Verslo komunikacijos kultūra

Verslo bendravimo įgūdžiai yra būtini sėkmingai bet kurios srities karjerai: verslo komunikacijos sėkmė daugiausia priklausys nuo kasdienio bendravimo įgūdžių, tačiau profesinė sfera turi savo specifiką. Verslo bendravimo kultūra yra bendravimo su kolegomis, viršininkais, pavaldiniais ir partneriais būdas, taip pat tam tikros taisyklės. Labai svarbu kurti komunikaciją atsižvelgiant į situaciją, tikslus ir uždavinius, taip pat sugebėti greitai prisitaikyti prie besikeičiančių situacijų.

Komunikacinė kultūra yra platesnė sąvoka nei kalbėjimo aktų visuma. Jį sudaro daugybė komponentų. Verslo bendravimo kultūroje didelę reikšmę turi išvaizda: ji turi atitikti jūsų veiklos sritį ir specifinę situaciją.

Darbui su klientais paprastai yra uniforma, darbui biure - verslo kostiumas, kūrybingų profesijų žmonės tam tikru būdu apsirengę, o aukštas pareigas užimantys asmenys savo statusą turi pabrėžti drabužiais ir aksesuarais. Gali atrodyti, kad išvaizda nėra tiesiogiai susijusi su verslo bendravimu. Tačiau pašnekovo požiūris į jus lemia pirmąjį jūsų padarytą įspūdį. Jei šis įspūdis yra neigiamas, dialogo metu turėsite išleisti daug energijos, kad reabilituotumėte save.

Nežodinė kalba yra tokia pat svarbi bendraujant. Jūsų pozos, gestai ir elgesys yra labai svarbūs psichologijos požiūriu. Pabandykite įsitikinti, kad veido išraiška yra gana santūri. Gestacija yra labai svarbi, tačiau ji turėtų būti saikinga ir ne per intensyvi.

Jei esate įsipareigojęs partnerio dialogui, geriau pasirinkti atvirą pozą.Galite pabandyti švelniai prisitaikyti prie pašnekovo pozos. Kad išvengtumėte agresijos, akių kontaktas turėtų užtrukti tik keletą sekundžių. Sėdi prie derybų stalo ne tiesiai priešais pašnekovą, o šiek tiek šone.

Ne mažiau svarbu yra tai, ką jūs sakote ir kaip jūs sakote. Labai svarbu turėti patikimą informaciją, mokėti veikti remiantis faktais ir teisingai formuoti diskusijos turinį.

Svarbu pasirinkti žodžius, intonaciją, pozas ir gestus konkrečiai situacijai, nes skirtingais atvejais bus tinkamas skirtingas elgesys. Verslo bendravimo kultūrą, atsižvelgiant į situaciją ir siekiamus tikslus, galima suskirstyti į keletą tipų:

• „Mentor“ tipas reiškia redagavimą. Ši parinktis būdinga praktikantų rengimo procesui, edukaciniam ir moksliniam renginiui, pavaldinių individualių darbo momentų paaiškinimui, taip pat komandiniam darbui su kolegomis, jei esate tos srities, kurioje jie mažiau išmano, ekspertas. Labai dažnai toks bendravimas yra kuriamas kaip monologas, tačiau šiuolaikiniame verslo bendravime pirmenybė teikiama dialogui: net mokymosi procese stenkitės įtraukti pašnekovus į diskusiją ir įsiklausykite į jų požiūrį.
• Motyvacinis tipas tikslas yra sudominti žmogų projekte, įtikinti jį tam tikro darbo tinkamumu, padėti darbuotojams patikėti savimi ir labiau pasitikėti savimi kuriant naują ar tiesiog sunkų verslą. Siekdami sėkmės, stenkitės vengti įprastų frazių ir klišių. Geriausia yra parodyti asmeninį pavyzdį, papasakoti savo istoriją ir savo žodžiais paaiškinti, kas būtent jus traukia į tam tikrą projektą.
• Konfrontacinis tipas komunikacinė kultūra provokuoja pašnekovą prieštarauti tau, nesutikti su tavo požiūriu. Ši rūšis apima daugybę metodų, naudojamų interesų konflikto atveju. Dažniausiai konfrontacijos situacija būdinga deryboms, taip pat norint padidinti dėmesį dirbant su pasyvia, inertiška auditorija.
• Informacijos tipas pats neutraliausias - jos rėmuose tą ar tą informaciją galite tiesiog perduoti klausytojui. Stenkitės nepainioti informacijos tipo su kitais. Jei tikslas yra informuoti pašnekovą, nereikia stengtis jo mokyti, užkrėsti savo entuziazmo ar įsitraukti į konfliktą. Tuo pačiu metu pristatymas turi būti suprantamas - kad tai padarytumėte, pabandykite prisitaikyti prie pašnekovo ir viską paaiškinti aiškiais pavyzdžiais.

Daugumą svarbių klausimų, susijusių su profesine veikla, nusprendėme išspręsti asmeninio bendravimo procese. Bendraujantiems ir atviriems žmonėms, kurie žino, kaip teisingai pateikti bet kokią informaciją (per gestus, veido išraiškas ir intonaciją), tai yra daugiau pliusas nei minusas. Asmeniniame verslo bendravime svarbiausias vaidmuo nėra diskusijos turinyje, svarbiausia užmegzti kontaktą ir teisingai pareikšti savo poziciją.

Asmeninį bendravimą gali sudaryti gana ilgi monologai arba, priešingai, iš daugiau ar mažiau trumpų frazių. Ir tuo, ir kitu atveju labai svarbu ne tik išdėstyti informaciją, tarsi rašytumėte santrauką, bet ir perduoti ją konkrečiam pašnekovui, prie jo prisitaikant. Prieš derybas užsirašykite pagrindinius dalykus, kuriuos norite aptarti, bet niekada neįsiminkite kalbos - būtina pakeisti pasakojimo pobūdį, seką, pavyzdžius (atsižvelgiant į auditorijos reakciją).

Tokiu pat būdu turite dirbti su intonacija ir gestais. Jei prarasite pašnekovo dėmesį, padarykite kalbą emocingesnę. Jei jaučiate nepageidaujamą konfrontaciją su partneriu, pabandykite nukopijuoti asmens laikysenas ir gestus.Labai svarbu nesielgti pernelyg santūriai, kitaip informacijos pateikimas bus nuobodus, o jūs sudarysite įspūdį apie nesaugų žmogų.

Asmeninio pokalbio metu dažnai reikia spontaniškai priimti sunkius sprendimus. Jei derybų procesas nenagrinėja tų temų, kurių tikėjotės, labai svarbu išlikti ramiems. Stenkitės nereaguoti į problemas dėl per didelio jaudulio, visada atsakykite ramiai. Jei negalite iš karto nuspręsti, kurį sprendimą priimti, visada galite šiek tiek laiko pagalvoti ir įvertinti visus privalumus ir trūkumus ramioje aplinkoje.

Dabar daugelis klausimų sprendžiama telefonu. Paprastai tai yra nereikšmingi bet kokios informacijos ar organizacinių klausimų paaiškinimai: pavyzdžiui, skambindami kolegos dažnai nurodo vardus ir tikslus numerius, skiria susitikimus, duoda ar gauna užduotis. Ilgi telefono skambučiai paprastai vyksta tik tada, kai nėra galimybės susitikti asmeniškai. Be to, vaizdo skambučiai, kurie turi savo specifiką, vis dažniau naudojami išsamesniam bendravimui.

Sėkmingam telefoniniam pokalbiui, turinčiam įtakos darbo akimirkoms, būtina atsižvelgti į šiuos niuansus:

• Jei jums skambina kažkas, svarbu paklausti, ar žmogui dabar patogu kalbėti. Skambinimas po darbo valandų daugelyje korporacijų nepriimamas pagal etiketą (nebent būtų buvę atskiro susitarimo).
• Atminkite, kad bendravimas gali trukdyti - pokalbis gali trukdyti pašalinis triukšmas. Telefoninio pokalbio metu svarbu kalbėti taip aiškiai ir ne per greitai.
• Sukurkite savo kalbą taip, kad ji būtų kuo konkretesnė ir būtų suvokiama tiksliai taip, kaip jūs ketinote. Asmeninio bendravimo procese labai svarbų vaidmenį vaidina veido išraiškos ir gestai - tai leidžia geriau suprasti pašnekovo užuominas, nepakankamas pastabas ir paslėptus motyvus. Kalbėdamasis telefonu iš jūsų ši galimybė atimta.
• Stenkitės kuo trumpiau aptarti būtinas problemas telefonu. Sudėtingoms deryboms ar ginčytinoms diskusijoms telefoninis pokalbis retai būna tinkamas, todėl svarbu pasakyti tik patį svarbiausią. Smulkesnę informaciją geriausia aptarti asmeniškai arba naudojant vaizdo įrašą.

Vaizdo skambučiai šiuolaikinėje verslo kultūroje dabar pradedami naudoti vis daugiau. Pirma, jie padeda palaikyti ryšius su partneriais iš įvairių šalių ir kuo veiksmingiau derėtis. Antra, dabar daugelis žmonių dirba nuotoliniu būdu iš namų, o vaizdo skambučiai leidžia lengvai išspręsti bet kokias problemas.

Jei turite tokius verslo pokalbius, svarbu atkreipti dėmesį į šiuos dalykus:

• Tavo pasirodymas praeis ilgą kelią. Net jei esate namuose, pasistenkite pasipuošti dalykiškai.
• Namuose raskite vietą, kurioje fonas bus daugiau ar mažiau neutralus. Jei fone yra virtuvė, dirbantis televizorius ar žaidžiantys vaikai, tai gali trukdyti spręsti verslo problemas.
• Dabar daugelis žmonių naudoja ausines, tačiau verta atsiminti: jie leidžia geriau išgirsti kitą asmenį, tačiau negarantuoja, kad kitas asmuo gerai jus girdi, jei kalbate per triukšmą. Jei spręsite įmonių problemas iš namų, paprašykite šeimos ramiai ar tiesiog sėdėti atskirame kambaryje.
• Priešais kamerą ypač svarbu valdyti savo gestus ir veido išraiškas. Dažnai kyla bendravimo problemų, vaizdas gali įsibėgėti lėtai, todėl gali būti kreipiamas dėmesys į visas nesėkmingas veido išraiškas.
• Jei prieš akis svarstote rimtas problemas, dėl kurių reikia pastabų ar dokumentų, visa tai paruoškite iš anksto (prieš skambutį) ir persiųskite reikiamą medžiagą pašnekovui.

Daugelis organizacijų problemų dabar sprendžiamos susirašinėjant. Vienas iš tokio verslo bendravimo pranašumų yra informacijos struktūra.Jei gyvo bendravimo metu negalite atkreipti dėmesio į tam tikrus pašnekovui svarbius dalykus (arba tiesiog pamiršti reikiamą informaciją), įrašytoje formoje bus galima atsižvelgti į visus niuansus.

Jei daug kalbate su kolegomis ir korespondencijos partneriais, labai svarbu mokėti taisyklingai parašyti. Teksto redaktoriai ne visada teisingai ištaiso gramatikos klaidas, todėl neturėtumėte visiškai jais pasikliauti - jei nesate tikri dėl žodžio rašybos, patikrinkite save žodyne. Siųsdami tekstinius pranešimus iš telefonų ir planšetinių kompiuterių reikia atsargiai - naudojant automatinio įvesties funkciją, jūsų žodžiai gali būti pakeisti kitais, o pranešimas tiesiog taps beprasmis.

Verslo susirašinėjimą daugelis laiko paprastesne užduotimi nei derybas realiame gyvenime - iš tiesų visada yra laiko galvoti apie pranešimą, o tikro dialogo procese turite atsakyti spontaniškai. Tačiau minusas yra tas, kad iš pašnekovo nesulaukiate spontaniškos reakcijos, ir tai yra svarbus psichologinis aspektas.

Skaitykite daugiau apie verslo komunikacijos kultūrą toliau.