Biznesa telefona sakaru smalkumi

Uzņēmējdarbības komunikācijas māksla ir svarīgs sarunu aspekts un daudzus gadus nezaudē savu aktualitāti. Lietišķo sakaru intensitāte pa tālruni gadu no gada palielinās. Un, attīstoties mobilajiem sakariem, tas kļūst par vienu no galvenajiem saziņas veidiem. Lai izveidotu iemaņas pa tālruni, ir svarīgi zināt biznesa komunikācijas sarežģītības un noteikumus.

Tālrunim mūsdienu pasaulē ir liela nozīme, jo ar to mēs sazināmies ar ģimeni, draugiem, kolēģiem, vadību un biznesa partneriem.

Tātad sarunas laikā ar noteiktu cilvēku loku cilvēks izmanto atbilstošu saziņas metodi un, piemēram, nekad neveidos dialogu ar savu priekšnieku, kā ar tuvu draugu. Šajā situācijā tiek izmantots formālāks saziņas veids.

Darbiniekiem, kas veic iedzīvotāju socioloģiskās aptaujas, saņem zvanus no klientiem vai veic sarunas pa tālruni, ir jāizmanto arī biznesa etiķete. Bieži vien veiksmīgu tālruņa zvani kļūst par labu biznesa attiecību atslēgu. Un pat uzņēmuma tēls var būt pilnībā atkarīgs no darbinieku spējas veikt kompetentu dialogu pa tālruni.

Pašlaik lielākā daļa zvanu tiek veikta, izmantojot mobilās ierīces. Izmantojot šo saziņas rīku, jums jāievēro daži noteikumi.

• Uzņēmējdarbības tikšanās laikā ar klientu, kinoteātrī, seminārā vienmēr izslēdziet tālruni vai iestatiet to uz vibrācijas režīmu.
• Mobilā ierīce ir jutīgāka pret skaņu nekā fiksētais tālrunis. Tāpēc situācijā, kad, atrodoties publiskā vietā, ir nepieciešams vadīt personīgu sarunu bez ārējas iejaukšanās, jūs varat vienkārši mierīgi runāt, un sarunu biedrs jūs noteikti dzirdēs.

• Neveiciet skaļu telefona zvanu. Tas var nobiedēt citus.
• Mēģiniet runāt īsi. Trešo pušu klātbūtnē sarunai nevajadzētu ilgt vairāk kā 30 sekundes, pretējā gadījumā pastāv risks, ka personas priekšā izskatīsies nepieklājīgi. Ja telefona sarunai ir pamatoti iemesli, piemēram, radinieka slimība vai nozīmīgs darījums, jums par šo situāciju jāpaziņo klātesošajiem.
• Izvairieties no telefona sarunām biznesa pusdienu laikā. Ja ir steidzami jāatbild uz zvanu, tad jums jāatstāj galds un jārunā mazāk pārpildītā vietā.

Ētikas standarti telefona sakaros ir svarīgi efektīvai uzņēmuma darbībai. Telefona sarunu kultūra ir īpašs biznesa komunikācijas veids. Zināšanas par etiķetes noteikumiem palīdzēs nostiprināt biznesa attiecības un paaugstināt organizācijas rentabilitāti.

• Ir nepieciešams sasveicināties ar personu, ar kuru notiks telefona saruna. Tam vispiemērotākās ir frāzes, kas saistītas ar dienas laiku (“Labrīt”, “Labdien” vai “Labvakar”).
• Oficiālās telefonsarunas laikā ir svarīgi uzraudzīt savu intonāciju. Lai neatbaidītu sarunu biedru, ir jārunā pieklājīgi un mierīgi, izvairoties no nevajadzīgām emocijām.

• Pēc apsveikuma ieteicams sevi iepazīstināt un norādīt vārdu, amatu un organizāciju.
• Ja jūs zvanāt personai, vienmēr vajadzētu noskaidrot, vai viņam šobrīd ir ērti sarunāties.
• Saskaņā ar ētikas standartiem tālrunis jāpaņem pēc otrā vai trešā zvana.
• Sarunas laikā nesmēķējiet, neēdiet ēdienu un dzērienus.
• Ja zvana abonents interesējas par citu organizācijas darbinieku, tad saruna jānovirza viņam vai jāiespējo gaidīšanas funkcija.
• Situācijā, kad esat pieļāvis kļūdu ar numuru, jums, neuzdodot pārāk daudz jautājumu, ir jāatvainojas sarunu partnerim un nekavējoties jāsaka ardievas.
• Nekad nezvaniet agri no rīta, pusdienu pārtraukumā vai pirms darba dienas beigām.
• Pārvaldītāja vietā zvanus var atbildēt vai atbildēt uz sekretāru vai palīgu.

• Zvanīt partnerim vai klientam uz personīgo numuru var tikai tad, ja viņš pats jums ir sniedzis savus kontaktus. Bet brīvdienās un svētku dienās šādi zvani ir aizliegti.
• Dažreiz saruna tiek pārtraukta sliktas komunikācijas dēļ. Šajā situācijā tam, kurš zvanīja pirmais, vajadzētu atzvanīt.
• Nevelciet sarunu. Ilga saruna sarunu partneri var nogurdināt un izraisīt sašutumu. Ja saziņa kavējās, bet sarunas mērķis netika sasniegts, tad nākamajā dienā varat piezvanīt klientam vai noorganizēt personīgu tikšanos.
• Pēc sarunas beigām ieteicams pateikties sarunu biedram un pieklājīgi atvadīties no viņa, pēc tam, kad pajautājāt, vai viņam ir kādi jautājumi. Šī vienkāršā darbība pabeigs sarunu un veicinās turpmāku sadarbību.

Jums rūpīgi jāgatavojas telefona sarunai un jāveic virkne īpašu darbību. Apsvērsim galvenos punktus sīkāk.

• Zvanīšana sarunu partnerim notiek tikai pēc skaidra sarunu plāna sastādīšanas. Lai izslēgtu sīku informāciju, varat izveidot grafiskas vai shematiskas skices.
• Pierakstiet svarīgos jautājumus, kas jums būs jāatceras uzdot sarunu procesā.
• Sagatavo dokumentus, kas var būt nepieciešami saziņas procesā (sarakste, ziņojumi, līgumi).

• Iepriekš pajautājiet sarunu partnerim, cik daudz laika ir nepieciešams, lai piezvanītu.
• Lai ierakstītu saņemto informāciju, sagatavojiet piezīmju grāmatiņu vai dienasgrāmatu.
• Uzziniet vispārējo to cilvēku sarakstu, kuri piedalīsies sarunā, lai sazinātos ar viņiem pēc vārda un patronimitātes.
• Pirms numura sastādīšanas mēģiniet noskaņoties pozitīvā noskaņojumā, tad jūsu emocionālajam stāvoklim, protams, vajadzētu izraisīt sarunu biedra atrašanās vietu.
• Veicot telefonsarunu, ņemiet vērā sakaru drošību birojā, jo vērtīga informācija var nonākt konkurentu rokās.

Ir arī punkti, kas būtu jāizslēdz un nedrīkst tikt pieļauti gaidāmajā telefona sarunā.

• Nav nepieciešams apspriest biznesa jautājumus ar nepazīstamu vai gadījuma cilvēku. Labāk ir norunāt tikšanos.
• Nav ieteicams pieprasīt lēmumu no personas, kurai nav pilnvaru to darīt, vai kura domā citādi. Pa tālruni viņš var dot piekrišanu, kaut arī viņš būs šī lēmuma pretinieks.
• Nav vērts izteikt savus pieprasījumus, ja neesat pārliecināts, ka persona, ar kuru runājat, piekrīt jums un vēlas palīdzēt.

Tālruņa loma biznesa komunikācijā ir divējāda. Ļoti bieži viņš novērš uzmanību no steidzamiem uzdevumiem, kas tiek veikti dienas laikā, bet vienlaikus paātrina daudzu uzdevumu risināšanu. Tāpēc ir jāapgūst telefona sarunu principi, kas veicina to efektīvāku izmantošanu.

Ir ļoti svarīgi izmantot biznesa komunikācijas paņēmienu darbiniekiem, kuru darbs ir specifisks telefona sarunās ar potenciālajiem klientiem. Daudzi uzņēmumi jau no pirmajiem vārdiem mēģina nodibināt kontaktu ar zvanītāju, lai viņš kļūtu par īstu klientu.

Firmas konkurē, izmantojot dažādus veidus, kā piesaistīt klientus. Svarīgs pakalpojumu reklamēšanas posms ir pārdošana pa tālruni, un tāpēc vadītājiem ir pareizi un taktiski jāuztur dialogi ar klientiem, pretējā gadījumā izdevīgi līgumi nonāks pie konkurentiem.

Tālāk sniegtie padomi palīdzēs gūt panākumus biznesa tālruņa sarunā.

• Ieteicams piezvanīt personai, kura jums ir sniegusi noderīgus pakalpojumus. Pateicības vārdi ir ļoti svarīgi turpmākai sadarbībai.
• Sarunas laikā vienmēr smaidiet. Abonents noteikti izjutīs jūsu smaidu un optimismu.
• Sarunu procesā mēģiniet paredzēt sarunu partnera domu gaitu.
• Nekad nelietojiet rupjības vai sarunvalodas vārdu krājumu. Tas ir pretrunā ar komunikācijas kultūru.
• Izmantojiet izsaucēja saprotamos izteicienus un terminus.
• Neuzklājiet klausuli, kamēr runājat paralēli ar kādu citu. Tādējādi izpaužas necieņa pret sarunu biedru.
• Izskaidrojiet savu nostāju droši un precīzi, jo precizitāte ir karaļu pieklājība.

• Sarunas ir svarīgas, lai ātri notiktu, atbildot uz uzdotajiem jautājumiem bez kavēšanās un mulsinošiem priekšlikumiem. Pauzi var attaisnot tikai tad, ja speciālists meklē sarunām nepieciešamo dokumentāciju. Ja pauze tiek pagarināta, tad personai ir visas tiesības pārtraukt saziņu.
• Tālruņa, reālas vai virtuālas saziņas brīžos jums jābūt ārkārtīgi pieklājīgam. Kliegšana un runāšana pacilātā balsī tiek uzskatīta par ētikas pārkāpumu.
• Pareizi atvadieties no sarunu biedra, jo prasmīga sarunas pabeigšana ir ne mazāk nozīmīga kā galvenā dialoga daļa. Vispirms varat iespējot otru personu pakārt. Tas sarunu beigs draudzīgā vilnī.

Protams, veiksmīgai saziņai pa tālruni ir jābūt labai dikcijai.Izmantojiet mācības no nākamā videoklipa, lai jūsu runa būtu izteiksmīga un balss patīkama.