Perihal komunikasi telefon perniagaan

Seni komunikasi perniagaan adalah aspek penting dalam perundingan dan selama bertahun-tahun tidak kehilangan kaitannya. Keamatan komunikasi perniagaan melalui telefon semakin meningkat dari tahun ke tahun. Dan dengan perkembangan komunikasi mudah alih menjadi salah satu cara utama komunikasi. Untuk membuat kemahiran telefon, penting untuk mengetahui kerumitan dan peraturan komunikasi perniagaan.

Telefon di dunia moden memainkan peranan penting, kerana dengan itu, kita berkomunikasi dengan keluarga, rakan, rakan sekerja, pengurusan dan rakan kongsi perniagaan.

Oleh itu, semasa perbualan dengan kalangan orang tertentu, seseorang menggunakan kaedah komunikasi yang sesuai dan, misalnya, tidak akan mengadakan dialog dengan bosnya, seperti kawan rapat. Dalam keadaan ini, jenis komunikasi yang lebih formal digunakan.

Pekerja yang menjalankan tinjauan sosiologi penduduk, menerima panggilan daripada pelanggan atau berunding melalui telefon juga harus menggunakan etika perniagaan. Sering kali, panggilan telefon yang berjaya menjadi kunci kepada hubungan perniagaan yang baik. Dan walaupun imej syarikat itu sepenuhnya boleh bergantung kepada keupayaan pekerja untuk melakukan dialog yang cekap melalui telefon.

Pada masa ini, kebanyakan panggilan dibuat melalui peranti mudah alih. Menggunakan alat komunikasi ini, anda mesti mengikuti beberapa peraturan.

• Sentiasa matikan telefon atau setkannya kepada mod getaran pada mesyuarat perniagaan dengan pelanggan, dalam teater filem, pada seminar.
• Peranti mudah alih lebih mudah terdengar daripada telefon talian darat. Oleh itu, dalam keadaan di mana, berada di tempat awam, adalah perlu untuk melakukan perbualan peribadi tanpa campur tangan di luar, anda hanya boleh bercakap secara senyap-senyap, dan pengantara pasti akan mendengar anda.

• Jangan letakkan panggilan telefon dengan kuat. Ia boleh menakutkan orang lain.
• Cuba bercakap sebentar. Dengan kehadiran pihak ketiga, perbualan tidak boleh bertahan lebih lama daripada 30 saat, jika tidak, terdapat risiko mencari orang yang tidak sopan di hadapan seseorang. Sekiranya terdapat sebab-sebab yang baik untuk perbualan telefon, sebagai contoh, penyakit saudara atau transaksi utama, maka anda harus memberitahu mereka yang hadir mengenai situasi tersebut.
• Elakkan perbualan telefon semasa makan tengah hari perniagaan. Jika terdapat keperluan mendesak untuk menjawab panggilan, maka anda harus meninggalkan meja dan bercakap di tempat yang kurang sesak.

Standard etika dalam komunikasi telefon adalah penting untuk operasi syarikat yang berkesan. Budaya perbualan telefon adalah jenis komunikasi perniagaan yang istimewa. Mengetahui peraturan etika akan membantu memperkuat hubungan perniagaan dan meningkatkan keuntungan organisasi.

• Ia adalah perlu untuk menyambut orang yang mempunyai perbualan telefon. Paling sesuai untuk ini adalah frasa yang berkaitan dengan masa hari ("Selamat pagi", "Selamat petang" atau "Selamat malam").
• Semasa perbualan telefon rasmi, adalah penting untuk memantau intonasi anda sendiri. Agar tidak menolak pengantara, anda perlu bercakap dengan sopan dan tenang, mengelakkan emosi yang tidak perlu.

• Selepas ucapan, disarankan agar anda memperkenalkan diri dan memberikan nama, kedudukan dan organisasi anda.
• Jika anda memanggil seseorang, anda harus sentiasa memperjelaskan sama ada ia mudah untuk dibincangkan pada masa ini.
• Menurut piawaian etika, anda perlu mengambil telefon selepas panggilan kedua atau ketiga.
• Semasa perbualan, jangan merokok, makan makanan atau minuman.
• Sekiranya pelanggan pemanggil berminat dengan pekerja organisasi yang lain, maka perbualan mesti dialihkan kepadanya atau membolehkan fungsi siap sedia.
• Dalam keadaan di mana anda membuat kesilapan dengan nombor itu, anda mesti, tanpa bertanya terlalu banyak soalan, meminta maaf kepada rakan dan segera mengucapkan selamat tinggal.
• Jangan sekali-kali menghubungi pada waktu pagi, semasa rehat tengah hari atau sebelum hari bekerja.
• Setiausaha atau pembantu boleh membuat atau menjawab panggilan daripada pengurus.

• Anda hanya boleh menghubungi pasangan atau pelanggan pada nombor peribadi dengan syarat bahawa dia sendiri telah memberi anda kenalannya. Tetapi pada hujung minggu dan hari cuti, panggilan sedemikian adalah dilarang.
• Terdapat kalanya percakapan terganggu kerana komunikasi yang kurang baik. Dalam keadaan ini, orang yang menelefon yang pertama harus menghubungi semula.
• Jangan seret perbualan. Perbualan yang panjang boleh menimbulkan interlocutor dan menyebabkan kemarahan. Sekiranya komunikasi telah ditangguhkan, tetapi tujuan perbualan tidak dicapai, maka anda boleh menghubungi pelanggan kembali keesokan harinya atau mengatur mesyuarat peribadi.
• Selepas tamat perbualan, adalah disyorkan untuk mengucapkan terima kasih kepada pengantara dan dengan sopan mengucapkan selamat tinggal kepadanya, setelah bertanya apakah dia mempunyai pertanyaan. Tindakan mudah ini akan menyelesaikan perbualan dan menggalakkan kerjasama lebih lanjut.

Anda harus berhati-hati mempersiapkan perbualan telefon dan melakukan beberapa tindakan spesifik. Mari kita perhatikan perkara utama dengan lebih terperinci.

• Memanggil sahabat hanya selepas pelan perbualan yang jelas telah disediakan. Untuk mengecualikan butiran kecil, anda boleh membuat lakaran grafik atau skematik.
• Tuliskan soalan-soalan penting yang anda perlu ingat untuk bertanya dalam proses rundingan.
• Sediakan dokumen yang mungkin diperlukan dalam proses komunikasi (surat-menyurat, laporan, kontrak).

• Tanya rakan anda terlebih dahulu untuk mendapatkan masa yang sesuai untuk membuat panggilan.
• Untuk merakam maklumat yang diterima, sediakan buku nota atau buku harian.
• Cari senarai umum orang yang akan menyertai perbualan, untuk menghubungi mereka dengan nama dan patronymic.
• Sebelum mendail nombor, cuba tune dalam mood yang positif, maka keadaan emosi anda, semestinya, harus menyebabkan pelaku hubungan berada.
• Semasa membuat perbualan telefon, pertimbangkan keselamatan komunikasi di pejabat, kerana maklumat yang berharga boleh jatuh ke tangan pesaing.

Terdapat juga perkara yang perlu dikecualikan dan tidak dibenarkan dalam perbualan telefon yang akan datang.

• Tidak perlu membincangkan urusan perniagaan dengan orang yang tidak dikenali atau kasual. Lebih baik membuat janji temu.
• Ia tidak disyorkan untuk menghendaki keputusan daripada seseorang yang tidak mempunyai kuasa untuk melakukan ini atau yang difikirkan sebaliknya. Di telefon dia boleh memberi persetujuan, walaupun dia akan menjadi lawan keputusan ini.
• Ia tidak layak menyuarakan permintaan anda jika anda tidak pasti bahawa orang yang anda bercakap bersetuju dengan anda dan ingin membantu.

Peranan telefon dalam komunikasi perniagaan adalah dua kali ganda. Selalunya dia mengalihkan perhatian dari tugas-tugas segera yang dilakukan pada siang hari, tetapi pada masa yang sama mempercepat penyelesaian banyak tugas. Itulah sebabnya perlu mempelajari prinsip-prinsip perbualan telefon, yang menyumbang kepada penggunaan yang lebih berkesan.

Adalah sangat penting untuk mempunyai teknik komunikasi perniagaan untuk pekerja yang pekerjaannya khusus dalam perbualan telefon dengan pelanggan potensial. Banyak syarikat cuba dari kata-kata yang pertama untuk menjalin hubungan dengan pemanggil untuk menjadikannya pelanggan yang sebenar.

Firma bersaing menggunakan cara yang berbeza untuk menarik pelanggan. Tahap penting dalam promosi perkhidmatan adalah jualan telefon, dan oleh itu, pengurus harus dengan betul dan bijak melakukan dialog dengan pelanggan, kontrak sebaliknya menguntungkan akan pergi ke pesaing.

Petua di bawah ini akan membantu anda berjaya dalam perbualan telefon perniagaan anda.

• Adalah disyorkan untuk membuat panggilan kepada orang yang memberikan anda sebarang perkhidmatan berguna. Kata-kata syukur sangat penting untuk kerjasama masa depan.
• Sentiasa senyum ketika melakukan perbualan. Pelanggan pasti akan merasakan senyuman dan keyakinan anda.
• Dalam proses rundingan, cuba untuk meramal jalankan pemikiran.
• Jangan gunakan kata-kata kotor atau perbendaharaan kata bahasa sehari-hari. Ini bertentangan dengan budaya komunikasi.
• Gunakan ekspresi dan istilah yang difahami oleh pemanggil.
• Jangan menutupi telefon bimbit semasa bercakap selari dengan seseorang. Oleh itu, tidak menghormati para pengantara ditunjukkan.
• Jelaskan kedudukan anda dengan keyakinan dan ketepatan, kerana ketepatan adalah kesopanan raja-raja.

• Rundingan adalah penting untuk menjalankan dengan cepat, menjawab soalan yang ditanya tanpa kelewatan dan cadangan yang mengelirukan. Jeda hanya boleh dibenarkan jika pakar mencari dokumentasi yang diperlukan untuk rundingan. Jika jeda itu berpanjangan, maka orang itu mempunyai hak untuk mengganggu komunikasi.
• Dalam momen telefon, komunikasi sebenar atau maya, anda mesti sangat sopan. Berteriak dan bercakap dengan suara yang dibangkitkan dianggap melanggar etika.
• Katakan selamat tinggal kepada pengintip dengan betul, kerana penyampaian perbualan yang mahir adalah tidak kurang penting daripada bahagian utama dialog tersebut. Anda boleh mendayakan orang lain untuk digantung terlebih dahulu. Ini akan menamatkan perbualan dalam gelombang mesra.

Sudah tentu, untuk komunikasi yang berjaya di telefon anda perlu mempunyai petikan yang baik.Gunakan pelajaran dari video seterusnya untuk membuat ekspresi ucapan anda dan suara anda menyeronokkan.