Kā vadīt biznesa sarunas?

Mūsdienu pasaulē arvien lielāku nozīmi piešķir spējai pareizi un pareizi vadīt biznesa sarunas. Šī prasme ir īpaši svarīga tiem, kas veido savu biznesu, uzņēmumu vadītājiem, vadītājiem un augstākajiem vadītājiem. Tomēr biznesa sarunas nozīmē ne tikai augsta līmeņa sanāksmes, kurās tiek pieņemti stratēģiski lēmumi par mijiedarbību un biznesa attīstību. Tehniski šajā jomā ietilpst jebkura uzņēmuma pārstāvju komunikācija darba laikā un darba jautājumos.

Biznesa sarunās parasti tiek runāts par īpašu biznesa komunikācijas veidu, kura mērķis ir kopīgas komunikācijas laikā veikt viedokļu apmaiņu un ierosinājumus panākt kaut kādu vienošanos. Ideālā gadījumā galvenais mērķis ir panākt savstarpēju vai vienpusēju labumu. Var būt daudz iemeslu, taču tie visi ir četri galvenie veidi.

Jebkurā gadījumā var sākt sarunas par kaut ko, kas ir uzsāktas konkrēta mērķa sasniegšanai vai aprobežojas ar vairāku aktuālu jautājumu risināšanu. Acīmredzot jo globālāks gadījums, jo lielākas izmaksas būs nepieciešamas veiksmīgai ieviešanai.

Ir vairākas galvenās biznesa sarunu veidu klasifikācijas.

• Pēc būtības tie ir sadalīti oficiālajos - notiek stingrā vidē un tiek pakļauti dokumentācijai saskaņā ar protokolu, vai neoficiāli, notiek neformālā, daļēji draudzīgā atmosfērā.
• Iesaistīto personu loks atšķirt iekšējās un ārējās pasugas. Iekšējie tiek vadīti vienas komandas ietvaros, savukārt tiek pārrunāti organizatoriski un starppersonu jautājumi, funkciju un plānošanas robežas, kā arī uzņēmuma vispārējās attīstības stratēģijas.Ārējās sarunas notiek ar klientiem, klientiem vai biznesa partneriem.
• Sarunu veids ko nosaka pušu sociālais stāvoklis. Vienlīdzīgas tiesības sauc par sarunām starp partneriem un kolēģiem, ieņemot aptuveni tādu pašu pozīciju. Priekšnieka komunikācija ar padoto vai dažāda līmeņa cilvēkiem - nevienlīdzīga.

Sarunas ir sarežģīts un daudzpakāpju process, kas prasa ievērojamas zināšanas un izmaksas. Viens no grūtākajiem posmiem, kas bieži nosaka sarunu iznākumu ilgi pirms to sākšanas, ir sagatavošanās. Tieši šajā posmā jums vajadzētu noteikt savus mērķus un izvēlēties stratēģiju, vietu un laiku. Tā ir arī lieliska iespēja apkopot un apstrādāt informāciju un vienlaikus visu plānot.

Sāciet ar skaidru un nepārprotamu sarunu mērķa noteikšanu. Turklāt mērķis ir labāk sadalīts secīgu uzdevumu sērijā un nosaka stratēģiju, taktiku un metodes to sasniegšanai. Veicot analīzi, jāņem vērā ne tikai visa zināmā informācija par pretinieku, viņa iecerētie mērķi un veidi, kā tos sasniegt, bet arī savi resursi. Pārdomājot argumentus, labāk ir mēģināt paredzēt iespējamo partnera reakciju, padomājiet par to, kā jūs varat viņu pārliecināt, kādi fakti un garantijas tiek sniegti.

Ja neizmantojat konfrontācijas sarunu stilu, kas ir vērsts uz mērķtiecīgu mērķa sasniegšanu par katru cenu, būtu saprātīgi iepriekš izolēt iespējamo kompromisu punktus. Parasti partnerības sarunās nozīmīga loma ir savstarpējai piekāpšanās, vismaz nenozīmīgiem soļiem vienam pret otru. Tam jābalstās uz izpratni par to otra puse ir arī ieinteresēta panākt savstarpēju vienošanos, kas nozīmē, ka sākotnēji ir iespējams panākt vienošanos.

Svarīgs faktors ir sarunu vietas izvēle. Interjera dizains, izmantotās krāsas, telpas apjoms un pat attālums līdz tikšanās vietai psiholoģiski ietekmē cilvēku, kuru veiksmīgi izmanto pieredzējuši sarunu vedēji. Ir trīs iespējamie varianti: tikšanās viņu teritorijā, pretinieka teritorijā un neitrāla. Katram no tiem ir savi plusi un mīnusi, koncentrējoties uz kuriem jūs varat mainīt uzvedības stilu un rezultātu sasniegšanas metodes.

• Ja sapulce notiek tās teritorijā, sarunu dalībnieks vai komanda pazīst zemapziņas psiholoģiskas priekšrocības pazīstamās, uzticamās vides dēļ. Ir iespējams arī organizēt vietu sev, sākotnēji uzliekot pretiniekam pats savu darbību secību. Tomēr pārmērīga relaksācija var spēlēt negatīvu lomu, vājinot uzmanību un koncentrēšanos.
• Ārzemju teritorija, pamatojoties uz iepriekšminēto, vienādi spēlē pretinieka rokās. Turklāt laiks un pūles prasīs ceļu uz norises vietu un atrašanās vietu tur. Bet, no otras puses, šī situācija dod vairākas prēmijas. Jūs, piemēram, varat izgatavot pretinieka psiholoģisko portretu, pamatojoties uz viņa iekšējo, neverbālo lēmumu. Varat arī skaidrāk, bez uzmanības novēršanas, koncentrēties uz sarunām vai pat, ja nepieciešams, turēties pie “aizmirstiem” dokumentiem un iegūt laiku.
• Tikšanās neitrālā teritorijā daudzi eksperti to uzskata par labāko risinājumu. Pusēm ir vienāds stāvoklis, kas atbilst taisnīguma principa pamatprasībai.Šis lēmums noved pie tā, ka partneri var paļauties tikai uz savām sarunu prasmēm.

Veicot biznesa sarunas, tiek izdalītas divas galvenās pieejas: konfrontācija un partnerība. Stratēģijas izvēle tieši ietekmē komunikācijas gaitu un stilu, nosaka pušu attiecības un nosaka visu komunikāciju noteikumus. Galvenā atšķirīgā pazīme ir vienpusēju vai savstarpēju labumu saņemšana.

Mūsdienu biznesa etiķetē partnerības pieeja ir vispopulārākā, lai gan alternatīvai ir daudz atbalstītāju. Konfrontācijas stila pretinieki uzskata, ka viņa metodes ir pārāk agresīvas un amorālas, Atbalstītāji tomēr sevi pozicionē kā īstus komunikācijas meistarus un visus kompromisus un piekāpšanās piedēvē sentimentālu vājumu kategorijai, kas uzņēmējam nav nepieciešama.

• Konfrontācijas stils sarunu pamatā ir tēze “Uzvara par katru cenu! ". Galvenais sarunu panākumu kritērijs ir beznosacījumu un absolūts visu viņu prasību apstiprinājums, un visas koncesijas un atkāpes tiek uzskatītas par stratēģijas neveiksmi. Konfrontācijas pieeja balstās uz faktu, ka ar zināmām prasmēm un zināšanām par cilvēka psiholoģiju var pārliecināt pretinieku uz visiem sev labvēlīgiem apstākļiem.

• Partnerības pieeja izcēlās pretstatā konfrontācijai un sevi pozicionēja kā demokrātisku un modernu. Pats partnerattiecību jēdziens, kas ietverts terminā, nozīmē pušu vienlīdzīgas tiesības saņemt labumus no darījuma. Parasti šādas sarunas ir balstītas uz virkni savstarpēju piekāpšanos, lai rezultātā panāktu abpusēji izdevīgu kompromisu. Tiek pieņemts, ka abas puses rīkojas vienu un to pašu, un sarunās viņiem ir līdzīgs mērķis. Tāpēc kapteiņa uzdevums ir izlīdzināt asos leņķus un pretrunas, samazināt visu pušu intereses uz kopsaucēju un meklēt visiem atbilstošu vidusceļu.

Kā jūs zināt, jebkura etiķete ir ētikas apakšnodaļa, un tāpēc ir acīmredzami, ka biznesa etiķetei jābalstās uz morāles pamatnormām.

Akūta ētiska problēma biznesa komunikācijā ir arī jautājums par ikviena personīgo pieklājību un atbildību, un vispārējā līmenī - godīga un taisnīga visu dialoga posmu pāreja. Biznesa protokola esamība, kas regulē visus uzvedības un saziņas noteikumus, sākot no prezentācijām un iepazīšanās līdz telefona sarunām un dāvanu apmaiņai, palīdz pilnveidot strīdīgos jautājumus.

Biznesa etiķetes gadu laikā ir izveidojusies skaidra un pilnveidota sarunu struktūra. Sāciet ar oficiālu apsveikumu. Pirmie sveicam saimnieka pārstāvjus. Parasti uzņēmēja ir tā, kuras teritorijā notiek sarunas, ja tiek izvēlēta neitrāla vieta, uzņēmēja ir tā puse, kas iniciēja sanāksmi. Viņa nodarbojas ar dalībnieku sēdēšanu saskaņā ar protokolu.

Sākt sanāksmi tieši no vietas tiek uzskatīts par nepieklājīgu. Sarunu patiesā māksla ir pāriet pie jautājuma pakāpeniski, sākot ar izplatītām neoficiālām frāzēm un tēmām. Šāda pieeja palīdzēs piesaistīt sarunu biedrus pie sevis un izteikt cieņu un interesi par viņiem.

Sarunu dalībnieks neizkrāso vēlmi izdarīt spiedienu uz sarunu partneri, piespiest viņu pieņemt pareizo lēmumu. Jāizvairās no tiešiem jautājumiem, kas nekavējoties jāatrisina. Efektīvāka un ētiskāka taktika ir dot pretiniekam laiku padomāt un analizēt.

Svarīgs faktors ir partneru parādīšanās. Ja vien nav savādāk norunāts, apģērba stilam jābūt oficiālam - maigu krāsu uzvalks un kaklasaite. Tiek uzskatīts, ka slikta forma ir novilkt savu jaku vai atslābt kaklasaites mezglu - vismaz pirms saņēmējas puses vadītājs to iesaka.

Globalizācijas laikmetā, internetu un ātrus pārvietošanās veidus, biznesa saites ar citām valstīm un tautām kļūst aizvien izplatītākas. Neskatoties uz vispārējo tieksmi uz iecietību un kopēja, globāla biznesa protokola veidošanu, ir jāievēro citu tautu nacionālās un kultūras tradīcijas. Daži uzvedības modeļi ir līdzīgi, taču pastāv nopietnas atšķirības, kas dažkārt apgrūtina saziņu. Piemēram, eiropietim ir grūti saprast japāņu etiķetes smalkumus un it īpaši japāņu pieklājīgu atteikumu, kas izklausās kā atkāpe no tiešas atbildes.

Tomēr sarunu māksla principā balstās uz spēju izprast un sajust psiholoģijas nianses un sarunu partnera stāvokli. Katra saruna ir unikāla un attīstās pēc sava oriģinālā skripta. Nepietiek tikai ar mērķa izvirzīšanu un tā sasniegšanu. Noslēgumā noteikti jāveic detalizēta notikušā analīze, lai saprastu, kas darbojās un kas nederēja, kādas kļūdas tika pieļautas un kas palīdzēja rast kompromisu.

Pieredzējis meistars izceļas ar spēju ne tikai ievērot protokolu un sasniegt mērķi, bet arī diferencēt sarunu veidus un rīkoties atbilstoši tiem.

Tomēr pēdējais, pēdējais punkts nav vienošanās un darījuma parakstīšana, bet gan tā kvalitatīva un savlaicīga izpilde. Bieži vien šim pēdējam sarunu pēdējam posmam tiek nepelnīti liegta uzmanība. Neaizmirstiet, ka šādi veidojas uzņēmēja vai uzņēmuma biznesa reputācija, un tā ir tā pati neizmērojamā, bet ievērojamā summa, kas nemainīgi ietekmēs visas turpmākās sarunas un darījumus.

Reputācija veidojas arī pašā komunikācijas procesā, kas rada gan pozitīvu, gan pretēju efektu, ja tiek izrādīta necieņa pret sarunu partneri vai tiek pārkāpts protokols.

Efektīvām sarunām ir jānosaka vēlamā stratēģija. Eksperti identificē trīs galvenās stratēģijas, kas ir piemērotas noteiktiem apstākļiem. Izvēle ir atkarīga no tā, vai ir pareizi un objektīvi novērtētas gan viņu pašu pozīcijas un iespējas, gan arī citi dialoga dalībnieki. Tomēr ar noteiktu sarunu prasmi jebkura stratēģija var novest pie veiksmīga darījuma pabeigšanas.

Pirmkārt, ir rūpīgi jāizanalizē tādi parametri kā sarunu biedru psiholoģiskais portrets, viņu kultūras līmenis un viņu starpā pieņemtie saziņas un mijiedarbības standarti. Jums jāņem vērā arī sanāksmju formāts un mērķu un uzdevumu joma.

• Pirmā stratēģija ir pazīstama ar savu agresivitāti un tiešumu.ne bez pamata viņa tiek dēvēta arī par "primitīvo" vai "tirgus" sarunu taktiku. Galvenais svirs šajā gadījumā ir uzņēmēja personiskā harizma, kuru interesē tikai peļņa par katru cenu. Netiek ņemtas vērā turpmākās sadarbības izredzes, pozitīva tēla saglabāšana, darījuma dalībnieku savstarpēja uzticēšanās un komforts. Bieži tiek izmantotas diezgan neveiklas manipulācijas metodes, kuru pamatā ir pašpārliecinātība, aktīva uzspiešana un bieži vien maldināšana. Šādu vienreizēju darījumu piemēri ir krāsaini aprakstīti pirmo amerikāņu uzņēmēju veidošanās stāstos no zelta uzplaukuma laikiem.

• Otrā stratēģija ir starpposms starp haotiski neregulētu un civilizētu tirgu. Tās būtība ir pastāvīga līdzsvara līdzsvarošana starp cieta un mīksta spiediena uz partneriem metodēm. Stratēģija ir diezgan bīstama, un to galvenokārt izmanto sīvas konkurences apstākļos par resursiem un tirgiem, kad nav laika un iespēju ilgstošām diskusijām. Ar šādām metodēm tiek atbalstīts praktiski viss nelegālais tirgus, sākot no liela mēroga mafijas gadījumiem un organizētās noziedzības līdz šantāžai un izspiešanai.

• Civilizēta tirgus stratēģija tiek uzskatīts par progresīvāko un radošāko. Tās metodes ir vērstas uz ilgtermiņa abpusēji izdevīgu attiecību veidošanu ar partneriem. Saruna šādos apstākļos ne vienmēr nozīmē partneru vienlīdzību, bet obligāti nozīmē iespējami iespējamu un godīgu pušu interešu ievērošanu.

Atkarībā no izvēlētās stratēģijas ir jāmaina arī sarunu taktika. Taktika atšķiras izmantoto metožu un tehnoloģiju kopumā, kas vērsta uz veiksmīgu visu procesa posmu iziešanu. Visslavenākās taktiskās metodes ir paredzēšana, grūts aizskarošs, regulāra prasību atkārtošana, pozīciju noskaidrošana, daļēja piekāpšanās un tiešas atbildes izvairīšanās.

Uzziniet, kuras frāzes ir aizliegts izmantot biznesa sarunās, no nākamā videoklipa.