smak og en del av forretningsetiketten, og viser respekt for ham.
• Svaret skal være så raskt som mulig. Hvis det av en eller annen grunn ikke er mulig å svare raskt, skal partneren varsles om mottakelsen av brevet og angi tidspunktet for svar. En etisk og behagelig pause før du svarer er 48 timer etter at du har mottatt meldingen. Etter denne tiden tror personen vanligvis at meldingen går tapt eller ignoreres. En overdreven pause i korrespondanse er ofte forbundet med risikoen for å miste en partner og tolkes i virksomheten som et brudd på etiske standarder.
• På slutten av meldingen skal plasseres kontaktinformasjon som er angitt i alle brev, uten unntak, uavhengig av rekkefølgen av distribusjon.
• Under forsendelse er det viktig å være spesielt oppmerksom på personvernproblemer.

For neste informasjon om etikette for forretningskorrespondanse, se neste video.