Tips Penulisan Ringkasan Setiausaha

Setiausaha syarikat mengambil tugas menguruskan kerja kolektif buruh dan, khususnya, ketua syarikat. Ini adalah pembantu kepada ketua syarikat, oleh itu syarat yang agak ketat dikenakan ke atas calon untuk kekosongan ini. Marilah kita lebih terperinci mengenai isu menyusun resume yang berjaya untuk memohon kedudukan setiausaha.

Kerja mana-mana setiausaha memerlukan keupayaan untuk beralih dengan cepat dari satu jenis aktiviti kerja kepada yang lain. Orang ini menjalankan pelbagai tugas, tetapi semuanya bertujuan untuk membantu orang pertama dalam syarikat itu bekerja, serta menyelamatkan masa kerja dan peribadinya. Secara tradisinya, fungsi kerja pakar ini termasuk kerja kertas, bekerja dengan telefon, PBX dan peralatan pejabat, mengagihkan semula panggilan, serta organisasi mesyuarat, perjalanan perniagaan dan beberapa kerja lain.

• Setiausaha di majlis itu Beliau bertanggungjawab untuk penerimaan awal pelanggan dan pengunjung, komunikasi melalui telefon, menerima faks, serta sokongan perkhidmatan untuk rundingan kepala.
• Tugas pentadbiran termasuk organisasi interaksi yang paling berkesan antara pekerja perusahaan, mengekalkan pesanan di ruang pejabat, penyelenggaraan peralatan pejabat, menyediakan pejabat syarikat dengan semua alat tulis dan barangan isi rumah yang diperlukan.
• Tugas pembantu peribadi kepada pemimpin sedikit berbeza. Pakar ini sentiasa up to date dengan acara akan datang.Ia berada di bahunya untuk membuat jadual mesyuarat kerja bos, pemenuhan tugasan peribadi dan banyak tugas lain, yang biasanya ditentukan secara individu dalam setiap kes.
• Kerani mahkamah biasanya dilampirkan kepada seorang hakim - pegawai ini mengambil bahagian dalam perbicaraan mahkamah dan melakukan semua kerja dokumentari yang diperlukan. Kerani mahkamah terlibat dalam dokumen pengarsipan, memindahkan bahan-bahan ke kantor, menyimpan rekaman sesi pengadilan, serta mengirimkan sepina. Keperluan untuk kedudukan ini sangat tinggi: pekerja mesti memiliki pendidikan undang-undang yang lebih tinggi dan sekurang-kurangnya 2 tahun pengalaman profesional.
• Jurucakap mengawasi isu persembahan jenama, berinteraksi dengan media, mengumpulkan berita terkini. Pembantu peribadi menerima semua surat-menyurat, menyediakan semua kertas perniagaan untuk orang pertama syarikat, mengumpul maklumat dalam satu cara atau yang lain berkaitan dengan penggunaan keputusan penting, dan juga melakukan perintah satu kali bos.

Sebarang resume terdiri daripada beberapa blok. Berikut adalah cadangan tentang apa yang perlu ditunjukkan dalam setiap mereka kepada setiausaha masa depan.

Dalam versi yang diperluaskan, senarai tugas kerja dari mana-mana setiausaha adalah seperti berikut:

• penerimaan huruf dan permohonan masuk, pengagihan semula mereka, pemindahan kepada orang yang bertanggungjawab;
• penerimaan dokumentasi untuk tandatangan ke kepala;
• menjawab panggilan masuk dan menghantarnya;
• organisasi rundingan perniagaan ketua;
• menyusun rayuan, surat dan dokumen lain atas permintaan ketua;
• menyediakan mesyuarat dan mesyuarat kerja, mengumpul bahan-bahan yang diperlukan, memaklumkan semua peserta acara mengenai tempat dan waktu pegangan mereka, memuktamadkan minit mesyuarat;
• penyediaan perkhidmatan untuk menganjurkan mesyuarat tetamu kepala;
• mengawal pelaksanaan oleh kakitangan syarikat perintah pentadbiran;
• menyediakan pentadbiran syarikat dengan alat tulis yang diperlukan, peralatan pejabat dan cara lain untuk memudahkan kelancaran operasi staf;
• penerimaan tetamu;
• mengekalkan arkib syarikat;
• organisasi perjalanan perniagaan orang pertama syarikat: pembelian tiket, serta tempahan bilik hotel;
• pelaksanaan arahan lain.

Calon yang berjaya untuk jawatan setiausaha mestilah mempunyai kemahiran berikut, yang boleh ditunjukkan dalam resume:

• kertas kerja;
• menjalankan perbualan telefon;
• mesyuarat dan perundingan awal pelanggan;
• sokongan pejabat;
• pemprosesan surat-menyurat;
• penganjuran acara dan mesyuarat perniagaan;
• pengurusan masa kepala;
• pengetahuan mengenai peralatan pejabat dan program PC pejabat.

Apa kemahiran khusus dalam keutamaan bergantung kepada bidang aktiviti syarikat. Sebagai contoh, sekiranya setiausaha diperlukan di pusat perubatan, maka pengetahuan mendalam tentang kerja pejabat dan pengurusan dokumen tidak mungkin diperlukan, tidak mungkin anda memerlukan keupayaan untuk membuat dokumen untuk visa. Kedudukan ini memerlukan keupayaan untuk berkomunikasi dengan pelanggan, pengetahuan tentang asas-asas hal ehwal perubatan, keupayaan untuk berkomunikasi di telefon dalam kuantiti yang banyak.

Pencapaian profesional adalah penting bagi mana-mana majikan; antara yang paling penting, perkara berikut biasanya dibezakan:

• pengoptimuman pengurusan dokumen syarikat;
• mewujudkan suasana kerja yang optimum di pejabat;
• organisasi sistem interaksi unit
• Sokongan perjalanan
• penyelarasan perkhidmatan kurier dan pembersihan.

Setiausaha yang berwibawa perlu mempunyai ciri penting seperti:

• keterbukaan kepada komunikasi;
• tanggungjawab dan orientasi hasil;
• kedudukan hayat aktif;
• keupayaan untuk melaksanakan tugas dalam multitasking;
• keupayaan untuk bertukar cepat dari satu aktiviti ke aktiviti yang lain;
• ketiadaan tabiat buruk;
• rintangan stres;
• ketepatan dan teliti;
• keinginan untuk menyelesaikan apa yang telah bermula hingga akhir;
• kesopanan;
• keupayaan untuk bekerja dengan maklumat peribadi;
• bahasa lisan dan bertulis yang cekap;
• pengetahuan yang baik mengenai etika perniagaan;
• keupayaan untuk bertindak dalam pasukan.

Sekiranya anda telah bekerja sebagai setiausaha, maka tidak sukar bagi anda untuk menerangkan pengalaman kerja anda. Ia akan menjadi lebih sukar bagi pemohon yang mencari pekerjaan dalam bidang ini untuk kali pertama. Walau bagaimanapun, kekurangan pengalaman bukanlah alasan untuk menjadi kecewa, anda sentiasa boleh menyerlahkan kemahiran utama yang anda miliki.

Sebagai contoh, anda boleh menentukan:

• kefasihan berbahasa Inggeris dan Sepanyol;
• memiliki semua program pejabat dasar;
• pengetahuan mengenai peralatan pejabat;
• Menaip buta 10 jari (300 aksara seminit).

Untuk memohon kedudukan rujukan setiausaha dalam syarikat yang dihormati, anda perlu mempunyai pendidikan tinggi. Walau bagaimanapun, prestasi tugas yang kerap diperlukan kursus dan latihan tambahan dalam kerja perkeranian, pengarkiban, serta latihan dalam bekerja dengan peralatan pejabat. Di pejabat kecil, setiausaha seringkali menjalankan tugas pengawal junior atau menyimpan rekod perakaunan. Dalam kes ini, anda akan memerlukan pendidikan undang-undang atau ekonomi.

Mari kita tinggal sedikit lagi pada apa yang tidak perlu ditunjukkan dalam resume.

• Hobi dan hobi. Anda tidak boleh cat secara terperinci bagaimana anda ingin menanam bunga / bersatu / menyulam sekiranya aktiviti masa depan anda tidak berkaitan dengan ini.
• Semua pengalaman kerja yang ada. Banyak yang memulakan kerjaya mereka dengan jawatan seperti penjual, janitor atau pembersih. Jika anda telah bekerja selama lebih dari 10 tahun, ia akan cukup untuk berhenti di 2-3 tempat dalam keahlian yang sama.
• Setiausaha mesti mempunyai penampilan yang menyenangkan, oleh itu adalah dinasihatkan untuk melampirkan gambar ke resume. Walau bagaimanapun, tiada latar belakang seksual dibenarkan di sini - bentangkan diri anda ke foto yang ketat "untuk dokumen". Imej di baju renang atau restoran mungkin tidak diproses dengan betul.

Surat lamaran tidak diperlukan, tetapi bagaimanapun memberi kesan yang menguntungkan kepada majikan yang berpotensi. Ia tidak perlu mengulangi semua yang ditulis dalam resume itu sendiri. Di sini anda perlu mengenal pasti minat anda dalam kekosongan itu dan secara ringkas menekankan kehadiran kemahiran asas dan kecekapanuntuk membantu anda dengan tugas profesional.

Di penghujung surat itu, terima kasih atas minat anda dan semoga memberi harapan yang ikhlas untuk respons.

Sebagai kesimpulan, kami membentangkan template resume siap sedia untuk kedudukan setiausaha.

Ivanova Olga Ivanovna

d .: 10.01.1985

tempat kediaman: Rostov

mob telefon: +7 (***) **-**-***

e-mel: ***@***. **

tujuan: kedudukan setiausaha peribadi kepala

Pendidikan

Institut Ekonomi Rostov

Fakulti Sosial dan Ekonomi

SM "Pendidikan Vokasional", seminar "Asas hal ehwal kesetiausahaan"

Pengalaman kerja

01.2013 - kini JSC Trading House

kedudukan: setiausaha

tugas:

• perancangan jadual pengarah;
• kertas kerja;
• penyelenggaraan kehidupan pejabat tanpa henti.

09.2008 - 12.2012, OJSC "Pusat Perubatan Plus"

kedudukan: pentadbir penerimaan

tugas:

• menerima dan mengagihkan semula panggilan telefon;
• bekerja dengan surat-menyurat;
• mesyuarat pelawat;
• perundingan pelanggan awal.

Kemahiran:

• pengalaman penyimpanan rekod;
• pengetahuan mengenai program komputer pejabat;
• ucapan yang kompeten;
• Berkenalan dengan peralatan pejabat.