Etika dan Etika Perniagaan Surat Menyurat

Realiti perniagaan sekarang adalah hanya 15% usahawan sederhana dan besar yang ingin mengukuhkan kedudukan pasaran mereka mencapai matlamat. Atas sebab ini, relevansinya etika perniagaan meningkat sebanyak beberapa kali, memandangkan ketidakpatuhan piawaiannya, antara sebab lain, sering membawa kepada pecahan hubungan perniagaan yang berguna.

Dalam tafsiran luas tentang etika, mereka bermaksud satu set prinsip am yang bertujuan mengawal hubungan sosial. Oleh itu, etika hubungan perniagaan menganggap isu yang berkaitan dengan pesanan yang diterima dan gaya interaksi dalam bidang perniagaan.

Memperhatikan aspek etika hubungan perniagaan adalah etika perniagaan, termasuk, contohnya, prosedur perundingan, peraturan tatalaku korporat, tradisi perniagaan dan ritual, unsur subordinasi, gaya hidup dan gaya komunikasi dan penulisan, serta isu-isu kebenaran dalam menangani rakan-rakan dan rakan-rakan perniagaan.

Kepentingan etika dan etika, sebagai bahagian pentingnya, terletak pada hakikat bahawa rangka kerja pengawalseliaan yang timbul akibat amalan jangka panjang sangat memudahkan komunikasi, mewujudkan konteks yang jelas dan mudah diakses dalam sektor perniagaan yang membolehkan seseorang mencapai matlamat yang betul dan menjimatkan masa dengan ketara.

Dalam erti kata lain, kita bercakap tentang algoritma khas untuk menyelesaikan masalah perniagaan yang memungkinkan untuk menetapkan dan berjaya mencapai matlamat perniagaan yang dikehendaki secara rasional dan tanpa konflik. Tahap pemilikan algoritma ini membolehkan anda membuat kesimpulan langsung mengenai tahap profesionalisme rakan perniagaan atau lawan dalam pertikaian perniagaan.

Dalam konteks ini, adalah penting untuk mematuhi prinsip umum berikut:

• ketepatan masa di mana-mana dan dalam segala-galanya;
• pematuhan dengan keselamatan maklumat;
• altruisme bunyi;
• imej yang sesuai untuk persekitaran perniagaan;
• bahasa lisan dan bertulis yang cekap;
• berikutan peraturan budaya ucapan perniagaan.

Jenis-jenis koresponden perniagaan adalah pelbagai dan, dengan tahap konvensional yang tertentu, mereka boleh dibahagikan kepada dua jenis utama:

• interstate - antara organisasi negara, misi dan pegawai asing (pelbagai nota, memorandum dan bentuk lain) - unsur hubungan diplomatik;
• komersial - surat status separuh rasmi yang digunakan dalam bidang hubungan perniagaan antara institusi dan organisasi.

Gaya menulis surat perkhidmatan, walaupun linguistik dan beberapa perbezaan tradisional, mempunyai asas umum tertentu dan sekumpulan pertubuhan yang dibangunkan oleh amalan yang mantap. Sebagai contoh, beberapa keperluan protokol, yang ditentukan oleh kedudukan penghantar dan penerima, adalah berdasarkan kepada permulaan untuk menghormati dan ketepatan bersama. Oleh itu, tanpa mengira jenis dokumen, secara struktur, ia mestilah mengandungi elemen-elemen berikut:

• rayuan (status rasmi penerima);
• pujian (surat akhir surat sopan);
• tandatangan
• tarikh (hari, bulan, tahun dan tempat menulis mesej);
• alamat pengirim (nama keluarga, status rasmi, alamat diletakkan di atas atau bawah halaman pertama surat).

Di samping itu, terdapat beberapa peruntukan yang berkaitan langsung dengan huruf:

• surat perniagaan ditetapkan pada kepala surat atau helaian kertas secara eksklusif di bahagian depan mereka;
• penomboran dibuat dalam angka Arab;
• mesej dilaksanakan dalam hard copy;
• memadamkan dan pembetulan tidak dibenarkan dalam badan dokumen;
• dokumen dilipat masuk ke dalam;
• masa menunggu untuk membalas maklum balas tidak lebih daripada sepuluh hari.

Mesej perniagaan harus mempunyai orientasi sasaran eksplisit dan mengandungi satu soalan, dan keseluruhan makna teks itu harus sepenuhnya dan sepenuhnya bawahan kepada kandungannya, sama ada cadangan untuk transaksi, permintaan komersial, atau maklumat yang hanya relevan.

Klasifikasi mesej perniagaan adalah berbeza dan bergantung kepada orientasi sasaran mereka. Sebagai contoh, huruf adalah:

• memaklumkan;
• mengingatkan;
• jemputan
• ulasan maklumat;
• perintah;
• mengiringi;
• jenis lain.

Dalam koresponden komersial, yang paling tipikal ialah:

• pertanyaan;
• cadangan;
• perintah;
• aduan;
• surat jaminan.

Sebagai salah satu bentuk komunikasi perniagaan, dalam erti kata yang ketat, huruf dibahagikan kepada 2 jenis - perniagaan dan pegawai swasta.

Dengan perniagaan termasuk korespondensi, yang berjalan di kalangan organisasi dan institusi. Surat rasmi adalah mesej yang dihantar ke institusi oleh orang perseorangan, atau sebaliknya, oleh institusi - kepada orang perseorangan.

Terdapat beberapa peraturan surat-menyurat perniagaan.

• Surat itu harus merangsang kemunculan minat perniagaan kepada penerima, dengan jelas dan berdasarkan bukti yang meyakinkan untuk menunjukkan manfaat dari perkongsian dan ketidaksediaan memecahkan perkongsian. Teks itu seharusnya menjadi insentif, memotivasi untuk kerjasama.
• Manifestasi emosi peribadi yang berlebihan dalam surat perniagaan bukan cara terbaik untuk membuktikan kes anda dan menyelesaikan masalah.
• Untuk mengelakkan muatan dan penyumbatan teks surat, seseorang harus mengelakkan perbandingan kiasan, metafora, alegori dan hiperbola.
• Untuk persembahan yang jelas dan ringkas mengenai topik ini, lebih baik menggunakan kalimat mudah, mengelakkan butiran dan terperinci yang berlebihan. Idea utama mesej itu harus disokong oleh hujah-hujah yang semata-mata relevan, yang biasanya diletakkan di lampiran ke huruf (gambar rajah, graf, data digital).
• Teks itu harus menyerlahkan perenggan, masing-masing, yang mewakili pemikiran bebas, bermula dengan baris baru.

• Mesej bertulis perniagaan tidak boleh menggunakan kata sifat deskriptif, penjelasan dan butiran yang tidak perlu. Pada akhir penulisan, adalah disyorkan untuk menyemak dokumen dan menghapuskan frasa yang tidak membawa kandungan semantik yang relevan.
• Literasi adalah elemen asas teks. Kehadiran ejaan dan kesilapan lain dalam mesej tidak boleh diterima.
• Petunjuk subjek surat diperlukan. Topik dalam dokumen harus dicerminkan dengan ringkas dan ringkas, ini menjimatkan masa ketika membaca dan memberi gambaran positif kepada pengirim. Jika surat itu dihantar melalui e-mel dan mengandungi maklumat penting, ia harus dilengkapi dengan "bendera" khas yang terdapat dalam perkhidmatan elektronik.
• Pembacaan teks yang baik disediakan oleh fon Arial atau Times New Roman dengan saiz fon purata. Sekiranya terdapat keperluan khusus, ada kemungkinan untuk menyerlahkan idea utama dalam huruf miring atau berani.

• Dalam teks, berguna untuk menggunakan sari kata (3-4), yang memberikan pemahaman yang lebih mudah mengenai teks.
• Pengkelasan, senarai dan senarai adalah lebih baik untuk menggunakan penanda khas.
• Templat identiti korporat (skema) adalah petunjuk kecekapan dan objektivitas dalam komunikasi perniagaan. Ia amat sesuai dalam aspek korporat, kerana ia membolehkan anda menonjolkan cahaya yang baik dan mematuhi rasmi yang ditetapkan.

Struktur mesej perniagaan adalah tipikal. Secara tradisinya, ia mengandungi:

• pengenalan;
• bahagian utama;
• kesimpulan.

Pengenalan meringkaskan tujuan surat itu. Bahagian utama menerangkan intipati isu tersebut. Sebagai kesimpulan, adalah wajar untuk meringkaskan kandungan bahagian utama, contohnya, dalam bentuk kesimpulan. "Postscripts" dan pelbagai nota kaki yang tidak diingini.

Sebagai kesimpulan, frasa yang sama dalam bentuk untuk manipulasi tidak wajar, seperti: "Saya berharap untuk perkongsian yang saling menguntungkan" dan sebagainya. Adalah lebih baik untuk mengucapkan selamat tinggal dalam surat perniagaan dengan frasa mudah - "Salam," "Best Regards," dan sebagainya.

Di bahagian bawah mesej ditunjukkan: F. I. O., status rasmi, nama syarikat, tandatangan diletakkan. Nombor hubungan juga ditunjukkan.

Jadual dan graf dilampirkan sebagai fail berasingan (pakej), menandakan ini pada akhir surat. Sekiranya terdapat sekumpulan lampiran, maka inventori mereka diberikan dengan nama.

Anda boleh menggunakan singkatan dan singkatan khas hanya jika anda pasti bahawa penerima akan memahaminya.

Untuk memberikan teks yang lebih logik dan konsisten dalam perbendaharaan kata perniagaan, giliran ucapan berikut digunakan sebagai pengikat:

• atas sebab ini;
• berdasarkan kepada yang terdahulu;
• oleh sebab ini;
• mengikut data;
• berdasarkan ini;
• mengingati;
• dan lain-lain.

Dalam ruang maya, interaksi perniagaan, yang mewakili komunikasi dalam miniatur, adalah khusus, dan tidak kurang memerlukan pematuhan terhadap standard etika yang relevan. Kerja yang kompeten dengan surat, mengikut amalan, melibatkan nota berikut mengenai kelantangan, bahasa, struktur dan format.

• Formula tema mestilah betul-betul sesuai dengan subjek yang dinyatakan di dalam teks. Ini membolehkan anda dengan cepat menyesuaikan pembaca kepada semangat perniagaan yang dikehendaki.
• Jumlah volum yang optimum dari dokumen yang dikirimkan melalui e-mel sesuai dengan "satu skrin", dengan jumlah maksimum teks - satu lembar dalam format A4.
• Saiz pelaburan yang optimum tidak melebihi 3 Mb.
• Adalah disyorkan bahawa fail yang dihantar akan "dibungkus" ke dalam arkib pengekod Zip atau Rar standard. Lain-lain sering disekat semasa penghantaran.
• Hyperlink mestilah standard (biru, digariskan di bawah).
• Jawapan kepada penerima hendaklah diletakkan di atas, pada permulaan surat, dan tidak di bawah. Ini menghilangkan keperluan untuk rakan-rakan koresponden dengan melompat dengan berulang-ulang dan kuat menerusi teks sebelumnya.

• Ia perlu menggunakan bahasa penulisan yang paling mudah difahami oleh rakan kongsi. Persoalan kefahaman menggunakan profesionalisme, perbendaharaan kata dalaman, ungkapan slang dan singkatan (terutamanya dalam surat-menyurat luar) dalam mesej diputuskan secara berasingan, bergantung kepada konteks dan kualiti rakan-rakan koresponden.
• Adalah penting untuk memaklumkan rakan kongsi mengenai penerimaan mesejnya - ini adalah tanda rasa yang baik dan sebahagian daripada etika perniagaan, menunjukkan rasa hormat kepadanya.
• Jawapannya sepatutnya secepat mungkin. Jika atas sebab tertentu, tidak mungkin untuk bertindak balas dengan cepat, rakan kongsi perlu diberitahu tentang penerimaan suratnya dan menunjukkan masa tindak balas. Jeda berhenti etika dan selesa sebelum memberikan jawapan adalah 48 jam selepas menerima mesej. Selepas masa ini, orang biasanya percaya bahawa mesej itu hilang atau diabaikan. Jeda yang berlebihan dalam korespondensi sering dikaitkan dengan risiko kehilangan pasangan dan ditafsirkan dalam perniagaan sebagai pelanggaran standard etika.
• Pada akhir mesej harus diletakkan butiran perhubungan yang ditunjukkan dalam semua huruf, tanpa pengecualian, terlepas dari urutan pengedaran.
• Semasa penghantaran, adalah penting untuk memberi perhatian khusus kepada isu-isu privasi.

Untuk maklumat lanjut mengenai etika surat menyurat perniagaan, lihat video seterusnya.