Biznesa sarakstes etiķete un ētika

Pašreizējā biznesa realitāte ir tāda, ka tikai 15% vidēja un liela mēroga uzņēmēju, kas vēlas nostiprināt savu pozīciju tirgū, sasniedz mērķi. Tieši šī iemesla dēļ biznesa etiķetes atbilstība palielinās vairākas reizes, jo neatbilstība tās standartiem, cita starpā, bieži noved pie noderīgu biznesa attiecību sabrukuma.

Ētikas plašā interpretācijā tie nozīmē vispārēju principu kopumu, kas vērsts uz sociālo attiecību regulēšanu. Attiecīgi biznesa attiecību ētikā tiek apskatīti jautājumi, kas saistīti ar pieņemto kārtību un mijiedarbības stilu biznesa jomā.

Uzņēmējdarbības attiecību ētisko aspektu detalizēšana ir biznesa etiķete, kas ietver, piemēram, sarunu procedūru, korporatīvās uzvedības noteikumus, biznesa tradīcijas un rituālus, pakļautības elementus, saskarsmes un rakstīšanas manieres un stilus, kā arī pareizības jautājumus attiecībās ar partneriem un biznesa kolēģiem.

Ētikas un etiķetes kā tās neatņemamas daļas nozīme slēpjas faktā, ka normatīvais regulējums, kas radies ilgstošas ​​prakses rezultātā, ievērojami vienkāršo komunikāciju, biznesa sektorā izveidojot skaidru un pieejamu kontekstu, kas ļauj pareizi sasniegt mērķus un ievērojami ietaupīt laiku.

Citiem vārdiem sakot, mēs runājam par īpašu biznesa problēmu risināšanas algoritmu, kas ļauj racionāli un bez konfliktiem noteikt un veiksmīgi sasniegt vēlamos biznesa mērķus. Šī algoritma īpašumtiesību līmenis ļauj izdarīt tiešus secinājumus par biznesa partnera vai pretinieka profesionalitātes pakāpi biznesa strīdā.

Šajā kontekstā ir svarīgi ievērot šādus vispārīgus principus:

• punktualitāte visur un visā;
• informācijas drošības ievērošana;
• skaļš altruisms;
• biznesa videi atbilstošs labvēlīgs tēls;
• kompetenta runātā un rakstiskā valoda;
• ievērojot biznesa runas kultūras noteikumus.

Uzņēmējdarbības sarakstes veidi ir dažādi, un ar zināmu konvencionalitātes pakāpi tos var iedalīt divās galvenajās šķirnēs:

• starpvalstu - starp valsts organizācijām, ārvalstu pārstāvniecībām un amatpersonām (dažādas piezīmes, memorandi un citas formas) - diplomātisko attiecību elementi;
• komerciāls - daļēji oficiāla statusa vēstules, ko izmanto darījumu attiecību jomā starp iestādēm un organizācijām.

Dienesta vēstules rakstīšanas stilam, neraugoties uz valodiskām un dažām tradicionālām atšķirībām, ir noteikts vispārējs pamats un iestāžu grupa, kuru izstrādājusi iedibinātā prakse. Piemēram, vairākas protokola prasības, kuras nosaka nosūtītāja un adresāta atrašanās vieta, ir balstītas uz savstarpējas cieņas un pareizības sākotnējiem iestatījumiem. Tāpēc, neatkarīgi no dokumenta veida, strukturāli tajā obligāti jābūt šādiem elementiem:

• apelācija (adresāta oficiālais statuss);
• kompliments (pieklājīgs vēstules gals);
• paraksts
• datums (ziņas rakstīšanas diena, mēnesis, gads un vieta);
• sūtītāja adrese (uzvārds, oficiālais statuss, adrese ir novietota vēstules 1. lapas augšpusē vai apakšā).

Turklāt ir vairāki noteikumi, kas tieši saistīti ar burtiem:

• biznesa vēstules ir izkārtotas uz veidlapām vai papīra lapām tikai to priekšpusē;
• lappuse tiek veikta ar arābu cipariem;
• ziņojumi tiek izpildīti papīra formātā;
• dokumenta pamattekstā nav atļauts veikt dzēšanu un labojumus;
• dokuments ir salocīts uz iekšu;
• gaidīšanas laiks atbildei uz vēstuli ir ne vairāk kā desmit dienas.

Uzņēmējdarbības ziņojumam jābūt skaidri mērķtiecīgam un tajā jābūt ietvertam vienam jautājumam, un visai teksta nozīmei jābūt pilnībā un pilnībā pakārtotai tā saturam neatkarīgi no tā, vai tas ir darījuma priekšlikums, komerciāls pieprasījums vai vienkārši būtiska informācija.

Biznesa ziņojumu klasifikācija ir daudzveidīga un atkarīga no to funkcionāli orientētās orientācijas. Piemēram, burti ir:

• informēšana;
• atgādina;
• ielūgumi
• informācijas apskati;
• rīkojumi;
• pavadošs;
• citi veidi.

Komercsarakstā tipiskākie ir:

• izziņas;
• ieteikumi;
• rīkojumi;
• sūdzības;
• garantijas vēstules.

Kā viena no lietišķās saziņas formām vārda tiešā nozīmē burti ir sadalīti 2 veidos - biznesa un privāti-ierēdņi.

Uzņēmējdarbībā iekļaujiet saraksti, kas notiek starp organizācijām un iestādēm. Privāti oficiāla vēstule ir ziņa, ko iestādei nosūta privāta persona vai, gluži pretēji, iestāde - privātpersonai.

Ir vairāki biznesa sarakstes noteikumi.

• Vēstulei būtu jāstimulē uzņēmējdarbības ieinteresētības rašanās saņēmējā, skaidri un pamatojoties uz pārliecinošiem pierādījumiem, kas parāda partnerattiecību priekšrocības un partnerības pārtraukšanas nepiemērotību. Tekstam jābūt stimulējošam, motivējošam sadarbībai.
• Pārmērīgu personīgo emociju izpausme biznesa vēstulē nav labākais veids, kā pierādīt savu lietu un atrisināt problēmu.
• Lai izvairītos no vēstules teksta pārslodzes un aizsērēšanas, jāizvairās no figurāliem salīdzinājumiem, metaforām, alegorijām un hiperbolām.
• Lai skaidri un kodolīgi atspoguļotu tēmu, labāk ir izmantot vienkāršus teikumus, izvairoties no detaļām un pārmērīgas detaļas. Ziņojuma galvenā ideja ir jāatbalsta tikai ar attiecīgiem argumentiem, kurus parasti ievieto vēstules pielikumos (diagrammas, diagrammas, digitālie dati).
• Tekstā jāizceļ rindkopas, no kurām katra, kas pārstāv neatkarīgu domu, sākas ar jaunu rindiņu.

• Uzņēmējdarbības rakstītā ziņojumā nevajadzētu izmantot aprakstošus īpašības vārdus, nevajadzīgus skaidrojumus un detaļas. Rakstīšanas beigās ieteicams pārbaudīt dokumentu un novērst frāzes, kurām nav atbilstoša semantiskā satura.
• Lasītprasme ir teksta pamatelements. Pareizrakstības un citu kļūdu klātbūtne ziņojumā ir nepieņemama.
• Nepieciešams norādīt vēstules tēmu. Dokumentu tēma jāatspoguļo īsi un kodolīgi, tas ietaupa laiku lasot un pozitīvi raksturo sūtītāju. Ja vēstule tiek nosūtīta pa e-pastu un tajā ir īpaši svarīga informācija, tai jābūt aprīkotai ar speciālu “karodziņu”, kas pieejams elektroniskajā pakalpojumā.
• Labu teksta lasāmību nodrošina Arial vai Times New Roman fonti ar vidējo fonta lielumu. Ja ir īpaša vajadzība, galvenās idejas ir iespējams izcelt slīprakstā vai treknrakstā.

• Tekstā ir noderīgi izmantot subtitrus (3-4), kas nodrošina teksta labāku izpratni.
• Uzskaites, sarakstus un sarakstus labāk sastādīt, izmantojot īpašus marķierus.
• Korporatīvās identitātes veidne (shēma) ir lielisks biznesa komunikācijas efektivitātes un objektivitātes rādītājs. Tas ir īpaši piemērots korporatīvajā aspektā, jo tas ļauj jums izcelties labvēlīgā gaismā un ievērot noteikto oficiālo raksturu.

Biznesa ziņojuma struktūra ir tipiska. Tradicionāli tajā ir:

• ievads;
• galvenā daļa;
• secinājums.

Ievadā ir apkopots vēstules mērķis. Galvenā daļa apraksta jautājuma būtību. Noslēgumā ir vēlams apkopot galvenās daļas saturu, piemēram, secinājumu veidā. "Pēcraksti" un dažāda veida zemsvītras piezīmes nav vēlamas.

Noslēgumā jāatzīmē, ka frāzes, kas pēc formas ir līdzīgas manipulācijām, nav piemērotas, piemēram: “Es ceru uz abpusēji izdevīgu partnerību” utt. Labāk ir atvadīties biznesa vēstulē ar vienkāršām frāzēm - “Sveicieni”, “Vislabākie sveicieni” utt.

Ziņojuma apakšā ir norādīts: tiek ievietots F. I. O., oficiālais statuss, uzņēmuma nosaukums, paraksts. Ir norādīti arī kontaktu numuri.

Tabulas un grafiki ir pievienoti kā atsevišķs fails (pakotne), norādot to vēstules beigās. Ja ir pielikumu grupa, tad to inventārs tiek dots ar nosaukumiem.

Saīsinājumus un īpašos saīsinājumus var izmantot tikai tad, ja esat pārliecināts, ka saņēmējs tos saprot.

Lai sniegtu tekstam lielāku loģisko precizitāti un konsekvenci biznesa leksikā, par saistvielām tiek izmantoti šādi runas pagriezieni:

• šī iemesla dēļ;
• pamatojoties uz iepriekšminēto;
• pamatojoties uz to;
• saskaņā ar datiem;
• pamatojoties uz to;
• apsverot;
• un citi.

Virtuālajā telpā biznesa mijiedarbība, kas pārstāv saziņu miniatūrā, ir specifiska, un ne mazāk nepieciešama atbilstība attiecīgajiem etiķetes standartiem. Kompetents darbs ar burtu saskaņā ar praksi ietver šādas piezīmes par apjomu, valodu, struktūru un formātu.

• Tēmas formulai absolūti precīzi jāatbilst tekstā norādītajam. Tas ļauj ātri pielāgot lasītāju vēlamajam biznesa garam.
• Pa e-pastu nosūtītā dokumenta optimālais apjoms tiek ievietots “vienā ekrānā” ar maksimālo teksta daudzumu - vienu lapu A4 formātā.
• Optimālais investīciju lielums nepārsniedz 3 Mb.
• Nosūtītos failus ieteicams “iesaiņot” standarta Zip vai Rar kodēšanas arhīvos. Pārējie sūtīšanas laikā bieži tiek bloķēti.
• Hipersaitēm jābūt standarta (zilām, pasvītrotām zemāk).
• Atbilde adresātam jānovieto augstāk, vēstules sākumā, nevis zemāk. Tas novērš nepieciešamību sarakstes partnerim lieki un piespiedu kārtā ritināt iepriekšējo tekstu.

• Jāizmanto partnerim saprotamākā rakstīšanas valoda. Jautājums par profesionalitātes, iekšējās leksikas, slengu izteicienu un saīsinājumu (īpaši ārējā sarakstē) izmantošanas lietderību ziņojumā tiek izlemts atsevišķi, atkarībā no korespondences partneru konteksta un īpašībām.
• Ir svarīgi informēt partneri par viņa ziņas saņemšanu - tā ir labas gaumes zīme un biznesa etiķetes sastāvdaļa, parādot cieņu pret viņu.
• Atbildei vajadzētu būt pēc iespējas drīzākai. Ja kāda iemesla dēļ nav iespējams ātri atbildēt, partnerim jāinformē par viņa vēstules saņemšanu un jānorāda atbildes laiks. Ētiska un ērta pauze pirms atbildes sniegšanas ir 48 stundas pēc ziņas saņemšanas. Pēc šī laika cilvēks parasti uzskata, ka ziņa ir pazaudēta vai tiek ignorēta. Pārmērīga sarakstes pauze bieži tiek saistīta ar partnera zaudēšanas risku, un uzņēmējdarbībā to interpretē kā ētikas normu pārkāpumu.
• Ziņojuma beigās ir jāievieto kontaktinformācija, kas ir norādīta ar visiem burtiem, bez izņēmuma, neatkarīgi no izplatīšanas secības.
• Sūtīšanas laikā ir svarīgi pievērst īpašu uzmanību privātuma jautājumiem.

Plašāku informāciju par biznesa sarakstes etiķeti skatiet nākamajā video.